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Conduite et gestion de

projet
Comment structurer, conduire et gérer un
projet

David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)


David Gbedemah, ITF 151 (JCI France) 1
PRESENTATION

 Prénom
 OLM / ONM
 Fonction JCE
 Profession
 Expérience de conduite ou de participation à un projet : Oui/Non

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VOS ATTENTES
?????????????

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OBJECTIF PÉDAGOGIQUE

A l’issue de la formation les participants seront capables de:


- structurer
- conduire
- gérer
un projet selon une méthode définie.

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Le déroulé de la formation
1. Définition de l’environnement projet

2. Le rôle des acteurs du projet

3. Les principaux livrables dans la gestion de projet

4. La gestion de la planification d’un projet

5. La méthode « 3P »

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Activité : Que vous évoque la « gestion de
projet » ?

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Quelques termes à définir…
• Qu’est ce qu’un projet ?
• Qu’est ce qu’un objectif ?
• Qu’est ce qu’un chef de projet ?
• Quels sont les avantages de la gestion en mode projet ?
• Qui sont les acteurs d’un projet ?
• Comment gérer le risque ?
• Etc ……

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Qu’est ce qu’un projet ?
• C’est une façon particulière de traiter un problème ou
un sujet, elle repose sur l’anticipation.

• Un projet est borné par des objectifs, qui imposent des


contraintes de réalisation.

• Un projet a toujours un début et une fin

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Qu’est ce qu’un projet ?
Exemples de grands projets historiques :

– Le débarquement en Normandie
– Le lancement de la fusée Ariane
– Apollo
– Etc……

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Qu’est ce qu’un projet ?
BESOINS

OBJECTIFS

COMMANDE PROJET PRODUITS

RESSOURCES

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Qu’est ce qu’un objectif ?
• Un objectif est une contrainte que l’on va imposer au
projet afin qu’il se réalise dans un cadre donné.
• Un projet comporte 3 niveaux d’objectifs:
– Les objectifs de qualité
– Les objectifs de temps Qualité
– Les objectifs de coût.

Coût Temps
Performance

• Un objectif est toujours SMART.


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Qu’est ce qu’un objectif SMART ?
SPECIFIQUE
4Suffisamment précis
4Formulé positivement

TEMPOREL
4Limité dans le temps
4Révisable

MESURABLE
OBJECTIF 4Critères internes ou
externes
REALISTE 4Quantitatif / Qualitatif
4Prise en compte de la
situation actuelle
4Intégration du contexte de ATTEIGNABLE
l’objectif
4Ambitieux, suppose un
effort, un engagement
4Est-il motivant ?

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Qu’est ce qu’un chef de projet ?
• C’est celui qui est désigné et qui s’engage à
organiser et à fédérer les ressources :
– Humaines
– Matérielles
– Financières
– Temporelles…

Afin d’atteindre les objectifs définis.

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C’est quoi un
chef de projet ?

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Qui sont les acteurs du projet ?

En dehors du chef de projet :


• Le demandeur : le commanditaire,
• Les experts,
• Les ressources.

L’équipe de projet idéale est hétérogène


(Le réalisateur, Le guide, L’ancien, Le sage, Le créatif)

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Les avantages de la gestion en mode projet ?
• Cela permet de donner un maximum de chances
voire toutes les chances au projet d’aboutir.

• L’état d’esprit d’un projet :


– Travailler en équipe
– Être transparent
– Avoir des objectifs SMART
– Mesurer et accepter les risques
– Rechercher la performance

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Comment gérer le risque ?
 Identifier les risques tout au long du processus

 Recenser l’effet ou l’impact du risque avéré

 Mesurer et pondérer les risques identifiés (AMDEC, . ..)


 Repérer les risques majeurs

 Réaliser l’analyse causale des risques majeurs

 Mettre en place des moyens de couverture des risques


majeurs.

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Activité :
Etude des outils d’un projet => Quelques livrables
• La formulation de la commande => La commande
• La fixation des objectifs => La note de cadrage
• La communication => Le plan de communication
• La planification des coûts => Le planning et budget détaillés
• L’analyse des risques => La grille d’analyse des risques
• La conduite de réunion => Le compte rendu de réunion
• La revue de projet => Le compte rendu de revue de projet
• La présentation du projet => La fiche de reporting
• La gestion des tâches et reporting => La grille de bilan
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Une pause s’impose

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Activité A :
VOYAGER AVEC DES MEMBRES DE SON OLM :
Quelles sont les bonnes questions à se poser pour organiser
une journée de sortie avec les membres de son OLM ?

• 3 Post-it / personne
• 1 idée / post-it
• 3 mots maxi / post-it
• Ecrire en MAJUSCULE

5 min de préparation

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Activité B :
Vous venez de finir brillamment un projet. En tant que chef
de projet, vous êtes chargé par votre direction d’organiser
un évènement convivial pour remercier votre équipe projet.
Quelles sont les 3 premières questions à se poser pour
organiser cet évènement ?
• 3 Post-it / personne
• 1 idée / post-it
• 3 mots maxi / post-it
• Ecrire en MAJUSCULE

5 min de préparation
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Les 7 bonnes questions de base d’un chef de projet

Le « Q-Q-O-Q-C-C-P »
1. QUI : quels sont les acteurs du projet ?
2. QUOI : quelle est la mission, en quoi consiste le projet ?
3. OÙ : quel est le lieu ou les lieux concernés par le projet ?
4. QUAND : quelles sont les dates de début, de fin ?
5. COMMENT : quelles sont les modalités de réalisation ?
6. COMBIEN : quel est le coût ou le budget du projet ?
7. POURQUOI : quel est l’objectif ou la finalité du projet?

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Activité : Déballage

Quelles sont les techniques


ou outils de gestion de projet
que vous connaissez ?

5 min d’échanges

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Des exemples de techniques et outils de gestion de projet
• PERT : Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de
visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c'est
un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project)
evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d'évaluation et
d'examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration
et de mise à jour de programme » ; c'est également un jeu de mots avec l'adjectif
anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ».

• GANT : Le diagramme de Gantt est un outil utilisé (souvent en complément d'un


réseau PERT) en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser
dans le temps les diverses tâches liées composant un projet (il s'agit d'une
représentation d'un graphe connexe, valué et orienté). Il permet de représenter
graphiquement l'avancement du projet

• MS PROJECT : Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par


Microsoft. MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer
le suivi des projets pendant leur réalisation. Project permet ainsi au chef de projet
d’assurer une gestion de projet professionnelle, et ainsi garantir le respect des
délais et du budget.

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La méthode « 3P »
3 phases pour 1 méthode

La méthode « 3P »

Fabriquer

1 2 3

Préparer Piloter Progresser Temps

le produit

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PHASE 1 : PREPARER
La méthode « 3P »

Fabriquer

1 2 3

Préparer Piloter Progresser Temps

le produit

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PHASE 1 : PREPARER en 7 étapes

RISQUES
 
COUTS VALIDATION

PREPARER

PLANNING COMMANDE


COMMUNICATION OBJECTIFS


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PHASE 2 : PILOTER
La méthode « 3P »

Fabriquer

1 2 3

Préparer Piloter Progresser Temps

le produit

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PHASE 2 : PILOTER en 2 étapes

REALISE 

PREPARER PILOTER

REPORTING

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PHASE 3 : PROGRESSER
La méthode « 3P »

Fabriquer

1 2 3

Préparer Piloter Progresser Temps

le produit

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PHASE 3 : PROGRESSER en 1 étape

PREPARER PILOTER PROGRESSER

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3 phases pour 1 méthode :
CONCLUSION DE LA METHODE

6 8

5 7
Risques

Réalisé
Co n
ût t io
a
s lid
Va

4 Planning P1 P2 P3 Bilan 10

i on Co
cat m
m
i an
un
Objectifs

de Reporting
m
C om
3 1

2 9

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Activité : Travail en sous-groupe
EXEMPLE DE PROJET

Organiser un voyage des


membres de ton OLM pour
participer au prochain congrès
mondial JCI.

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Conduite et gestion de projet
Comment structurer, conduire et gérer un projet

Les 10 points à retenir

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Les 10 points à retenir (1/2)
1. Un projet est un ensemble fini qui a un début et une fin.
2. Le chef du projet s’engage sur l’atteinte des objectifs.
3. 80% des échecs sont liés à des objectifs pas clairs ou à
des rôles mal définis.
4. Le triangle de la performance est composé des objectifs
de Qualité, de Coût et de Temps.
5. L’état d’esprit d’un projet doit être centré sur l’état
d’esprit d’équipe et l’atteinte des objectifs.

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Les 10 points à retenir (2/2)
6. La gestion de projet nécessite la mise en œuvre des
techniques de gestion de temps, de gestion des
ressources humaines.
7. Il vaut mieux peu de ressources pour un projet que
beaucoup de ressources partagées avec d’autres
projets.
8. Tous les acteurs du projet ont un rôle important.
9. La documentation est primordiale.
10. Le temps passé sur un projet est un gain de temps pour
les projets suivants.

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EVALUATION
QU’EN PENSEZ - VOUS ???

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