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Département

des finances

SAGEFI
Eric Birchmeier, Chef de division, Service d’analyse et de gestion financières

Système de contrôle interne (SCI)


à l’Administration cantonale vaudoise
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Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006

Définition du système de contrôle interne (SCI)

 Le contrôle interne est l’ensemble des règles, des


procédures et mesures d’organisation (mesures de
contrôle) ordonnées par le Conseil d’Etat afin de
garantir un déroulement conforme des activités de
l'administration.

 Les mesures organisationnelles du contrôle interne


sont intégrées dans les flux de fonctionnement, en ce
sens qu’elles ont lieu simultanément à l’activité ou sont
situées en amont ou en aval de l’exécution de celle-ci.

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Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006

But du système de contrôle interne (SCI)

Le contrôle interne au sein de l’administration


permet en particulier d’assurer :

 Une gestion régulière, efficace et économe des


moyens
 Le respect des lois, règlements et directives
(« conformité »)
 La protection du patrimoine
 La détection, la réduction et la prévention des
erreurs et des irrégularités
 De garantir la fiabilité et l’intégralité de la
comptabilité
 L’établissement en temps utile des rapports
financiers fiables
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La base du système de contrôle interne


Des mesures organisationnelles sont mises en place
pour intégrer de manière efficace les activités de
contrôles aux opérations. Elles se déclinent par :
 Des contrôles préventifs destinés à anticiper les risques
 Instructions sur les compétences et les signatures
 Restrictions d’accès aux installations, aux systèmes d’information (sécurité
informatique)
 Etc.

 Des contrôles de détection permettant des contrôles de


conformité, de concordance
 Contrôle de conformité aux bases légales, règlements, directives
 Contrôle de concordance comme la réconciliation de soldes, justificatifs,
comparaison de listes, confirmations bancaires, inventaires, etc.
 Mise en place d’indicateurs, de norme de base
 Etc.

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Le périmètre du contrôle interne


Le périmètre du contrôle interne s’applique aux
domaines suivants :
 Les états financiers
 Bilan
 Annexes
 Compte de fonctionnement et d’investissements
 La gestion de la trésorerie
 La gestion du personnel
 L’octroi, le suivi, le contrôle et l’examen des subventions
 L’acquisition et la gestion des participations financières
 Les prestations délivrées par l’Etat de Vaud

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Les acteurs du contrôle interne


 Le Conseil d’Etat s’assure de la mise en place du contrôle
interne
 Les départements et les services sont responsables de la
mise en œuvre du contrôle interne (article 16 let. e Lfin) et
l’intègrent, d’une manière générale, dans leurs processus
opérationnels.
 Le Département en charges des finances émet des
directives de portées générales et apporte un appui aux
Unités financières départementales (UFD)
 L’auditeur interne (CCF) évalue les processus de gestion et
de contrôle mis en place par les services.
 L’organe de révision externe (CCF) tient compte du
contrôle interne lors de la détermination des opérations de
vérification

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Situation actuelle du Système de contrôle interne


 Le contrôle interne s’effectue actuellement au travers
des lois, des règlements, des directives et autres
instructions
 Le système de contrôle interne à l'Etat de Vaud est
lacunaire
 La formalisation écrite des processus de contrôle et la
traçabilité ne sont pas garanties
 L'hétérogénéité des différents outils et des sources
d'information financière est un frein à la mise en
œuvre d’un contrôle interne efficace

Risque : erreur majeure ou malversation

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Situation projetée du système de contrôle interne


 Formalisation des procédures de contrôles par les services
(par exemple : instructions sur les compétences, les
signatures, conditions d’octroi, traçabilité des contrôles)
 Validation et consolidation des procédures auprès des UFD
qui peuvent également émettre des instructions internes
propre à leur département.
 Chaque modification de loi, de règlement, de directive doit
intégrer la notion de flux et de contrôle interne
 Le Département en charge des finances émettra une
directive de portée générale sur la mise en application du
contrôle interne

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Conclusions
 Le système de contrôle interne doit faire partie de la culture
et de la philosophie de l’Etat de Vaud
 Le Conseil d’Etat s’assure de la mise en place du contrôle
interne
 Les départements et les services sont responsables de la
mise en œuvre du contrôle interne
 La formalisation écrite des processus et la traçabilité du
contrôle doivent être garantis
 Le contrôle interne permet d'anticiper les risques et de
fiabiliser les informations financières
 Le contrôle interne est régulièrement ajusté en fonction de
l’évolution des risques