CURSO

T5. GESTIÓN DEL TIEMPO Y PRODUCTIVIDAD

PERSONAL
Sesión 3. Organizar ideas (y todo lo
demás…)

Enrique Ferrer
21.11.2012
Conviene saber que…

• Después de 2 semanas solemos recordar…

CONO DEL APRENDIZAJE, Edgar Dale 3

Tiene mucho que ver con nosotros…

"No se puede enseñar nada a un hombre; sólo

se le puede ayudar a encontrar la respuesta
dentro de sí mismo."
Galileo
Luego, hagamos…

• Actividad “Poner primero lo primero”: La Matriz de lo

importante y lo urgente (aprox. 5 – 10 min.)
BIG ROCKS…
Puesta en común…

• Observaciones principales:

– Comentarios al ejercicio

– ¿Qué hemos retenido del video?

Fundamentos de la organización

Stephen R. Covey (1932 – 2012)

Una referencia:

• http://www.franklincovey.com/

• Un libro: “The Seven Habits of Highly Effective People” 19

El modelo de los siete hábitos

Covey propone un modelo basado en principios,

entendiendo por principios, las directrices para la
conducta humana que han demostrado
históricamente tener un valor permanente.

Conducirse con un modelo basado en principios

equivale a regir la conducta de adentro hacia
fuera, desde lo más fundamental de nuestra
naturaleza humana.
El modelo de los siete hábitos

Stephen R. Covey menciona los principios

siguientes:

rectitud, integridad, honestidad, dignidad

humana, servicio, calidad, excelencia,
potencial, crecimiento, paciencia, educación
y estímulo.
El modelo de los siete hábitos

Para configurarse conforme esos principios

directores, el individuo, NECESITA PRACTICAR
a través de los siete hábitos que Covey recoge
en su libro.

Según observa Covey, la gente altamente eficaz

es la que tiene desarrollados buenos hábitos
tanto en lo que se refiere al área personal como
en el área social.
El modelo de los siete hábitos

 Victoria privada (área personal ):

1. Ser proactivo
2. Empezar con un fin en mente
3. Establecer prioridades (Primero lo primero)
 Victoria publica (área social):
4. Pensar en ganar/ganar
5. Comprender antes de ser comprendido
6. Sinergia
 Renovación (mejora continua):
7. Afilar la sierra
La "proactividad" definida:
El primero y fundamental de los 7 hábitos.

• Eres proactivo/a cuando…

– No eres esclavo/a de las circunstancias.

– Eres libre de elegir y eres responsable

de tus elecciones.
Una herramienta…

• ¿Saben qué es un mantra?

“Savoir pour prévoir, prévoir pour pouvoir.“

Auguste Comte
Conducta REACTIVA / PROACTIVA

“No puedo cambiar los hechos ni las personas,

pero puedo cambiar mi ACTITUD”

EVENTO LIBERTAD DE ELEGIR

EVALUACIÓN

EMOCIÓN

DECISIÓN

ACCIÓN
Diagnostico: lenguaje

Lenguaje Reactivo Lenguaje Proactivo

“No puedo hacer nada” “Tengo alternativas”

“Es que soy así” “Puedo ser de otra manera”

“Me hace enojar” “Puedo controlar mis

emociones”

“Tengo que hacer eso” “Elijo hacer o no hacer eso”

“Intentaré” “Lo haré”

Entrenando la proactividad…

• Check-List “4x4”
PREGUNTAS DE EVALUACIÓN (ejemplos)

¿Absolutamente todos los resultados posibles de la

actual situación son negativos?

¿Hay otras personas, aparte de ti, que crean que la

situación aporta algún elemento positivo y que, por
tanto, te prestarían ayuda para que todo saliese bien?
¿Te estás basando únicamente en experiencias
negativas anteriores para decidir que esta situación
también es negativa?
¿Todavía no has recabado información de cómo han
enfocado problemas similares otras personas o
instituciones?
Entrenando la proactividad…

• Check-List “4x4”
PREGUNTAS PARA LA ACCIÓN

Si te quedas sin hacer nada, ¿podría empeorar la

situación?

Si te quedas sin hacer nada, ¿podría mejorar la

situación?

¿De qué forma podrías hacer algo para mejorar la

situación? (incluye el pedir ayuda a terceras personas).

¿De qué forma podrías hacer algo (erróneo, por

supuesto) que empeorase la situación?
Ejercicio en equipo..

• Aplicamos la check-list “4x4” a

situaciones problematicas que nos han
creado dificultades de decisión (aprox.
15 – 20 min.)

• Compartimos resultados
Recuerda que…

Este es el hábito de
la elección
responsable

PRINCIPIO:
“Soy libre de elegir y soy
responsable de mis elecciones”
El método GTD y David Allen

David Allen
“Organízate con eficacia” Autor David Allen
http://www.davidco.com/
http://www.davidco.com/
¿Cual es el problema?

• Cantidades de cosas por hacer

• Indefinición de que se debe hacer

• Los cabos sueltos

• Centrarse en principios

“Intento tomarme los días de uno en uno,

Pero a veces varios días me atacan de golpe”
Ashley Brilliant
David Allen

“Tu habilidad para generar

poder es directamente
proporcional a tu habilidad
para relajarte”

“Usualmente hay una

proporción inversa entre
tener algo en la mente y
la cantidad de esta que
se esta llevando a cabo”
La mente es como el agua

“Cualquier cosa que provoque en usted una

reacción desproporcionada, por exceso o defecto,
puede controlarle, y con frecuencia lo hace”
Objetivos

• Capturar todas las cosas que necesitan

hacerse, para ser colocadas en un
sistema lógico y confiable FUERA DE
LA MENTE

• Adquirir la disciplina de tomar las

decisiones “de antemano” para tener
una lista de acciones siguientes

(pregunta: acaso les recuerda algo…)

 Compromisos Internos

 No se ha aclarado exactamente cuál es

el resultado que desea

 No se ha decidido cuál es el resultado de

una acción física

 No se ha colocado un recordatorio de la
acción
Esta preocupación constante e improductiva que
experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es
la que mas tiempo y energía consume.
Kerry Gleeson
Compromisos

 no hagas el compromiso

 mantener los compromisos

 renegociar los compromisos

La transformación de las cosas
LOS CINCO PASOS
Los cinco pasos (GTD)

1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer
Referencia

Fuente: www.diyplanner.com
Recopilar

 Cada frente abierto debe

estar en el sistema de
recopilación y no en la cabeza

 Mantener al mínimo la
bandeja

 Vaciar la bandeja
periódicamente
Procesar

• Reglas
– Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR
lo que se va a procesar!
– Procesar de a uno por vez
– Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a
la bandeja.
– Decidir que hacer o que es

Hacer las cosas no requiere

demasiado valor; en cambio, decidir
qué hacer SÍ lo requiere
Elbert Hubbard
Procesar

• ¿Requiere acción?
– NO
• Basura
• Elementos para incubar (a futuro)
• Material de consulta
Procesar

• Requiere acción
– Definir “Acción Siguiente”
• Si no se puede hacer directamente es un
proyecto
– Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
– Agregarlo a la lista de acciones siguientes
– Delegarlo
– Aplazarlo
Referencia

Fuente: www.diyplanner.com
Organizar

 Elementos necesarios para organizarnos

 Lista de proyectos
 Material de apoyo de Proyectos
 Lista de “a la espera”
 Agenda para fechas fijas
 Listas de “acciones siguientes”
 Material de consulta
 Lista de “algún día/tal vez”
 Archivo de Seguimiento
Organizar

• Agenda
– Es sagrada
– Cosas que solo se pueden hacer ese día
– No mezclar con tareas que pueden
delegarse o atrasarse
Organizar

 Listas de acciones siguientes

 Separadas por Contextos
Oficina
Calle
Casa
PC
Teléfono
Personas-reuniones
Leer/Revisar
Organizar

 Eventos o recordatorios a si
mismo en el futuro.

 Listas de “Algún Día/Tal

Vez”

 Archivo de seguimiento
 43 carpetas
 12 para los meses
 31 para los días
Organizar

 El sistema de archivos
 Debe ser rápido y divertido
 Al alcance de la mano
 Ordenado alfabéticamente
 Muchas carpetas limpias
 Menos de 3/4
 Etiquetas con referencias
 EVITAR la pila “por archivar”

“Si necesita mas de 60 segundos

para archivar algo, no lo archivará:
lo amontonará”
David Allen
Organizar

• Listas de control
– Afirmaciones personales
– Listas de control de viajes
– Revisión semanal
– Áreas de atención y
responsabilidad
– Personas clave en mí vida
Revisar

• Revisión Diaria

• Revisión Semanal

• Revisión General

“Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de

aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos
son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso
incapaz de seguir la marcha del mundo”
-James Fenimore Cooper
Revisión

• Revisión Diaria
– Mirar la agenda
– …. Y después la lista de acciones
siguientes
– Mirarlas en el contexto correcto
Revisión

 La clave del sistema “La revisión

semanal”
 Papeles Sueltos
 Procesar notas
 Citas previas
 Citas futuras
 Vaciar la mente
 Revisar las listas
Para que el conocimiento sea productivo
deberemos aprender a ver tanto el bosque como los
árboles. Debemos aprender a conectar
Peter Drucker
Hacer

• El modelo de cuatro criterios para elegir

acciones en el momento

• El modelo triple para evaluar el trabajo

diario

• El modelo de seis niveles para revisar

su propio trabajo
Hacer

• Para elegir (cuatro criterios)

– Contexto
– Tiempo disponible
– Energía
– Prioridad

“En ultima instancia, debe confiar siempre en su

intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas
para potenciar esa confianza”
David Allen
Hacer

• Para evaluar el trabajo diario (modelo

triple)
– Realizar trabajo predefinido
– Realizar el trabajo a medida que surge
– Definir su trabajo
 Hacer

 Para revisar su propio trabajo (6 niveles)

 15.000 metros o más: vida

 12.000 metros: visión con un plazo de entre
3 a 5 años
 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales

 6.000 metros: áreas de responsabilidad

 3.000 metros: proyectos actuales
 Pista de aterrizaje: acciones actuales
Referencia

Fuente: www.diyplanner.com
Referencia
La planificación natural: El Proyecto

En la metodología GTD proyecto es todo

aquello que no puede ser completado
directamente.
Proyectos

• El modelo de planificación natural

1. Definir propósitos y principios

2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes
 Plan

1. Definir

 Propósito
 Porque estoy haciendo esto?
 Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy
haciendo esto
 Principios
 Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...

“Si no está seguro de lo que está

haciendo, nunca hará lo suficiente”
David Allen
Plan

2. Visualizar los resultados

 Visión
 ver el proyecto luego de completado los
resultados
 Ver un éxito absoluto!

“La imaginación es mas importante que el conocimiento”

Albert Einstein
Plan

3. Generar lluvia de ideas

 No hay que juzgar, criticar

 Ir tras la cantidad, no la calidad
 Analizar y organizar
 Disparadores (lenguaje)
Plan

4. Organizar

 Identificar las piezas Importante

 Ordenar por
 Componentes
 Secuencias
 Prioridades
 Detallar hasta el nivel necesario
Plan

5. Identificar las acciones siguientes

 ¿Cuál es la acción siguiente en cada una

de las partes del proyecto?

 ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso

de planeamiento?
Es todo por hoy…

• ¿Ruegos y preguntas?
Hasta el lunes próximo