Guia de los

FUNDAMENTOS PARA LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
(GUIA DEL PMBOK®)
Quinta edición
 CAPITULO 10:
Gestión De Las
Comunicaciones Del Proyecto
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES
10.1.1. ENTRADAS

Proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las

comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los
requisitos de información de los interesados y de los activos de la
organización disponibles.
- Identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse
con los interesados de la manera más eficaz y eficiente.

Entradas
Herramientas y técnicas
1. Plan para la dirección del Salidas
1. Análisis de requisitos de
proyecto. 1. Plan de gestión de las
comunicación.
2. Registro de interesados. comunicaciones
2. Tecnología de la comunicación
3. Factores ambientales de la 2. Actualizaciones a los
3. Modelos de comunicación
empresa. documentos del proyecto
4. Métodos de comunicación
4. Activos de los procesos de
5. Reuniones
la organización.
10.1.1. ENTRADAS

Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Empresa/or - Activos de los procesos de la
ganización organización. Documentos del
- Factores ambientales de la Proyecto
empresa
Desarrollo del - Actualizaciones
plan para la Planificar la de los
dirección del Gestión de las documentos del
Proyecto comunicaciones proyecto

- Plan para la - Plan para

dirección del gestión de las Gestionar la
proyecto. comunicaciones participación de los
interesados

Identificar a Gestionar las

comunicaciones
los - Registro de
interesados interesados
10.1.1. ENTRADAS

Plan para la dirección Proporciona información sobre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y
del proyecto cerrará el proyecto.

Registro de Proporciona la información necesaria para planificar la comunicación con los

Interesados interesados del proyecto.

Factores ambientales Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas para
este proceso, ya que es preciso adaptar las comunicaciones al entorno del
de la empresa proyecto.

Activos de los proceso Todos los activos de los procesos de la organización se utilizan como entradas
de la organización del proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones.
Se pueden utilizar como información
Lecciones aprendidas
orientativa para planificar las actividades de
Información histórica comunicación del proyecto en curso.
10.1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
10.1.2.1 Análisis de los requisitos de la comunicación

Este análisis determina Fuentes de información para hallar

las necesidades de requisitos de información
información de los • Organigramas
interesados del proyecto • Relaciones de responsabilidad de la organización
del proyecto y de los interesados;
• Disciplinas, departamentos y especialidades
involucradas en el proyecto;
Los recursos del proyecto
se deben utilizar • Logística del número de personas que participarán
en el proyecto y en qué ubicaciones
únicamente para
comunicar información
que contribuya al éxito
del proyecto o cuando Fórmula para hallar canales
una falta de potenciales de comunicación
comunicación pueda 𝑛 𝑛−1
conducir al fracaso. =
2
10.1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
10.1.2.2 Tecnología de la comunicación
DESDE HASTA
Se ocupa de elegir el
método adecuado para CONVERSACIÓN REUNIÓN
transmitir la información BREVE PROLONGADA
entre los interesados del
proyecto FOLLETO CARPETA DE
PRESENTACIÓN

Factores que influyen en la selección de la tecnología

Urgencia de la
necesidad de Entorno de
información proyecto
Sensibilidad y
confidencialidad
de la
información
Disponibilidad
Facilidad de uso
de la tecnología
10.1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
10.1.2.3 Modelos de comunicación
Esquema de Modelo básico de comunicación
funcionamiento
utilizado para transmitir
el mensaje, los modelos
de comunicación pueden
variar de un proyecto a
otro

Cualquier ruido que se

produzca en el camino
Secuencia que sigue la comunicación
puede poner en peligro el
significado del mensaje
TRANSMITIR EL RETROALIMEN
CODIFICAR DESCODIFICAR CONFIRMAR
MENSAJE TACIÓN
10.1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

10.1.2.4 Métodos de comunicación

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN TIPO COMUNICACIÓN TIPO
INTERACTIVA PUSH (EMPUJAR) PULL (TIRAR)
Dos o mas partes Para grandes
Empleados para realizan un intercambio
Enviada a receptores volúmenes de
específicos que necesitan
compartir información multidireccional
recibir la información
información
entre los interesados - Llamadas - Internet
- Cartas
- Reuniones - Aprendizaje virtual(
- Memorandos e-learning)
- Mensajería
instantánea - Informes - Repositorios de
- Videoconferencias - Correos conocimiento

- Blogs - Base de datos de

lecciones aprendidas
- Comunicados de prensa

10.1.2.5 Reuniones
Debate y diálogo como la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la información de proyecto
10.1.3. SALIDAS
10.1.3.1 Plan de gestión De Las Comunicaciones
Es un componente • Los recursos • Los • La información
del plan para la El plan asignados para las requisitos de que debe ser
actividades de comunicación comunicada, (el
dirección del contiene la de los
comunicación(el idioma, el formato,
proyecto y describe siguiente tiempo y interesados el contenido y el
la forma en que se información: presupuesto) nivel de detalle)
planificarán,
estructurarán,
monitorearán y • Los métodos
o tecnologías • El motivo de
controlarán las la distribución
utilizados para
comunicaciones del transmitir la de dicha
proyecto. información información;

• El plazo y la
• La persona • La persona que frecuencia para la
responsable de comunicará la distribución de la
autorizar la información, los información requerida
divulgación de grupos que y para la recepción de
información recibirán la la confirmación o
confidencial información respuesta, si
corresponde;
10.1.3. SALIDAS
También puede incluir
guías y plantillas para las
reuniones de
seguimiento, las
reuniones del equipo, las
reuniones electrónicas y
los mensajes de correo
electrónico. Se puede
incluir asimismo el uso de
un sitio web y de un
software de gestión del
proyecto si se han de
utilizar en el marco del
proyecto.
El plan contiene la El proceso de
siguiente información: escalamiento,
señalando plazos y
Restricciones en la cadena de
materia de mando
comunicación, de
la tecnología, de
las políticas de la
organización, etc.
El método para
actualizar el plan
de gestión de las
comunicaciones
Diagramas de flujo
de la información,
flujos de trabajo con
la secuencia de Un glosario de
autorizaciones, la la
lista de informes, los terminología
planes de reuniones, común
etc.
10.1.3. SALIDAS
10.1.3.1 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos
del proyecto Cronograma Del Proyecto
susceptibles de
actualización
incluyen, entre Registro De Interesados
otros:
10.2 GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES
 Qué es…?
Proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, Permite un flujo de
recuperar, y realizar la disposición final de la comunicaciones eficaz y
información del proyecto de acuerdo con el plan de eficiente entre los
gestión de las comunicaciones. interesados del proyecto

Procura asegurar que la

información que se comunica
haya sido generada
adecuadamente, recibida y
comprendida.
10.2.1. ENTRADAS
Técnicas y consideraciones para conseguir
una gestión eficaz de las comunicaciones
• Modelos emisor-receptor.
Proporcionar oportunidades de
interacción/participación y eliminar
barreras de comunicación.
• Elección del medio.
Situaciones en las que es preferible
una comunicación escrita u oral
(cuándo escribir un memorando
informal o un informe formal, y
cuándo comunicarse cara a cara o
por correo electrónico).
• Estilo de redacción.
Uso apropiado de, estructura de las
oraciones y selección de palabras.
•Técnicas de gestión de
reuniones. Preparar una agenda y
abordar los conflictos.
• Técnicas de presentación.
Impacto del lenguaje corporal y el
diseño de ayudas visuales.
• Técnicas de facilitación.
Construir el consenso y superar los
obstáculos.
• Técnicas de escucha. Escucha
activa y eliminación de barreras
que afectan negativamente a la
comprensión.
 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES:
Planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las
comunicaciones del proyecto
 INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO: Recopilación de
información sobre el desempeño y el estado del proyecto.
Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean
exhaustivos y exactos, y que estén disponibles de manera
oportuna.
 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA:
- La cultura y la estructura de la organización,
- Los estándares y las normativas gubernamentales o
industriales, y
- El sistema de información para la dirección de proyectos.
 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN:
Influyen en el proceso:
- Las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la
gestión de las comunicaciones;
- Las plantillas; y
- La información histórica y lecciones aprendidas.
10.2.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
 TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN:
- Puede variar de un proyecto a otro y también a lo largo de la vida de un proyecto.
- Asegurar que la elección sea adecuada para la información que está siendo comunicada.
 MODELOS DE COMUNICACIÓN:
- Todos los componentes de la comunicación contribuyen para lograr un proceso de comunicación eficaz
y eficiente.
- Asegurar que el elegido sea adecuado para el proyecto que se está llevando a cabo y que se
identifiquen y gestionen todas las barreras (ruido).
 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN:
- Pueden existir numerosas barreras.
- Asegurar que la información que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y comprendida para
permitir la respuesta y la retroalimentación.
 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN:
- Gestión de documentos impresos
- Gestión de comunicaciones electrónicas
- Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de
programación y de gestión de proyectos
• INFORMAR EL DESEMPEÑO:
- Análisis del desempeño pasado.
- Análisis de las proyecciones del proyecto.
- Estado actual de los riesgos e incidentes.
- Trabajo completado durante el periodo y trabajo a completar en el siguiente periodo.
- Resumen de los cambios aprobados en el periodo, entre otra información relevante.
10.2.3. SALIDAS
10.2.3.1 Comunicaciones
COMUNICACIONES del
DEL PROYECTO : proyecto
Informes de desempeño, estado de los entregables, avance del cronograma y los costos incurridos.
10.2.3.2 Actualizaciones
ACTUALIZACIONES al plan
AL PLAN PARA de dirección
DIRECCION del proyecto
DEL PROYECTO:
Proporcionar información sobre las líneas base del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la
gestión de los interesados.
10.2.3.3 Actualizaciones
ACTUALIZACIONES a los documentos
A LOS DOCUMENTOS del proyecto
DEL PROYECTO:
- Registro de incidentes.
- Cronograma del proyecto.
- Requisitos de financiamiento del proyecto.

10.2.3.4 Actualizaciones
ACTUALIZACIONES a los
A LOS ACTIVOS activos
DE LOS de los
PROCESOS DEprocesos de
ORGANIZACION:
-
la organizacion
- Notificaciones a los interesados.
- Informes del proyecto.
- Presentaciones del proyecto.
- Registros del proyecto.
- Retroalimentación de los interesados.
- Documentación de lecciones aprendidas.
10.3 CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES
 Controlar las Comunicaciones:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

¿ Qué es ?
Proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de
todo el ciclo de vida del proyecto

Asegura un flujo óptimo de

información entre todos los
¿ Para qué sirve ? participantes de la
comunicación
Asegurar que se satisfagan las necesidades de
información de los
interesados del proyecto
Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Comunicaciones
El impacto y las repercusiones
El proceso Controlar las de las comunicaciones del
comunicaciones puede proyecto deben evaluarse y
desencadenar una iteración de controlarse cuidadosamente.
procesos:
• Planificar la Gestión de Asegurar que se entrega el
las Comunicaciones mensaje adecuado
• Gestionar las Comunicaciones
Audiencia adecuada

Indicadores clave de desempeño Momento adecuado

(cronograma, costo y calidad
reales frente a planificados),
pueden desencadenar una
revisión inmediata, mientras que
otros no lo harán.
10.3.1. ENTRADAS
10.3.1.1 Plan para la 10.3.1.2 Comunicaciones
dirección del proyecto del proyecto
Describe el modo en que se ejecutará, Incluye las actividades necesarias para monitorear y
monitoreará, controlará y cerrará el actuar sobre la información y las comunicaciones, así
proyecto. como para liberarlas a los interesados.

Proporciona información valiosa para Las comunicaciones del proyecto provienen de

el proceso Controlar las múltiples fuentes y pueden variar considerablemente
comunicaciones, entre la que se en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de
encuentra formalidad y confidencialidad. Las comunicaciones del
proyecto pueden incluir, entre otras:

• Los requisitos de comunicación de los interesados, • El estado de los entregables

• El motivo de la distribución de la información, • El avance del cronograma
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la • Los costos incurridos.
información requerida
• El individuo o grupo responsable de la comunicación
de la información, y
• El individuo o grupo que recibe la información.
10.3.1. ENTRADAS
10.3.1.3 Registro 10.3.1.4 Datos de
de incidentes desempeño del trabajo
Se utiliza para documentar y monitorear la resolución de
Incluyen detalles sobre las comunicaciones que se han
incidentes.
distribuido realmente, realimentación sobre las
comunicaciones, resultados de encuestas de eficacia de
Se puede utilizar para facilitar la comunicación y
la comunicación u otras observaciones identificadas a lo
asegurar una comprensión común de los incidentes.
largo de las actividades de comunicación.
Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear
quién es responsable de la resolución de los incidentes
específicos antes de una fecha límite.

Durante la resolución de incidentes se abordan los

obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus
objetivos.

Esta información es importante para el proceso Controlar

las Comunicaciones ya que proporciona tanto un
repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como
una plataforma para la entrega de comunicaciones
subsiguientes
10.3.1. ENTRADAS
10.3.1.5 Activos de los procesos de la organización

Los activos de los procesos de la organización que

pueden influir en el proceso Controlar las
Comunicaciones incluyen, entre otros:

• Plantillas de informes;
• Políticas, estándares y procedimientos que definen las
comunicaciones;
• Tecnologías específicas de comunicación disponibles;
• Medios de comunicación permitidos;
• Políticas de conservación de registros; y
• Requisitos de seguridad.
10.3.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
10.3.2.1 Sistemas de Un sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de
Gestión de la información herramientas estándar para que el director del proyecto

capture, almacene y distribuya

a los interesados la información relativa a los costos, al avance

del cronograma y al desempeño del proyecto.

Las herramientas gráficas se pueden utilizar para crear representaciones

visuales de la información sobre el desempeño del proyecto.
10.3.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para:
10.3.2.2 Juicio de expertos • evaluar el impacto de las comunicaciones del proyecto
• la necesidad de acción o intervención
• las acciones que se deberían emprender
• Otras unidades dentro de la
organización, • la responsabilidad de emprender dichas acciones
• Consultores, • el plazo para llevarlas a cabo.
• Interesados, incluidos clientes
y patrocinadores,
• Asociaciones profesionales y
técnicas,
• Grupos industriales,
• Expertos en la materia, y El juicio de expertos puede ser necesario con relación a detalles técnicos o de gestión y puede
ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con capacitación o conocimientos
• La oficina de dirección de especializados, como por ejemplo:
proyectos (PMO).
10.3.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

10.3.2.3 Reuniones
El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del
diálogo con el equipo del proyecto para

• Determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar el

desempeño del proyecto, y de responder a las solicitudes de
información por parte de los interesados.

Esos debates y diálogos se facilitan normalmente a través de reuniones, las cuales se pueden
llevar a cabo de manera presencial o en línea y desde diferentes ubicaciones.
10.3.3. SALIDAS
10.3.3.1 Información de
Desempeño del Trabajo
La información de desempeño
del trabajo organiza y resume
los datos de desempeño
recopilados.
Estos datos de desempeño
normalmente proporcionan
información sobre el estado y el
avance del proyecto con el nivel
de detalle requerido por los
diferentes interesados.
Esta información luego se
comunica a los interesados
adecuados.
10.3.3.2 Solicitudes de cambio
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de
acción y de intervención. Como resultado, se generarán solicitudes de cambio como
salidas. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios y pueden dar lugar ah:
• Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades,
fechas programadas, necesidades de recursos y análisis de alternativas de
respuesta a los riesgos;
• Ajustes al plan para la dirección del proyecto y otros documentos;
• Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeño
futuro del proyecto, alineándolo con el plan para la dirección del proyecto; y
• Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del proyecto.
10.3.3. SALIDAS
10.3.3.3 Actualizaciones al plan 10.3.3.4 Actualizaciones a los
para la dirección del proyecto documentos del proyecto
El proceso Controlar las
Comunicaciones puede Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso
desencadenar actualizaciones al
plan de gestión de las Controlar las Comunicaciones. Estas actualizaciones incluyen, entre otras:
comunicaciones así como a otros • Pronósticos,
componentes del plan para la
dirección del proyecto • Informes de desempeño, y
• Registro de incidentes.

(p.ej. los planes de gestión de los

interesados y de gestión de los
recursos humanos).
10.3.3. SALIDAS
10.3.3.5 Actualizaciones a los activos
de los procesos de la organizacion
Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen,
entre otros, los formatos de informe y la documentación de las lecciones aprendidas.

Esta documentación puede pasar a formar parte de la base de datos histórica tanto
para el proyecto como para la organización ejecutora.

y puede incluir causas de los incidentes, razones de la selección de las medidas

correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto.