DIPLOMA GESTION ESTRATEGICA

DE ABASTECIMIENTO

ABASTECIMIENTO DE SERVICIOS

Profesor: Antonio Barreda Toledo

2017
 Outsourcing 3.0

 
× Definición y Marco General de la Gestión
• Ventajas y desventajas
• Tipos del Outsourcing
• objetivos
× Estrategia de Tercerización (Cuánto Y Cómo)
• Segmentación de los servicios a Tercerizar
• Etapas de la tercerización
× Rol del comprador
× Valor Agregado

2 Antonio Barreda Toledo

 Outsourcing 3.0

Accionistas
Innovación Proveedores
Hay que matar al
RRHH proveedor y luego …
sorprendentemente ha
ebitda
Clientes muerto

Empresa
Costos Abastecimiento
Sostenibilidad,
Siempre suben riesgos, margen
Innovación
Entorno Perfil del
Competencia Leyes, economía, mundo comprador
¿Qué estarán haciendo?
Precios finales.. Procesos
Siempre bajan Palancas
para reducir
costos
(sostenibles)

3 Antonio Barreda Toledo

 Definición y Marco General de la Gestión

Es forma mediante la cual las empresas traspasan a un tercero especializado alguna

Definición actividad, que no forma parte del negocio central de la empresa,.

•Permiten transparentar, reducir y controlar los costos del proceso o función que se tercerice
•Las inversiones y los recursos pueden ser dedicados al objetivo principal de la empresa.
•Se accede a tecnología .
Por que •Se accede a mano de obra especializada (Know How)
utilizar •Permite innovación
Outsourcin •Manejo de productividad sin aumentar la planta propia
g •Calidad

•En la duda de qué externalizar, el límite está dado por aquellas funciones propias
del negocio de la empresa o con alto valor estratégico. En este sentido, debe
diferenciarse entre lo estratégico y lo crítico: lo primero se refiere a la existencia de
Que ventajas sostenibles en el largo plazo que permiten el desarrollo del negocio, y lo
tercerizar segundo, a funciones necesarias para la operación de la empresa pero que no
constituyen necesariamente ventajas en el largo plazo.
4
 Qué Desventajas Tiene el Outsourcing?

¿
• Problemas de calidad de los trabajos efectuados
Calidad • Personal no competente en los servicios operacionales
• Alta rotación y baja calidad del personal contratista

• Incumplimiento de obligaciones laborales

• Incumplimiento de plazos
Capacidad • Escasez de recursos calificados para afrontar
mayor volumen de trabajo

• Incremento del riesgo de accidentes en seguridad laboral

• Potencial contingencia laboral
Riesgos • Alto riesgo operativo por quiebra de las EECC

• Márgenes económicos negativos o muy bajos

Salud de las • Poca capacidad de gestión de las empresas
EECC • Baja capacitación y compromiso del personal
• Inversiones en equipamiento y crecimiento muy limitados

Económicos • Tendencia al incremento de costos totales vs. Costos unitarios

5
 ¿Qué Beneficios Tiene el Outsourcing?

• Como herramientas para Control de costos

• Las inversiones y los recursos pueden ser dedicados al objetivo
Costos principal de la empresa.
• Reducción de costos

• Mejor manejo en la variabilidad de la demanda

Producción • Aumenta capacidad de producción
• Recurso Humano especializado (Know How)

• Tiempos de respuestas
Calidad
• Acuerdos de niveles de servicio

• Focalizar los incentivos en variables relevantes para el negocio

• Innovación
otros • Acceso a tecnología
• Mejora continua de los procesos

6
 Principales Variables para evolucionar a un
Modelo eficiente de Tercerización

Diferencias
 Alineación de los intereses de las empresas
con la E° colaboradoras con los valores e identidad de
contratista
la empresa

Relación
de largo  Relación Sostenible con Empresas Contratistas
Plazo

Análisis de  Reducción de costes totales vs. costes

costos
unitarios

7
 Alineación de Intereses de las
EECC y la relación a Largo Plazo

Diferencias  Alineación de los intereses de las empresas colaboradoras con

con la E°
contratista los valores e identidad de la empresa

Calidad Empresa
Mandante

Empresa
Contratista

Misión de la empresa Mandante

• Control (autocontrol)
• Información (mercado, costos, etc)
• Negociación efectiva
a •
•
Plan de desarrollo (competencia)
Planificación
Desalineación • Contratos equilibrados
de Valores y
Objetivos
empresariales
Relació
Rentabilidad n de
largo
Plazo
8
 Análisis de Costos

Análisis de Reducción de costes totales vs. costes unitarios

costos

 Análisis de costos

 Estudio de mercado (competencia)

 Conocimiento del proceso productivo

9
 Aspectos Legales

LEY 20.123
Diario Oficial de 16.10.2006

Del Trabajo en Régimen de Subcontratación.

Del Trabajo en Empresas de Servicios Transitorios

Chile

10
 OBJETIVOS DE LA LEY

 Diferenciar entre la externalización socialmente legítima y

económica de aquella destinada a transgredir o transferir
obligaciones y riesgos propios detrás de una figura de
terceros .
 Formalización de las relaciones laborales

 Reforzar las normas relativas a Higiene y Seguridad con el

objeto de que se proteja eficazmente la vida y salud de los
trabajadores, cualquiera sea la dependencia de éstos ,
que laboren en una obra , empresa o faena de la empresa
principal .

11
 Concepto de trabajo en régimen de
subcontratación

 Trabajo en régimen de subcontratación, es aquél realizado

por una empresa contratista o subcontratista, cuando éste en
razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar,
obras o servicios por su cuenta y riesgo
 Con todo NO quedarán sujetas a las normas de este Párrafo
las obras o servicios que se ejecutan o prestan de manera
discontinua o esporádica.

12 Art. 183- A
 Responsabilidad Solidaria de la Empresa
Principal

 La empresa principal será SOLIDARIAMENTE responsable

de las obligaciones laborales y previsionales que afecten
a los contratistas o subcontratistas.

Derechos del Trabajador

 El trabajador, al entablar la demanda en contra de su
empleador directo, podrá hacerlo en contra de TODOS
aquellos que puedan responder de sus derechos.

13
 Derechos de la Empresa Principal

 Derecho a ser informado

 Derecho de Retener los estados de pago a favor de los
contratistas.

Responsabilidad Subsidiaria de la Empresa Principal

 Si la empresa principal hiciere uso del derecho a ser

informado y del derecho de retención responderá
SUBSIDIARIAMENTE de aquellas obligaciones laborales y
previsionales

14
 Análisis y conclusiones

• Parece Extraño que aparezca Aprovisionamiento en los procesos de

tercerización, pero el grado de complejidad y transparencia que exige la
Conclusiones gestión para agregar valor a la empresa, que lo requiere

• Para vender bien, hay que producir bien y para eso hay que comprar bien.

• No existe mucha literatura ni trabajos relacionados con outsourcing, ya

que es una gestión local y particular de cada negocio…..lo que nos exige una
aplicación especial para que sea exitoso

El Outsourcing es una gestión transversal de la organización, RRHH, Compras, operaciones, etc

El Outsourcing nos obliga a conocer las variables exógenas y endógenas del negocio

RRHH

estructura
El factor que debe definir la
Gastos generales
decisión de tercerizar una
Mayor valor agregado
transporte función es la agregación de
Riesgos valor

Situación Actual Situación con Outsourcing 15

 Análisis de caso

PINE VALLEY CO: (parte 1)

Una empresa canadiense de nombre Pine Valley Company dedicada a procesar el petróleo, usa
en su planta un sistema especial de mantención. El sistema es único en esta industria y
altamente mencionado por todos los expertos. El costo de mantención que tiene la planta es un
20% más económico que las plantas de la competencia, lo que permite ventajas altamente
competitivas en la venta del producto. Durante los últimos años el costo de mantención debido a
la mano de obra (sindicatos, aumentos salariales, beneficios, capacitación, etc) ha aumentado
hasta el punto de que prevé que al cabo de 3 años, la competencia igualará el costo de
mantención de Pine Valley.
Cabe destacar que las otras cinco plantas de la competencia usan el sistema de Outsourcing para
el sistema de mantención, pero a pesar de que el costo ha bajado en los últimos años, están
pensando en volver a la situación In-sourcing, debido a los buenos resultados que tiene Pine
Valley en esta gestión.
La estrategia de Pine Valley CO es comercializar grandes volúmenes, pero a bajo costo
La situación descrita fue presentada al Directorio de la empresa, quien pidió un informe
completo sobre la materia:
Usted es el Gerente General de la Compañía y tiene presentar un informe sobre la materia
¿Qué hacemos?
16
 Estrategias de Tercerización

Estrategias de
Tercerización
× (Cuánto Y Cómo)
• Segmentación de los servicios a
Tercerizar
• Etapas de la tercerización

17
 Tipos de Outsourcing

Recursos Cuando La empresa Mandante solicita Mano de obra para

externos desarrollar labores de la empresa

Contratación de Cuando la empresa Mandante entrega una parte del

Servicios proceso a una empresa especializada

Cuando la empresa Mandante entrega

Tercerización Estratégica una parte del proceso a una empresa
especializada compartiendo los riesgos y
beneficios

Mayor Valor
18
 Impacto en la organización

Gerencias de
Operacionales
RRHH
(Administradores
del contrato)

Fiscalías Abastecimiento
Outsour
cing

Tesorería y
Contabilidades
Finanzas

19
 Que, como y cuánto tercerizar

Segmentación de
Grado de tercerización
actividades

• ¿Qué actividades • ¿Cómo gestionar

Contratar el proceso de ¿cómo gestionar
externamente? contratación de la relación con
• ¿Cuánto las actividades las EECC?
tercerizar? tercerizadas?

20
 Que Contratar externamente

¿Que? • ¿Qué actividades Contratar externamente?

Alta Retener, Comercializar

Realizar Internamente
o Tercerizar Madurez
Ca de la
pa Empresa
cid
ad Mercado

Baja Tercerizar Desarrollar o Tercerizar

Baja Alta
Valoración
21
 Cuánto tercerizar

¿Cuánto? • ¿Qué parte del proceso se debe

tercerizar?

Planificación

Proceso Ejecución

Control

22
 Segmentación de proveedores

Gradodecriticidad

1,0
Monto del Gasto Socio
0,9 estratégico

0,8
Madurez del
Mdo
0,7

Impacto en 0,6
Clientes

0,5

Complejidad Relación
0,4
Transaccional

0,3
Grado deAplicación
1,0 2,0 3,0 4,0

Estrategia
Administraci
de Proceso de
ón del
tercerizació Compra 23
contrato
n
 Ejemplos de segmentación

Ejemplo de Segmentación
Gradodecriticidad

1,0
Actividad
Monto del Socio
Contrato 1
0,9 estratégico
Estratégico
Actividad
2
0,8
Madurez del Actividad
Mdo 3
0,7
Actividad
Impacto en 0,6 4
Clientes

0,5 Actividad
5
Complejidad Relación
Relación
0,4
Transaccional
Transaccional

0,3
Grado deaplicación
1,0 2,0 3,0 4,0
Estrategia
de Administraci
Proceso de
tercerizació ón del
Compra
n contrato

24
 ¿Cómo lo podemos hacer?

Criticidad

COMPRAS
ESTRATÉGICAS

COMPRAS
TRANSACCIONALES

Esfuerzo

Estrategia de Proceso de Administración

tercerización Compra del contrato
 Principales etapas en el proceso de
contratación

Estrategia de Proceso de Administración

tercerización Compra del contrato

• Definición de la • Definición de • Planificación de los

estrategia de Variables relevantes trabajos
tercerización encomendados
• Desarrollo y selección
• Análisis de mercado de EECC • Gestión de la
ejecución y control de
• Definición de costos • Proceso de compra calidad
actuales y futuros
• Proceso de • Control de riesgos y
• Definición de Negociación gestión de crisis
incentivos y
descuentos • Subcontratación • Modificaciones
contractuales
• Análisis del impacto
interno • Evaluación del Proceso

26
 Estrategias de Tercerización

• Qué objetivo se busca con la Tercerización

Definición de la • Innovación tecnológica
estrategia de • Reducción de costos
tercerización • Mayor productividad
• Mejorar la calidad (Tiempos de respuestas)
• Mano de obra especializada (know how)
Análisis de mercado
•Cuanto se va a Tercerizar
Definición de costos • Planificación
actuales y futuros • Ejecución
• Control
Definición de incentivos •Que tipo de Outsourcing utilizaremos
y descuentos • Por HH
• Por servicio
Análisis del impacto • Tercerización estratégica
interno

27
 Estrategias de Tercerización

Conciencia del Gasto

Definición de la
estrategia de
tercerización •Fijación de indicadores (tiempos, %, montos)

•Variaciones y proyección de la demanda

Análisis de mercado •Análisis de Riesgos

Definición de costos •Estrategia de negocio (ingresos o costos)

actuales y futuros

Definición de incentivos
y descuentos • Definición del servicio

Análisis del impacto Como se hace actualmente y como se puede

interno
Gastar Mucho tiempo en esta etapa, marca el éxito
de un proceso de licitación
hacer en forma más eficiente
Análisis de exigencias (es fundamental tener
un pensamiento altamente critico).

Alinear la estrategia de tercerización con la estrategia28del

negocio
 Estrategias de Tercerización

Posibilidad de contratar
Definición de la
estrategia de •Como lo hace el mercado????
tercerización Tendencias, tecnologías,

Análisis de mercado •Que opinan los contratistas

actuales ???? Reuniones informales
Definición de costos que tienen por objeto recoger buenas
actuales y futuros prácticas

Definición de incentivos •Nivel de competencia????

y descuentos
•Market Share????
Análisis del impacto
•Situación económica (pleno empleo????)
interno

29
 Estrategias de Tercerización

Definición de la Conciencia de los

estrategia de
tercerización
costos
Análisis de mercado

Definición de costos
actuales y futuros

Definición de incentivos Es la prueba más exigente que tiene la

y descuentos organización

Análisis del impacto Principalmente intentar determinar el verdadero costo del servicio.
interno generalmente se debe ir a la contabilidad para un análisis completo
Costos ocultos y no reconocidos son el principal problema

Identificar cobros que no corresponden 30

al servicio
 Estrategias de Tercerización

Creatividad y conocimiento del negocio

Definición de la estrategia
de tercerización
•Definición de los incentivos
Análisis de mercado

Definición de costos
actuales y futuros
•Multas y descuentos
Definición de
incentivos y
descuentos
•Momento de la entrega del incentivo
Análisis del impacto
interno

31
 Ejemplo de Incentivo

Servicio : limpieza (hora de inicio a las 20 horas y finaliza 6AM)

RRHH 100 mil por persona
Costos Materiales 40 mil
• RRHH 2 personas= 200 mil
• Materiales = 40 mil
• Total 240 mil
• Margen 10% 24 mil
• Precio 264 mil Costo empresa = 264 mil

Servicio : limpieza (hora de inicio a las 20 horas y finaliza 6AM)

incentivo de un 20% si finaliza a las 24 horas
+ 20% de incentivo 75 mil
Costos
• RRHH 3 personas= 300 mil
• Materiales = 40 mil
• Total 340 mil Precio + incentivo
• Margen 10% 34 mil
• Precio 374 mil Costo empresa =449 mil
 Ejemplo de Incentivo

Servicio : limpieza inicio 20 horas finaliza 6AM

RRHH 100 mil por persona
Costos Materiales 40 mil
• RRHH 2 personas= 200 mil
• Materiales = 40 mil
• Total 240 mil
• Margen 10% 24 mil
• Precio 264 mil

Con precio en mano se ofrece o negocia un incentivo de un 20% si finaliza a

las 24 horas

20% de 264 mil= 53mil Nuevo costo empresa = 317mil

 Estrategias de Tercerización

Capacidades y necesidades internas

Definición de la •Tenemos administradores de contratos????

estrategia de (actividades estratégicas, deben tener un
tercerización administrador por contrato
•Que hacemos con el personal propio que hoy
Análisis de mercado realiza las actividades????
•Podemos controlar la gestión externa????
Definición de costos • Fiscalía
actuales y futuros • RRHH
• Tesorería
Definición de incentivos • Compras
y descuentos
•Manejar la Resistencia al cambio
Análisis del impacto
interno •Know How

34
 Proceso de Compra

Periodo contractual
Inversión
Componente RRHH
Grado Competitividad
Definición de Renovación Tecnológica
Costo del cambio
Variables Variabilidad de la actividad
relevantes
N° de empresas contratistas
Volumen vs. riesgos
Desarrollo y
selección de EECC Indexaciones (inflación, combustible,
fierro, etc)
Proceso de compra Garantías ((seguros, boletas de Garantías,
retención )
Proceso de • Fiel cumplimiento de contratos
Negociación • Materiales
• RRHH
Subcontratación • Anticipos
Seguros (R civil, accidentes, generales,
transportes,
Otras (plazo de pago,
35 etc, etc
 Proceso de Compra

•Apoyo a las empresas contratistas

(gestión empresarial, seguridad laboral,
tributario, finanzas, etc
Definición de Variables
•Hay empresas que puedan
relevantes
hacer el servicio????
Desarrollo y •Calificación de las empresas
selección de EECC Contratistas
• Experiencia
Proceso de compra • Capacidad financiera
• estructura organizativa
• Seguridad laboral
Proceso de • Cumplimiento de obligaciones laborales
Negociación
•Desarrollo de EECC (planes pilotos,
financiamientos)
Subcontratación
•Selección de las EECC, en función de la
definición del servicio (constructoras, •El tamaño de la empresa debe ser
ingeniería, servicios, integración de proporcional al riesgo que el servicio
servicios representa
36
 Proceso de Compra

•Tiempo para licitar

•Información entregada a las EECC
• Lo que más se pueda
Definición de Variables • Simple, clara y real
relevantes • Consultas y respuestas
• Reuniones aclaratorias
Desarrollo y selección •Varios Proveedores para garantizar un
de EECC precio de mercado
•Costo Esperado (apertura de sobre)
•Calificación técnica Flexible
Proceso de compra

Proceso de
Negociación

Subcontratación

37
 Proceso de Compra

Proveedores Información

Tiempo Ahorro Mercado

(Agregación de valor)

Analisis de Exigencias
precio
38
 Control de resultado

Proveedor
es

Ahorro
Tiempo Costo
adecuado esperado

Informac
exigencias Comunicación
ión

$$$$$$$ $$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

39
 Control de resultado

compe
ncia
te

A ho r ro

50%
$$$$$$$
$$$$$$ $$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

Valor Esperado Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

40
 Control de resultado

Compete
ncia

Tiempo
adecuad Costo
o
esperado

exigenc
ia s
Informa

Ahorro
ción
Comun
icación

- 50%

$$$$$$ $$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

41
 Control de resultado

$$$$$$$

$$$$$$$

Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

42

42
 Control de resultado

$$$$$$$

$$$$$$$
$$$$$$$

Valor Esperado Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

43

43
 Control de resultado

$$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

44
 Control de resultado

$$$$$$$

$$$$$$$ $$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

Valor Esperado Oferta Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

Ctta actual
45

45
 Control de resultado

$$$$$$$
$$$$$$$
$$$$$$$$
$$$$$$$
$$$$$$$

Valor Esperado Oferta Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

Ctta actual
46

46
 Control de resultado

$$$$$$$

$$$$$$$ $$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

Valor Esperado Oferta Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

Ctta actual
47

47
 Control de resultado

$$$$$$$ $$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado Oferta Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

Ctta actual
48

48
 Control de resultado

$$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

$$$$$$$ $$$$$$$$

Valor Esperado Oferta Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

Ctta actual
49

49
 Proceso de Compra

PREPARACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN
(fuera de la mesa)
Definición de
Variables Que tipo de tercerización es
¿transaccional o Estratégica? (electrónica
relevantes
o personalizada)

Desarrollo y Quienes son mi contraparte (lideres del

mercado, nuevo, en desarrollo) que
selección de EECC
calificación técnica tiene

Proceso de compra
En que momento se encuentra la
economía (recesión, pleno empleo,
Proceso de
crecimiento, cambio tecnológico, etc.
Negociación
Que tan alineado con mi precio esperado
Subcontratación esta este contratista (conocimiento del
negocio)

Capacidades personales

50
 Proceso de Compra

Factores de Éxito (en la mesa)

Proceso de
Negociación
Comunicación

In
fo
rm
ac

za
ión
an
nfi
Información
Co

Contratos
Comunicación

Comunicación
sostenibles

Cli
m
ac
oo

po
pe
m
ra
do Tie
r
Comunicación

51
 Proceso de Compra

•Si ninguno confiesa (NC) 3 año para c/u

Proceso de •Si uno Confiesa (C), 1 año para el que confiesa y 25 para el que no
Negociación confiesa (NC)

•Si ambos confiesan (C)..20 años para c/U

NC A N°1 1 años Información A N°1 3 años

A N°2 25 año A N°2 3 año
Ac
us Credibilidad
ad
o
2 Tiempo

C A N°1 20 años A N°1 25 años

A N°2 20 año A N°2 1 año

C NC
Acusado 1
52
 Control de resultado

$$$$$$$

$$$$$$$
$$$$$$$

Valor Esperado Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Oferta 4

53

53
 ¿Cómo se determina el costo esperado?

Costo actual
corregido más
Nuevas
exigencias
Licitar el mismo
servicio y
Empresa negociar con
Modelo EECC adjudicada
las nuevos
exigencias

Costo
Esperado

Comparar
Con otra
Costo empresa

otra

Independiente de la forma que se determina el costo esperado de un

servicio, el resultado debe ser del mismo orden
 Precio Esperado

• Para negociar efectivamente

• Para determinar la componente de “P” en una negociación
Para Que • Para fijar Metas de ahorro (objetivos) (referencia)
Sirve????
• Para conocer el verdadero alcance de lo solicitado

• Es un valor de referencia

• Poco conocimiento de los costos reales

desventajas???? • Poca capacidad de establecer los costos

• Tiempo implicado en los procesos licitatorios

 Identificación y Aplicación de los ahorros

Ahorro o sobre Ahorro o sobre

costo de las ET Precio Esperado Ahorros Potenciales
(proceso de (próximos procesos)
contratación)

Negociación
Con el negocio Control

$$$
$$$

$$$
$$$$ Negociación
Con el
$$$$
mercado
$$$

$$$
$$$

Precio Esperado Precio Ofertado Precio adjudicado Precio futuro

Costo Actual
corregido 56 5
 Proceso de Negociación

1 Aplicaciones tecnologicas 1
1 Nueva Legislación Laboral Aumentos de recursos
2 Mejoras en tiempo ejecución
2 Inflación 1 Calidad mayor
3
flexibilización de recursos
3 Modificaciones tributarias mejora tiempos de respuesta
1
4 Devengar la curva de aprendizaje Etc, etc, etc
Etc, etc, etc
5
1
1
1

1 2
3 4 $$$$$$

6
$$$$$$$
1

$$$$$$$
$$$$$$$
$$$$$$$ $$$$$$$
$$$$$$$ Negociación
Con el
$$$$$$$$ mercado

Costo Contrato
Costo Contrato Actual Costo Ofertado
Costo Esperado
Actual
(Antes de Licitar)
corregido 57 5
 Proceso de Negociación

$$$$$$$$ $$$$$$$
$$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado
Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1
58
 Proceso de Negociación

$$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$ $$$$$$$

Valor Esperado
Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1
59
 Proceso de Negociación

$$$$$$$$

$$$$$$$ $$$$$$$ $$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado
Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1
60
 Proceso de Negociación

Exigencias AHORRO del PROCESO

No valoradas

Exigencias
No valoradas

Exigencias
No valoradas

Exigencias
No valoradas $$$$$$$$
$$$$$$$
$$$$$$$$ $$$$$$$
$$$$$$$ $$$$$$$
$$$$$$$
$$$$$$$

$$$$$$$

Valor Esperado
Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1 Oferta 1
61
CASO REAL
 Claves de Exito

Alcance del gasto

Velocidad

Ahorro
Tercerización

Cumplimiento de lo
contratado

Innovación
 Análisis de caso

PINE VALLEY CO: (parte 1)

Una empresa canadiense de nombre Pine Valley Company dedicada a procesar el petróleo, usa
en su planta un sistema especial de mantención. El sistema es único en esta industria y
altamente Valorado por el mercado. El costo de mantención que tiene la planta, es un 20% más
económico que las plantas de la competencia, lo que permite ventajas altamente competitivas
en la venta del producto. Durante los últimos años el costo de mantención debido a la mano de
obra (sindicatos, aumentos salariales, beneficios, capacitación, etc) ha aumentado hasta el punto
de que prevé que al cabo de 3 años, la competencia igualará el costo de mantención de Pine
Valley.
Cabe destacar que las plantas de la competencia usan el sistema de Outsourcing para el sistema
de mantención, pero a pesar de que el costo ha bajado en los últimos años, están pensando en
volver a la situación In-sourcing, debido a los buenos resultados que tiene Pine Valley en esta
gestión.
La estrategia de Pine Valley CO es comercializar grandes volúmenes, pero a bajo costo
La situación descrita fue presentada al Directorio de la empresa, quien pidió un informe
completo sobre la materia:
Usted es el Gerente General de la Compañía y tiene presentar un informe sobre la materia

¿Qué preguntamos y a quién?

 PINE VALLEY CO: (parte 2)
Después de todos los informes presentados, se puede concluir lo siguiente:

1. Costo del Recurso Humano muy elevado, debido a que el promedio de edad de los
trabajadores supera los 45 años de edad (crecimiento vegetativo de los salarios) y
que lamentablemente la capacitación entregada no ha sido suficiente para permitir
una reducción o mantención de los costos en un nivel optimo de eficiencia.
2. La tecnología actualmente usada obliga a tener un alto volumen de stock de
repuestos.
3. Las EECC externas, que realizan mantenciones de plantas, garantizan un 20% de
reducción en los costos actuales
4. Hay una tecnología moderna que permite reducir el numero de mano de obra
requerida para la mantención, pero es muy elevada.
5. Los índices productivos son bajos al compararlos con la industria
5. Definición del servicio:
En coordinación con la mesa directiva, se definió lo siguiente:

• Disminuir el costo a través del outsourcing

• Los niveles de calidad hasta ahora han sido satisfactorio, pero de igual
forma se debe aprovechar la ocasión para mejorarlos en un 10%

• Definir Que parte del proceso tercerizar en cada una de las actividades definidas
(planificación, ejecución o control)
 Servi
c io Ac
t ua l
3. De acuerdo a lo informado por el Gerente de Mantención, el servicio de
mantención que se hace en la actualidad es el siguiente:

Mantención mecánica, consiste en recepcionar toda la maquinaría que tiene averías en la planta de producción y repararlas
en el menos tiempo posible.
Normalmente se reparan 75 equipos. Luego se instalan nuevamente en los procesos productivos. En esta labor en total
trabajan 75 personas (50 técnicos, 20 obreros, 5 supervisores) el stock mínimo de partes y piezas no debería ser inferior a
MM$25. Actualmente debido al alza de costos, las piezas reparadas se están entregando sin pintura.

Mantención Eléctrica, consiste en medir constantemente los indicadores de calidad de la energía que se tiene en la planta
de producción. Cuando estos muestran errores, se retiran para su reparación. Generalmente son transformadores a los
cuales se les debe rebobinar y cambiar el aceite refrigerante. Se reparan en promedio 4 transformadores mensuales.
Adicionalmente se cambian todos los aisladores de las redes eléctricas para evitar que se produzcan cortocircuitos y existan
paros por falta de energía. Se cambian 30 aisladores mensuales
En esta labor en total trabajan 45 personas (35 electricistas, 5 ayudantes, 3 supervisores y 2 choferes) se tiene 3
transformadores de repuesto y 150 aisladores en stock todo evaluado en MM$50 .

Mantención General, consiste en realizar las labores generales de la planta de mantención, limpieza, seguridad y
mantención menor de edificios.
En esta labor en total trabajan 28 personas (15 para el aseo, 10 para la mantención y 3 supervisores )
Cabe destacar que tenemos 8 baños, casino , sala con lockers, duchas, sala de capacitación y 3 oficinas (1 gerente, 2
subgerentes, una secretaria y un junior
 2. De acuerdo a lo informado en el Plan, Los costos informados por El gerente de
Mantención es el siguiente:

Costo actuales son

Total MM$335
Especificación del servicio que debe ser licitado es el siguiente
Mantención mecánica, consiste en recepcionar toda la maquinaría que tiene averías en la planta de producción y repararlas
en el menos tiempo posible, evitando Qué la planta se detenga.
Las piezas reparadas se envían a la planta de producción nuevamente. En esta labor en total trabajan aproximadamente 85
personas (60 técnicos, 20 obreros, 5 supervisores) el stock mínimo de partes y piezas no debería ser inferior a MM$40. Las
piezas se deben entregar pintadas. Se exigirá una cantidad no inferior a 110 equipos mensuales, ya que hasta ahora sólo
se hacen reparaciones correctivas y no preventivas

Mantención Eléctrica, consiste en medir constantemente los indicadores de calidad de la energía que se tiene en la planta
de producción. Cuando estos muestran errores, se retiran para su reparación. Generalmente son transformadores a los
cuales se les debe rebobinar y cambiar el aceite refrigerante.
Adicionalmente se cambian todos los aisladores de las redes eléctricas para evitar que se produzcan cortocircuitos y existan
paros por falta de energía. Se deben cambiar aproximadamente 70 aisladores mensuales
En esta labor en total trabajan 60 personas (55 electricistas, 5 ayudantes, 3 supervisores y 2 choferes) se debe tener un
stock de 6 transformadores de repuesto y 2500 aisladores en stock. Teniendo presente las condiciones de la red, en total
se debe hacer mantención a 100 aisladores mensuales y reparar 6 transformadores mensuales

Mantención General, consiste en realizar las labores generales de la planta de mantención, limpieza, seguridad y
mantención menor de edificios.
En esta labor en total trabajan 28 personas (15 para el aseo, 10 para la mantención y 3 supervisores )
Cabe destacar que tenemos 8 baños, casino , sala con lockers, duchas, sala de capacitación y 3 oficinas (1 gerente, 2
subgerentes, una secretaria y un junior
Especificación del servicio que debe ser licitado es el siguiente
Mantención mecánica, consiste en recepcionar toda la maquinaría que tiene averías en la planta de producción y repararlas
en el menos tiempo posible, evitando Qué la planta se detenga.
Las piezas reparadas se envían a la planta de producción nuevamente. En esta labor en total trabajan aproximadamente 85
personas (60 técnicos, 20 obreros, 5 supervisores) el stock mínimo de partes y piezas no debería ser inferior a MM$40. Las
piezas se deben entregar pintadas. Se exigirá una cantidad no inferior a 110 equipos mensuales, ya que hasta ahora sólo
se hacen reparaciones correctivas y no preventivas

Mantención Eléctrica, consiste en medir constantemente los indicadores de calidad de la energía que se tiene en la planta
de producción. Cuando estos muestran errores, se retiran para su reparación. Generalmente son transformadores a los
cuales se les debe rebobinar y cambiar el aceite refrigerante.
Adicionalmente se cambian todos los aisladores de las redes eléctricas para evitar que se produzcan cortocircuitos y existan
paros por falta de energía. Se deben cambiar aproximadamente 70 aisladores mensuales
En esta labor en total trabajan 60 personas (55 electricistas, 5 ayudantes, 3 supervisores y 2 choferes) se debe tener un
stock de 6 transformadores de repuesto y 2500 aisladores en stock. Teniendo presente las condiciones de la red, en total
se debe hacer mantención a 100 aisladores mensuales y reparar 6 transformadores mensuales

Mantención General, consiste en realizar las labores generales de la planta de mantención, limpieza, seguridad y
mantención menor de edificios.
En esta labor en total trabajan 28 personas (15 para el aseo, 10 para la mantención y 3 supervisores )
Cabe destacar que tenemos 8 baños, casino , sala con lockers, duchas, sala de capacitación y 3 oficinas (1 gerente, 2
subgerentes, una secretaria y un junior
En el proceso de licitación obtenemos los siguientes precios

??? ???

Analice el resultado y el plan de acción para avanzar a la luz de

los resultados
 Proceso de Compra

Definición de
Variables
relevantes

Desarrollo y
selección de EECC

Proceso de compra

Proceso de
Negociación

Subcontratación Tratar en forma igual que el contratista similar

73

El gestor del contrato, debe reunir al menos
las siguientes competencias:
• Formación técnica adecuada
al servicio.
• Experiencia práctica en el
servicio a gestionar
• Capacidad de gestión
• Competencia de
comunicación y coordinación
Administración del contrato
• Planificación de los
trabajos encomendados
• Gestión de la ejecución y
control de calidad
• Control de riesgos y
gestión de crisis
• Modificaciones
contractuales
• Evaluación del Proceso
74
 Administración del contrato

El gestor del contrato debe tener una Amplio • Planificación de los

conocimiento del contrato trabajos encomendados
• Las Condiciones Generales
• Las Condiciones particulares • Gestión de la ejecución y
control de calidad
• Especificaciones del servicio
• Set de Consultas y Respuestas y • Control de riesgos y
Aclaraciones gestión de crisis
• Oferta Técnica
• Oferta Económica • Modificaciones
contractuales

• Evaluación del Proceso

75

Las Principales funciones son:
 Planificar: Definir las actividades
orientadas al desarrollo de las actividades
establecidas en el contrato. Medir el
efecto de las variaciones
 Organizar: Establecer y poner en práctica
maneras de hacer funcionar las cosas.
 Dirigir: Llevar a término un proyecto
 Controlar: Adoptar todas las medidas
necesarias para asegurar y mantener el
cumplimiento de los estándares de calidad
del proyecto.
Administración del contrato
• Planificación de los
trabajos encomendados
• Gestión de la ejecución y
control de calidad
• Control de riesgos y
gestión de crisis
• Modificaciones
contractuales
• Evaluación del Proceso
76
 Administración del contrato

 Transparencia: Supone aplicar reglas claras,

conocidas, y válidas para todos. • Planificación de los
 Equidad: Durante el proceso de trabajos encomendados
administración del contrato debe tener el
principio de imparcialidad, igualdad de • Gestión de la ejecución y
información y oportunidad durante el control de calidad
contrato.
• Control de riesgos y
 Formalidad: Se refiere al actuar o gestión de crisis
comportarse con seriedad , responsabilidad,
precisión y claridad. La formalidad es • Modificaciones
necesaria para que la transparencia y la contractuales
equidad sean percibidas interna y
externamente, y así crear y mantener la • Evaluación del Proceso
confianza.

77
 Administración del contrato

El control de calidad se debe realizar en

forma permanente a lo largo de todo el
contrato para garantizar el cumplimiento de
los niveles, establecidos. • Planificación de los
trabajos encomendados
verificar que los recursos aportados por el
contratista, son como mínimo los descritos en su • Gestión de la ejecución
oferta técnica y control de calidad

• Control de riesgos y
Seguimiento continuo de la operación gestión de crisis
 Avance de las obras
• Modificaciones
Desviaciones del monto
contractuales
 Panel de Control con indicadores
(operativos, Financieros, Comerciales) • Evaluación del Proceso
Cumplimiento de obligaciones laborales

78
Ninguna actividad que se haya previsto de
antemano, tiene la garantía absoluta de que su
realización se lleve a efecto igual como se
proyectó.
• Planificación de los
Existen por tanto un riesgo permanente de que trabajos encomendados
las previsiones iniciales sean distintas.
• Gestión de la ejecución y
control de calidad
Riesgos Imprevisibles: deben ser afrontados
de común acuerdo. Si al contratista se le obliga • Control de riesgos y
a afrontar este tipo de costos, tratará de gestión de crisis
reducir gastos en otras unidades,
eventualmente a costo de calidad. • Modificaciones
contractuales
Entre los riesgos que se deben controlar están:
• Evaluación del Proceso
a) Riesgos Financieros y Comerciales
b) Riesgos laborales
c) Riesgos de Operación
d) Riesgos Medio ambientales 79
 Administración del contrato

Las modificaciones de contratos se originan

por tres motivos principales:
• No alcanza el tiempo o el dinero
• Planificación de los
asignado trabajos encomendados
• Cambios regulatorios (decretos o
nuevos reglamentos) • Gestión de la ejecución y
• Cambios en el alcance del contrato,
control de calidad
originados por aumentos de obras o
nuevos conceptos a incluir. • Control de riesgos y
Las Áreas de Contratos de las empresas gestión de crisis
deben contar con procedimientos y
políticas conocidas por toda la • Modificaciones
organización, que permitan realizar las contractuales
modificaciones de carácter menor en
plazos cortos. • Evaluación del Proceso

80
• Calidad de Servicio
• Seguridad y Salud Ocupacional
• Aspectos Contractuales
• Imagen Corporativa • Planificación de los
trabajos encomendados
• Política Medioambiental
• Gestión de la ejecución y
evaluaciones se deben realizar conforme a control de calidad
calendario preestablecido.
Los resultados de las evaluaciones deben • Control de riesgos y
ser informado al contratista. gestión de crisis
es recomendable realizar reuniones con las
EECC, a fin de señalar las potencialidades y • Modificaciones
problemas que presenta cada una de ellas. contractuales
Generando compromisos de mejora, a los
cuales hay que realizarles seguimiento. • Evaluación del Proceso

81
Se debe establecer un cuadro de mando, que visualice el la dirección del contrato
 Negociación
efectiva

Estrategia de Nuevo proceso de

Contratación Administración
tercerización Tercerización

Calificación Certificación
proveedores proveedores

•Riesgos operacionales (productividad, Kpi’s, calidad,

Tipo de Proveedores capacidad, etc)

•Administración de RRHH (Laborales, Rotación, sindicatos,

F etc)
L
i
T a L
n •Inoovación (mejora continua, Valor agregado, proactividad,
é b e
a
c
n
o g etc
n r a
c
i a l
i
c l e
e
a e s
r
s
a
 Principales Etapasdel
¿etapas en proceso
el proceso de contratación

Estrategia de Proceso de Administración

tercerización Compra del contrato

• Definición de la • Definición de • Planificación de los

estrategia de Variables relevantes trabajos
tercerización encomendados
• Desarrollo y selección
• Análisis de mercado de EECC • Gestión de la
ejecución y control de
• Definición de costos • Proceso de compra calidad
actuales y futuros
• Proceso de • Control de riesgos y
• Definición de Negociación gestión de crisis
incentivos y
descuentos • Subcontratación • Modificaciones
contractuales
• Análisis del impacto
interno • Evaluación del Proceso

83
84