UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN

PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA

( MAMPU )
JABATAN PERDANA MENTERI

ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH MAMPU

BIL 6 TAHUN 2014
No. Rujukan : MAMPU.100-1/9/1 (16)
LATAR BELAKANG
Sebagai platform utama bagi membincangkan, menyelaraskan, menyelesaikan
seterusnya memutuskan sesuatu perkara atau isu.

Matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang

ditetapkan

Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat

dan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat

Penulisan minit mesyuarat mestilah berpandukan

kepada arahan ini supaya pengendalian mesyuarat
dan penulisan minit mesyuarat berkualiti, mantap dan
seragam
Peranan Urusetia Mesyuarat
• Menentukan tarikh, masa dan
tempat mesyuarat
• Membuat tempahan bilik
mesyuarat
• Menentukan agenda
mesyuarat dengan
persetujuan pengerusi
mesyuarat serta menyediakan
Perutusan Pengerusi
Mesyuarat
• Mewujudkan “Mesyuarat” • Menghantar peringatan
dalam sistem MyMesyuarat sehari sebelum mesyuarat
• http://portal2.mymesyuarat.gov.m diadakan
y/permohonan-menggunakan-
mymesyuarat
• Memastikan kemudahan bilik
mesyuarat disediakan
• Mengisi maklumat mesyuarat
dalam sistem MyMesyuarat
• Menentukan kehadiran
• Menentukan kertas kerja
yang akan dibawa untuk • Mengadakan perbincangan
pramesyuarat
perbincangan mesyuarat
• Menghantar surat/email
jemputan mesyuarat
 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
 Menyemak kehadiran ahli mesyuarat sejurus sebelum mesyuarat berlangsung

 Mengemaskini senarai kehadiran

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

 Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan dan

mengemukakannya kepada pengerusi mesyuarat untuk kelulusan dalam tempoh
3 hari bekerja

 Mengedarkan minit mesyuarat selewat-lewatnya dalam tempoh 7 hari bekerja

 Mengesan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat

 Menyedia dan mengedarkan borang maklum balas

 Mendapatkan laporan maklum balas daripada pihak yang berkaitan

STRUKTUR MINIT MESYUARAT
Penulisan minit mesyuarat MAMPU :
• Font – Arial
• Saiz – 14
• Jarak antara barisan – Langkau sebaris
• ( Single Spacing )
• Kedudukan teks - Justified

Berpandukan agenda dan urutan mesyuarat :

• Perutusan Pengerusi
• Pengesahan Minit Mesyuarat
• Perkara-perkara Berbangkit
• Pembentangan Kertas Kerja/Kertas Cadangan
• Pembentangan Kertas Makluman
• Hal-hal lain
• Penutup
PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
► Perutusan Pengerusi
• a) Ucapan Aluan
• b) Ucapan penghargaan dan tahniah
• c) Memaklumkan sesuatu perkara atau isu hasil dari
mesyuarat yang lain
• d) Memaklumkan sesuatu perkara atau isu tertentu
• e) Ulasan ahli mesyuarat terhadap perutusan pengerusi
• f) Catatan agensi yang perlu mengambil tindakan
terhadap keputusan mesyuarat boleh dinyatakan

• ►Pengesahan Minit Mesyuarat

• a) Minit mesyuarat tanpa pindaan boleh direkodkan
• b) Sekiranya terdapat pindaan kepada minit
mesyuarat
• ► Perkara-perkara Berbangkit
• ► Perbincangan Kertas-Kertas Kerja
• ► Kertas Makluman
• ► Hal-hal Lain
• ► Penutup
Sekian, terima kasih