PROYECTO SEIS SIGMA

PARA LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN

CONTINUA DE LA UNIVERSIDAD
IBEROAMERICANA

ELABORADO POR

FÉLIX RAMÍREZ ALBARRÁN

 LA ELABORACIÓN DE ESTE PROYECTO SE EFECTUARÁ
EMPLEANDO LA METODOLOGÍA DMAIC, QUE CONSTA DE
LOS SIGUIENTES PASOS:

• DEFINICIÓN.- Selección y justificación del proyecto y

definición del problema

• MEDICIÓN.- Diagnóstico de situación actual del

problema y factores relacionados

• ANÁLISIS.- Identificar causas potenciales del

problema y verificar si son raíz

• MEJORA.- Generar alternativas de solución,

evaluarlas, implementarlas y verificar su efectividad

• CONTROL.- Establecer los controles y cambios al

sistema para mantener la mejora
 JUSTIFICACIÓN DE LA METODOLOGÍA UTILIZADA

 DMAIC es una herramienta de la

metodología Seis Sigma y la elegí para
elaborar este proyecto por estar 100%
enfocada en la mejora de procesos,
productos y servicios existentes.
 I.- FASE DE DEFINICIÓN

 SELECCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Y

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

• PARA LA SELECCIÓN DEL PROYECTO NOS AYUDAREMOS

DE UNA MATRIZ DE PRIORIZACIÓN.
• LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO LO PLASMO EN EL
PROJECT CHARTER.
• PARA LA DEFINICIÓN DEL PROCESO DEL PROBLEMA ME
AUXILIO DE UN MAPA DE PROCESO SIPOC.
• Y LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES RELACIONADOS O
VARIABLES CRÍTICAS DE CALIDAD ME AYUDAN PARA
PODER IDENTIFICAR INDICADORES DIRECTOS O
INDIRECTOS SOBRE LOS CTQ’s.
 1.1- SELECCIÓN DEL PROYECTO:

EL OBJETIVO PRINCIPAL DE ESTE PROYECTO ES EL DE INCREMENTAR LA

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (INTERNO Y EXTERNO) POR LO TANTO CON LA
MATRÍZ DE PRIORIZACIÓN SIGUIENTE ELIGIRÉ POR CUAL EMPEZAR, DE LOS
PUNTOS QUE CONSIDERO IMPORTANTES POR MEJORAR:

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

PROYECTO COSTO TIEMPO

CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR
EFICIENTAR PROCESO DE NADA EXCEPTO UN PAR DE
TRES MESES EN LA 1a MACRO SE
ELABORACIÓN DE DIPLOMAS 17 REUNIONES PARA INFORMAR A 10 7
VEN RESULTADOS
PARA MACROCLAUSURAS LOS INVOLUCRADOS
SE TIENE QUE ESTABLECER UN
ABATIR COSTOS DE
10 CAPACITACIÓN DE PERSONAL 5 PERIODO MÍNIMO DE SEIS MESES 5
CONSUMIBLES
PARA VERIFICAR RESULTADOS

INCREMENTAR EL NIVEL DE LOS SE DEPENDE DE OTROS

4 2 INDEFINIDO 2
SERVICIOS DEPARTAMENTOS, INCOSTEABLE

ATENCIÓN E INFORMACIÓN DE
12 CAPACITACIÓN DE PERSONAL 5 TRES MESES APROXIMADAMENTE 7
ACUERDO A LA INSTITUCIÓN
 DEFINICIÓN DE LOS CTQ’s (Critical to Quality) Críticos
para la Calidad.
• LAS CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO/SERVICIO QUE SON
IMPORTANTES DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE, LOS
TENEMOS EN LOS RECUADROS SIGUIENTES Y SERVIRAN DE BASE
PARA LA ELABORACIÓN DE ESTE PROYECTO.

Confiabilidad Respuesta al cambio

Calidad Actualización Manejo de Tecnología
del Producto Adaptabilidad Competitivo

Personalizado Trato e interacción

Calidad del Confiabilidad Detección de Necesidades
Servicio Rapidez Agilidad de información

Precio original bajo Costo total

Precio Competitivo Plan comprador frecuente

Rebajas y Ventas Promociones
 PROJECT CHARTER
Nombre del Proyecto : INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, MEDIANTE LA REDUCCIÓN DEL CICLO
DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA MACROCLAUSURAS¿

Reducir el ciclo de elaboración de diplomas en el departamento de Control Escolar

para las clausuras. Esta reducción se estima que puede ser al 65%
Alcance del Proyecto : del tiempo actual además que se evitarían omisiones y errores.

Incrementar la Satisfacción del Cliente

Objetivo primario :

Objetivo Secundario: Que el cliente regrese para obtener mayores ingresos

para la Dirección de Educación Continua

Áreas involucradas: los 9 centros de atención de alumnos, Control Escolar, área de

Tenedores de apuestas Claves : Concentración y área de finanzas.
Etapas Fecha

Fase de Definición Agosto / 2007

Jalones Fase de Medición Agosto / 2007

Fase de Análisis y mejora Octubre / 2007

Fase de Control y terminación Noviembre / 2007

Esta reducción se propone para bajar el tiempo del ciclo del proceso, pero también
para evitar errores, omisiones y asignar funciones especificas para las áreas que
Prioridad
intervienen, así como tiempos específicos para llevar a cabo la función asignada

Este proyecto es la prueba piloto para la Dirección de Educación Continua y es el primer

Supuestos, riesgos y estrategias paso para implantar un modelo de Calidad y otras herramientas de calidad para lograr
mayor eficiencia y efectividad y por ende mayor satisfacción de los clientes/alumnos
MAPA DE PROCESO DE LA ELABORACIÓN DE
DIPLOMAS EN LA DEC DE LA UIA

S I P O C

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESOS SALIDAS CLIENTES

CENTRO DE PROGRAMAS ELABORACIÓN DE LISTA POR DEPARTAMENTO DE

ATENCIÓN CONCLUIDOS LISTAS PROGRAMA EDUCACIÓN

DEPARTAMENTO DE SOLICITUDES DE REVISIÓN DE LISTAS DEPARTAMENTO DE

EDUCACIÓN REVISIÓN LISTAS DEFINITIVAS CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE SOLICITUDES DE REVISIÓN DE INFORME DE DEPARTAMENTO DE

FINANZAS NO ADEUDOS ADEUDOS ADEUDOS CONTROL ESCOLAR

DEPARTAMENTO DE LISTAS RECOOLECCIÓN,

EDUCACIÓN, DE DEFINITIVAS, REORGANIZACIÓN, DIPLOMAS CENTRO DE
FINANZAS Y INFORMES DE ELABORACIÓN DE TERMINADOS ATENCIÓN
ALUMNOS ADEUDOS Y DIPLOMAS Y
FOTOGRAFÍAS PEGADO DE FOTOS
 1.2.- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

 SE ELIGIO ESTE PROYECTO YA QUE EN ESTE CICLO CADA VES SE ESTA

HACIENDO MAS TIEMPO Y ADEMÁS EL QUE INTERVENGAN VARIAS ÁREAS
OCASIONA ERRORES Y OMISIONES, ESTO SUCEDE, DESDE MI PUNTO DE
VISTA, DEBIDO A QUE NINGUNA ÁREA SE HACE TOTALMENTE RESPONSABLE.
POR ENDE SE EMPLEARÁN ALGUNAS HERRAMIENTAS PARA ENCONTRAR EL
PROBLEMA REAL.

Variables Criticas de Calidad (CTQ’s)

Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn)

Ciclo de Elaboración de diplomas Revisión de listados Elaboración de listas

Elaboración de diplomas y pegado de fotos Revisión de adeudos

Y= f( X1 + X2 + X3)

Listas definitivas Fotografías

Informe de adeudos
 1.3.- ESTABLECER LA META

NOS FIJAREMOS UNA META DE REDUCCIÓN DEL 65% DEL TIEMPO ACTUAL EN EL
PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS, SE CUENTA CON VARIOS PROCESOS
MANUALES POR LO TANTO HAY PARTES DEL PROCESO QUE SE SALEN DE CONTROL Y
ESTO OCASIONA LOS ERRORES.

100

100
90
80
70
60
CICLO DE 35
50
PROCESO
40
30
20
10
0
ACTUAL META
SITUACIÓN
 2.-FASE DE MEDICIÓN

 DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA Y

FACTORES RELACIONADOS
• PARA DETECTAR FACTORES RELACIONADOS Y DARNOS
CUENTA DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROBLEMA EMPLEARÉ
LOS MÉTODOS Y HERRAMIENTAS SIGUIENTES:

 MAPA DETALLADO DEL PROCESO, MEDIANTE UN

DIAGRAMA DE FLUJO DEL CICLO
 DESARROLLO DEL PLAN DE COLECCIÓN DE DATOS
MEDIANTE MATRÍZ DE TIEMPOS, GRAFICA POR ACTIVIDAD
Y GRÁFICA DE INFLUENCIA DE PROBLEMAS
 RESUMIR LA INFORMACIÓN MEDIANTE GRAFICAS
 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
MEDIANTE LOS INDICES DE DESEMPEÑO DE LOS
PROCESOS
 DIAGRAMA DE FLUJO
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE
INICIO LISTAS POR ÁREA
CONCENTRADORA Y ACOMODO
EN EL ORDEN ESTABLECIDO

SE INFORMA A CENTRO DE
SE DEFINE FECHA DE ENVÍO DE LISTAS REVISADAS
ATENCIÓN AL CUAL
MACROCLAUSURA A CONTROL ESCOLAR
PERTENECE ALUMNO

SE INFORMA A CENTRO DE SI SE CUBRE ADEUDO 3 CONTROL ESCOLAR COTEJA

ATENCIÓN QUE ELABOREN SEMANAS ANTES DE NOMBRES DE ALUMNOS CON
SUS LISTAS DE ALUMNOS CON MACROCLAUSURA SE SISTEMA Y EFECTÚA
DERECHO A DIPLOMA CONSIDERA PARA DIPLOMA CORRECCIONES

CENTROS DE ATENCIÓN
FINANZAS SE PONE EN CONTROL ESCOLAR
CONSULTA SITUACIÓN
CONTACTO CON ALUMNO E CONCENTRA LISTADOS Y
ACADÉMICA Y FINANCIERA DE
INFORMA DE ADEUDOS ELABORA DIPLOMAS
ALUMNOS

CONTROL ESCOLAR ACOMODA

DERECHO A DIPLOMAS POR PROGRAMA Y
SE DA AVISO AL ÁREA DE
DIPLOMA NO POR ÁREA PARA EL PEGADO
FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
DE FOTOS Y TROQUEL A LOS
MISMOS

SI

ELABORACIÓN DE LISTAS DE
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE
ALUMNOS CON DERECHO A
FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOMA EN FORMATO
DIPLOMAS
ESTABLECIDO

ENVÍO DE LISTAS A ÁREA

CONCENTRADORA E INFORMA ENTREGA DE DIPLOMAS
A ALUMNOS PARA QUE ENVÍEN TERMINADOS A LOS CENTROS
FOTOS 3 SEMANAS ANTES DE DE ATENCIÓN
FECHA DE MACROCLAUSURA
 LA MATRIZ DE TIEMPOS SIGUIENTE LA OBTENGO DE CUANTIFICAR LOS DÍAS QUE SE TARDA CADA
UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS PARA CLAUSURAS Y EN
ELLA NOS DAMOS CUENTA DE CUALES SON LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS Y EN DONDE SE HACE
CUELLO DE BOTELLA, CON ESTO DETECTAMOS LAS ACTIVIDADES EN LAS CUALES ENFOCAREMOS
NUESTRA ATENCIÓN.

MATRIZ DE TIEMPOS

TIEMPO APROXIMADO
ACTIVIDAD % CASO CRÍTICO DESCRIPCIÓN DE CASO CRITICO
EN DÍAS

SE DEFINE FECHA DE MACROCLAUSURA 0 0 0

SE INFORMA A CENTRO DE ATENCIÓN QUE ELABOREN SUS LISTAS
0 0 0
DE ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
CENTROS DE ATENCIÓN CONSULTA SITUACIÓN ACADÉMICA Y ES TARDADO PORQUE PUEDEN SER HASTA 8 GRUPOS CON
5 19
FINANCIERA DE ALUMNOS 20 ALUMNOS CADA UNO
ELABORACIÓN DE LISTAS DE ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
1 4 0
EN FORMATO ESTABLECIDO
SE DEBE TENER ATENCIÓN POR SI EL ALUMNO PAGA
SE DA AVISO AL ÁREA DE FINANZAS SI TIENE ADEUDOS 1 4
ADEUDO SE DEBE CONSIDERAR
FINANZAS SE PONE EN CONTACTO CON ALUMNO E INFORMA DE LLEGA A SER TARDADO PORQUE SE DEBE DAR AVISO
3 11
ADEUDOS PERSONAL Y PUEDE HABER ACLARACIONES
SI SE CUBRE ADEUDO 3 SEMANAS ANTES DE MACROCLAUSURA SE SE MANTIENE LATENTE Y EN TODO CASO SE INTEGRA AL
3 11
CONSIDERA PARA DIPLOMA PROCESO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS
SE INFORMA A CENTRO DE ATENCIÓN AL CUAL PERTENECE ALUMNO 1 4 0
ENVÍO DE LISTAS A ÁREA CONCENTRADORA E INFORMA A ALUMNOS
SE DEBE ESTABLECER METODO PARA QUE LAS FOTOS SE
PARA QUE ENVÍEN FOTOS 2 SEMANAS ANTES DE FECHA DE 2 8
ENVÍEN CON ANTICIPACIÓN, **
MACROCLAUSURA
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE LISTAS POR ÁREA CONCENTRADORA ES TARDADO PORQUE LLEGAN HA SER DE 20 A 30 GRUPOS
2 8
Y ACOMODO EN EL ORDEN ESTABLECIDO LOS QUE CLAUSURAN
ENVÍO DE LISTAS REVISADAS A CONTROL ESCOLAR 1 4 0
CONTROL ESCOLAR COTEJA NOMBRES DE ALUMNOS CON SISTEMA Y ES TARDADO PORQUE PUEDEN TENER DOS O TRES
2 8
EFECTÚA CORRECCIONES NOMBRES Y SOLO TIENEN REGISTRADO UNO
ES TARDADO PORQUE NO SE DEFINE QUIEN LO HARÁ Y SE
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS 3 12
HACE EN CANTIDAD NO CON CALIDAD, **
CONTROL ESCOLAR ACOMODA DIPLOMAS POR PROGRAMA Y POR
0 0 0
ÁREA PARA EL PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL A LOS MISMOS
ES TEDIOSO YA QUE LAS FOTOS LLEGAN A CUENTA GOTAS
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL DE DIPLOMAS 12 45
Y A DESTIEMPO
ENTREGA DE DIPLOMAS TERMINADOS A LOS CENTROS DE
0 0 0
ATENCIÓN
 GRÁFICA POR ACTIVIDAD
0 SE DEFINE FECHA DE M ACROCLAUSURA

5
SE INFORM A A CENTRO DE ATENCIÓN QUE ELABOREN SUS
LISTAS DE ALUM NOS CON DERECHO A DIPLOM A

CENTROS DE ATENCIÓN CONSULTA SITUACIÓN ACADÉM ICA

Y FINANCIERA DE ALUM NOS
1
12 ELABORACIÓN DE LISTAS DE ALUM NOS CON DERECHO A
DIPLOM A EN FORM ATO ESTABLECIDO
1
SE DA AVISO AL ÁREA DE FINANZAS SI TIENE ADEUDOS

FINANZAS SE PONE EN CONTACTO CON ALUM NO E INFORM A

DE ADEUDOS
3 SI SE CUBRE ADEUDO 3 SEM ANAS ANTES DE
M ACROCLAUSURA SE CONSIDERA PARA DIPLOM A

SE INFORM A A CENTRO DE ATENCIÓN AL CUAL PERTENECE

ALUM NO

ENVÍ O DE LISTAS A ÁREA CONCENTRADORA E INFORM A A

ALUM NOS PARA QUE ENVÍ EN FOTOS 2 SEM ANAS ANTES DE
FECHA DE M ACROCLAUSURA
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE LISTAS POR ÁREA
CONCENTRADORA Y ACOM ODO EN EL ORDEN ESTABLECIDO

ENVÍ O DE LISTAS REVISADAS A CONTROL ESCOLAR

3
0 CONTROL ESCOLAR COTEJA NOM BRES DE ALUM NOS CON
SISTEM A Y EFECTÚA CORRECCIONES

CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA

3 1 DIPLOM AS

CONTROL ESCOLAR ACOM ODA DIPLOM AS POR PROGRAM A

2 Y POR ÁREA PARA EL PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL A LOS
2 1 2 M ISM OS
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOM AS

ENTREGA DE DIPLOM AS TERM INADOS A LOS CENTROS DE

ATENCIÓN
 A CONTINUACIÓN MUESTRO UNA ESTADÍSTICA, DE LAS
CLAUSURAS PASADAS, DE LOS DÍAS QUE NOS HEMOS
TARDADO EN LOS DIFERENTES PROCESOS QUE
INTERVIENEN PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DIPLOMAS Y
EL OBJETIVO AL CUAL PRETENDO LLEGAR AL FINAL DE LA
IMPLANTACIÓN DE ESTA MEJORA.

RECOLECCIÓN Y
REVISIÓN
ELABORACIÓN REVISIÓN DE PEGADO DE FOTOS DIAS
PROCESO DE
DE LISTAS ADEUDOS (ELABORACION DE TOTALES
LISTAS
DIPLOMAS)
MARZO 2005 8 3 3 15 29
JUNIO 2005 10 4 2 12 28
SEPT 2005 5 2 3 14 24
DICIEM 2005 8 3 2 10 23
MARZO 2006 6 3 2 12 23
JUNIO 2006 5 4 3 15 27
SEPT 2006 5 3 3 14 25
DICIEM 2006 7 2 2 10 21
OBJETIVO 2 1 1 5 9
 PROBLEMA QUE INFLUYE MAS

16
14
12
10
DÍAS 8
6
4
2
0
MARZO SEPT MARZO SEPT OBJETIVO
2005 2005 2006 2006

ELABORACIÓN DE LISTAS REVISIÓN DE LISTAS

REVISIÓN DE ADEUDOS RECOLECCIÓN Y PEGADO DE FOTOS

 COMO SE APRECIA EN LA GRÁFICA ANTERIOR, TANTO LA ELABORACIÓN DE LISTAS

COMO LA RECOLECCIÓN Y PEGADO DE FOTOS, SON LAS ACTIVIDADES CRÍTICAS,
PERO PARA CONFIRMAR ESTO LO ANALIZAREMOS MEDIANTE OTRAS HERRAMIENTAS,
MÉTODOS Y ESTRATEGIAS EN LA FASE DE ANÁLISIS DE LA METODOLOGÍA DIMAC.
 3.- FASE DE ANÁLISIS

 IDENTIFICAR CAUSAS POTENCIALES DEL PROBLEMA Y

VERIFICAR SI SON RAÍZ.
• PARA ESTO EMPLEAREMOS LAS SIGUIENTES
ESTRATÉGIAS, MÉTODOS Y HERRAMIENTAS.

 PLAN 5W’s – 1H PARA VERIFICAR CAUSAS

 AMEF (ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLA) DEL
PROCESO ACTUAL
 VALIDACIÓN Y RESUMEN DE LAS CAUSAS
 LAS CAUSAS POTENCIALES DEL PLAN 5W’S-1H SIGUIENTE SON LAS QUE EN LA MATRIZ DE
TIEMPOS NOS REFLEJARON EL PORCENTAJE MÁS ALTO DE CASO CRÍTICO Y SON LAS QUE
ANALIZAREMOS.

5 W’s - 1 H PARA VERIFICAR CAUSAS

CAUSAS QUÉ se hará (WHAT) CUÁNDO se hará (WHEN) QUIÉN lo hará (WHO) DÓNDE se hará (WHERE) POR QUÉ se hará (WHY) CÓMO se hará (HOW)

SE ESTABLECERÁ QUE SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA

CENTROS DE ATENCIÓN PARA REDUCIR EL TIEMPO
SEA CONTROL ESCOLAR DEPARTAMENTO DE CADA INTEGRANTE DE
CONSULTA SITUACIÓN A PARTIR DE LA DEFINICIÓN CONTROL ESCOLAR Y QUE SE EMPLEA EN ESTA
Y FINANZAS QUIEN CONTROL ESCOLAR Y CONTROL ESCOLAR Y CADA
ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA FECHA DE CLAUSURA FINANZAS ACTIVIDAD POR PARTE DE
INFORMEN LA FINANZAS QUIEN HARÁ LO QUE LE
DE ALUMNOS CENTRO DE ATENCIÓN
SITUACIÓN DEL ALUMNO CORRESPONDA

SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA

ELABORACIÓN DE LISTAS SE DEFINE QUE DE AHÍ ES DONDE SE TIENEN
CADA INTEGRANTE DE
DE ALUMNOS CON IGUAL FORMA LO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN DEPARTAMENTO DE LOS ELEMENTOS PARA
CONTROL ESCOLAR CONTROL ESCOLAR Y CADA
DERECHO A DIPLOMA EN EFECTÚE CONTROL DE LA FECHA DE CLAUSURA CONTROL ESCOLAR SABER QUIEN TIENE
QUIEN HARÁ LO QUE LE
FORMATO ESTABLECIDO ESCOLAR DERECHO Y QUIEN NO
CORRESPONDA

SI SE CUBRE ADEUDO 3 SE SIGUE HACIENDO

DESDE EL MOMENTO EN QUE PARA REDUCIR EL TIEMPO Y CON APOYO POR PARTE
SEMANAS ANTES DE ESTA ACTIVIDAD Y SE DEPARTAMENTO DE
SE SEPA LA FECHA DE EL ÁREA DE FINANZAS QUE NO SE VUELVA CRITICA DEL ÁREA DE CONTROL
MACROCLAUSURA SE PROCURA REDUCIR EL FINANZAS
CLAUSURA LA ACTIVIDAD ESCOLAR
CONSIDERA PARA DIPLOMA TIEMPO

REVISIÓN ORTOGRÁFICA SE OMITE ESTA SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA

DE LISTAS POR ÁREA ACTIVIDAD YA QUE LAS PARA REDUCIR EL TIEMPO CADA INTEGRANTE DE
A PARTIR DE LA DEFINICIÓN DEPARTAMENTO DE
CONCENTRADORA Y LISTAS LA ELABORA CONTROL ESCOLAR QUE SE EMPLEA EN ESTA CONTROL ESCOLAR Y CADA
DE LA FECHA DE CLAUSURA CONTROL ESCOLAR
ACOMODO EN EL ORDEN DIRECTAMENTE ACTIVIDAD QUIEN HARÁ LO QUE LE
ESTABLECIDO CONTROL ESCOLAR CORRESPONDA

SE DEFINIRÁ ÁREAS PARA

SE SIGUE HACIENDO
CONCENTRACIÓN, PEGADO DESDE EL MOMENTO EN QUE PARA REDUCIR EL TIEMPO CADA INTEGRANTE DE
ESTA ACTIVIDAD Y SE DEPARTAMENTO DE
DE FOTOS Y TROQUEL DE SE SEPA LA FECHA DE CONTROL ESCOLAR QUE SE EMPLEA EN ESTA CONTROL ESCOLAR Y CADA
PROCURA REDUCIR EL CONTROL ESCOLAR
DIPLOMAS CLAUSURA ACTIVIDAD QUIEN HARÁ LO QUE LE
TIEMPO
CORRESPONDA
 ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLA
PROCESO: CICLO DE ELABORACIÓN DE DIPLOMAS RESPONSABLE DEL PROCESO: DEPTO CONTROL ESCOLAR
EQUIPO DETRABAJO: FECHA: 2 DE JUNIO DE 2007.
PREPARÓ: FÉLIX RAMÍREZ ALBARRÁN FECHA DE REVISIÓN : ________________.

CONTROLES O
MODOS DE FALLA EFECTOS POTENCIALES CAUSAS ACCCIÓN
PASO DEL PROCESO SEVERIDAD OCURRENCIA PROCESOS DETECCIÓN RPN
POTENCIALES DE FALLA POTENCIALES SUGERIDA
ACTUALES

SE TIENE QUE AL DARLOS DE ALTA SE HA SOLICITADO MAS SOLICITAR

CORREGIR LA NO SE TIENE EL ATENCIÓN AL ÁREA DE NUEVAMENTE
TARDANZA EN CONSULTA, POR
ORTOGRAFÍA DE LOS 3 CUIDADO DE 6 INSCRICIONES, PERO SE 5 90 MAYOR ATENCIÓN
ENDE RETRASO DE PROCESO
NOMBRES DE LOS ESCRIBIRLOS SIGUE TENIENDO AL ÁREA DE
ALUMNOS A GRADUAR CORRECTAMENTE PROBLEMAS INSCRICIONES
LOS ALUMNOS AL EN EL ÚLTIMO MÓDULO
DE IGUALFORMA
SE OMITEN NOMBRES ENTERARSE DE LA SE PASA UN FORMATO
CENTROS DE ATENCIÓN EN LISTAS SE PONE UN NOMBRE PASAR EL FORMATO
CUANDO TIENE MAS DE ENTRAGA DE UN EN DONDE ALUMNOS
CONSULTA SITUACIÓN ACADÉMICA Y EN SISTEMA SE TIENEN DOS Ó 5 6 5 150 PERO RECABAR LA
UNO Y COMPLICA LA DOCUMENTO OFICIAL PONEN NOMBRE COMO
Y FINANCIERA DE ALUMNOS MÁS, RETRASO DE PROCESO INFORMACIÓN
VERIFICACIÓN INFORMAN DE SU DESEAN QUE APARESCA
ANTES
NOMBRE COMPLETO EN DIPLOMA
AL DARLOS DE ALTA SE HA SOLICITADO MAS SOLICITAR
SE LISTAN
NO SE TIENE EL ATENCIÓN AL ÁREA DE NUEVAMENTE
INDISTINTAMENTE POR
RETRASO DE PROCESO 3 CUIDADO DE 6 INSCRICIONES, PERO SE 5 90 MAYOR ATENCIÓN
NOMBRE O POR
ESCRIBIRLOS SIGUE TENIENDO AL ÁREA DE
APELLIDO
CORRECTAMENTE PROBLEMAS INSCRICIONES
ELABORAR
CENTROS DE PROCESO
ELABORACIÓN DE DIPLOMAS
LLEGAN LISTADOS A ATENCIÓN NO FALTA ACTUALIZACIÓN DEFINIENDO
CONFORME LLEGAN LISTADOS, 7 8 4 224
DESTIEMPO RESPETAN TIEMPOS DE PROCESO FECHAS Y
RETRASO DE PROCESO
ESTABLECIDOS SANCIONES AL NO
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA ACATRALAS
LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS
SE HACEN EN CANTIDAD Y NO RECAE LA
FALTA DE
ELABORACIÓN DE CON CALIDAD, YA QUE SE VA ELABORACIÓN EN
COMUNICACIÓN Y REASIGANCIÓN DE
DIPLOMAS EN BLOQUES CORRIENDO EL FORMATO Y SE 7 SOLO DOS PERSONAS 7 5 245
REASIGNACIÓN DE FUNCIONES
GRANDES TIENEN QUE REPETIR, RETRASO Y NO ATIENDE C/U LAS
FUNCIONES
DE PROCESO ÁREAS ASIGNADAS

NO SE RESPETA TOMAR FOTOS AQUÍ

SE VAN PEGANDO FOTOS Y
PERIODO Y NO PADECER PO
CONCENTRACIÓN Y PEGADO DE FOTOS LLEGAN A TROQUELANDO DIPLOMAS FALTA ACTUALIZACIÓN
7 ESTABLECIDO PARA 8 5 280 ENTREGA A CUENTA
FOTOS Y TROQUEL DE DIPLOMAS CUENTA GOTAS CONFORME LLEGAN FOTOS, DE PROCESO
QUE ALMNOS GOTAS DE LAS
RETRASO DE PROCESO
ENTREGUEN FOTOS MISMAS
 VALIDACIÓN Y RESUMEN DE LAS CAUSAS

 COMO SE PUEDE OBSERVAR EN EL EJERCICIO DE LAS 5W’S – 1H, SE ANALIZARON

LAS CAUSAS POTENCIALES EN LAS CUALES SE INVIERTE MAYOR TIEMPO, ESTO
BASADO EN LA MATRIZ DE TIEMPOS QUE SE OBTUVO A PARTIR DEL DIAGRAMA DE
FLUJO DEL PROCESO EN ESTUDIO Y SE SUGIEREN ALGUNOS PASOS PARA
DISMINUIR ESAS CAUSAS, INCLUSIVE SE PROPONE ELIMINAR UNA DE LAS CAUSAS.

 EN EL AMEF SE ENCONTRÓ QUE SE TIENE VARIOS PASOS DEL PROCESO EN EL CUAL

SE TIENE ARRIBA DE 200 RPN’S LO QUE NOS INDICA QUE ES UNA CAUSA RAÍZ Y SI
TRABAJAMOS EN ELLAS ES MUY PROBABLE QUE SE VEA BENEFICIADO EL PROCESO,
EN LA COLUMNA DE ACCIÓN SUGERIDA SE HACEN LAS RECOMENDACIONES QUE SE
EFECTUARÁN Y DE LAS CUALES HABLAREMOS EN LA FASE SIGUIENTE.

 LAS CAUSAS RAÍZ DETECTADAS SON:

CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS. Y
CONCENTRACIÓN Y PEGADO DE FOTOS Y TROQUELADO DE DIPLOMAS.

 EN BASE A TODO EL ANÁLISIS ANTERIOR SE CONCLUYE QUE ATACANDO ESTAS

CAUSAS RAÍZ Y EFECTUANDO LA MODIFICACIÓN AL PROCESO DE ELABORACIÓN DE
LOS DIPLOMAS, O SEA, ELIMINANDO ALGUNAS ACTIVIDADES, SE DEBE MEJORAR
CONSIDERABLEMENTE EL TIEMPO TARDADO EN TODO EL PROCESO.
 4.- FASE DE MEJORA (IMPLEMENTACIÓN):

 GENERAR ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN, EVALUARLAS,

IMPLEMENTARLAS Y VERIFICAR SU EFECTIVIDAD.
• PARA LO CUAL NOS APOYAREMOS EN LAS SIGUIENTES
HERRAMIENTAS:

 DIAGRAMA DE FLUJO CON MEJORAS

 AMEF DEL PROCESO MEJORADO *
 GRÁFICA DE ACTIVIDADES CON MEJORA
 CUMPLIMIENTO DE MEJORA *

* QUEDAN PENDIENTES HASTA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA

MEJORA
 DIAGRAMA DE FLUJO CON MEJORAS

ELABORACIÓN DE LISTAS DE
INICIO ALUMNOS CON DERECHO A
DIPLOMA EN FORMATO
ESTABLECIDO

REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE
SE INFORMA A CONTROL
SE DEFINE FECHA DE LISTAS POR CONTROL ESOLAR
ESCOLAR QUE SE CONCIDERE
MACROCLAUSURA Y ACOMODO EN EL ORDEN
A ALUMNO
ESTABLECIDO

SE INFORMA A CONTROL SI SE CUBRE ADEUDO 3

ESCOLAR QUE ELABORE
LISTAS DE ALUMNOS CON
DERECHO A DIPLOMA
CONTROL ESCOLAR
SEMANAS ANTES DE
CONCENTRA LISTADOS Y
MACROCLAUSURA SE
ELABORA DIPLOMAS
CONSIDERA PARA DIPLOMA

CONTROL ESCOLAR ACOMODA

CONTROL ESCOLAR
FINANZAS SE PONE EN DIPLOMAS POR PROGRAMA Y
CONSULTA SITUACIÓN
CONTACTO CON ALUMNO E POR ÁREA PARA EL PEGADO
ACADÉMICA Y FINANCIERA DE
INFORMA DE ADEUDOS DE FOTOS Y TROQUEL A LOS
ALUMNOS
MISMOS

CONCENTRACIÓN, PEGADO DE
SE DA AVISO AL ÁREA DE
DERECHO A FOTOS Y TROQUEL DE
DIPLOMA NO FINANZAS SI TIENE ADEUDOS
DIPLOMAS

ENTREGA DE DIPLOMAS
TERMINADOS A LOS CENTROS
SI DE ATENCIÓN
EFECTÚO LO MISMO QUE HICE EN LA FASE DE MEDICIÓN EN DONDE LA MATRIZ DE
TIEMPOS LA OBTENGO DEL DIAGRAMA DE FLUJO, PERO EN ESTE CASO ES DEL MEJORADO
Y LOS RESULTADOS QUE ARROJA ÉSTA MATRIZ SON MUY ALENTADORES, POR LO QUE SI
SE EFECTÚAN LAS MEJORAS PROPUESTAS SE DEBEN OBTENER LOS DATOS SIGUIENTES.

MATRIZ DE TIEMPOS CON MEJORA PROPUESTA

TIEMPO APROXIMADO
ACTIVIDAD % CASO CRÍTICO DESCRIPCIÓN DE CASO CRITICO
EN DÍAS

SE DEFINE FECHA DE MACROCLAUSURA 0 0 0

SE INFORMA A CONTROL ESCOLAR QUE ELABORE LISTAS DE
0 0 0
ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
CONTROL ESCOLAR CONSULTA SITUACIÓN ACADÉMICA Y NO ES TRADADO YA QUE EL SISTEMA DE CONTROL
2 7
FINANCIERA DE ALUMNOS ESCOLAR ARROJA RESULTADOS AUTOMATICAMENTE
SE DA AVISO AL ÁREA DE FINANZAS SI TIENE ADEUDOS 0 0
FINANZAS SE PONE EN CONTACTO CON ALUMNO E INFORMA DE
1 4 0
ADEUDOS
SI SE CUBRE ADEUDO 3 SEMANAS ANTES DE MACROCLAUSURA SE
0 0
CONSIDERA PARA DIPLOMA
SE INFORMA A CONTROL ESCOLAR QUE SE CONCIDERE A ALUMNO 0 0
ELABORACIÓN DE LISTAS DE ALUMNOS CON DERECHO A DIPLOMA
1 4 0
EN FORMATO ESTABLECIDO
REVISIÓN ORTOGRÁFICA DE LISTAS POR CONTROL ESOLAR Y NO ES TRADADO YA QUE EL SISTEMA DE CONTROL
1 4
ACOMODO EN EL ORDEN ESTABLECIDO ESCOLAR ARROJA RESULTADOS AUTOMATICAMENTE
CADA INTEGRANTE DE CONTROL ESCOLAR ELABORA LOS
CONTROL ESCOLAR CONCENTRA LISTADOS Y ELABORA DIPLOMAS 2 7
CORRESPONDIENTES SEGÚN LAS ÁREAS ASIGNADAS

CONTROL ESCOLAR ACOMODA DIPLOMAS POR PROGRAMA Y POR

ÁREA PARA EL PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL A LOS MISMOS
CONCENTRACIÓN, PEGADO DE FOTOS Y TROQUEL DE DIPLOMAS
ENTREGA DE DIPLOMAS TERMINADOS A LOS CENTROS DE
ATENCIÓN
0 0
COMO LAS FOTOS SE TIENEN CON ANTICIPACIÓN, EN
2 7 BLOQUE Y CADA INTEGRANTE ELABORA LO QUE LE
CORRESPONDE SE DISMINUYE EL TIEMPO
0 0

TIEMPO TOTAL 9
EFECTUANDO UNA COMPARATIVA CON LOS DATOS OBTENIDOS EN LA FASE DE
MEDICIÓN NOS RESULTA LO SIGUIENTE:

27
30

25

20
CICLO DEL
PROCESO 15
9
EN DÍAS
10

0
ANTERIOR DESPUÉS
SITUACIÓN

LA META POR ALCANZAR ERA UNA REDUCCIÓN DEL 65% Y SE OBTIENE UNA
REDUCCIÓN DEL 66.67%, LO CUAL ES AÚN MEJOR.
 5.- FASE DE CONTROL

 ESTABLECER LOS CONTROLES Y CAMBIOS AL

SISTEMA PARA MANTENER LA MEJORA.
• ESTO SE PROPONE LLEVAR A CABO MEDIANTE LOS
SIGUIENTES MÉTODOS Y HERRAMIENTAS:

 CAPACITACIÓN EN LA NUEVA METODOLOGÍA, SE

IMPLEMENTARÁN LAS MEJORAS EN ESTE PROCESO EN
SEPTIEMBRE DEL PRESENTE AÑO Y SE VERÁ EL RESULTADO
 IMPLEMENTAR CONTROL ESTADÍSTICO DEL
PROCESO
 CAPITALIZAR EL APRENDIZAJE, LA EXPERIENCIA
OBTENIDA EN ESTE PROYECTO SERVIRÁ PARA PROPONER
CAMBIOS EN VARIAS ÁREAS QUE LO REQUIEREN Y PUEDE
SER LA IMPLANTACIÓN DE UN SMED
 ESTANDARIZAR Y SELECCIONAR PROYECTOS
NUEVOS
 CONCLUSIONES

 SE PROPONE LA ELIMINACIÓN DE ALGUNOS PASOS DEL

PROCESO, LO QUE IMPLICA LA NO INTERVENCIÓN DE DOS
ÁREAS, CENTRO DE ATENCIÓN Y ÁREA CONCENTRADORA, LO
QUE DA POR RESULTADO QUE SOLO CONTROL ESCOLAR Y
FINANZAS SE ENCARGUEN DEL PROCESO, MENOS ÁREAS
INTERVIENEN MENOS POSIBILIDAD DE ERROR Y OMISIÓN.

 ADEMÁS SE CONCENTRARAN LAS FOTOGRAFÍAS DE LOS

ALUMNOS EN LA DEC CON ANTERIORIDAD, SE TRAERÁ UN
FOTÓGRAFO A LA DEC Y AQUÍ SE TOMARÁN LAS FOTOS DE
TODOS LOS POSIBLES EGRESADOS, DURANTE LAS ÚLTIMAS
SESIONES DEL DIPLOMADO, DE TAL MANERA QUE EL
ESTABLECIMIENTO LAS ENTREGA DIRECTAMENTE A LA
OFICINA DE CONTROL ESCOLAR Y SE ELIMINA LA RECEPCIÓN
A CUENTA GOTAS.

 CON ESTOS CAMBIOS SE EFECTUARÁ NUEVAMENTE EL AMEF Y

SE GRAFICARÁN RESULTADOS DE TAL MANERA QUE SE LOGRE
QUE LOS NPR’S SE CONSERVEN EN CANTIDADES ACEPTABLES.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN