UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA

FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIA POLITICA

CURSO: LENGUA
TEMA II .
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DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
 CONCEPTO
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 La actividad administrativa se distingue

por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen
el testimonio de la mencionada actividad.

 Los documentos administrativos son el

soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administración
Pública, la forma externa de dichos actos.
 FUNCIONES
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Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos
administrativos:

 Función de constancia. El documento asegura la pervivencia

de las actuaciones administrativas al constituirse en su
soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos
y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus
posibles errores o vicios, así como el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
 Función de comunicación. Los documentos administrativos
sirven como medio de comunicación de los actos de la
administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre
las unidades que componen la organización administrativa -
como externa - de la Administración con los ciudadanos y con
otras organizaciones.
 CARACTERISTICAS
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Se puede apreciar una serie de características que determinan que un documento
pueda ser calificado como documento administrativo.

 Producen efectos
No cabe calificar de documentos administrativos a aquellos
que no están destinados a la producción de efecto alguno
como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos.
Los documentos administrativos siempre producen efectos
frente a terceros o en la propia organización administrativa.
 CARACTERISTICAS
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 Son emitidos por un órgano administrativo

El emisor de un documento administrativo es aquél que
lo produce - es siempre uno de los órganos que integran
la organización de una administración pública.

 Validez
Un documento es válido cuando su emisión cumple con
una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos
por las normas que regulan la actividad administrativa.
 CLASIFICACION
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Los documentos administrativos pueden clasificarse según la perspectiva de estudio que
se adopte. En diversos trabajos sobre el lenguaje administrativo y la redacción de
documentos de la administración, se han propuestos distintos criterios de clasificación.

1. Según los participantes en la relación administrativa. Este criterio distingue dos

categorías de documentos: documentos de la administración y documentos de los
ciudadanos.

DOCUMENTOS DE LOS Cartas, quejas, solicitudes, recursos, renuncias, reclamaciones.

CIUDADANOS

Dirigidos al ciudadano Anuncios, cartas, oficios, notificaciones, citaciones

DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACION.
Dirigidos a la administración Actas, cartas, oficios, informes, diligencias
 CLASIFICACION
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2. Según la función. Esta clasificación parte de la base de que cada documento
contiene una declaración del órgano emisor para cumplir un fin concreto: decidir,
transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer actuaciones.

De acuerdo con su función, pues se establecen cuatro categorías de documentos:

DOCUMENTOS DE DECISION RESOLUTIVOS Resolución
Contiene una declaración de voluntad de un órgano administrativo Acuerdos
sobre materias de su competencia.
DOCUMENTOS DE TRANSMISION Notificaciones, publicaciones,
Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o oficios, cartas, convocatorias.
entidades citaciones,
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACION Actas,
Contiene una declaración de conocimiento de un órgano diligencias,
administrativo, persona o entidad pública o privada, cuya finalidad es certificados
la acreditación de actos, hechos o efectos
DOCUMENTOS DE JUICIO Informes,
Contiene una declaración de juicio de un órgano administrativo, propuestas,
persona o entidad,, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean dictámenes
objeto de un procedimiento administrativo.
 PARTES DE UN
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
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 Los documentos administrativos

presentan varias partes, las mismas
que, según su ubicación,
constituyen el "encabezamiento",
el "texto" y el "término" del
documento, que permanecen
ubicadas en el mismo lugar y se les
conoce con el mismo nombre.
 PARTES DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
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1. ENCABEZAMIENTO
Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del
documento y comprende las siguientes partes: membrete, año, lugar y
fecha, código, destinatario, asunto y referencia.

2. TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento.
Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y
denominación depende de cada clase o tipo de documento.

3. TÉRMINO
Conocemos como "término" al extremo inferior del documento y esta
integrado por las siguientes partes: firma, sello, anexo, etc.