Caso: El Manual de Políticas Contables … más allá de la NIC 8

Juez de la orden: Usted ha sido acusado de exhortar a los colegas contables de diseñar e implementar un
Manual de Políticas Contables (en adelante nos referimos al mismo como el "Manual") en la Compañías que
laboran o asesoran.
Son seis colegas que han expuesto sus razones del por qué consideran innecesaria su elaboración, y me
gustaría que las escuchara:
a) No creo que sea necesario elaborar el manual, todo los registros ya los sabemos de memoria. El papel está
de más.
b) El sistema ya tiene configurado todos los tipos de registros contables, no necesitamos un manual.
c) Las políticas contables son iguales en todas las Compañías, por eso entenderíamos que no es necesario
contar con un manual.
d) Las políticas contables están en el "Informe de Auditoría", ya para qué un manual
e) Los auditores son quienes elaboran las políticas contables, ya que son ellos los que hacen el "Informe de
Auditoría"
f) Nadie nos había mencionado que debíamos contar con un manual, vamos a pedir a un consultor externo
que lo elabore.

Con la debida anticipación se le notificó a usted, para que con la ayuda, o no, de un abogado, pueda dar los
respectivos descargos a la acusación, y poder cerrar este caso.

Acusado: Con cargo a nuestra experiencia, podemos aseverar que muchas empresas en el Perú (y
seguramente en Latinoamérica) no han diseñado e implementado un Manual; y sí, las razones que usted ha
compartido señor juez, coinciden con las muchas que hemos escuchado.

En las siguientes líneas, vamos a refutar cada una de esas razones, para que usted señor juez y toda la
población contable, puedan tener la certeza absoluta, de que el Manual no solo es un documento que emboza
textos largos y aburridos compuestos por los párrafos más extensos aun de las NIIF, sino que constituye, por qué
no, una hoja de ruta para el responsable contable en una Compañía:

a) No creo que sea necesario elaborar el manual, todo los registros ya los sabemos de memoria. El
papel está de más.

El Manual es un documento que va más allá de compilar el tratamiento contable de las operaciones que efectúa
una Compañía, su estructura puede incluir entre otra información relevante, lo siguiente:
i. Fechas clave para el proceso de preparación y presentación de la información financiera: fechas
de corte para la recepción de documentación necesaria para los cierres, por ejemplo: fechas límite para la
recepción de facturas de proveedores de bienes y servicios; fechas en la que las diversas áreas tienen
que informar acerca de todos los eventos que puedan tener impacto en la información financiera; fecha en
la que la información financiera tiene que estar a disposición de la gerencia para su emisión; fechas de
aprobación por parte de los encargados del gobierno corporativo (Directorio y Accionistas); fechas de
reporte a empresas controladoras (matriz); fechas de reporte a algún ente regulador; etc.

ii. Marco contable y financiero aplicable a la Compañía: si bien es cierto, estos argumentos están
basados en NIIF, es importante aclarar que no todas las Compañías deben usar como marco contable y
financiero dichas normas, ya que, o son entidades que pertenecen a un sector específico, para las cuales
existe un ente regulador que norma las prácticas contables; o se trata de una entidad del sector público
(gubernamental) para cual se están aplicando hoy en día en algunos países, las Normas Internacionales
de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)(1). Tenemos por ejemplo a las entidades financieras
supervisadas por la SBS, las cuales aplican las normas de dicho ente regulador, y en ausencia de alguna
norma para un tratamiento en particular, se aplicarán las NIIF. Las empresas y entidades
gubernamentales, aplican las normas establecidas por la Dirección General de Contabilidad Pública, las
NICSP y otras normas establecidas en forma autónoma. Por lo dicho anteriormente, es importante que se
analice, se defina y se documente el marco contable y financiero aplicable.
iii. Políticas contables significativas - aunque por el orden de prelación, deberíamos ponerla como
punto (i) -: Podríamos dar la razón en el sentido de que no dudamos de que los registros contables los
puedan saber de memoria, y más si usamos unos códigos de cuenta, que nos ayuda hacerlo; sin
embargo, estamos en tiempos en donde las Compañías cada vez apuntan a realizar transacciones poco
ordinarias, poco a poco las transacciones que datan de décadas en otros mercados, están
desarrollándose en nuestros país, transacciones como: instrumentos financieros derivados (explícitos e
implícitos), emisiones de deuda convertibles, operaciones de préstamos indexados a un activo financiero
derivado y no derivado, combinaciones de negocios en el país o en el extranjero, etc. Esto nos deja el
mensaje de que no siempre tendremos las mismas transacciones, y el reto es estar preparados para las
nuevas que, insisto, son cada vez más complejas. El seleccionar una política contable, va más allá de
copiar y pegar párrafos de las NIIF (o del marco aplicable), esto lo abordaremos más adelante.

#LasNIIFyLasAuditoríasSíVan
iv) Información a revelar y nuevos pronunciamientos contables: recordemos que la información
financiera no solo se refiere a los Estados Financieros (EEFF) que conocemos, comprende toda la
información complementaria, explicativa o adicional, que son incluidas en las Notas a los EEFF, por ello
es que las NIIF establecen no solo el tratamiento contable de las operaciones, sino que también, detalla
toda la información a revelar, justamente en las mencionadas notas; por lo tanto, señor juez y estimados
colegas, el Manual debe incluir dicha información. Por otro lado - y seguramente se me añadirá esto
como acusación - el trabajo no termina elaborando el Manual por primera vez, no señores, este Manual
debe ser actualizado por lo menos con periodicidad anual, porque como ya es de público conocimiento,
las NIIF, van modificándose, en función a las exigencias de los mercados y las nuevas transacciones,
nada más por mencionar por ejemplo: el 2018 entra en vigencia la NIIF 9 "Instrumentos Financieros", que
reemplaza a la actual NIC 39; la NIIF 15 "Ingresos procedentes de contratos con clientes" que reemplaza
a todas las NIIF de Ingreso; si desean más información sobre los cambios, en la página del regulador
IASB, pueden accederla sin ningún problema ni costo. Así como existen varias versiones del Manual de
Operaciones y Funciones (MOF) u otro manual, ni más ni menos importante, habrán versiones del
Manual.

v) Sistema de control interno sobre la información financiera: vamos a soportar la inclusión de esta
información en el Manual, aplicando el Enfoque COSO(2), al que estamos acostumbrados como todo
auditor, permítanme por favor proyectar la siguiente imagen:

Evaluación de riesgo Actividades de control

Identificar todos los riesgos a los cuales se expone el
proceso de generación de información financiera, como
por ejemplo:
a) Ingreso de registros manuales
b) Ingreso de registros en días/horarios fuera de lo
habitual.
c) Determinación de estimaciones contables
d) Integridad y exactitud de la información ingresada a
los sistemas
e) Vulnerabilidad para modificar cifras de la
información financiera
Diseñar actividades de control enfocados a
mitigar/atenuar los riesgos identificados. Considerando
el mismo orden, podríamos sugerir:
a) Accesos restringidos para ingresar asientos
manuales
b) Alertas en el sistema o elaboración de reportes
sobre el historial de modificaciones.
c) Informes que sustentan la determinación de la
estimación, con la firma de la gerencia competente.
d) Conciliaciones al 100% o nivel de muestreo para
validar información operativa versos saldos
contables.
e) Acceso restringidos o bloqueos

Ambiente de control

Para que un sistema de control interno funcione y

cumpla los objetivos trazados, todos los componentes
deben estar interactuando y ejecutándose de manera
eficiente.

Por más que se haya diseñado las mejores actividades

de control y no tengamos al personal concientizado en
que su ejecución conlleva a lograr los objetivos de la
compañía, para que esta pueda ser sostenible en el
tiempo, pues, todo será como decimos en nuestro país,
solo un saludo a la bandera. Esto no es tan sencillo
como parezca, pero se tiene que lograr con la
participación de los encargados del gobierno y la
inversión de tiempo en capacitación y orientación, hacia
toda la organización.

Información y comunicación Actividades de monitoreo

Todo el sistema de control interno diseñado
(debidamente documentado) debe ser comunicado a
todo el personal competente (área contable y no
contable) que interactúan para la preparación de la
información financiera. Asimismo, cumple un rol
fundamental el área de sistemas, puesto que la
información financiera hoy en día, además de la
ejecución de actividades de control, dependen de su
adecuada y oportuna asistencia.
Como parte del plan de trabajo del Auditor Interno (o
quien ejecute la labor de monitoreo en la compañía),
consideramos que debe incluir la supervisión y
monitoreo del sistema de control interno sobre la
información financiera, puesto que ello ayudará a
generar mayor confianza en la información financiera,
muy al margen de que el auditor externo lo toma en
consideración como parte de sus procedimientos de
acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría
(NIA)(3).

Fuente:
Elaboración propia. No es una aplicación exhaustiva del Enfoque COSO. #LasNIIFyLasAuditoríasSíVan
Y con relación a que el papel está de más; como auditores, siempre nos han consultado acerca de si los
manuales, políticas, directivas, o cualquiera normativa interna que conduzca a las Compañías a un adecuado
sistema de control interno, tienen que ser impresos en papel físico o bastaría con tener el archivo, como por
ejemplo en una extensión WORD o PDF; nuestra respuesta es sencilla; no importa si el documento se imprime o
no, no importa si lo haces incluso en PPT; lo único que importa, es que el documento se ha enviado a todas las
personas competentes, o su acceso es de fácil y rápida ubicación; y sobre todo, que tengamos la seguridad de
que ese documento ha sido leído y asimilado. Porque (y enfatizamos nuevamente) por más normativa que se
haya diseñado, e incluso con los mejores expertos o consultores, ésta no se llegará a implementar y ejecutar, si
es que no se ha informado y comunicado debidamente. Lo que en términos técnicos aplicando el Enfoque
COSO, sería: Si las Actividades de Control (incluidas en los manuales, políticas o directivas), no se llegan a
Informar y Comunicar, éstas, no cumplirían sus objetivos; y si el personal que tiene ejecutar dichas actividades de
control, no está concientizado, es decir no existe Ambiente de Control, tampoco se cumplirían los objetivos.
b) El sistema ya tiene configurado todos los tipos de registros contables, no necesitamos un manual.

Es cierto que cada vez más compañías están automatizando sus procesos, entre ellos los relacionados a la
generación de información financiera; sin embargo, y como lo mencionamos en el punto ii) anterior, pueden que
estén configuradas las operaciones comunes, pero en cualquier momento pueden realizar operaciones nuevas y
completas, que conllevarán a que se tengan que efectuar registros manuales - así no lo queramos - entonces,
para ello, debiera existir un manual que: 1) documente todo el proceso de registros manuales y 2) prescriba el
tratamiento contable de dichas operaciones.

c) Las políticas contables son iguales en todas las Compañías, por eso entenderíamos que no es
necesario contar con un manual.

Señor juez y público presente, seré un poco enérgico en lo que voy a decir: es inaceptable que manifestemos, es
más, que aseveremos que las políticas contables son iguales para todas las Compañías, es como decir que
todas tendrían la misma estimación de vidas útiles para sus activos fijos o intangibles; que todas las empresas
estimen como moneda funcional el dólar; que todas utilicen el modelo de revaluación para todos los activos fijos o
intangibles; que todos los arrendamientos sean operativos y no financieros; que todos reconozcan el mismo
porcentaje de estimación por deterioro para sus cuentas por cobrar; que todos los ingresos sean reconocidos en
base al grade de avance; y así podríamos seguir poniendo ejemplos de lo que llamaría un "pecado contable".
Cada política contable que seleccione una Compañía, responde a sus necesidades, a su contexto y sobre todo al
criterio de cada gerencia basado en las NIIF. De lo contrario señor juez, no estaríamos malgastando nuestro
valioso tiempo en este proceso, y simplemente el ente IASB hubiera elaborado un único Manual para todas las
Compañías.

d) Las políticas contables están en el "Informe de Auditoría", ya para qué un manual

Antes de centrarme en esta "razón", permítanme solo aclararles que, si bien es cierto - incluso los auditores - nos
hemos acostumbrado de nombrar al informe financiero (aquel que incluye los EEFF, notas y el dictamen del
auditor) como el "Informe de Auditoría", en realidad, el informe de auditoría, únicamente comprende el dictamen.
Así es, cuando ustedes dan lectura al denominado "Informe de Auditoría", no es que lo elabore el Auditor, de
todas las decenas de páginas que conforman el informe, solo las dos o tres primeras que componen el dictamen,
es responsabilidad y competencia del Auditor. Creo que está de más mencionar que toda la información
financiera es de responsabilidad de la gerencia de la Compañía, pero para que no queden cabos sueltos,
considero que debe también incluirse como parte de mi defensa.
Dicho lo anterior, en parte es cierto señor juez que las políticas contables se incluyen en el "Informe de auditoría",
en parte porque, si nos se ceñimos a lo que el Manual debiera contener, es decir lo que mencionamos en el
punto a), solo estaríamos incluyendo la parte relacionada a la selección de políticas contables, y no toda la
información requerida y sugerida; es más, solo se considera un resumen de dichas políticas, más no se están
incluyendo las dinámicas detalladas que si debiera estar en el Manual. Ahora, tampoco quiero decir señor juez,
que todo el manual debe estar incluido en el informe, pues no, porque imagínese cuantas páginas tendría, ya
suficiente con lo que actualmente comprende; recordemos que como parte de los principios para la presentación
de información financiera, es la relevancia y la comprensibilidad. Por consiguiente señor juez, no consideramos
que el Manual pueda ser reemplazado o homologado con lo que figura en el informe.
Juez de la orden: Acusado ¿Le queda mucho por argumentar? Porque en unos minutos inicia un nuevo
proceso, y temo complicar los tiempos.
Acusado: No señor juez, ya estoy por terminar

e) Los auditores son quienes elaboran las políticas contables, ya que son ellos los que hacen el "Informe
de Auditoría"
Creo que esta razón ya se hace más fácil refutar con lo que acabo de mencionar acerca del "Informe de
Auditoría". Nuevamente, y para que no queden dudas, de todas las páginas que comprende dicho documento,
solo las dos o tres primeras páginas le competen al auditor, el resto es de la Compañía. Podemos deducir con
esto señor juez, que las políticas contables no son del auditor.
#LasNIIFyLasAuditoríasSíVan
f) Nadie nos había mencionado que debíamos contar con un manual, vamos a pedir a un consultor
externo que lo elabore.
Y tampoco lo dicen explícitamente las NIIF señor juez, pero espero que con los descargos que se vienen
haciendo, la exigencia u obligatoriedad sea ya implícita. Aunque, para nadie es un secreto comentar, que si no
existe obligación formal, se nos es complicado cumplir con algún requerimiento, o en todo caso, quizá sea una de
las alternativas de solución para elaborar el Manual - claro, sí es que al final del caso salgo libre de culpa - como
se hizo en el sector financiero, en donde su regulador (la Superintendencia de Banca y Seguros y AFPs/SBS)
obligó a las entidades financieras a elaborar el Manual de Políticas Contables, el cual debía ser aprobado incluso
por el Directorio. Esperemos no llegar a ese extremo.

Finalmente señor juez, y con esto termino; en adición a los argumentos expuestos para refutar cada una de las
razones o excusas del por qué los contables se niegan a elaborar el Manual, creo que quizá se deba sumar el
temor a ser reemplazados.

Señor juez: Señor acusado, puede ser más claro.

Acusado: Claro señor juez: Por ejemplo, seguramente habrán escuchado a algunos gerentes o propietarios de
Compañías decir: si renuncia mi contable no sé que haré, él es el único que sabe como hacer las cosas, nadie
más que él sabe los secretos de como se lleva nuestra contabilidad, no quiero ni si quiera imaginarlo. Entonces,
yo me cuestiono: ¿las Compañías deben de experimentar tal dependencia', o en realidad el contable debe
marcar la diferencia más de allá del cómo lo hace, del como realmente quiere ayudar a gestionar la información
financiera en la Compañía.

Nada más que decir por el momento señor juez y estimados colegas, espero muy paciente sus comentarios y
veredicto final.

(1) Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) son normas emitidas por Consejo de Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (International Public Sector Accounting Standards Board/IPSASB) de la Federación Internacional de Contadores
(International Federation of Accountants/IFAC).

(2) En los coloquios diarios de la actividad profesional, entendemos al Enfoque COSO, al Marco Integrado de Control elaborado por Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

(3) Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) son normas emitidas por Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento
(International Auditing and Assurance Standards Board/IAASB) de la Federación Internacional de Contadores (International Federation of
Accountants/IFAC).

(4) Imagen: Propia, Laguna de Humantay, Cusco, Perú. Ms. CPCC. Alex Cuzcano