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Documento e a Informação
Arquivo
Tipos de Arquivo
     
ë que é um documento?
Ł Definição
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 d ou um meiod que contém
uma 
 d que pode adoptar diversas
formas (papeld digital)d em como diferentes
manifestações (sím olosd códigosd letrasd númerosd
imagens«)d cujo fim último se prende com a
comunicação e/ou comprovação de uma
determinada realidade
     
ë Informação
Ł Representação sim ólicad em código
convencionadod de acontecimentosd o jectos ou
fluxos que constituem o real perceptível. Conjugad
assimd um conjunto de registos em linguagem
sim ólica (dados)d interpretados de acordo com
um determinado código (padrão).
(Zorrinhod 1995)
     
ë Comunicação
Ł Transmissão da informação. É o modo de
desenvolver o relacionamento entre as pessoas e
gruposd através de um intercâm io de factosd
opiniõesd ideiasd atitudes e emoções

(Fátima Jorge e Paulo Resende da Silvad 2008)

     
ë Processo de Comunicação
Ł Emissor

x Contexto
x Mensagem
x Código
x Canal

Ł Receptor
     
ë Documentos na área administrativa
Ł fícios
Ł E-mails
Ł Circulares
Ł Memorandos
Ł Requerimentos
Ł Relatórios
Ł Currículo pessoal
Ł Cartões-de-visita
Ł Resposta a um anúncio de emprego
     
ë Algumas regras para melhorar a comunicação por
escrito

Ł Usar palavras e expressões simples

Ł Usar palavras curtas e com um significado acessível
Ł Utilizar ilustraçõesd gráficos e exemplos
Ł Fazer parágrafos curtos
Ł Usar adjectivos e advér ios de modo com moderação
Ł Exprimir as ideias com um encadeamento lógico e
directo
Ł Evitar palavras desnecessárias
Ł Não repetir a mesma palavra várias vezesd mas sim
sinónimos
     
ë Algumas notas

Ł Deve ser dado um cuidado especial à apresentação

desses documentosd quer no aspecto linguísticod
quer no aspecto da sua organização
Ł É importante realçar a importância do conteúdod
em como a aparência e forma do documento
Ł É importante o uso de um prontuário
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ë que é?

Ł Conjunto de documentos produzidos e

conservados por uma instituição no decurso da
sua actividade
Ł Unidade de informação que recolhed tratad
conserva e divulga documentos
Ł Conjunto de documentos relativos à história e
actividade de uma instituiçãod de uma entidaded de
uma famíliad etc. d ou próprios de uma empresad
administraçãod etc.
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ë Características e uso dos arquivos

Ł São a evidência das actividades e direitos legais

das instituições e dos indivíduos

Ł Constituem uma fonte de informação

insu stituível relativamente à história dos paísesd
e à sua evolução demográficad políticad económica
e social
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ë Arquivar para quê?
Ł Planear e desenvolver actividadesd considerado o
capital informacional prévio
Ł Tomar decisões político-administrativas ou pessoais
aseadas em dados acumulados
Ł Atender às necessidades legais e técnicas
Ł Evitar a repetição completa ou parcial de actividades
economizando recursos materiais e humanos
Ł Recuperar a história
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ë
uanto à tipologia
Ł Suporte papel
Ł Audiovisuais
Ł Fotográficos
Ł Digitais
ë
uanto ao plano temporal
Ł Arquivo morto
Ł Arquivo vigente