¿Porque Planear?

¿Como Planear?
¿Cuándo planeamos?
 La madre de todas las
planeaciones
• Planeación Estratégica
– Identificar problemas y oportunidades.
– Fija objetivos y Metas.
– Generar Alternativas.
– Seleccionar la mejor.
– Operacionalizarla (Planes Operativos).
– Seguimiento.
– Evaluación.
 Reacciones al Cambio
• Reactivismo.
• Preactivismo.
• Proactivismo.
 Planeación
• Es un proceso anticipado de definición de
actividades, asignación de recursos
(personas, bienes, dinero, tiempo) para el
logro de un fin determinado.
 Pensamiento Lineal

Causa Problema Acción Solución

Características de los Sistemas
• Tienen un objetivo central y una medida
del desempeño.
• Están inmersos en un ambiente ( fuente
de lo exógeno).
• Tienen componentes (procesos).
• Manejan recursos (posibilidad de
intervención).
• Su accionar se administra (en lo que se
puede influir)
Pensamiento Basado en Sistemas
Otro
sefe
ctos

Causa Problema Acción Solución

sotcefesortO
 Las Organizaciones son Sistemas
• Los aspectos de una organización están
interrelacionados, un cambio en un área
afecta a otras partes de la organización.
 Ventajas de planear
• Hace posible el desarrollo de actividades en
forma ordenada y propositiva.
• Se disminuye la condición azarosa de ejecutar
el trabajo.
• Las actividades se coordinan de tal manera que
se consigue la integración de una gran fuerza
(sinergía) moviéndose armoniosamente hacia la
meta predeterminada.
• Se reduce el trabajo improductivo y los costos
 Programa
Definición
• Conjunto de proyectos que persiguen sinergeticamente un
mismo objetivo.

Rol en la planeación
Establecer prioridades de la intervención, identifica y ordena proyectos, define el marco institucional y asigna los recursos a utilizar.
• Plazo: 5 años
•
 Método para definir un problema
• Espina de Pescado

• El eje apunta al efecto (problema)

•Listar los factores que puedan estar incidiendo sobre el efecto
•Identificar los principales factores
•Desglosar estos factores en factores secundarios
Aplicación del método

problema

•Factores
Hombre Método causales
 Para cambiar el estado de arte
• Proyectos son los medios para llevar a
cabo actividades que no pueden realizar
dentro de los límites normales de la
operación de la organización.
• Son el medio con el que se pretende
lograr el plan estratégico de la
organización
 Identificación de problemas: procedimiento

• 1. Plantear los problemas considerados fundamentales,

en el contexto de la situación analizada.
• 2. A partir de esta primera lluvia de ideas, establecer el
• problema central.
• 3. Determinar si el problema encontrado guarda relación
• con los lineamientos de la Institución ejecutora.
• 4. Determinar la población beneficiaria y, en general, a
los involucrados con el proyecto (stakeholders).
Análisis de objetivos:
Procedimiento

Análisis de objetivos: Procedimiento

1. Conversión del problema central en
objetivo principal.
2. Conversión de las causas en medios.
3. Conversión de los efectos en fines.
Cambiar los estados negativos en
situaciones positivas.
 Proyecto

• es una tentativa planificada que consiste en un

conjunto de actividades interrelacionadas y
coordinadas para alcanzar los objetivos
específicos dentro de los límites de un
presupuesto y periodo de tiempo.
• Es la unidad más operativa dentro del proceso
de planeación y constituye el eslabón final.
• Plazo: un año a dos.
 Características de los Proyecto
El Aspecto temporal del Proyecto
• Los proyectos tienen un principio y un fin.
• La mayoría de los proyectos se conciben con un efecto
temporal posterior, p.e. la erección de un monumento.
 Fuentes de Proyectos
• Demanda de mercado (construcción de
una refinería)
• Una necesidad organizacional
• Requerimiento de un cliente (una
subestación para un nuevo parque
industrial)
• Un avance tecnológico
• Un requerimiento legal
 MARCO DE TRABAJO
Innovación
Prioridad para I Rutina II Adaptación III
Innovación

Características • Preocupación por • Preocupación por el • Preocupación por el

el equilibrio equilibrio estacionario equilibrio dinámico
estacionario • Se adapta a los cambios del • Se adapta
• Mantiene la rutina medio continuamente a las
• Reacciona a los • Mantiene sus rutinas condiciones del medio
cambios • Identifica las • Está en cambio para
• Descansa su oportunidades y selecciona permitir el desarrollo de
acción en los las de más alto interés nuevas potencialidades
éxitos del pasado

Actitud Estratégica • Baja • Alta • Imprescindible

Administración por • Inexistente • Frecuente • Permanente

Proyecto
Ejemplos • Empresa familiar • Empresa industrial • Centros de Tecnología,
tradicional innovadora empresas de ingeniería

21
Diagnóstico BENCHMARK
calidad
Comparación

Propuesta de valor

Revisión y Mejora de
Propuesta de Valor

Oportunidades de
Negocio

Objetivos
Estratégicos 22
 Portafolio de mejoras
Diagnóstico
Que tenga
SWOT cualquier
Factores de Portafolio Propuesta posibidad de
éxito de Valor mejoramiento
de la empresa

Revisión y
enriquecimiento
de la propuesta

Oportunidad
de negocio
 Análisis del
problema ( p.e.
Ishikawa)

Elementos del Requerimientos Indicadores de Factores Externos

Proyecto Críticos Éxito

Objetivos ¿Hay demanda de - Ventas de nuevo - Mercado

A lo que la integración Superiores: p.e. esos nuevos producto
de proyectos Aumentar productos?¿de
contribuyen, p.e. Mercado que tamaño?
Nuevos Productos

Objetivos
Formulación Objetivo Específicos
(reconversión sintáctica
de factores de la espina
de pescado)

Resultados, p.e.
Son los productos un prototipo de un
concretos que el proy. nuevo producto
Debe entregar P/cumplir
Obj’s
 Continua… Innovación

EMPRESA

Procesos Gente
ESTRATEGIA

Tecnología

Ambitos y relaciones donde se genera la propuesta de valor

 La Organización y los Roles
• Administrador del compromiso,
patrocinador, asesor o padrino

Actúa a diferentes niveles:

• Provee discretamente apoyo, protección y
defensa y en ocasiones negocia mas fondos.
•Guían y orientan a los líderes menos
experimentados
 FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
FASE DE FASE DE FASE DE FASE DE
ESTRUCTURACION O PLANEACION EJECUCION CONCLUSION
DE INICIO
TIEMPO

Definición del Identificación de los Ejecución de las Transferencia final

problema Recursos Humanos actividades de los resultados
necesarios para el alcanzados
Uso de los recursos
proyecto
financieros Elaboración de los
Definición de los
programados informes finales
objetivos y metas por
alcanzar Delineamiento de la Evaluación final de
estructura formal los resultados
Reincorporación del
Análisis del ambiente
personal a sus áreas
del proyecto Programación de los
de origen
resultados por
alcanzar Opcional:
Estimativa negociación Seguimiento del
Programación de los
de los recursos proceso de
recursos financieros
financieros innovaciones
resultantes.
 Procesos del ciclo de vida de un
Proyecto

Proceso
de
Planeació
n

Proceso de inicio Proceso de Monitoreo y Control Proceso de

conclusión

Proceso de
ejecución
La administración de Proyectos
• es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas para
las actividades el proyecto satisfagan los
requerimientos del proyecto
 ¿Qué incluye la administración de
proyectos?
• Identificar requerimientos
• Establecimiento de objetivos claros y
logrables
• Balancear las exigencias de calidad,
alcance, costo y tiempo
• Adaptar las especificaciones, planes y
enfoques de los distintos actores
interesados
 LOS RIESGOS
• CONOCER EL RIESGO ES
IMPORTANTE PERO NO SUFICIENTE:
TIENE 2 FACTORES LA PROBABILIDAD
Y LA SERIEDAD.
 Matriz de decisiones de la
administración de riesgos
No requiere Causa para no
+ administración realizar Proy. o
para concentrar
recursos en su
Probabilidad

administración
No es parte de la Requiere
Administración de administracion
riesgos
-
- Seriedad +
 Identificación de Riesgos
• El mas común el dimensionamiento.
• Es función de la base de conocimento
• Imaginar efectos colaterales.1
• Criterios endebles sobre temas
inicialmente subestimados que luego
resultan críticos
• El aprendizaje de alternativas nos genera
nueva información que no se había
pronosticado
 Prevención de Riesgos
• No hacer las cosas por una razón dudosa. Se
hacen para lograr beneficios.
• Apropiarse el proyecto. El L.P. gana o pierde
con el proyecto.
• El que falle no es una opción, no tolerar dudas.
• Alejese de los excepticos, los que no apoyan no
estorben.
• Implementación a detalle. Haga sentir que la
organización no tolera cambiar fechas o desvíos
 Continua Prevención de Riesgos
• Mantener el proyecto bajo control, mientras
mayor y largo el proyecto, mas posibilidad de
falla1.
• Designar un solo líder2.
• No satanizar a los vendedores (o promotores)3.
• Haga de los objetivos del negocio la guía inicial.
• No intimidar al cliente o usuario con jerga
técnica.
• No sobremodifique, ni sea perfeccionista4.
 Alcance del Proyecto
• Crear la estructuración del trabajo.
• Subdividir los entregables y el trabajo en los más pequeños y
manejables componentes
• Verificación del alcance con la aceptación por parte del cliente o
usuario de los entregables completados

Alcance del Producto: son las Cumplimiento: lo

características y funciones que eberán medimos en función a
incluirse en un producto o servicio los requerimientos
Alcande del proyecto: es el trabajo por Cumplimiento: lo
realizar para entregar un producto con medimos en función del
las caracterísitcas y funciones apego al Plan del
específicas Proyecto
Promotor de proyectos, campeón o
empresario.

•¿Qué hace?
•¿Ante quién?
•¿De quién son las ideas?
 Líder de Proyecto
Actividades en la Organización
•

• Lleva a cabo las funciones de planeación y Coordinación de las actividades.

• Integra, motiva, facilita, comunica y desarrolla los distintos entornos para la fluidez y éxito del
proyecto.
• Asegura el cumplimiento de los objetivos con eficiencia.
• Aprovechar la estructura formal e informal de la organización para favorecer sus proyectos.
• Asume que es el principal miembro del equipo, pero es democrático en la toma de decisiones.

Características Personales
•

• Visionario, Integrador, Facilitador, comunicador, facilitador y capacitador.

• Habilidad para lograr el desarrollo profesional y personal de los miembros del equipo.
• Iniciativa.
 Lista de Verificación
Clave Concepto F. Prog. Estatus F. Real de Observ. Firma
De Rev. Rev.
1. Diseño
1.1 Cumplimiento de
Necesidades
1.2 Cunplimiento a
criterios e
aceptación
1.3 Paquete completo
de información del
Arquitcto para
evaluar opciones
2. Selección de
Mobiliario
2.1 Proveedor
acreditado
 Principios Claves
SUPERVISION
+ Liderazgo de Líder competitivo
INTERES EN EL PERSONAL

Camaradas (grupo participativo)

Líder
Conciliador
Líder Burocrático Líder autocrático

-
- INTERES EN LA MISION +
 Funciones del Supervisor
• Distribuir su trabajo
• Saber tratar a su personal
• Instruir a su personal
• Calificar a su personal
• Recibir y tratar las quejas del personal
• Realizar entrevistas sobre problemas del personal
• Hacer informes y reportes1.
• Conducir reuniones
• Mejorar los sistemas procedimientos a su cargo
• Coordinar acciones con los demás supervisores
• Mantener la disciplina
 Supervisión
• Orientación a resultados
• Satisfacción del cliente en vez de
satisfacción del jefe
• Premiar rendimientos en vez de habilidad
 La comunicación
Premisa
• Asegurar en tiempo y forma, la
generación, recopilación, distribución y
almacenamiento de la información
 Las manchas de café
• Falta de presencia con los usuarios
(empatía, horarios y empatía)
• Falta de oportunidad en repuesta a
requerimientos administrativos
• Costumbre de justificación endeble del
proyecto
• Falta de tacto del personal con los
usuarios
 Liderazgo
• Manejo de Conflictos. Los líderes de
Proyecto y sus subordinados deben
eliminar asperezas y mostrar
colaboración, que debe ser probada en
los primeros desacuerdos o atorones. Los
LP deben recompensar a aquellas de su
propia organización que se adhieren al
principio de que el proyecto es compartido
 Solución de Problemas
Principio de Escalación
• Los problemas deben resolverse (al
menos intentar) al más bajo nível dentro
de un límite de tiempo fijo (24 hrs) o son
llevados al siguiente nivel jerarquico. Si es
el caso, los responsables tienen el mksmo
tiempo para resolverlo o para pasarlo al
siguiente nivel. No actuar no es una
opción.1
 Los 10 mandamientos en la
administración de resultados
• Identificar el resultado que se compromete a producir
• Cuantifiquelo
• Pongale fecha y atengase a ella
• Asegurese de que entendió y se dio a entender
• Haga las tareas a tiempo aunque no sea perfecto
• Revise periódicamente su objetivo
• delege, no haga el trabajo de su personal
• Lo que cuenta es producir el resultado
• Lo que importa es que el equipo gane
• Todos los miembros del equipo son responsables al
100% ed que el equipo gane.
 Elaboración Progresiva de las especificaciones

• Significa que la elaboración se desarrolla en

pasos, continuando por incrementos, p.e. al
inicio el objetivo puede ser “mejorar la calidad
de vida de los residentes de menores ingresos
del municipio X”, conforme se avanza en
definiciones queda: “ mejorar el acceso a agua y
alimentos a 500 residentes de bajos ingresos
del municipio X”
 ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO
• Costos de investigación
– Personal profesional técnico
– Personal de apoyo
– Equipo de laboratorio
– Reactivos y otros materiales de laboratorio
– Consultores
– Información (libros, revistas, etc.)
– Pruebas analíticas
– Infraestructura y espacio
– Uso de TIC
– Estudios

• Costos de Desarrollo
– Personal profesional/técnico
– Personal de Apoyo
– De Promoción
– Materiales
– Fabricación piloto
– Equipo
– Infraestructura
– Dibujo y Diseño
 Procesos de Administración del Tiempo
• Definición de actividades
• Estimación de la duración de las
actividades1
• Secuencia de actividades2
• Estimar los recursos (tipo y cantidad)
• Desarrollar la programación3
 Planificación del Proyecto

• Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los

recursos requeridos para completar cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para hacer
mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos
debidos a que una tarea espere a la terminación de
otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los
administradores.
 Organización de actividades

• Las actividades en un proyecto deben ser organizadas

para producir resultados tangibles para que la
administración pueda juzgar el progreso.
• Los “Milestones” son los puntos finales de alguna
actividad.
• Los “deliverables” son los resultados del proyecto que
serán entregados a los clientes.
• El proceso de “cascada” permite una definición precisa
de los “milestones”.
Las herramientas de administración
del tiempo
• Los componentes en una red son los sucesos
representados por circulos y las actividades
representadas por flechas
• las actividades consumen tiempo y representan
el trabajo requerido para cumplir el proceso.
• Los sucesos reprensentan realizaciones
específicas del proyecto
• Los números representan días que se tarda la
actividad
 Elementos a adicionar en el
contenido de un proyecto

-
Modelo de Madurez de calidad +
Costo Admon.
calidad del proyecto
Impactos negativos en la

rspecto a la calidad
Nivel de Madurez
Total
Retrabajos de la
Desmotivación calidad
Defectos Admón. De la
desgaste calidad
Aseguramiento
tiempo de la calidad
Control de calidad
Inspección – supervisión

+ -
 Problemas en la Planificación

• Es difícil estimar la longitud y dificultad de las tareas, por lo

que la estimación del coste es mas difícil.
• La productividad no es proporcional a el número de
personas trabajando en una tarea.
• Incluir personal en un proyecto en avance, retrasa el
proyecto por “overheads” en la comunicación.
• Lo inesperado siempre sucede. Es necesario considerar
siempre contingencias.
 Gráficas de barras y redes de actividades.

• Se utilizan notaciones gráficas para ilustrar la planificación del

proyecto.
• Muestra la partición del proyecto en tareas. Las tareas no
deben ser muy pequeñas. Estas deben de tener una duración
de una semana o dos.
• Las gráficas de actividades muestran las dependencias entre
tareas y la ruta crítica.
• Las gráficas de barras muestran la planificación contra el
tiempo del calendario de actividades.
Duración de las tareas y dependencias.

Tareas Duración (días) Dependencias

T1 8
T2 15
T3 15 T1
T4 10
T5 10 T2,T4
T6 5 T1,T2
T7 20 T1
T8 25 T4
T9 15 T3,T6
T10 15 T5,T7
T11 7 T9
T12 10 T11
 El LP EN LA FASE DE EJECUCION

• Aprobados los objetivos y metas y movilizados los recursos se inicia la

ejecución. El líder de proyecto se convierte en un animador, un tomador de
decisiones, un coordinador de recursos y un solucionador de problemas.
• El LP hace que las cosas sucedan. Implica entender las estructuras, saber;
a quien dentro de la organización requerimos persuadir para lograr la
autorización de finanzas u otra entidad; como persnmetar una idea, cuando,
con quien, etc.

El LP debe encarrilar al equipo dando realimentación,

resolviendo asuntos y coordinando cambios para mejorar
el desempeño
Ciclo haz-verifica-y actua

Planifica Ejecuta

Actua Verifica
Proceso de Monitoreo y Control
Reportar el status del proyecto

• Definición de seguimiento: es el exámen

continuo de cómo se estan realizando las
actividades.
• La evaluación es periódica.
• Mantener bajo observación los planes,
evaluando tareas y haciendo escrutinio de
los registros
 Desempeño
• Monitorear resultados específicos para
determinar que cumple con relevantes
estandares de calidad e identificar
caminos para eliminar causas de
desempeños insatisfactorios
 Reporte de Funcionamiento
• Coleccionar y distribuir información
incluyendo reportes de status, medición
de avance y pronóstico
• Revisiones de avance
– Comparación metas propuestas vs. Real
– Comparción costos previstos vs. Real
– Verificar asunción e responsabilidades
– Verificar cuota prevista de objetivos vs. real
 Control
• Control del alcance
• Control de la programación de actividades
• Control de costos
• Factores que crean variaciones en las
actividades, tiempos y costos
 Distinción entre Meta y Norma en
ámbitos regulados
• Las normas técnicas generalmente se representan por
valores numéricos.
• Las metas se deben cuantificar, por lo tanto también se
representan cuantitativamente.
• Las normas son un atributo de algo o alguien, p.e.
kilocalorias mínimas diarias para un niño.

• La meta se dirige a una población-objetivo y puede

establecer como un porcentaje de la situación ideal, p.e.
cobertura del 90% de los niños en primaria, de sus
requerimientos alimenticios en el desayuno.
 FASE DE CONCLUSION

• Transferencia de los resultados obtenidos por medio de.

Informes escritos, capacitación, reuniones, etc.
• Seguimiento de la implementación de resultados
• Elaboración e un informe final que permita registrar la
vida el proyecto, los problemas enfrentados, las
soluciones encontradas, los resultados obtenidos
 EJEMPLO DE CUESTIONARIO EVALUACION DEL CLIENTE

• ¿Cuál ha sido el comportamiento de la organización en la fase de

contratación de los servicios prestados a su empresa?
• ¿Hay un interés detectable de nuestros técnicos en entender claramente
los problemas de su empresa y en solucionarlos efectivamente?
• ¿La competencia técnica que requiere, es la de nuestra organización?
• ¿Cómo ha sido el comportamiento de la organización durante la ejecución
de los trabajos contratados, en cuanto:
– Observancia e los costos y plazos?
– Calidad técnica e los trabajos?
– Tiempo de respuesta para atender sus solicitudes?
– Los procedimientos administrativo.
• ¿Cómo ha sido el comportamiento de la organización después de la
ejecución e los trabajos?
• ¿Ha habido un apoyo suficiente de la organización en la implantación de las
recomendaciones propuestas en el trabajo?
 PATRONES ORGANIZACIONALES DEL EQUIPO

• Funcional Puro. El LP es el punto focal para las comunicaciones, pero no

tiene autoridad para dirigir a la gente.
• Matriz Débil. El LP es el punto focal para los controles, no dirige
directamente.
• Matriz Fuerte o Parcialmente orientada a los proyectos. El LP es el punto
focal para la dirección y control, dirige a una parte el equipo.
• Orientado Hacia los Proyectos. El LP tiene la mayoría de los elementos
esenciales del equipo bajo su control.
• Totalmente Orientado Hacia los Proyectos. El LP tiene bajo su mando a los
empleado del equipo encargado.
 LA PARADOJA

Aun con autodisciplina, Coordinación estrecha y Intromisión y acciones de

CALIDAD DE riesgo de sorpresas y Relaciones de apoyo, interferencia, crean
LOS malos resultados. mejoran posibilidades de ambiente que reduce
RESULTADOS éxito. posibilidades de éxito.

Poca. Suficiente. Excesiva.

Participación del Cliente en el proceso interno
 PROACTIVISMO EMPRESARIAL

• Los empresarios creativos son los que enfrentan

ambientes ambiguos y cambiantes con inesperado
beneplácito, porque distinguen la realidad de trampas
imaginarías y convierten los errores en oportunidades.
 Formato de propuesta de
proyecto (ejemplo)
• I. Resumen ejecutivo
• II. Datos del Proyecto.
• 1. Contexto.
• 2. Justificación del proyecto.
• 3. Propósito del ´proyecto (objetivo inmediato) .
• 4. Resultados esperados.
• 5. Actividades.
• 6. Insumos, recursos.
• 7. Supuestos y riesgos.
• 8. Indicadores y medios de verificación.
• 9. Obligaciones previas y requisitos.
• 10. Organización y administración.
• 11. Sustentabilidad organizativa y financiera.
• 12. Seguimiento del proyecto, presentación de informes evaluación.
• 13. Presupuesto y financiamiento.
• 14. Informes financieros y auditoria.
• 15. Plan de ejecución del proyecto.
• III. Anexos (según se requieran)
¿Como aprender a redactar proyectos ?

TEORIA METODOLOGÍA
Manuales de Formatos de
elaboración de presentación de
proyectos proyectos

PRACTICA
Documentos reales
de proyectos ya
aprobados
 Check Check-list list para preparar un
documento de proyecto
• Lo que las agencias
financieras buscan en
un proyecto
• PROYECTO
• Cual es el contexto
social, económico y
político?
• Existe un título?
• Es el ejecutor confiable
(y exonerado del
impuesto a la renta)
• Cómo se financiara?
• Quién conducirá el
proyecto?
• Quién hará el
seguimiento?
• Quiénes se
beneficiaran?
• Cómo lograrán sus
objetivos?
• Dónde ocurrirá?
• Qué logrará?
• Porque este proyecto?
• Cómo surgió?
• Existe un resumen
ejecutivo?
• Existen fotografías?