UTILIDAD DE LA HOJA DE CÁLCULO PARA LA EMPRESA

Es una herramienta de software de ayuda a la decisión que utiliza fundamentalmente

información numérica.

• Utilidad fundamental: Modelizar un problema que requiere de cálculos numéricos.

• Creación de fórmulas.
• Utilización de fórmulas predefinidas: financieras, estadísticas, matemáticas, ...
• Aplicación a problemas que requieren cuadros interrelacionados: presupuestos de
capital, evaluación de inversiones, ....
• Simulación del tipo “que pasaría si”.
• Análisis de distintos escenarios de un mismo problema.
• Obtención de gráficos.
• Automatización de procesos (macros).
 CONCEPTOS GENERALES
Una hoja de cálculo es una aplicación informática estructurada en filas y columnas, en
cuyas intersecciones (celdas) se pueden introducir textos, números, fórmulas y
funciones que permitirán la resolución de modelos o problemas.

ESTRUCTURA DE UN LIBRO DE TRABAJO EN EXCEL

Introducción de fórmulas o funciones

Celda
activa

Pestañas de hojas
Introducción de datos
• Texto: Por defecto se alinea a la izquierda
• Números: Se puede introducir . , y % cuando corresponda.
• Posteriormente, se puede modificar el aspecto de los datos a partir de la opción
FORMATO.
• Ej: Introducir todos los textos de la PRÁCTICA 1 y los datos iniciales (Rango
C9:D12; H9:H12).

Creación de fórmulas
• Se comienza introduciendo el signo =
• Se utilizan operadores:
• Aritméticos: +, -, *, /, ^, >, <, >=, <=.
• Lógicos: Y, O, NO, .....
• Ej: Práctica 1: Podríamos poner en E9 =600*427,92. Inconveniente: Sólo sirve para
este caso.
• Verdadera operatividad: Utilizar referencias de celdas. Objetivo: Poder copiar
después esta fórmula. Ej: En E9 =C9*D9
Copiar fórmulas
• Tipos de referencias:
• Relativas: Se ajustan a la posición que ocupen cada momento.
• Ej: Si en E9 ponemos la fórmula =C9*D9, se traduce por “multiplica la
celda que está dos posiciones a la izquierda por la que está una posición a la
izquierda”.
• Al copiar la fórmula a E10, su contenido cambia a =C10*D10
• Cómo copiar:
=C9*D9
+
arrastrar

• Absolutas: La referencia de la celda permanece invariable, aún

cuando la copiemos a otra celda.
• Ej: Cálculo del importe IVA. Si en F9 ponemos =E9*F6, la primera
fórmula sería válida, pero al copiar ya no funcionaría.
• Fórmula correcta: =E9*$F$6: Los símbolos de dólar dejan
invariable la celda F6. Esto es una referencia absoluta.
Copiar fórmulas
• Tipos de referencias:
• Mixtas: Cuando sólo interesa dejar invariable una de las coordenadas de una celda:
fila o columna.
• Se pone el $ sólo en la fila o columna.
• Otras consideraciones: Si el resultado final de una fórmula no da el formato final:
Utilizar FORMATO del menú principal. Ej: Fórmula porcentaje (I9).
• Práctica 2: Tabla de descuentos
Funciones
• Se trata de fórmulas que ya están predefinidas.
• Tipos: (Asistente de funciones)
• Matemáticas y trigonométricas: SUMA, SUMAR.SI, REDONDEAR, ....
• Lógicas: SI, SI anidadas...
• Financieras: PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, VNA, TIR, ....
• Búsqueda y Referencia: BUSCARV, BUSCARH, BUSCAR, ....
• Estadísticas: CONTAR.SI, CONTAR, PROMEDIO, ......
• Estructura de una función: =NOMBRE(ARGUMENTO 1;ARGUMENTO 2,
......ARGUMENTO N)
• Ej: Práctica 1: Para sumar muchas celdas mejor: =SUMA. En G14: =SUMA(G9:G12). Para
indicar de una celda origen a otra de destino se usan los :. Esto es lo que se llama un RANGO.
• Cómo se introduce un rango en una función:
• Escribiéndolo.
• Seleccionándolo directamente mediante el ratón.

FUNCIONES LÓGICAS

=SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;VALOR_SI_FALSO)

• Prueba_Lógica: Condición o conjunto de condiciones que puede tomar un valor

verdadero o falso.
• Valor_Si_Verdadero: Valor que devolverá la función cuando la expresión anterior
sea verdadera. Puede ser un número, texto, fórmula o función.
• Valor_Si_Falso: Valor que devolverá la función cuando la expresión anterior sea
falsa. Puede ser un número, texto, fórmula o función.
• Ej. (práctica 3): En F9: =SI(B9>=5;”APTO”;”NO APTO”)

Los textos en las

fórmulas se deben incluir
entre comillas.
OPERADORES LÓGICOS

• Cuando dentro de la prueba lógica se quieren enlazar varias condiciones se utilizan

operadores lógicos.
• Tipos:
• Y (CONDICIÓN 1;CONDICIÓN 2; .....;CONDICIÓN N)
• Se utiliza cuando queremos que todas las condiciones sean ciertas para que el
resultado de la prueba lógica sea verdadero. Si no se cumple alguna condición
el resultado final será falso.
• ¿Cómo se introduce en la función SI?.
• =SI(Y(CONDICIÓN 1;CONDICIÓN 2; ...;CONDICIÓN
N);VALOR_SI_VERDADERO;VALOR_SI_FALSO)
• Ej: Práctica 3: ¿Qué expresión pondría en G9?.
• O (CONDICIÓN 1;CONDICIÓN 2; .....;CONDICIÓN N)
• En este caso basta con que una de las condiciones sea verdadera para que el
resultado final también lo sea.
• La introducción sigue el mismo formato que con el operador Y.
• Ej: Práctica3: ¿Qué expresión pondría en H9?.
 FUNCIONES SI ANIDADAS

• Cuando sea necesario evaluar varias funciones SI en una misma expresión podemos
enlazarlas entre si. Se suele utilizar cuando la preuba_lógica puerde tomar más de dos
valores.
•SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_V
ERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;
..........VALOR_SI_FALSO)))
• Ej: Fórmula I9.
• Se pueden combinar los operadores lógicos con las funciones SI anidadas. En este caso la
expresión sería:
•SI(Y(CONDICIÓN1;CONDICIÓN2;....;CONDICIÓNN);VALOR_SI_VERDADERO;SI(P
RUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERD
ADERO; ..........VALOR_SI_FALSO)))
• Ej: Expresión J9.
• Tenga en cuenta que a veces las expresiones se pueden reducir comenzando por evaluar la
condición más excluyente. Siempre interesa expresiones más cortas. Ej: J9.
• En la PRUEBA_LÓGICA se pueden incluir funciones o fórmulas creadas por el usuario.
Ej: La celda K9 en la práctica 2. Se utiliza la función PROMEDIO.

Para repasar las direcciones absolutas y relativas y las funciones

lógicas: Práctica 4
 FUNCIONES FINANCIERAS

AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS (MÉTODO FRANCÉS)

=PAGO(Tasa;Nper;Va;Vf;Tipo)

• Calcula el pago o anualidad constante de cada periodo de amortización.

• Tasa: Tipo de interés por periodo del préstamo.
• Nper: Número total de pagos del préstamos.
• Va: Valor actual del préstamo.
• Vf: Valor opcional. Saldo que desea obtener después de efectural el último pago. Por
defecto es cero.
• Tipo: Si no indicamos nada se entiende que el pago es al final del periodo (0). Si
incluimos un 1 se entiende que es al comienzo del periodo.
• Ej: Práctica 5: ¿Cómo calcularía el pago en la celda G12?.

=PAGOINT(Tasa;Periodo;Nper;Va;Vf;Tipo)

• Calcula los intereses que se pagarán en cada periodo

•Periodo: Es el periodo para el que se está calculando los intereses.
• Se puede utilizar esta función o pensar en una fórmula que calcule
los intereses. Hacerlo en práctica 5. Celda D12.
 FUNCIONES FINANCIERAS

=PAGOPRIN(Tasa;Periodo;Nper;Va;Vf;Tipo)

• Calcula el pago correspondiente al principal o cuota de amortización financiera.

• También puede calcularse a partir de una fórmula. Práctica 5. Celda E12.

Ejercicio: CREAR EL RESTO DE FÓRMULAS PARA LA PÁCTICA 5

AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS (CAPITAL AMORTIZADO CONSTANTE)

• Para esta modalidad de préstamos no existen funciones predefinidas. Hemos de

hacerlo con fórmulas.
• Práctica 6: Crear las fórmulas necesarias para este cuadro de amortización
• Práctica 7: Combinar funciones financieras con funciones lógicas.
 FUNCIONES FINANCIERAS

=VNA(Tasa;Valor1;Valor2;.....)

• Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de

actualización y unos flujos de caja.
• Tasa: tasa de descuento o actualización.
• Valor: Flujos de caja que se dan al final de cada periodo.
• Práctica 8: Cálculo del VAN de dos formas:
• Actualización de los flujos de caja.
• Utilización de la función VNA

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

=BUSCARV(Valor Buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado)

• Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el resultado

que corresponda al número de columna que le indiquemos. La tabla ha de
estar ordenada de forma ascendente.
 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
• Argumentos de la Función Buscarv:
• Valor Buscado: Valor que que se ha de buscar en la matriz.
• Matriz_buscar_en: Se introduce indicando primera celda:última celda de la matriz, incluyendo
los valores buscados.
• Indicador_de_columna: Se indica el número de columna que corresponde al resultado que
queremos obtener. Las columnas se numeran de izquierda a derecha.
• Ordenado: Este argumento puede tomar dos valores:
• Falso: Busca en la matriz el valor exacto.
• Verdadero: Permite buscar valores aproximados. Útil cuando buscamos dentro de
intervalos. Para que funcione esta opción la tabla debe estar ordenada.
• Inconvenientes de esta función: No se pueden obtener resultados que estén a la izquierda de la
columna donde están los valores buscados.

• Práctica 9: ¿Cuáles serían las funciones que pondrías en las

celdas C12 y D12?.

=BUSCARH(Valor Buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_fila;Ordenado)

• Funciona de forma similar a Buscarv, sólo que busca por filas.

• Práctica 9: ¿Cuáles serían las funciones que pondrías en las celdas C20 y D20?.
 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

=BUSCAR(Valor_Buscado;Vector_de_Comparación;Vector_Resultado)

• Con está función es indiferente la columna o fila donde estén colocados los valores buscados.
• Vector_de_Comparación: Es el rango que indica la fila o columna de la matriz donde están los
valores buscados.
• Vector_Resultado: Rango que indica la fila o columna de la matriz donde se encuentran los
resultados.
• Ventajas sobre Buscarv:
• Se puede obtener resultados que estén a la izquierda de los valores buscados.
• Inconvenientes: Para que funcione la búsqueda aproximada los valores que introduzcamos en
la tabla deben estar ordenados.
• Práctica 10: Búsqueda de valores exactos: Función Buscar.
• Práctica 11: Búsqueda de valores aproximados.
• Práctica 12: Combinar fórmulas con funciones de búsqueda.
 OTRAS FUNCIONES

=REDONDEAR.MAS(Número;Número_de_decimales)

• Redondea un número por exceso, esto es, en dirección contraria a cero.

• Número: valor que se quiere redondear. El número puede provenir de una
función o fórmula.
• Número de decimales: Si se omite este valor o se pone cero, se redondea al
número entero inmediatamente superior.
• Práctica 12b: Sólo varia en relación a la 12 en el redondeo del valor de las
dietas.
• Otras variantes:

=REDONDEAR.MENOS(Número;Número_de_decimales)

• Redondea a un número por defecto, esto es, en

dirección a cero.

=REDONDEAR(Número;Número_de_decimales)

• Redondeo lógico al número de decimales que

indiquemos .
 OTRAS FUNCIONES

• Práctica 13: Funciones de búsqueda y direcciones mixtas

=CONTAR.SI(Rango;Criterio)

• Cuenta dentro de un rango de celdas aquellas que cumplan con una condición o
criterio.
• Rango: Conjunto de celdas en las que se quiere contar.
• Criterio: Condición que puede aparecer en forma de número, texto o expresión y
que determina qué celdas deben contarse.

=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango suma)

• Suma las celdas que cumplen con una determinada condición o criterio.
• Rango: Conjunto de celdas para las que se evalúa el criterio.
• Criterio: Tiene el mismo significado que en la función anterior.
• Rango_suma: Corresponde a las celdas que se van a sumar. Si no se
indica nada se suman las celdas incluidas en el rango.

• Práctica 14: Funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI

 UTILIZACIÓN DE VÍNCULOS

• Consiste en conectar (vincular) distintas hojas entre si a través de fórmulas de

referencia externa, esto es, fórmulas que hacen referencia a celdas situadas en otra
hoja de cálculo.

=NOMBRE DE LA HOJA!CELDA
• Utilidad: dividir un modelo grande o complicado en otros más sencillos que realicen
cada uno su propia tarea.
• Cuando se utilizan vínculos es conveniente cambiar el nombre de las distintas hojas
que intervienen en el modelo. (FORMATO, HOJA, CAMBIAR NOMBRE)

Práctica 15: Utilización de vínculos:

• Poner a las cuatro primeras hojas los siguiente nombres: Cataluña, Andalucía, Madrid y
Trimestre1.
• Introducir los datos iniciales en las hojas: Cataluña, Andalucía y Madrid.
• Crear en la hoja Trimestre1 la fórmula para las ventas del primer trimestre y del artículo A
de Cataluña y arrastrar la fórmula para obtener los resultados correspondientes a los
artículos B, C y D. Hacer lo mismo para las regiones de Andalucía y Madrid.

NOTA: Si para llevarnos los datos de la hoja Cataluña a la hoja Trimestre1 utilizamos la
opción COPIAR y PEGAR, cuando cambiemos los datos de la hoja Cataluña no se
actualizarán en la hoja Trimestre1
• Naturalmente podemos crear todo tipo de fórmulas que incluyan datos que están en hojas
distintas.
• Ej: Práctica 16: Creación de un modelo para gestionar un videoclub (Combinación de
vínculos con las funciones Buscarv, Contar.si y Sumar.si

ANÁLISIS HIPOTÉTICO
Una de las utilidades fundamentales de la hoja de cálculo es hacer análisis del
tipo: ¿qué pasaría si.....?. Este tipo de análisis se puede hacer de varias formas:
• Manual: Se introducen los valores en las celdas de entrada y se observan los
resultados de las celdas que contienen fórmulas.
• Tabla de datos: Consiste en crear una tabla que contenga tanto las celdas
cambiantes como los resultados. Posibilidades:
• Tabla de datos de una entrada: Se muestran los resultados de varias
fórmulas en función de los valores de una celda.
• Tabla de datos de dos entradas: Permite observar la variación en una
fórmula a partir de los cambios en dos celdas de entrada.

• Escenario: Permite obtener informes en los que se pueda observar la variación

en distintos resultados a partir de varias celdas de entrada (hasta 23).
Tabla de datos con una sola entrada
Práctica 17: Cambios en pago total, intereses y pago mensual ante
variaciones en el tipo de interés nominal
1) Introducir datos iniciales.
2) Crear fórmulas de resultados.
3) Preparar tabla
1) Introducir las fórmulas en E5, F5 y G5.
2) Completar la columna de tipos de interés (D5 a D12).
3) Marcar rango G5 a D12
• DATOS, TABLA
Tabla de datos con dos entradas

• Supongamos que para el mismo ejemplo anterior quisiéramos obtener una

tabla que nos muestre cómo variarían los pagos, ante cambios en el tipo de
interés y en el número de pagos anuales (Práctica 18)
Escenarios

Ahora bien, si queremos obtener un informe en el que se nos muestre lo

que pagaríamos por período, los pagos totales y los intereses totales, ante
variaciones en el importe del préstamo, tipo anual, número de pagos y
número de años, no podríamos utilizar las tablas

Solución: Crear escenarios para cada caso.

• Vamos a tomar la práctica 5 como plantilla para diseñar la práctica 19.

1) Crear el escenario: HERRAMIENTAS, ESCENARIO, AGREGAR
2) Introducir valores para cada celda cambiante

3) Obtener un resumen de cada escenario:

Para este punto te pedirá cuáles son las celdas
resultantes
Podríamos mejorar el modelo anterior, si a las celdas cambiantes y de resultados les
damos un nombre:
INSERTAR, NOMBRE, DEFINIR
Práctica 20: Escenarios, vínculos y función SI
 ANÁLISIS HIPOTÉTICO INVERSO
• Consiste en encontrar el valor de una o más celdas de entrada que hacen que se de un
determinado resultado en las celdas dependientes.
• Herramientas posibles:
• Buscar objetivo: sirve para determinar el valor que se requiere en una celda de
entrada para obtener el resultado deseado en una celda dependiente (fórmula).
• Solver: en este caso se determinan los valores requeridos en varias celdas de
entrada para obtener el resultado deseado, además permite añadir restricciones.

BUSCAR OBJETIVO
Práctica 21: A partir de los datos iniciales del préstamo, se obtienen las fórmulas de pago.
A continuación, suponga que el usuario se plantea lo siguiente: ¿si pudiera pagar 400
euros al mes, qué capital podía pedir prestado?
 OPTIMIZACIÓN MEDIANTE SOLVER

• Nos valdremos del ejemplo de la práctica 22

• Proceso a seguir:
1. Preparar la hoja de cálculo con los valores y fórmulas necesarios.
2. Acceder al cuadro de diálogo de Solver e introducir los datos para la
celda objetivo, celdas cambiantes y restricciones.
 OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO

• CREACIÓN DE GRÁFICOS
• La hoja de cálculo también es una potente herramienta de creación de gráficos,
los cuales son creados a partir de los datos introducidos en las hojas.
• Ejemplo: Creación de un gráfico a partir de los datos de amortización de un
préstamo. (Práctica 5).

• Abrir la práctica 5 y marcar los datos a representar en la hoja de

cálculo.
• INSERTAR GRÁFICO.
• Accedemos a un asistente de gráficos en el que tendremos que
elegir: tipo de gráfico, si queremos que se representen por filas o
por columnas y títulos del gráfico.
• Finalmente, elegimos si lo queremos en la misma hoja o en una
hoja aparte.
• Una vez que el gráfico se incrusta en la hoja, podemos
modificar sus distintas opciones para mejorar su presentación.

Práctica 23: Crear un gráfico a partir de los datos de la

práctica 5.
 OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO

• PROTECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

• Una vez que hemos creado un modelo de hoja de cálculo sería conveniente
bloquear aquellas celdas que contienen fórmulas y que, por tanto, no queremos que
sean modificadas.
• Procedimiento:
• Marcar aquellos datos que tienen que variar, esto es, datos iniciales.
• Entrar en FORMATO, CELDAS, PROTEGER.
• Desactivar el atributo de bloqueado.
• Proteger toda la hoja: HERRAMIENTAS, PROTEGER, HOJA (la
contraseña es opcional).
• Probar que la protección es correcta, esto es, que los datos iniciales se
pueden modificar mientras que las fórmulas no.
• Práctica: Proteger la hoja de la práctica 5.

• MACROS

• Son programas que permiten definir una serie de instrucciones sobre la

hoja de cálculo.
 OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO

• Utilidad: automatizar la ejecución de operaciones en la hoja de cálculo

• En Excel se puede llegar a programar macros utilizando el lenguaje Visual Basic, pero
existe otro procedimiento más sencillo:
• Pasos a seguir:
1. Definición de la macro
• Plantear que queremos que haga la macro. Ej: Sobre la práctica 16 (videoclub) vamos
a crear una macro que borre los datos iniciales de la hoja RETIRADA.
• Definir la macro: HERRAMIENTAS, MACRO, GRABAR NUEVA MACRO. En
esta ventana de diálogo dar un nombre a la macro y elegir si se grabará en este libro o
en uno nuevo.
• Una vez introducidos los valores anteriores aparecerá un botón para indicarnos que
estamos en modo grabación. Realizar manualmente las acciones que queremos que
queden grabadas en la macro.
• A continuación elegir en el menú de HERRAMIENTAS MACROS, la opción
DETENER GRABACIÓN.
2. Ejecución de la macro. Elegir HERRAMIENTAS, MACRO, MACROS y seleccionar la
macro grabada.
• Para evitar que cada vez que se quiera ejecutar la macro tengamos que entrar en las
opciones anteriores, se puede crear un botón y asignarlo a la macro anterior.
 OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO

• Proceso: VER, BARRA DE HERRAMIENTAS, CUADRO DE CONTROLES.

• Elegir botón.
• Dibujar el botón y asignarle la macro que le corresponda.
• Modificar el texto que queremos que contenga el botón.
 Ej: Práctica 24: Crear para la hoja RETIRADA un botón que ejecute la macro anterior y que
contenga el texto LIMPIAR DATOS DEL MES.