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Gestión de Compras

Proveedores
Tema 05
Profesor: Mg. Ing. Willy H. Calsina Miramira
Contenido

1. Importancia de los proveedores


2. Mercado de proveedores
3. Condiciones de negociación
4. Key Account Manager (Gerente de cuenta clave)
5. Evaluación de proveedores

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1. IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES

Los proveedores, forman una parte fundamental en los procesos de


aprovisionamiento dentro de los objetivos perseguidos por la Gestión
de la Cadena de Suministros y son los directamente responsables de
que se cumpla a cabalidad con la función de la gestión de compras.

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1. IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES

“Una buena gestión de Compras se traduce en una buena y estrecha relación


con los proveedores.”

• Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento


• Dada la necesidad, permite entregas rápidas
• Mantiene la Calidad de los productos y servicios
• En épocas de escasez asegura el suministro

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Objetivos con el proveedor

• Compartir con Proveedores Socios


• Desarrollar Proveedores Unicos, Exclusivos
• Mantener a Proveedores Selectivos
• Escoger entre Proveedores Alternativos

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¿Qué tenemos que hacer ?

• Clasificar en qué materiales o servicios


podríamos obtener mejores beneficios y
priorizarlos
• Qué proveedores podrían adecuarse a mis
objetivos; y si no los tengo, dónde debo
buscarlos
• Cuánto Tiempo y Cuánto va a costar.

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¿Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente
- Proveedor ?

Paradigmas del Cliente.-


• “Creemos que sabemos una más que el libro”
• “Somos los mejores negociadores de precio”
• “No puedo confiar ni en mi propia sombra”
• “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo a otro. Por lo
tanto, él está más urgido en vender, que yo en comprar”
• “.... para eso le pago”

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¿Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente -
Proveedor ?

Paradigmas del Proveedor.-


• “Me interesa porque se gana dinero”
• “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor”
• “Lo que está bien para él, está bien para mí”
• “Por último, hoy le vendo lo más que pueda, mañana ...... quién sabe......”

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¿Qué debemos cambiar ?

Puntos Claves.-
• De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta del futuro
• Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar que otros lo sean en lo suyo
• Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas; y seguramente mejores que las nuestras
• De un interés puntual y temporal a un interés global y a muy largo plazo.

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En qué se traduce ....

• El Cliente debe estar preparado y organizado para poder escoger a sus proveedores
• Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta para la elaboración de los productos
que se necesitan
• El Proveedor busca permanentemente una superación en la calidad de sus
productos
• Supone que el Proveedor está obteniendo márgenes “justos”
• La importancia de las relaciones entre ambos para un trabajo conjunto y una
mejora técnica a largo plazo.

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Enfoques para comprar
Relaciones basadas en la confianza Abastecimiento equilibrado
Compromiso para establecer relaciones cooperativas

• Incentivo poco claro para impulsar el • Influye totalmente en las habilidades


mejoramiento del proveedor
• Supone coincidencia en las metas del • Trae mejoras para el cliente y el
proveedor proveedor
• Proveedor podría captar todo el valor • Requiere una habilidad significativa
creado del cliente

Compras no influenciadas Rivalidad darwiniana

• Mentalidad tradicional de compras • Requiere mucha influencia para


de oficina comprar
• Se aceptan los precios • Elimina el letargo del proveedor, pero
puede generar resentimiento
• Deja el dinero sobre la mesa
• No motiva el mejoramiento sinérgico

Compromiso para establecer precios competitivos 11


Marco Conceptual de las Compras

• Orientación de las Compras de Proveedores Alternativos a Proveedores


Seleccionados y/o Exclusivos
• Distribución de las principales formas de Comprar por su Característica:
 Compras Directas: Con Proveedores Exclusivos
 Compras por Negociación: Con Proveedores Seleccionados
 Compras por Montos: Proveedores Alternativos. Ejemplo:
• Hasta US$ 500 1 Cotización
• Mayor de US$ 500 3 Cotizaciones
 Compras Urgentes: Cualquier Proveedor.

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Perfil básico del nuevo Proveedor
1. Organización: oficina principal - afiliados
2. Productos y mercados
3. Clientes
4. Información financiera
5. Personal: ejecutivos - empleados -contactos
6. Visitas realizadas a nuestra empresa
7. Planes a futuro
8. Historial interno
9. Competidores (proveedores alternativos)
10. Otros materiales y útiles
11. Otras informaciones

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La búsqueda del Proveedor

• Investigar fuentes de abastecimiento en función de productos


• Analizar las fuentes para:
Calificar las ventajas de cada una
Establecer una selección mediante una negociación y una prueba para
colocar un pedido inicial
Definir el período de experimentación
Llegar a una conclusión
Calificar para el futuro.

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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(1)

• Tipo de Proveedor

Alternativo Seleccionado Exclusivo

• Historial y Tiempo de actuación

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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(2)

• Capacidad de abastecer y negociar técnicamente

• Situación y
estabilidad
financiera y de
crédito
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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(3)

• Resultados técnicos y en el suministro de sus productos


Precio

Calidad

Oportunidad
Garantía

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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(4)

• Experiencia - Organización - Procedimientos - Actitudes y


Servicios.

Experiencia Organización Procedimientos

Servicios

Actitudes
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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(5)

• Sistemas de Información y Comunicaciones

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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(6)

• Situación y Relaciones con su


personal

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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(7)

• Apoyo técnico

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Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(8)

• Rapidez de respuesta ante las necesidades del cliente.

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2. MERCADO DE PROVEEDORES

 Una fuente que muchos desestiman es la que ofrecen las paginas amarillas de los
directorios telefónicos

 Los catálogos y las ferias, conglomeran a proveedores por sectores, y productos.

 El internet, es uno de los medios que proporciona información de proveedores


locales e internacionales.

 Otros se anuncias enviando cartas de presentación

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3. CONDICIONES DE NEGOCIACIÓN

La necesidad de obtener mejores resultados, las estrategias de la competencia y los


grandes cambios que se presentan en los esquemas de comercialización han
llevado a las empresas a desarrollar nuevas variables de negociación que se van
volviendo costumbres comerciales y van indicando los caminos para obtener
utilidades por medios diferentes del tradicional margen natural entre comprar y
vender.

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Negociación, para la selección de Proveedores

1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad (Especificaciones)


B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas Técnicas)
Áreas de acción para la Pre-Selección de
Proveedores
2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera (Manejo económico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón Corriente, Capital de Trabajo)


ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
3. ÁREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología (tiempos y calidad)


ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos (a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados (relación de tiempo de cubrimiento y tiempo comprometido)


ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parámetros de control de inventarios

B. Especificaciones de manipulación de los inventarios


ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca


B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (I)

Grupo de criterios Criterios


Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de precios y
Créditos de proveedores
condiciones
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de calidad de
Normas
materiales
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3. Criterios de tiempo
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (II)

Grupo de criterios Criterios


Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor


Conexiones de transporte
6. Criterios de ubicación
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)


Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a la
Participación en análisis de valores
empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
4. KEY ACCOUNT MANAGER
(Gerente de cuenta clave)
Para crear nuevas ventajas competitivas será necesario generar nuevas soluciones,
ideas y maneras de trabajar con los clientes.
El gerente de cuenta clave es un profesional de las ventas especializado en atender
y desarrollar un cliente exclusivo. Posee amplios conocimeintos en:
– sistemas,
– marketing,
– ventas,
– finanazas,
– negociaciones,
– y tiene gran habilidad para interprestar los objetivos de su empresa.

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5. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

• A partir de los suministros recibidos durante un periodo de tiempo


(Año, semestre, Trimestre, bimestre o mensual), se establece una
puntuación como la siguiente:

Suministro sin defectos: 1 puntos


Suministro con defectos secundarios: 5 puntos
Suministro con defectos principales: 10 puntos
Suministro con defectos críticos: 50 puntos

• El nivel de calidad (NC) del proveedor puede obtenerse con la formula


siguiente

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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Suministros sin defectos (01 punto) Suministros con defecto secundario (05
puntos)
 No hay daños en el empaque  El empaque presenta daños
Producto primario en buenas condiciones  El personal no apoya
Personal atento y debidamente uniformados El personal no esta debidamente uniformado
Tardanzas (máximo una hora).
Documentación mal emitidos.

Suministros con defectos principales (10 Suministros con defectos críticos (50 puntos)
puntos)
Mercadería (primaria) presenta daños Empaque y producto primario presentan
El producto esta con fecha vencida daños
Faltante de mercadería. Mercadería adulterada
Despachos parciales sin coordinar
No despacha la mercadería en la fecha
pactada.

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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Formula del nivel de calidad del proveedor

p1xn1  p 2 xn2  p3 xn3  p 4 xn4


NC  101 
n1  n 2  n3  n 4
• Donde p1, p2, p3, p4,…Pn, representa la puntuación obtenida (1,
5, 10, 50 puntos respectivamente)
• Y n1,n2,n3,n4,nN, el número de lotes que ha obtenido la
puntuación correspondiente.

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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La clasificación del proveedor se establece de la siguiente manera:

Proveedor A: NC entre 95 y 100


Proveedor B: NC entre 90 y 95
Proveedor C: NC menor de 90

Al proveedor A se le expresa las respectivas felicitaciones por cumplir


con los estándares coordinados.
Al proveedor B se les debe indicar las acciones correctoras a tomar.
Al proveedor C se les considera no adecuados para suministrar
productos a la empresa.

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Caso de análisis

• La empresa SUNBEIER SAC. Líder en el rubro de acabados textiles, como es de costumbre mensual, está evaluando a su
proveedor SUNCHEMICAL SAC. que le abastece de insumos químicos.
Para el marzo se han registrado cuatro órdenes de compras a favor de SUNCHEMICAL SAC. Que a continuación se
describen las recepciones de mercadería correspondiente al mes de mayo:
a) En el primer despacho, de insumos químicos, de lo solicitado de 03 cilindros de soda caustica, solo entregaron 02,
indicando que no contaban con mas, por problemas de desaduanar. No hubo comunicación alguna sobre el despacho
parcial.
b) En el segundo despacho del mes de mayo, el proveedor coordina con el área de compras de SUNBEIER que realizará
esta entrega en dos partes,
b.1. Se recepcionan 100 kg de tinta de color negro de la marca REINER, según indica la orden de compra, los
empaques se encuentra en buen estado y las fechas de vencimiento están según lo solicitado.
b.2. Se recepcionan el siguiente parcial 100 kg de tinta de colores de la marca REINER, según indica la orden de
compra, pero en las cajas la marca es otra, pero en la guía de remisión indica que la marca es REINER, se hace el
reclamo comunicándose con el vendedor encargado e indica que es lo único que tiene en stock y que la producción lo
realiza la misma empresa y que no tendrán problemas en los procesos de teñido, el encargado de almacén, no lo
recepcionan.
a) En el tercer despacho, se solicitaron 03 cilindros de suavizante, no se presentan novedad alguna, siendo todo
perfecto.
b) En el cuarto despacho, se solicitaron 05 cilindros de PERÓXIDO, por lo que el proveedor entrego la mercadería en el
tiempos y fecha coordinado en la orden de compra, presentándose problemas en la documentación, la guía de
remisión indicaba el peróxido solicitado en la cantidad solicitada, pero indicaba otra marca de peróxido, el proveedor
manifestó que en el día se realizara el cambio del documento.

Determine con los datos anteriores el Nivel de calidad del proveedor SUNCHEMICAL SAC, para el mes de marzo.
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