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Séminaire d’audit et

de contrôle de
gestion
M. Ngom Consultant-formateur en Sciences et
Techniques de gestion
mail: ngomanager@gmail.com
Tel :77 216 00 97
Audit et le CDG

Pour un contrôle organisationnel


Le contrôle organisationnel

1. Le contrôle en tant que fonction de gestion


2. Les éléments à prendre en compte dans l’établissement d’un système
de contrôle
3. Le système de contrôle
4. Les types de contrôles
5. Les caractéristiques d’un bon système de contrôle
6. L’élément humain
7. Les outils de contrôle

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Le contrôle en tant que fonction de gestion
Le processus de gestion

Planification Organisation Leadership

• Objectifs • Structures • Normes


• Stratégies • Conception • Formation
• Politiques des tâches • Autorité
• Marches • Sélection • Confiance
à suivre • Dotation

Contrôle
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Les responsables du contrôle
Gouvernance

Contrôle
stratégique

Contrôle
tactique

Contrôle
opérationnel

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Raisons qui rendent le contrôle nécessaire
Les gestionnaires doivent :
• Gérer des organisations plus complexes
• Composer avec des éléments incertains
• Déléguer plus d’autorité vers la base
• Assurer le respect des politiques
• Protéger les ressources de l’organisation
• Uniformiser la qualité des produits et services
• Établir un lien entre le rendement et les résultats
• Motiver les employés
• Assurer le respect de l’obligation de rendre des comptes
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2. Pour établir un contrôle efficace
Choisir des critères appropriés
Limiter le nombre de critères
Faire participer les employés au choix des critères d’évaluation et des
normes de rendement
Appliquer à chaque unité organisationnelle des critères pertinents
Varier la fréquence des évaluations suivant la nature des activités
Informer les employés des résultats obtenus

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3. Le système de contrôle
1 Conception Planification
du
sous-système Objectif
Augmentation
de la part du marché

6 2
Action Critères
Maintien Nombre d’unités
du programme Contrôle à vendre

5 4 3
Écart
Rendement Normes
Différence de
260 000 Vendre
10 000 unités
unités vendues 250 000 unités
(favorable)

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Les normes de rendement
 Temps
 Production
Catégories
 Coûts
 Qualité

 Motivent les employés


 Rendent le système de contrôle plus efficace
 Rendent les employés plus productifs
Importance  Précisent les objectifs
des normes  Permettent d’évaluer le rendement
 Améliorent le rendement organisationnel
 Rendent le processus de la G.P.O. plus efficace
 Facilitent la gestion par exceptions
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4. Les types de contrôle
Début Action Fin

Contrôle
préventif

Plans Résultats

Contrôle Contrôle
rétroactif
continu
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5. Les caractéristiques d’un bon
système de contrôle
• Mettre l’accent sur les éléments stratégiques
• Apporter une information exacte
• Renseigner les gestionnaires au moment opportun
• Faire ressortir les écarts importants
• Répondre aux préférences des gestionnaires
• Informer objectivement
• Être flexible
• Convenir au climat organisationnel
• Être économique
• Avoir un caractère proactif
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6. L’élément humain
Pour éviter la résistance, il faut avoir :
Un style de gestion approprié.

Un climat, une structure et un système


de récompense axés sur la participation.

Des normes d’évaluation du rendement


précises et fiables.

Un procédé de gestion faisant participer


les subordonnés à la prise de décisions.

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7. Les outils de contrôle
Le centre de responsabilité

La gestion par exceptions

Les budgets

Les ratios

Le contrôle des opérations

La vérification
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Le centre de responsabilité
Chef de division

Cadre

Objectifs

obligation de rendre
des comptes
Tâches et fonctions (projets,
programmes, activités courantes)

Affectation des crédits budgétaires

Mise en œuvre

Analyse des écarts

Production de rapports
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Les formes de contrôle
• budgets d’exploitation
• budgets des frais généraux
Contrôle budgétaire • budgets des programmes
• budgets flexibles

• états financiers
Contrôle financier
• ratios financiers
• ressources humaines
Contrôle des opérations • production
• commercialisation
• externe
Vérification • interne
• de gestion

• graphique PERT
Contrôle à l’aide de réseaux
• diagramme de Gantt
• réseau du chemin critique
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Les budgets et les états
financiers prévisionnels

États
prévisionnels

Prévisions
financières
Plan
Budget Plan de
d’investisse-
de caisse financement
ment

Budget du Budget de Budget des Budgets


personnel production ventes d’exploitation

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Les types de budgets
BUDGETS D’EXPLOITATION
• Budgets des ventes
• Budgets production
• Budget approvisionnements
• Budget des charges
BUDGETS COMPLÉMENTAIRES
• Budgets de produits
• Budgets par programmes
• Budgets de caisse

BUDGETS INTÉGRÉS
• Budgets des investissements
• État des résultats pro forma
• Bilan pro forma
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Le contrôle financier
Ratios de liquidité Ratios d’endettement

Ratios d’exploitation Ratios de rentabilité

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Le contrôle des opérations
P.-D.G.

Contrôle Contrôle
Contrôle
des de la Contrôle
de la
ressources commercia- financier
production
humaines lisation

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La vérification
Moyens de vérification
 Observation des procédés
 Inspection des registres
 Confirmation par de tierces personnes
 Comparaison des états financiers
 Analyse des données
 Calcul (ex. stocks, impôts)
 Collecte des renseignements
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Audit et le CDG

Leur évolution avec


la théorie des organisation
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
L’audit et le CDG sont deux fonctions qui ont évolué au cours du temps
avec la théorie des organisations. Elles ont changé ou élargi leur
champs d’application toute comme leur technique ou méthodologie
1- L'audit et les théories des organisations
A. La théorie classique et l'audit
Le contrôle est un des fondements de cette vision de l’organisation,
principalement quantitatif, il est nécessaire à tous les niveaux de
l’entreprise.
Le contrôle de gestion et l’audit qui apparaissent vers les années 1930
sont des outils de gestion et de contrôle élaborés pour s’intégrer dans
cette problématique.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
A. La théorie classique et l'audit
Le CDG élabore les principaux concepts suivants :
➤ La séparation des coûts directs et indirects souvent fixes, le calcul
des coûts unitaires.
➤ Le découpage de l’activité, la décomposition du coût de production
selon les étapes techniques.
➤ Le calcul et l’analyse des écarts permettant le contrôle de l’exécution
des tâches.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
A. La théorie classique et l'audit
Le contrôle de gestion permet de mesurer quantitativement des
actions pour les comparer aux normes préétablies et les corriger si un
besoin s’avère nécessaire. Il a souvent été utilisé comme moyen de
contrôle, voire de sanction pour les salariés de l’entreprise.
L’audit se situe également dans cette lancée et permet de comparer les
réalisations au normes.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
A. La théorie classique et l'audit
Mais les deux fonctions diffèrent:
➤ Le contrôle de gestion résonne sur les résultats, l'audit sur les
processus.
➤ Le contrôle de gestion consiste à analyser les données issues de
l'exploitation, généralement des chiffres. L'audit consiste à s'assurer de
la bonne application des procédures des processus de l'exploitation.
Ainsi, le contrôle de gestion peut faire l'objet d'un audit pour s'assurer
par exemple que les processus d'obtention ces chiffres sont bien sous
contrôles et que les procédures d'enregistrement et de traitement des
données sont respectées.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
A. La théorie classique et l'audit
Mais les deux fonctions diffèrent:
➤ Le contrôle de gestion utilise les informations produites par les
opérationnels. L'audit va à la recherche des faits et informe partant des
faits et des pièces.
➤ Le contrôle de gestion est fait de manière permanente et doit faire
des analyses et de proposition quant aux résultats financiers. L'audit a
une mission ponctuelle, un but précis, souvent suite à la révélation
d'un problème particulier.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
B. La théorie béhavioriste et le contrôle de gestion
Le contrôle de gestion est un outil de contrôle mais aussi un
instrument de motivation et de participation. L’idée initiale de sanction
tend à disparaître.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
C. La théorie psychosociologique et le contrôle de gestion
L'introduction du contrôle de gestion dans une structure
correspondant à la théorie psychosociologique part du principe qu'il
faut, désormais, créer avec les hommes, et non pas les considérer
comme un simple instrument, mais cela n'empêche que le contrôle des
hommes demeurera dans l'organisation, de plus, le contrôle de gestion
est un outil, source de conseil et de suivi des réalisations permettant
d'assurer la pérennité de l'entreprise comme l’audit.
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
D. L'approche systématique et le contrôle de gestion
L’entreprise est un système structuré de manière à assurer sa survie.
Donc celle-ci doit disposer de moyens lui permettant de lutter
efficacement contre l’entropie, parmi ces moyens il y a le contrôle de
gestion. Cet instrument d’aide à la prise de décision permet d’élaborer
des organigrammes, et donc, les relations entre les sous-systèmes,
d’établir des plans d’action, des budgets… Par conséquent, le contrôle
de gestion apparait comme un sous-système à part entière, permettant
de contrôler les résultats par rapport aux objectifs prévus et essayant
de maintenir l’entreprise en tant que système à l’état prévu
L'audit, le CDG et les théories des
organisations
1- L'audit et les théories des organisations
E. La théorie de la contingence et le contrôle de gestion
Partant de l’idée précédente, il n’est plus possible de considérer le
contrôle de gestion comme un outil standard pour toutes les
organisations. Le contrôle de gestion doit être un système
d’information pour la dimension technique mais aussi pour la
dimension sociale. Sa place, l’importance de son rôle, sa conception et
son utilisation vont être différents selon les spécificités des entreprises.
Il doit s’adapter aux besoins d’information de l’organisation et ne pas
être plaqué de la même manière dans toutes les entreprises.
DES TESTS EN D’AUDIT DE GESTION
ou Le CONTRÔLE par les écarts
1. Principes
Un système de contrôle de gestion doit être adapté à la configuration
spécifique de chaque entreprise (stratégie, structure, culture, etc.), si
bien que sa construction exige en général une approche sur-mesure.
Contrôler signifie « piloter la performance ». Le pilotage de la
performance est un processus dynamique qui comprend deux grandes
étapes : la planification et l’analyse ex post des résultats.
Audit et le CDG

Exemple de contrôle:
le contrôle budgétaire
Contrôle par les écarts
1. Principes
Le contrôle budgétaire permet de comparer les réalisations avec les
prévisions. Déceler les écarts significatifs, les analyser et prendre des
mesures correctrices regroupent les aspects principaux du contrôle de
gestion. Le contrôle budgétaire n’est pas que synonyme de maîtrise du
budget, c’est aussi un véritable outil de vérification. Il permet de
vérifier la performance des différents centres de responsabilité.
Contrôle par les écarts
2. Quelles limites au contrôle budgétaire ?
– le centre de responsabilité doit disposer d’une réelle autonomie dans
ses décisions. Il doit être un lieu de pouvoir de décision : quelle serait la
responsabilité d’un responsable d’un centre s’il n’a aucune maîtrise
dans la fixation de son budget ?
– la mise en place du contrôle budgétaire est souvent mal vécue, car
perçue comme une sanction par le personnel de l’entreprise.
– étape complexe et longue, le contrôle budgétaire n’assure pas
toujours une bonne réactivité de l’entreprise. Face à un environnement
de plus en plus turbulent, d’autres outils seront mis en place,
notamment les tableaux de bord.
Contrôle par les écarts
2. Quelles limites au contrôle budgétaire ?
– un système d’information comptable efficace : la réactivité du
contrôle dépend en grande partie du système d’information
comptable. L’arrivée des ERP facilité le travail du contrôleur et propose
des modules spécifiques de contrôle de gestion (reporting, tableau de
bord, etc.)
Contrôle par les écarts
3. Schéma d’analyse
Contrôle par les écarts
4. L’analyse de l’écart sur CA
Le chiffre d’affaires prévisionnel est obtenu à partir du budget des
ventes. Les écarts sur chiffre d’affaires sont de la responsabilité des
unités commerciales. C’est donc de ces unités que doivent émaner les
réajustements de prévision, les actions correctrices.
Écart du Chiffre Affaire = CA constaté – CA prévu
Contrôle par les écarts
4. L’analyse de l’écart sur CA
• L’analyse de l’écart sur CA permet de décomposer de 2 sous écarts :
Ecart sur prix = (Prix réel – Prix préétabli) x quantités réelles
Ecart sur quantité = (Quantité réelle – Quantité préétablie) x Prix
préétabli
(Voir application n°1)
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
Le contrôle de l’activité productive est réalisé:
- au niveau des charges par nature (matières premières, main d’œuvre)
- au niveau des centres opérationnels (ateliers d’usinage, de
montage,…etc.).
Une distinction est ainsi menée entre l’analyse des charges directes
(matière première, main d’œuvre) et l’analyse des charges indirectes
(centre d’analyse ou budget flexible).
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-1. L’analyse des écarts sur coûts directs
L’écart global est déterminé par la différence entre le coût constaté et
le coût préétabli de la production réelle. Le coût préétabli est
déterminé à partir de la fiche de coût standard. Cet écart s’analyse en
deux sous écarts :
un écart sur quantité : (Quantité réelle – Quantité préétablie) x coût
préétabli
un écart sur coût : (Coût réel – Coût préétabli) x quantités réelles
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-1. L’analyse des écarts sur coûts directs
Interprétation : l’interprétation des écarts est toujours à mener en
fonction du contexte de l’entreprise. Tout au moins, les hypothèses les
plus courantes sont présentées ci-dessous :
Écart sur les matières :
– les écarts sur quantités proviennent essentiellement d’un défaut de
qualité, de rebuts et déchets, ou d’une mauvaise définition des
standards.
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-1. L’analyse des écarts sur coûts directs
Interprétation : l’interprétation des écarts est toujours à mener en
fonction du contexte de l’entreprise. Tout au moins, les hypothèses les
plus courantes sont présentées ci-dessous :
Écart sur les matières :
– Les écarts sur coûts proviennent d’une variation de prix imprévue ou
d’une mauvaise politique d’approvisionnement (rupture,
approvisionnement en urgence, etc.).
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-1. L’analyse des écarts sur coûts directs
Interprétation : l’interprétation des écarts est toujours à mener en
fonction du contexte de l’entreprise. Tout au moins, les hypothèses les
plus courantes sont présentées ci-dessous :
Écart sur la main d’œuvre :
– les écarts sur temps (ou quantités) traduisent un problème de
rendement ou de mauvaise utilisation de la main d’œuvre
– les écarts sur taux (ou coûts) peuvent résulter de l’emploi d’heures
supplémentaires ou d’une modification de la réglementation.
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
L’analyse des écarts sur les charges indirectes est plus délicate. Elle
repose une bonne analyse du budget flexible.
• Rappel :
Le budget flexible présente le coût préétabli d’un centre d’analyse en
fonction de différentes hypothèses d’activité. Il comprend des charges
variables et des charges fixes. Il s’exprime sous la forme d’une
équation :
• y = Cpu x Activité réelle + CF (Cpu : coût variable de l’UO du centre)
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
Calcul de l’écart global:
• L’écart global est la différence entre le coût réel du centre et le coût
préétabli rapporté à l’activité réelle :
– le coût réel est fourni par la comptabilité financière : Cr
– le coût préétabli est calculé pour l’activité normale : Cp x Qp
• Cp (Coût centre/Activité Normale)
• Qp représente la quantité préétablie rapporté à l’activité réelle
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
Calcul de l’écart global:
Analyse de l’écart :
L’analyse l’écart global sur coût d’un centre entre trois sous écarts :
- un écart sur budget : c’est l’écart entre le coût réel et le budget
flexible pour l’activité réelle (calculé à partir de la droite du budget).
- un écart d’activité (ou écart d’imputation des frais fixes) : c’est la
différence entre le budget flexible pour l’activité réelle et le coût
préétabli de l’activité réelle.
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
Calcul de l’écart global:
Analyse de l’écart :
L’analyse l’écart global sur coût d’un centre entre trois sous écarts :
- Et un écart de rendement : c’est la différence entre le coût préétabli
de l’activité réelle et le coût préétabli rapporté à l’activité réelle.
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
Calcul de l’écart global:
Interprétation des écarts
– l’écart sur budget : c’est un écart sur coût. Il exprime la différence par
rapport au budget non imputable au niveau d’activité. Il comprend une
composante sur frais variables mais aussi une composante sur frais
fixes, qui correspond à l’écart de frais fixes non imputables à l’activité. Il
est souvent difficile à analyser car composite.
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
Calcul de l’écart global:
Interprétation des écarts
– l’écart sur activité : est un écart d’absorption des frais fixes. Il traduit
la sur ou la sous activité du centre (par rapport à l’activité normale). On
peut déterminer un coefficient d’imputation rationnelle des frais fixes,
mesuré par :
coef = Activité réelle/Activité normale
Et suivant le signe du coef on peut avoir un boni ou un mali
Contrôle par les écarts
5. L’analyse de l’écart sur Coûts
5-2. L’analyse des écarts sur coûts indirects
Calcul de l’écart global:
Interprétation des écarts
– l’écart sur rendement : c’est un écart de quantité. Il valorise au coût
préétabli la productivité du centre par rapport aux prévisions. Un écart
défavorable traduit une performance médiocre du centre.