MANUAL DE COMPRAS

AREA DE COMPRAS DE
MARTIN’S CARPINTERIA
Bautista Vargas Luz Angela
Murillo Sarmiento Miguel Ángel
Diaz Merchán Raúl
IV semestre Técnico en Contabilidad y costos
Presentado a: Olga Lucia Urueña Bolaños
 Introducción

• Presentación
Las compras son una actividad muy frecuente en la actualidad, para una
empresa es determinante en la obtención de utilidades ya que el
conjunto de ellas dan como resultado final el producto final que se le
ofrece a los clientes.
Este manual pretende dar un conocimiento verdadero a la elección de
los productos que ingresan a la empresa y que por ende requieren ser
comprados, pero enfatizados en una organización.
 • Objetivos
Objetivo general
a) Ofrecer una guía a aquellas personas involucradas en la compra de
suministros, maquinaria, herramientas y otros, para que desarrollen
el negocio de forma practica, efectiva y la armonía con los objetivos
de la empresa.
Objetivos específicos
a) Construir normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y
necesidades de la empresa
b) Desarrollar y administrar las compras
c) Establecer proveedores bien evaluados
 VISION
• Ser en el año 2019 un departamento, con cubrimiento total de los
requerimientos de materia prima de la planta de producción, buscando siempre
tener el 100% de materia prima utilizable para la empresa mejorando así el flujo
de efectivo y entregas de materia prima justo a tiempo a la producción.
• Teniendo en cuenta que la visión responde a la pregunta de ¿Qué queremos ser
a largo plazo? Podemos decir que la visión en esta empresa es objetiva y que al
colocar una fecha exacta los objetivos se vuelven más exigentes, ya que hay
una presión por decirlo así estipulada que tienen un plazo máximo, en
comparación a otras visiones sin colocar fechas exactas, esto no quiere decir
que sea malo, solo que si por ciertas dificultades la empresa no cumple con su
visión en la fecha estipulada, sería algo delicado con la imagen interna y externa
de ella misma
•
 MISION
• Ser un departamento integral abasteciendo la bodega de materia
prima con el compromiso de no tener materiales en exceso ni
faltantes en la planta de producción, entregar un servicio de calidad a
nuestros clientes internos siempre de manera rápida y eficiente.
• La misión está bien planteada desde el ámbito del cubrimiento total de
los principales recursos de la empresa, ya que todo el enfoque del
departamento de compras se centra en comprar y optimizar de la
mejor forma la materia prima de la planta de producción, sin embargo
este objetivo a largo plazo se tiene que generalizar y enfocarse en las
compras que llevan a cabo cada departamento de la empresa (toda la
empresa), no solo las materias primas, y de esta forma ir creando una
gestión más integral.
 Políticas
• No tener un solo proveedor, ya que disminuye los costos.
• Al realizar un trato con el proveedor, hay que asegurarse de la
seriedad del mismo.
• Antes de realizar la compra hay que cerciorarse de la calidad, su
garantía y la cantidad que se vaya a suministrar.
• Planificar la compra, para que se lleve de una manera eficiente y
eficaz.
• Realizar todos los tramites correspondientes a los controles internos.
• Al obtener el producto se debe cerciorar que la cantidad sea la
correcta y que estén en buen estado.
• Revisar que en la factura este la información correcta de lo que se
esta recibiendo.
 Definiciones

• Compras: Es la operación que se propone suministrar bienes,

servicios en los términos, que marque le proyecto en las mejores
condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero.
• Comprador: Es la persona con la capacidad de cubrir las
necesidades por medio de una compra de un bien o un servicio.
• Por lo tanto el área de compra es la encargada de todas la
adquisiciones de la organización como son: Materiales de
elaboración, servicios y otras adquisiciones de operación.
 Funciones del área de compras

• Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.

• Relaciones comerciales
• Desarrollo del área y del personal
• Recepción análisis y registro de adquisiciones
• Aseguramiento de calidad de materiales y servicios
• Concretar convenios y contratos con proveedores
• Elaboración, emisión, envió y seguimiento de ordenes de compra
• Levantamiento de inventarios
 Responsabilidades del área de compra

• Elegir, tratar y negociar con proveedores.

• Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma.
• Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios.
• Poner en circulación ordenes de compra y su seguimiento.
• Aseguramiento de la calidad .
• Control de inventarios y almacenes.
• Logística de compras y almacenes.
• Control de proveedores.
 Estructura del área de compras

• El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas

organiza actividades, refleja autoridad, obligación y
responsabilidades, define el control y esta sujeto a procesos de
trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas
generales. El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades
de cada empresa y la necesidad de unir funciones en varias áreas.
 Proceso de compras

• Inicia cuando cualquier área de la organización requiere algún bien o

servicio y lo solicita, de ahí en adelante se construye una dinámica de
procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el
proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar, si no crear
varias estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor
competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la
empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida la satisfacción de
los clientes.
• El proceso de compra de Martin’s Carpintería lo integran las
siguientes actividades:

La requisición de materiales.

Registro y clasificación.
Solicitud de cotizaciones.
Análisis de cotizaciones y presupuestos.
Selección de proveedores, presupuestos y negociaciones.
Elaborar ordenes de compra, poner en circulación y dar seguimiento
a estas.
Entrada, almacenaje cuidado y entrega de los materiales.
Seguimiento y procesos de proveedores, revisión y pago de facturas.

Otras actividades indirectas del proceso:

Control de inventarios.
Control de cuentas por pagar a proveedores.
Generación y transferencia de información a gerencia de proyectos.
 Proceso descriptivo de la compra

1. La requisición de compra.
Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus
necesidades materiales para poder operar correctamente en función
de un proyecto definido, por su origen y su naturaleza la requisición
puede ser de dos tipos:
a) Requisición directa
b) Requisición indirecta
• En el caso de la empresa Martin’s Carpintería se maneja requisición
directa, porque esta totalmente ligada a un proyecto constructivo
(Producción) y esta reflejada en el presupuesto de obra, como son
materiales, subcontratos y mano de obra.

• Por el contrario la requisición indirecta es la que no se relaciona

directamente con los procesos de producción (obra) pero que
contribuye a la operación de todos los procesos de trabajo de la
organización.
 Localización de proveedores
• Es rápido y eficiente poder hacer una investigación de los
proveedores gracias a las medios que existen hoy en día como lo es
el internet, a continuación enumeramos las principales fuentes de
información para nuestro propósito:

1. Medios electrónicos:
• Directorios telefónicos especializados
• Guías de proveedores especializados
• Catálogos
• Publicidad
• Organización de proveedores
2. Medios personalizados

• Recomendaciones
• Entrevistas directas con vendedores y representantes de ventas
• Muestras físicas
• Catálogos virtuales o físicos

En la elección del proveedor para el envió de la solicitud de cotización,

se deberá crear un criterio para hacer propuestas, seleccionar las que
probablemente darán las mejores condiciones para ser elegidos como
proveedor y deberán contar con las siguientes condiciones:
• Imagen en el mercado
• Recomendación en base de experiencias
• Análisis de su proyección
• Criterio en base a las fuentes de información.
Solicitud de cotización
Es un documento enviado al proveedor para solicitarle su cotización de
un bien o un servicio, con la intención de su adquisición por medio de
una compra, Este documento es importante ya que depende de una
buena cotización del proveedor, debe reflejar de alguna manera la
imagen de la organización, su profesionalismo su tamaño y su
proyección con datos reales.
 Elementos del documento “solicitud de
cotización”
• Membrete de la organización.
• Titulo del documento.
• Folio del documento.
• Fecha de emisión.
• Nombre del proveedor.
• Nombre del contacto.
• Teléfono del contacto.
• Nombre del comprador
• Nombre del proyecto
• Ubicación
• Clasificación
• Numero de partida
• El proveedor envía a las oficinas de la empresa, específicamente el
área de compras su cotización o presupuesto, la cual contiene toda la
información respecto del material supuesto de futuras adquisiciones y
deberán estar claramente especificadas sus condiciones de venta.

Las negociaciones
Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de
presupuestos, se procede a negociar, para esto se requiere de
experiencia, criterio, capacidad de análisis, tolerancia y diplomacia, pero
sobre todo, sentido común.
La esencia de la negociación es llevar los precios a una situación
cómoda, razonable para la organización, siempre tomando en cuenta
que un negocio es parte de 2 o más individuos y la equidad es parte
fundamental del éxito comercial.
Los aspectos a negociar son:
• Calidad
• Los montos y plazos crediticios
• Costos y utilidades
• La asistencia
• Las respectivas devoluciones que en dado caso se realicen
• Estabilidad de ofertas
Algunas herramientas para negociar son:
• Proyectos futuros
• Crecimiento de la empresa
• Desarrollo compartido (alianzas, negocios…)
• Propósitos y valores de la organización
• Garantías
 Selección del proveedor
Este se da en función de los respaldos de las negociaciones, aquel que dio las
mejores ideas para la organización en términos competitivos.
El proveedor que de a cumplir con las exigencias, que cubrió las necesidades
de la empresa ofreciendo sus ideas, reflejado en cualquier concepto de
negociación y que cumple con todos los requisitos.
Algunos requisitos de la empresa Martin’s carpintería para la selección
de proveedores es:
• Requisitos económicos (precio, crédito, solvencia…)
• Requisitos técnicos (calidad, producción…)
• Requisitos administrativos (aspectos legales,
• Requisitos de desarrollo (cooperación…)
 La orden de compra

• Es un documento que ordena al proveedor el envió o la entrega del

bien adquirido y que concreta una compra en los términos
comerciales pactados, con las normas requeridas en el lugar y tiempo
establecido.

Seguimiento de la orden de compra

Consiste en la actualización de la promesa de entrega del proveedor,
consiste en acelerar el proceso del envió y la entrega del bien para que
los plazos que se acordaron se cumplan.
 Entrada de material y aseguramiento de calidad

• En este proceso se empiezan actividades como recepción, custodia,

cuidado y control de los materiales, la aplicación de logística de
distribución y los procesos a considerar para agilizar los tiempos de
los sistemas establecidos de fabricación.
Estructura departamento de compras

Jefe de
compras

Auxiliar de
compras

control de Relación con Cuentas

inventarios el proveedor por pagar
 Conclusión

• Con la realización de este trabajo nos concientizamos más de la

importancia del área de compras en una empresa pasando de la
teoría a la práctica en el análisis de este proceso nos damos cuenta
que hay una perfecta planificación en la que intervienen demasiadas
personas con varios subprocesos que finalmente conforman un solo
grupo el cual hace que se vean reflejados los buenos resultados
en esta organización