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TALLER SOBRE CONVENIOS MARCO EN

COMPRAS PÚBLICAS
5 y 6 de Noviembre de 2012, Santa Cruz, Bolivia

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I. Conceptos y modelos de
los convenios marco

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Presentación Tomás Campero
Sistemas de Convenios Marco

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Por qué CM?
Fundamento

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Convenios Marco

“Un Convenio Marco es un acuerdo entre uno o varias


entidades contratantes y uno o varios operadores
económicos (proveedores), cuyo objetivo consiste en
establecer las condiciones (técnicas y comerciales) que
regirán los contratos que se van a adjudicar durante un
período determinado, en particular las relativas a los
precios y, en su caso, a las cantidades previstas.”
EU Procurement Directive (2004/18/EC)

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Condiciones en un Contrato Marco

Condiciones Comerciales Condiciones Técnicas

•Descripción productos y servicios


•Precio: Nominal, %
•Servicios incluidos
Descuentos sobre precios •Servicios adicionales
referenciales o mayores
volúmenes, reajustes.
•Plazos: Entrega, Reposición
•Devoluciones
•Mecanismos de Adjudicación

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Ciclo y Organización de CM

Estudio Diseño Licitación Ejecución

Investigación

Producción Catalogación

Marketing
Capacitación
Soporte
Logística
Gestión
Financiera
Tecnología

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Lógica económica en la contratación pública

Objetivo: Crear valor a los Clientes/Mandantes

→ Maximizar el Valor del Contrato/Compra

Valor = Q (x i )  B(yi ) - P(t i ) - C(z i ) / R ( p, r , m)


Contrato

Calidad /
Beneficios Precio Costos Restricciones
Beneficios
Externos
Directos

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¿Cómo se resuelve la ecuación?

Sistemas
(Centralización) Sistemas
eGP
Leyes / Registros de
Reglamentos Proveedores

Certificación de Pliegos
Competencias Modelos
Convenios
Marco Logística
Subastas
Pagos
Agencias
(Descentralización)

- Nivel de Decisiones +

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¿Cómo se resuelve la ecuación?

Dilema: Centralización v/s Descentralización

(Estándares v/s customización; economías v/s flexibilidad)

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¿Cómo se resuelve la ecuación?
Opciones de Centralización

Convenios Marco: Opción de Centralización


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Negociación y Métodos de Contratación

¿Cuando Optar por un Convenio Marco?


Valor Centralización ≥ Descentralización

Valor: Objetivos x Stakeholder

 Gobierno (Ciudadanos):
- Provisión Servicios/Bienes Públicos
- Ahorros (+ volumen, - precios)
- Apoyo Políticas (ej: Sociales)
- Riesgos
Diseño Indicadores de Éxito

 Entidades/Agencias Públicas: - Satisfacción


- Provisión Servicios/Bienes Públicos
- Ahorros - % de mercado
- Costos de Transacción - Precios
- Costos de oportunidad - Etc.
 Proveedores:
- Costos de Transacción
- Ventas
- Certeza, predecibilidad

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Negociación y Métodos de Contratación

¿Cuando Optar por un Convenio Marco?


Valor Centralización ≥ Descentralización

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Negociación y Métodos de Contratación

Convenios Marco potencialmente pueden resolver


+/- 50% de las operaciones de la contratación
pública

→ Bienes y Servicios, no Obras Públicas

→ CM no es excluyente con otros métodos


de contratación

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Implementado en
EXPERIENCIA Economías Desarrolladas

< 20% del Mercado Público

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Todo tipo de bienes y
DIVERSIDAD servicios estandarizables

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Implementación CM?
Diseño

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Alternativas

Tipo de Contrato Número de


Proveedores
Completos
(1 etapa) 1

Incompletos …
(2 etapas) N

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Diseño de Convenios

1 o 2 Etapas? ¿Cuantos Proveedores?

2 etapas
+

Computadores

Rentabilidad
Complejidad

Seguros
1 etapas
-

- Valor Promedio + Nº de Proveedores

Trabajar con la industria, decidir con el sector público


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Mecanismos de Adjudicación

Selección de Proveedores v/s Adjudicación Final

Nº de 1 N
Proveedores /
Tipo de Contrato
Completos Fijo Ranking
(1 etapa)
Incompletos Competencia
(2 etapas) Negociación Mini Licitación / Ranking
Sugerido

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Duración?

Dinámica Industria

Tiempo

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ELABORACION DE CONVENIOS MARCO
Clientes v/s Usuarios

Centralizados
CM No Estratégicos y Recurrentes

Descentralizados
Colaborativos CM Estratégicos y No Recurrentes
CM Estratégicos y Recurrentes
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CM Obligatorios v/s Voluntarios?
- Atractivo proveedores - Calidad
- Riesgo de calidad - Menor atractivo

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Algunos Factores Críticos

Trampa de la Economía de Escala


 Atención a productos de bajo valor, no estratégicos: son
comprados igualmente aún con baja calidad, altos precios

Free riders – Selección Adversa


 Malos pagadores u obligar a ventas ineficientes generan
importantes distorsiones y riesgos a proveedores:
entidades pagan más que lo que conseguirían
autonomamente

Monopolios, Poder de Mercado


 Riesgo político y de corrupción

Participación Pymes
 Adjudicar por lotes, localización,
subcontratación.

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Experiencia de Panamá

Conceptos y modelos de los


convenios marco

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Marco Regulatorio – Convenios Marco

• Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006


– Realizada por la DGCP
– Procedimiento de la Licitación
– Adjudicación
– Vigencia
– Consultar este Catálogo
– Cobertura
– Ordenes de compra o documento equiparable no contarán con
restricciones de monto
– Solicitud de excepción a la DGCP
– Incumplimiento de órdenes de compra
– Ajustes a precios por sobrecostos
– Adición de nuevos renglones

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Marco Regulatorio

• Decreto Ejecutivo 366 del 28 de diciembre de 2006


– Convocatoria, criterios de selección, formalización del contrato, mejora
de ofertas, uso del catálogo
– División de materia

• Decreto Ejecutivo del 188 del 27 de noviembre de 2009


– Relación Costo Beneficio
– Modificación del precio Criterio de Adquisición
– Excepción del uso de catálogo

• Resolución DGCP-03-2012 del 05 enero de 2012 Cambio de Precio

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Modelos de Convenios en Panamá
• Productos
– Adjudicación de uno o varios proveedores
– Etapa Licitación: No hay competencia entre proveedores
– Etapa Catálogo: competencia /menor precio
• Servicios – Combustible
– Se adjudica 1 proveedor
– Etapa Licitación: Competencia entre proveedores
– Etapa Catálogo: No hay competencia
• Servicios – Pasajes -Compra Dinámica
– Adjudicación de uno o varios proveedores
– Etapa Licitación: No hay competencia entre proveedores
– Etapa Catálogo: competencia /menor precio y otros criterios

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Implementación primeros Convenios Marco

• Convenio marco de Bienes Informáticos


– Primer Catálogo abril del 2007
– Implementación de 4 meses - Innovación para especificaciones
– Vigencia 7 meses
• Convenio Marco de Vehículos, Útiles de Oficina, Aseo, cafetería
– De 2 a 4 meses de Investigación de Mercado
– 3 a 4 meses en licitación hasta firma de contratos
– Vigencia 1 año
• Convenio Marco de Combustible (Servicio)
– Inicio de Investigación mediados 2007
– Licitación llevada a cabo en septiembre 2008
– Implementación 3 meses
– Inicio marzo de 2009
– Vigencia 2 años

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Cantidad de licitaciones, entidades renglones y cantidad
de compras por catálogo

• Se han realizado 38 licitaciones de Convenio Marco


• Cantidad de Entidades 121 - unidades Gestoras 677
• Se cuentan con 6 mil renglones
• En monto representa 3% de las compras

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Convenios Marco actuales

Cantidad de Renglones
Convenios versiones actualmente

Bienes Informáticos (Equipos, Telecomunicaciones,


accesorios y licencias) IV 521
Automóbiles, buses y camiones IV 230
Llantas, Lubricantes y Baterías IV 613
Utiles de Oficinas y Papelería III 627
Materiales de Aseo III 429
Utensilios y Desechable de Cafeteria III 254
Mobiliaro de Oficina III 583
Electrodomésticos III 153
Impresoras, copiadoras y consumibles III 1807
Combustible II 5
Pasajes Aéreos II 9
Equipo de Seguridad Personal I 253
Motos, vehículos utilitarios y equipo a motor I 96
Software y Licencias I 411
5991

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Experiencia de Chile

Conceptos y modelos de los


convenios marco

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ChileCompra en Cifras

Monto transado 2011: 8.000 MM USD

Más acceso al Mercado Público: 102.000 empresas


transando

ChileProveedores: 42.000 empresas registradas

ChileCompra Express: US$ 1.400 millones

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Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra
¿Qué es ChileCompra-Express?

• Es la Tienda Electrónica del Estado- 42 Convenios


marco
• 850 organismos transando

• Con más de 1.500 proveedores adjudicados


• Contiene más de 170.000 productos/servicios de
Convenio Marco
• Más de 600.000 ofertas
• Transa USD MM1.400 al año
• Genera más de 500.000 O.C. al año

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¿Dónde está ChileCompra-Express?

•Se encuentra en el portal transaccional del


Estado: www.mercadopublico.cl

•Licitaciones de Convenios Marco

•Sólo proveedores adjudicados en estas


licitaciones

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¿Que es Convenio Marco?

Son bienes y servicios


licitados por ChileCompra y
puestos a disposición de los
compradores a través de la
Tienda Electrónica

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Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra
Cuándo Utilizar Convenio Marco

La ley 19.886 de Compras Públicas establece que los


organismos públicos estarán obligados a usar como
primera opción de compra el Catálogo Electrónico
(Convenio Marco), es decir, se debe consultar las
Tiendas Electrónicas antes de realizar una licitación
pública, privada o contratación directa…

(Art. Nº 30 letra D de la Ley de Compras Públicas).

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PRODUCTOS

SERVICIOS

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SALUD
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Evolución Montos Transados en
Tienda

1.400

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Mejorando
Condiciones
Comerciales

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Ofertas especiales en la Tienda

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Compras sobre USD
80.000 deben utilizar
una aplicación
especial en
ChileCompra-
Express

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Evaluación de
Proveedores

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Experiencia de Perú

Conceptos y modelos de los


convenios marco

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Marco Ley de Contrataciones del Estado.
Regulatorio Aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017.
Todas las contrataciones realizadas a través del Catalogo
Modelo Electrónico, sin importar la cuantía se enmarcan en el ámbito de
económico aplicación de la Ley.

Implementació Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.


n Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF.
Todas las etapas de la fase de selección se sujetan a las reglas
especiales que se definan en las Bases del proceso licitatorio.
Las contrataciones realizadas a través del Catalogo Electrónico
son obligatorias, no configuran fraccionamiento y tienen plazo
máximo de pago de veinte (20) días calendario. Asimismo se
establece para el proveedor facultades de rechazo de ordenes
emitidas en el Catalogo Electrónico.

Directiva Nº 017-2012-OSCE/CM.
Aprobada mediante Resolución Nº 292-2012-OSCE/PRE.
La vigencia de un Convenio Marco podrá ser renovada
indefinidamente, previo informe del órgano técnico competente,
en el quewww.ricg.org 45 y económica de la
se sustente la conveniencia técnica
renovación.
Marco Modelo económico de Convenio Marco.
Regulatorio Busca propiciar resultados económicos eficientes como
resultado de las contrataciones realizadas a través del Catalogo
Modelo Electrónico, entre entidades contratantes y proveedores, en
económico virtud de una estrategia de eliminación de información
asimétrica(*) de los Catálogos Electrónicos, al combatir
Implementació mediante:
n Establecimiento de ciclo de contratación ininterrumpido.
Determinación de fichas-producto.
Limitaciones de acceso a la información por parte de
entidades contratantes y proveedores.
Posibilidad de modificación de precios y condiciones
comerciales por parte de los proveedores.
Decisión de contratación determinada en función del costo
total por parte de las entidades contratantes.
Entre otras que pudieran determinarse en las reglas de
negocio de determinado Convenio Marco.

Se define como aquella situación que se origina cuando en una transacción entre
(*)

dos partes, una de ellas no cuenta con la misma información que la otra respecto del
producto transado. Este concepto fue desarrollado por Joseph Stiglitz, George
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Akerlof y Michael Spence. Premios Nobel de Economía 46 en el año 2011.
Marco Tiempos aproximados.
Regulatorio Seis (6) meses en el desarrollo de los actos preparatorios y en
actividades de modelamiento del Catalogo Electrónico.
Modelo Dos (3) meses en el desarrollo del proceso licitatorio y en
económino actividades de programación y pruebas del Catalogo
Electrónico.
Implementació
n Convenios Marco desarrollados a la fecha.
Útiles de Escritorio (3623 fp).
Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo
Nacional de Pasajeros.
Bienes de Ayuda Humanitaria (99 y 765 fp).
Impresoras, Consumibles y Accesorios (452, 1,762 y 180 fp).
Computadoras de escritorio, Portátiles, Proyectores y
Escáneres (215, 178, 91 y 145 fp).

Entidades contratantes que han utilizado los Catálogos


Electrónicos a la fecha.
981 de 2,915 entidades contratantes (33.65%)

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Monto contratado 47 Electrónicos
a la fecha.
II Gestión y Ciclo de un
convenio marco
Visión General de la gestión y
ciclo de un convenio marco

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Etapas

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Ciclo del convenio marco

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Concepto

• Definición de convenio marco

El acuerdo o los acuerdos que se concierten, al


concluirse con éxito la primera etapa del método
de contratación del Convenio Marco, entre la
entidad convocante y uno o más proveedores o
contratistas seleccionados.

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TIPOS DE CONVENIO MARCO

Convenio marco cerrado Convenio marco abierto

Todo convenio marco en el que Todo convenio marco en el que


no pueda entrar a ser parte puedan subsiguientemente
ningún proveedor o contratista entrar a ser partes uno o más
que no sea inicialmente parte proveedores o contratistas que
en dicho acuerdo. no lo fueran inicialmente.

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Convenio marco abierto

Aspectos a tomar en cuenta:


• Periodicidad de convocatoria a nuevos proveedores o pueden
hacerlo en cualquier tiempo.
• Formalidades para el ingreso de nuevos proveedores.
• Limitación al número máximo de proveedores adherentes al
convenio marco?

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TIPOS DE CONVENIO MARCO

Con segunda etapa competitiva Sin segunda etapa competitiva


Todo proceso de adjudicación Todo proceso de adjudicación,
con arreglo al método del con arreglo a un convenio
convenio marco, ya sea abierto marco cerrado, en el que se
o cerrado, entablado con más
de un proveedor o contratista, hayan de concretar, al
en el que al no haber sido suscribirse el convenio marco,
posible determinar, al concluirse todas las condiciones de los
el acuerdo marco, algunas de
las condiciones de los contratos contratos que se vayan a
que se tenga previsto adjudicar, adjudicar.
será preciso determinar o
precisar esas condiciones en
una segunda etapa competitiva.

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Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Características del convenio marco

• Bienes y servicios normalizados, comunes, estándar u


homologados;

• Frecuencia indeterminada o reiterada en un período de tiempo;

• Puede concertarse con un solo proveedor o contratista o con


varios de ellos; y,

• Normalmente es obligatorio y prima sobre otros procedimientos


de compra.

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ESTUDIO Y DISEÑO DE LOS
CONVENIOS MARCO

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Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Identificación de Bienes y Servicios para


utilizar Acuerdo Marco

¿Qué información de la demanda de bienes y/o servicios requerimos?

•Número de procesos.
•Monto de procesos.
•Precios unitarios promedio que se paga por los bienes y servicios;
•Número de entidades.
•¿Dónde están localizadas – distribución territorial?
•Capacitación de personal.
•¿Cuánto personal dedican a compras públicas actualmente?
•¿Qué procedimientos de contratación pública siguen actualmente?
•¿Cuánto toma (tiempo) realizar un procedimiento de compras públicas?
•¿Cuál es la relación tiempo funcionarios públicos / procesos de compras?

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Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Identificación de Bienes y Servicios para


utilizar Acuerdo Marco

¿Qué información de los proveedores se requiere?

•¿Qué tipo de mercado existe (concentrado, disperso)?


•¿Cuántos productores comercializan al sector público, o son distribuidores
– medidas para atraer a productores si es posible?
•Capacidad de atender varios puntos a nivel nacional.
•Capacidad de atender el volumen requerido durante el plazo del acuerdo
marco.
•Caracterización por su tamaño – MIPYMES.
•Necesidades de capacitación para participar en acuerdos.
•¿Dónde están ubicados?
•¿Existe registro nacional o único de proveedores? ¿Total o parcialmente?
•Participación electrónica – clasificador de productos y servicios.
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Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Identificación de Bienes y Servicios para


utilizar Acuerdo Marco
Estudios de mercado y precedentes de la adquisición de tales bienes
y/o servicios.

•Precios de mercado por ítem.


•Vigencia de normas de calidad.
•Prácticas comerciales:
 Precios de introducción
 Promociones especiales
 Precios de encadenamiento (compras por volumen)
 Precios por cambios de diseño, modelo, mejora de tecnología
 Precios oficiales o controlados
 Precios internacionales
 Distribución de precios por zonas
 Condicionamiento a proveedores
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Aspectos ambientales

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Estructura del Convenio Marco
Generales •Intervinientes
•Antecedentes
•Documentos habilitantes
•Notificaciones

Obligaciones del Proveedor •Provisión y condiciones (lugares, formas, presentaciones,


etc.)
•Mejoras de condiciones
•Plazos de entrega (tratamiento a pico de demanda)
•Obligaciones de transporte
•Servicios complementarios (mantenimiento –
reparaciones)
•Descuentos especiales por volumen
•Actualización de versiones o modelos
•Disponibilidad y periodicidad de prestaciones
•Verificaciones de calidad pos entrega
•Verificación de cumplimientos laborales

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Estructura del Convenio Marco

Responsabilidades instrumentales •Entrega de información para catalogación


•Actualización de información
•Recursos (físicos, tecnológicos, humanos)
para la normal operación
Precios •Obligación de mantenimiento
•Mecanismos de revisión o actualización
•Posibilidades de mejora de precios
•Posibilidad de competencia en la segunda
etapa

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Estructura del Convenio Marco

Pagos •Formalidades para el pago


•Modalidad de pago
•Plazos
Garantías •Fiel cumplimiento
•Garantías técnicas
•Reemplazo / reposición de productos
•Control de calidad y especificaciones
Reclamos •Gestión de reclamos
•Elementos de comunicación de reclamos
Recepciones •Formalidades
Sanciones •Económicas
•Otras (suspensiones, terminaciones,
exclusiones)
•Quien toma las decisiones

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Estructura del Convenio Marco

Controversias
Terminación •Causas
•Plazos
•Prórrogas
•Terminación anticipada
•Renovación

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Experiencia de Panamá

Estudio de diseño de los


convenios marco

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Identificación del Producto o Servicio

1. Adquirido por varias entidades


2. Estadísticas en el Portal
– Más comprados
– Montos altos
3. Dificultad para las entidades al momento de realizar actos
4. Dificultad para adquirir el producto
5. Solicitud especial de entidades
6. Licitaciones anteriores

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Oferta y Demanda

Oferta
Reunión con posibles proveedores}

Ubicación en el territorio nacional

Entregas en las diferentes regiones

Demanda
Entidades y su consumo

Estadísticas en el sistema por actos realizados

Proveedores actuales

Presupuesto de la Nación
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Identificación del Servicio-Combustible

Licitación 2004- – prórrogas, problemática de adquisición,


método de adquisición y pago
•Servicio consumo masivo – todas las entidades
•Necesidad del servicio
•Servicios:

Servicio de Suministro de Combustible a Vehículos del Aceite Diesel Liviano 2D


Estado en Estaciones de Expendio de Combustible del Gasolina Sin Plomo de 91 Octanos
Proponente – Mediante Tarjeta flota Gasolina Sin Plomo de 95 Octanos

Servicio de Suministro en Estaciones de Aceite Diesel Liviano 2D


almacenamiento y despacho de Combustible propiedad Gasolina Sin Plomo de 91 Octanos
del Estado - mediante pedidos

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Estructura del Convenio– Clausulas relevantes -
Combustible
– Licitación
• Vigencia 2 años prorrogable un año adicional
• Información Requerida (Secretaría de energía y registro de estaciones, estaciones)
• Forma de adjudicación
– Tarjeta flota: Sumatoria de mejor descuento
– Bomba oficial: sumatoria de menor margen de contribución
• Responsabilidades del Proveedor
• Metodología del uso de la tarjeta flota en estaciones, contenido de las tarjetas flota y
boucher
• Cantidad de estaciones obligatorias
• Regiones de entrega ( Regiones de Estaciones y lugar de bombas oficiales)

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Regiones
REGIÓN CANTIDAD DE ESTACIONES
Región 1: Provincia de Panamá, Distrito de
Panamá, Corregimientos de Bella Vista, la 6
Exposición, San Francisco y San Felipe
Región 2: Provincia de Panamá, Distrito de
1
Panamá, Corregimientos de Curundú y Ancón
Región 3: Provincia de Panamá, Demás
11
corregimientos del Distrito de Panamá
Región 4: Provincia de Panamá, Distrito de
1
Arraiján
Región 5: Provincia de Panamá, Distrito de
2
Chorrera
Región 6: Provincia de Panamá, Demás distritos 2
Región 7: Provincia de Colón 2
Región 8: Provincia de Coclé 2
Región 9: Provincia de Veraguas 2
Región 10: Provincia de Herrera 2
Región 11: Provincia de Los Santos 1
Región 12: Provincia de Chiriquí 3
Región 13: Provincia de Bocas del Toro 1
TOTAL 36

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– Después de la adjudicación
• Plazo de entrega (Entrega inmediata y 5 días)
• Multas por falta de combustible por región
• Inicio del suministro e implementación
• Capacitaciones y Centro de servicio al cliente
• Forma de pago, Facturación y ambiente web
• Pagos por pérdida de tarjeta y tiempos para cambios en
parámetros de tarjetas

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Experiencias

Recomendable
•Identificar metodología de adquisición actual
•Identificar posibles proveedores: disponibilidad en regiones y
tecnología de adquisición
•Capacitar a entidades
•Crear metodología de adquisición del servicio
•Eliminar orden de compra

No recomendable:
•Licitar sin un solo proveedor que les pueda proporcionar la
herramienta tecnológica
•No desarrollar políticas para casos especiales (tarjetas comodín)

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Criterio de Estandarización y Especificaciones Técnicas

• Especificaciones proporcionadas por entidades

• Especificaciones de varios proveedores

• Especificaciones de los fabricantes

• Estándares de la industria y mercado

• Identificar certificaciones y normativas internacionales

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Fichas de Productos
115 Laptop Avanzada 15" Debidamente
Intel® Core™ i5-520M Procesador (2.40 GHz, 3 MB Papel Bond empacado la
blanco 8 1/2" x cual describa en
Procesador L3 Cache) o superior Resma de
368 11 de 20 lb. la parte exterior
500 Hojas
Memoria 4 GB Dual Channel Blancura mínima marca, casa
92%. productora, país
Pantalla Máximo 15.6" de origen.
Unidad Óptica 8X DVD +/-RW o superior Papel Bond
Debidamente
Tarjeta de video Independiente Papel Bond empacado la
512 MB ram blanco 8 1/2" x cual describa en
Resma de
370 13 de 20 lb. la parte exterior
Tarjeta de Video Interface 64 bits 500 Hojas
Blancura mínima marca, casa
Disco duro 250 GB 7200 RPM o más 92%. productora, país
Conectividad Integrada wiFI 802.11 b/g/n de origen.
1 puerto ethernet 10/100/1000
bluetooth inalámbrico incorporado
2 USB o más
Salida VGA o Salida DVI con Adaptador a VGA
Puerto EC 34mm habilitado o CardBUS PC card
Puertos Puerto SD/MMC
Escritorio en forma de "L" de
Sistema operativo Windows Profesional de 64-BIT,
MDF resistente revestida con
instalado de fábrica con licencia y con manuales en laminado plástico, con un
CD o electrónicos y con el CD de Restauración del grosor mínimo de 1" , con
Sistema Operativo del Fabricante, o software que 321 paño frontal, patas firmes, con Certificación
2 cajones uno de estos para ANSI/BIFMA
permita la creación de un CD de restauración. Que
archivar documentos tamaño
cumpla con la plataforma TPM ( Trusted Plataform
En forma de carta. Gavetas con cerradura
Sistema Operativo Module) L de 70" de con llave. Tamaño mínimo : 70"
Maletín Oscuro marca de la Laptop y tamaño largo color de largo, 70" de ancho y 29" de
Accesorios permitido hasta 17" chocolate alto
Batería 4 celdas o superior www.ricg.org 74
Garantía 1 años en piezas y mano de obra
Experiencia de Chile

Estudio de diseño de los


convenios marco

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Proceso de Convenio Marco

1 2 3 4 5 6 7
Demand Supply Strategy Communi- Supplier Implemen- Supplier
Analysis Analysis Definition cation Selection tation Management

 Category  Supply  Category  Stakeholder  RFx  Action Plan  Supplier


Brief Market Positioning Management  Negotiation/  Action and Performance
 Business Analysis Matrix  Change Tender Benefits Evaluation
Objectives  Supplier  Sourcing Management  Responsible Tracking  Supplier
 Category Short List Approaches Sourcing Integration
Baseline  Strategy  Contract  Supplier
 Process / Summary Management Develop-
Constraints ment

6 to 9 months 3 years

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Estructura de las bases de
licitación de CM

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Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra
Experiencia de Perú

Estudio de diseño de los


convenios marco

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Identificación
de bienes y Recomendación de consultorías especializadas, respecto
de la implementación de Convenios Marco de los
servicios
Demanda, siguientes rubros.
Útiles de Escritorio.
oferta y
Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo
viabilidad Nacional de Pasajeros.
Estandarización Bienes de Ayuda Humanitaria.
de fp Impresoras, Consumibles y Accesorios .
Computadoras de escritorio, Portátiles, Proyectores y
Homologación Escáneres.
de fp Combustibles.

Definición de rubros de enfoque en función del grado de


Certificaciones recurrencia de procesos de selección llevados a cabo por
las entidades contratantes, respecto de los cuales se
implementaran futuros Convenios Marco.
Experiencias

Clausulas
relevantes www.ricg.org 82
Identificación
de bienes y Análisis de demanda
Recaba y analiza la estructura y condiciones de la demanda
servicios
Demanda, respecto de los bienes y/o servicios a ser considerados.
Utilizando como fuente:
oferta y
Información registrada en el SEACE.
viabilidad Información remitida por entidades contratantes y
Estandarización proveedores.
de fp Información remitida por organismos internacionales y/o
peritos.
Homologación
de fp Análisis de oferta
Recaba y analiza la estructura y condiciones de la oferta
respecto de los bienes y/o servicios a ser considerados.
Certificaciones Utilizando como fuente:
Información registrada en el SEACE.
Información remitida por entidades contratantes y
Experiencias proveedores.
Información remitida por organismos internacionales y/o
peritos.
Clausulas
relevantes Análisiswww.ricg.org
de viabilidad 83
En función de los análisis de la demanda y la oferta previamente
Identificación
de bienes y Ficha-producto.
Ficha que identifica inequívocamente a un único producto en
servicios
Demanda, función de características previamente establecidas.
oferta y
Criterios.
viabilidad Establecer cuales son todas las características técnicas de un
Estandarización producto.
de fp Definir una cantidad fija de características técnicas para el
producto, en función de su relevancia.
Homologación Estructurar las características técnicas de forma escalonada.
de fp
Cuando las Bases del proceso de selección bajo modalidad de
Convenio Marco, señalan que incluirán las fichas-producto
Certificaciones adicionalmente resulta necesario:
Definir un archivo que contenga la imagen del producto y
asociarla a la ficha-producto.
Experiencias Definir un archivo que contenga la ficha-técnica del producto
y asociarlo a la ficha-producto.
Definir un archivo que contenga las certificaciones del
Clausulas
producto y asociarlo a la ficha-producto.
relevantes www.ricg.org 84
Identificación
de bienes y Procedimiento.
Cuando las Bases del proceso de selección bajo modalidad de
servicios
Demanda, Convenio Marco, señalan que no incluirán las fichas-producto
sino que éstas serán determinadas durante la etapa de
oferta y
evaluación previo procedimiento de homologación, se
viabilidad establecen como parte de dicho procedimiento las siguientes
Estandarización actividades:
de fp Consolidación de las ofertas según estructura aprobada.
Equiparamiento de fichas-producto propuestas en función de
Homologación las características técnicas relevantes, imagen, ficha-técnica y
de fp certificaciones registradas por los proveedores.
Depuración de fichas-producto propuestas registradas por los
proveedores que no hayan cumplido los parámetros de registro
Certificaciones establecidos.
Definición de fichas-producto aceptadas.

Experiencias

Clausulas
relevantes www.ricg.org 85
Identificación
de bienes y Certificado.
Documento que permite constatar por escrito una realidad de
servicios
Demanda, hecho por quien tenga fe publica o atribución para ello.
oferta y
Criterios.
viabilidad La ficha-producto incluye dentro de su estructura todas las
Estandarización certificaciones asociadas al producto.
de fp

Homologación
de fp

Certificaciones

Experiencias

Clausulas
relevantes www.ricg.org 86
Identificación
de bienes y Estudios previos idóneos.
Ayudaran a paliar fuerzas de los agentes económicos que
servicios
Demanda, pudieran sentirse afectados con la implementación de un
Catalogo Electrónico en un rubro en particular.
oferta y
viabilidad Criterios de evaluación.
Estandarización Deben ser objetivos y razonables, ya que una inadecuada
de fp formulación de éstos podrían generar asimetría de la
información y por ende fallos de mercado.
Homologación
de fp Otorgamiento de la Buena Pro.
Deben establecerse mecanismos que protejan la estrategia
comercial de los proveedores participantes de un proceso de
Certificaciones selección bajo modalidad de Convenio Marco.

Reglas de negocio eficientes y acordes con el mercado.


Experiencias Deben garantizar un proceso de contratación ágil y fomentar
resultados económicos eficientes, es decir que brinden beneficio
tanto al la entidad contratante como al proveedor.
Clausulas
relevantes www.ricg.org 87
Identificación
de bienes y Reglas de negocio.
Establece con claridad el flujo de operaciones del Catalogo
servicios
Demanda, Electrónico, plazos, facultades y prohibiciones. Permite que el
proveedor establezca si podrá afrontar el modelo de
oferta y
negociación.
viabilidad
Estandarización Facultad de rechazo de ordenes.
de fp Establece con claridad las causales que facultan el rechazo de
ordenes y las consecuencias de aplicar rechazos bajo causales
Homologación distintos. Permite fomentar la participación de mayor numero de
de fp proveedores y reducir el tiempo de gestión de pagos por parte
de las entidades contratantes.

Certificaciones Facultad de suspensión de fichas-producto.


Establece con claridad las causales que determinan la
suspensión de fichas-producto de un proveedor. Permite
Experiencias establecer medidas correctivas en caso la existencia de
proveedores que distorsionen el modelo de negociación.
Clausulas
Incorporación de nuevos productos.
relevantes www.ricg.org
Establece 88 durante la vigencia
con claridad el procedimiento que
del Catalogo Electrónico regirá para incorporar nuevos
CONTENIDOS CLAVES DE LA
BASE DE LICITACIÓN

www.ricg.org 89
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Proceso de selección de los oferentes


Aspectos económicos:
• Precio y su mantenimiento en el tiempo – equilibrio económico financiero.
• Actualización y nueva competencia por precios
• Precio mínimo sustentable.
• Costos de transporte – de ser el caso.
• Costos asociados a operación, funcionamiento, mantenimiento,
reparación, repuestos, disposición, vida útil.
• Servicios pos venta en general.
• Plazos de entrega.
• Garantías económicas y no económicas (garantías técnicas).
• Preservar la posibilidad de declarar desierto el concurso.
• Medidas por si se requiere excluir proveedores del acuerdo marco.
• Posibilidad de ingreso de nuevos proveedores al acuerdo cuando existan
precios más bajos en el mercado.
www.ricg.org 90
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Proceso de selección de los oferentes


Aspectos técnicos y de calidad:
•Descripción del objeto adjudicable objetiva, funcional y genérica.
•Indicación de características técnicas, de calidad y de
funcionamiento.
•No mencionar marcas, nombres comerciales, patentes, diseños
o modelos, ni denominaciones de origen o fabricantes, salvo que
no exista otro medio suficientemente preciso o inteligible de
describir las características del objeto, empleando la fórmula “o
equivalente” o palabras de alcance similar.
•Si se establecen medidas, nunca deben ser precisas, sino
aproximadas o se deben establecer rangos.
•Certificados de conformidad.
•Normas técnicas aplicables.
•Vigencia tecnológica.
•Obligaciones adicionales.
•Conveniencia de agrupar bienes por lotes.
www.ricg.org 91
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Proceso de selección de los oferentes


Aspectos sociales:

• Conveniencia de acuerdos de alcance nacional o regional.


•Economías de subsistencia con los productos.
•Procesos cerrados a MIPYMES o con márgenes de preferencia.
•Deber de cumplimiento de obligaciones sociales con los
trabajadores, seguridad social, salarios mínimos, prestaciones de
ley.

www.ricg.org 92
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Proceso de selección de los oferentes

Precios de referencia:

•Fuentes: estudios de mercado, sistema de compras,


reportes de compras históricas de las entidades.

www.ricg.org 93
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Proceso de selección de los oferentes

Proceso de negociación.

•No siempre es necesario, se puede emplear si se quiere el


ingreso de una amplia gama de proveedores dentro del rango
aceptable.

www.ricg.org 94
Experiencia de Panamá

Contenidos claves de la base de


licitación

www.ricg.org 95
Tipos de procedimientos precontractual admitidos en
la legislación – Pasajes Aéreos

• Licitación (3 meses)
– Pliego de Cargos y adendas
• Condiciones Generales
• Condiciones Especiales (propuesta y catálogo)
• Requisitos: (carta bancaria, formulario de propuestas, poder,
registro público, aviso de operación, paz y salvos, declaraciones
juradas : número de IATA, certificación de Aeronáutica civil y Plan
de puntos)
• Especificaciones técnicas
• Formularios y copia de contrato

www.ricg.org 96
Tipos de procedimientos precontractual admitidos en
la legislación – Pasajes Aéreos

– Publicación del Acto


– Reunión de Homologación
– Recepción de Propuestas
– Informe de Comisión Verificadora
– Resolución de Adjudicación
– Firma de Contratos

www.ricg.org 97
Criterios
– Criterios de Evaluación
• Cumplir con los documentos solicitados
• Se adjudica a uno o más proponentes y den precio o porcentaje de
descuento (pasajes aéreos)
– Criterios de adquisición
• Servicios CM Pasajes - Mejor precio, disponibilidad y cumplir el margen de
tolerancia permitido sobre con el tiempo total de vuelo:
MARGEN DE TOLERANCIA
RENGLÓ REGIÓN PERMITIDO SOBRE TIEMPO
N (LUGAR DE DESTINO) TOTAL DE VIAJE
2 horas
1 CENTRO AMÉRICA
4 horas
2 NORTE AMERICA 1: ESTADOS UNIDOS Y CANADA
2 horas
3 NORTE AMERICA 2: MÉXICO
2 horas
4 EL CARIBE
3 horas
5 SUR AMERICA 1: COLOMBIA, VENEZUELA, ECUADOR, PERÚ
SUR AMERICA 2: URUGUAY, PARAGUAY, CHILE, ARGENTÍNA, BOLIVIA, 4 horas
6 BRASIL
4 horas
7 EUROPA
8 ASIA 4 horas

9 AFRICA 4 horas
10 OCEANIA www.ricg.org 98 4 horas
Experiencia de Chile

Contenidos claves de la base de


licitación

www.ricg.org 99
www.ricg.org 100
www.ricg.org 101
www.ricg.org 102
www.ricg.org 103
Estructura de las bases de licitación de
CM

www.ricg.org 104
Criterios de Evaluación

www.ricg.org 105
ChileCompra Express: liderando las compras
sustentables

Las bases de licitación de


convenio marco incorporan • Políticas Medio Ambientales
criterios de evaluación • Responsabilidad Social Empresarial
sustentables de manera de
destacar y premiar a aquellas
empresas que los tienen.

Diferenciación de Productos y
Proveedores que contienen
aspectos sustentables

www.ricg.org 106
Experiencia de Perú

Contenidos claves de la base de


licitación

www.ricg.org 107
Aprobación del Encargado.
Expediente La aprobación del Expediente de Contratación de Convenio
Marco, será realizada por el Titular de la Entidad responsable o
Proyecto de el funcionario a quien se le hubiese delegado dicha función.
Bases
Contenido.
Aprobación de El Expediente de Contratación de Convenio Marco deberá
Bases contener las condiciones de los bienes y/o servicios a ser
considerados para la implementación del Catalogo Electrónico
respectivo, el informe de demanda, el informe de oferta, el
informe de viabilidad y la determinación del valor referencial, de
ser el caso.

www.ricg.org 108
Aprobación del Encargado.
Expediente La elaboración de las Bases del proceso de selección bajo
modalidad de Convenio Marco, estará a cargo de la
Proyecto de dependencia u órgano especializado.
Bases
Publicación.
Aprobación de Culminada la elaboración del proyecto de las Bases del proceso
Bases de selección bajo la modalidad de Convenio Marco, la
dependencia u órgano especializado estará facultada a
gestionar la publicación de estas.

La Entidad responsable determinará el periodo de publicación


del proyecto de Bases.

Dicho periodo no forma parte del proceso de selección.

Durante el periodo de publicación del proyecto de Bases los


interesados podrán remitir sugerencias y/o recomendaciones,
de acuerdo al procedimiento indicado en el proyecto de Bases.

www.ricg.org 109
Aprobación del Encargado.
Expediente La aprobación de las Bases del proceso de selección bajo la
modalidad de Convenio Marco, estará a cargo del Titular de la
Proyecto de Entidad responsable o el funcionario a quien se le hubiese
Bases delegado dicha función.

Aprobación de Elaboración.
Bases Transcurrido el plazo de publicación previsto, la dependencia u
órgano especializado elaborará el proyecto final de las Bases del
proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco, el
cual, dependiendo de la naturaleza y complejidad del objeto de
la contratación, podrá incorporar la aplicación de reglas
especiales, de conformidad con lo señalado en el Reglamento.

No será obligatoria la adopción del modelo de Bases


estandarizadas aprobadas por el OSCE.

www.ricg.org 110
MÉTODOS DE ADJUDICACIÓN

www.ricg.org 111
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Proceso de selección de los oferentes


Criterios específicos de selección.
•Aspectos económicos y técnicos.
•Tiempos de pago que espera el proveedor.
•Aspectos ambientales: ciclo de vida del producto: materiales, método de
producción, cumplimiento de condiciones sociales de producción,
cumplimiento de condiciones ambientales de producción, sellos
ambientales, certificaciones ambientales, bajo consumo, ahorro de
energía, uso de energías limpias, bajas emisiones, bajo ruido, repuestos
e insumos de operación no contaminante, tratamiento sobre disposición y
fin del producto.
•Experiencia.
•Fiabilidad.
•Competencia profesional y de gestión del proveedor y de su personal
técnico.
www.ricg.org 112
Criterios para seleccionar productos del
catálogo

• Calidad
• Costo
• Disponibilidad
• Servicios complementarios
• Nueva competencia por precio

www.ricg.org 113
Experiencia de Panamá

Métodos de adjudicación

www.ricg.org 114
Métodos de adjudicación –Cafetería y aseo
• Informe de la Comisión Verificadora:
– Número de impar de integrantes
– Término de entrega 5 a 8 días hábiles
– Emisión de informe recomendando la adjudicación

• Proceso desierto
– Cuando ningún proveedor presente propuestas
– Proponentes no cumplan con los requisitos mínimos exigidos
– Pueden quedar renglones desiertos en cada licitación

• Criterios objetivos para adjudicar


– Precio
– Calidad –certificaciones de calidad o especificaciones técnicas que
permitan mejor calidad
• Registro Sanitario MINSA -productos de cafetería y limpieza

www.ricg.org 115
Adquisición en el Catálogo

• Criterio de Adquisición de productos como Cafetería, Aseo y


mobiliario:
– Mejor precio por renglón en la región escogida
– La entidad puede escoger si hay dos productos con el mismo
precio
– Si desea un producto distinto solicitar autorización a la DGCP

www.ricg.org 116
Experiencias positivas y negativas

Positiva
•El catálogo muestra a la entidad el producto con menor
precio

Negativa
•Mostrar otros productos dentro del catálogo para solicitar
compra dentro de catálogo

www.ricg.org 117
Experiencia de Chile

Métodos de adjudicación

www.ricg.org 118
INFORMES para Adjudicar

• Comisión evaluadora
• Informe al Director
• Resolución de adjudicación
• Toma de Razón de la CGR

www.ricg.org 119
Criterios de Adjudicación

www.ricg.org 120
Criterios de Evaluación Objetivos

www.ricg.org 121
Recomendaciones a Compradores de CM

1. Siempre confeccione cuadros comparativos de las


ofertas disponibles en las Tiendas Virtuales.

2. Interactúe con los proveedores. Resuelva sus dudas


respecto a los productos que esta adquiriendo, de las
condiciones comerciales y regionales o si no ha recibido
una buena atención.

3. Prefiera productos energéticamente más eficientes.

4. Verifique los montos mínimos de despacho.

5. Verifique siempre el valor de Flete o costo de


despacho de un bien e incorpórelo el momento de
confeccionar la orden de compra.

www.ricg.org 122
Recomendaciones a Compradores

6. Si el producto o servicio que requiere no está en las tiendas electrónicas,


y corresponden a categorías o tipos de producto de un catálogo electrónico,
solicite su incorporación al proveedor.

7. Cobre multas por atraso en la entrega de productos o en la realización de un


servicio.

8. Informe oportuna y formalmente a la DCCP del incumplimiento de un


oferente, de algunas de las causales contempladas en bases de licitación para la
Suspensión Temporal de un proveedor o para el Cobro de Boletas de Garantía.

9. Si en su región, los Convenios Marco, hasta el momento no son una alternativa útil,
por inexistencia de proveedores locales o por que las empresas que dicen
abastecer no lo hacen con la regularidad comprometida:

a. Siempre debe aplicar multas por atraso en las entregas.


b. Siempre debe solicitar la aplicación de sanciones a la DCCP.
c. Informe a potenciales oferentes de CM de los llamados que realice la
DCCP.
www.ricg.org 123
Experiencia de Perú

Métodos de adjudicación

www.ricg.org 124
Adjudicación y Decisión de adjudicación.
Desierto Durante el desarrollo del proceso de selección bajo modalidad
Criterio de de Convenio Marco, se deja constancia en la etapa de
Otorgamiento de Buena Pro quienes fueron los proveedores
adjudicación y
adjudicatarios del Convenio Marco, en virtud del cumplimiento
contratación estricto del criterio de adjudicación establecido en las Bases.
Experiencias Declaratoria de desierto.
De producirse la declaratoria de desierto del proceso de
selección convocado bajo la modalidad de Convenio Marco, de
alguno de sus ítems o sus componentes según lo previsto en las
Bases, la Entidad responsable podrá efectuar una nueva
convocatoria.

La decisión será tomada en virtud de las recomendaciones del


informe de desierto elaborado por la dependencia u órgano
especializado.

www.ricg.org 125
Adjudicación y Principios considerados en la definición de criterios de
Desierto adjudicación.
Criterio de Los precios y condiciones comerciales de un producto se
establecen en virtud de la interacción de oferta y demanda.
adjudicación y
Siempre que no existan fallos de mercado (monopolio,
contratación oligopolio, etc), ni asimetría de la información existirán
resultados económicos eficientes.
Experiencias
Por ello, serán los estudios previos (análisis de demanda,
análisis de oferta y análisis de viabilidad), el principal insumo
sobre el cual se determinaran los criterios de adjudicación a ser
considerados para un proceso de selección bajo modalidad de
Convenio Marco.

Principio para la definición de criterios de adjudicación.


Se establece que la entidad contratante cuando utilice el
Catalogo Electrónico sustentara su decisión de contratar sobre
la base del costo total (*) del producto.

(*) Valor resultante que contempla todos los aspectos referidos a las características y
condicioneswww.ricg.org
del bien o servicio, tales como: i) precio; ii)126
el rendimiento y vida útil; iii)
las condiciones comerciales, como los plazos de garantía, los plazos de entrega y las
prestaciones asociadas o conexas, entre otros; iv) el tiempo de atención ante fallas o
Adjudicación y Útiles de Escritorio.
Desierto Precio unitario base (80%).
Criterio de Cobro de costos de envío cero en provincias distintas a la de
origen (10%).
adjudicación y
Descuentos por porcentaje según rangos de monto de las
contratación ordenes (10%).
Experiencias Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de
Pasajeros.
Portal web que permita emisión en tiempo real, sin costo
(50%).
Descuento a la tarifa del boleto electrónico (10%).
Descuento al acumulado de las tarifas (10%).
Tiempo para aplicación de penalidad por no show (10%) .
Tiempo para atención de solicitudes (8%).
Atención de solicitud de cambio de nombre, sin costo (2%).
Atención de solicitud de cambio de fecha, sin costo (2%).
Atención de solicitud de cambio de ruta, sin costo (2%).
Atención de solicitud de anulación, sin costo (2%).
Atención de solicitud de reembolso, sin costo (2%).
www.ricg.org
Servicios Complementarios (1%). 127
Beneficios Adicionales (1%).
GESTION DEL PROCESO DE
LICITACION:

DIFUSIÓN, TRABAJO CON LA INDUSTRIA,


MANEJO DEL CAMBIO

www.ricg.org 128
Difusión

• Trabajo con entidades contratantes


• Trabajo con organismos de control
• Trabajo con sociedad civil
• Proceso de socialización con los proveedores – gremios
de producción o comercio
• Trabajo con la prensa

www.ricg.org 129
Experiencia de Panamá

Difusión, trabajo con la industria,


manejo del cambio

www.ricg.org 130
Difusión, Trabajo con la industria, Manejo de cambio –
Combustible
• Manejo con Entidades
– Reunión informativa a las entidades
– Capacitación de petrolera a Entidades
– Capacitación a personal de Contraloría
– Anexo al contrato de convenio Marco
– Resolución de designación de responsabilidad
– Información de los vehículos
– Publicación de las circulares y procedimientos
– Publicación del contrato
– Manual de procedimientos emitido por Contraloría
– Información a las entidades por correos y por web

www.ricg.org 131
• Proponentes
 Reuniones personalizadas con los proponentes
 Reuniones con el proveedor para implementación
 Difusión de la licitación en el portal
www.panamacompra.gob.pa

• Sociedad Civil
 Notas de prensa para la publicación del acto, el día de
la recepción de propuestas, el día de inicio del
suministro y cuando se reflejen ahorros.
 Personal de la DGCP en Radio y televisión

www.ricg.org 132
Experiencias positivas y negativas

– Positivas
• Contar con estadísticas de consumo anteriores
• Contar con información de presupuestos
• Cálculos de posibles ahorros

– Negativas
• No contar con toda la información

www.ricg.org 133
Experiencia de Chile

Difusión, trabajo con la industria,


manejo del cambio

www.ricg.org 134
Manejo con Entidades

• Capacitación y asesoría
• Manuales
• Sitio con información
• El Organismo de Control, toma Razón de las bases de
convenio marco y su adjudicación.

www.ricg.org 135
Proceso de Socialización con proveedores

• Proceso de Mejora Continua


• RFI
• Reunión Informativa
• Foro de Preguntas y respuestas

www.ricg.org 136
Experiencias Negativas y Positivas

• Convenios de Colaboración. Apoyo Técnico


• Retraso en las bases y malas prácticas

www.ricg.org 137
Experiencia de Perú

Difusión, trabajo con la industria,


manejo del cambio

www.ricg.org 138
Entidades Reuniones de coordinación.
contratantes Durante el desarrollo de los actos preparatorios del proceso de
selección bajo modalidad de Convenio Marco, específicamente
durante el análisis de la demanda, se busca establecer vínculos
Proveedores
con las principales entidades contratantes del rubro
seleccionado, con la finalidad de:
Experiencias en Obtener información relevante del proceso de contratación
socialización desde el punto de vista del comprador.
Difundir los beneficios del mecanismo de contratación
planteado, a fin de motivar la generación de demanda.
Recoger consultas y sugerencias respecto del mecanismo de
contratación planteado.

www.ricg.org 139
Entidades Reuniones de coordinación.
contratantes Durante el desarrollo del los actos preparatorios del proceso de
selección bajo modalidad de Convenio Marco, específicamente
durante el análisis de la oferta, se busca establecer vínculos con
Proveedores
proveedores de los diversos niveles de la cadena productiva.
Con la finalidad de:
Experiencias en Obtener información relevante del proceso de contratación
socialización desde el punto de vista del vendedor.
Difundir los beneficios del mecanismo de contratación
planteado, a fin de motivar a generación de oferta.
Recoger consultas y sugerencias respecto del mecanismo de
contratación planteado.

www.ricg.org 140
Entidades Útiles de Escritorio.
contratantes Se establecieron vínculos con fabricantes y distribuidores de la
cadena durante las actos preparatorios.
Proveedores
Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de
Pasajeros.
Experiencias en Se establecieron vínculos con prestadores directos
socialización (aerolíneas) durante las actos preparatorios.
Se establecieron vínculos con prestadores indirectos (agencias
de viaje) durante los actos preparatorios y el desarrollo del
proceso de selección.

Impresoras, Consumibles y Accesorios.


Se establecieron vínculos con fabricantes y distribuidores de la
cadena durante las actos preparatorios.
Se establecieron vínculos con gremios del rubro durante el
desarrollo del proceso de selección.

www.ricg.org 141
EJECUCION- ADMINISTRACION
DE CONVENIOS MARCO
ADJUDICADOS:

SOFTWARE

www.ricg.org 142
Presentación Miguel Porrúa
Software

www.ricg.org 143
Contexto sociedad información

• 2200 millones de personas conectadas a


internet
• 6100 millones de teléfonos móviles
• 294 000 mensajes instantáneos por segundo
• 1000 millones de personas en facebook

www.ricg.org 144
Tecnología para qué …

Para todo …
• Análisis de mercado
• Definición de bases del pliego
• Proceso de selección del proveedor
• Convenio a firmar
• Elaboración del catálogo
• Difusión/marketing del convenio
• Formación de usuarios
www.ricg.org 145
Tecnología para qué …

• Incorporación de proveedores
• Actualización del catálogo
• Evaluación
• Inteligencia de negocios

www.ricg.org 146
Opciones en la incorporación de TIC en las
compras públicas

• DESARROLLO INTERNO. Equipo técnico del gobierno desarrolla la


solución.

• DESARROLLO EXTERNO. Equipo externo desarrolla una solución


a medida.

• COMPRA DE SOLUCIÓN “OFF THE SHELF”

www.ricg.org 147
Aspectos a tener en cuenta en la incorporación
de TIC
• Las TIC están al servicio de los procesos y no al revés.
• Primero reingeniería, luego TIC.
• El Recurso Humano de la institución de compras es la clave del
éxito de las TIC.
• La definición de la tecnología a incorporar debe hacerse
involucrando a todos los usuarios.
• El futuro ya llegó, la solución debe diseñarse pensando en él.
• Datos abiertos, en los próximos 3 años el 80% de los países de la
región habrán firmado el Open Government Partnership.
• Computación en la nube seguirá ganando terreno.
Y…
• Todavía está vacante el premio para el primero gobierno de la región
que utilice una solución transferida por otro gobierno.
www.ricg.org 148
Experiencia de Panamá

Software

www.ricg.org 149
Administración de Convenios

• www.panamacompra.gob.pa versión 2 es un software


proporcionado por la empresa Sonda.

• El catálogo Electrónico fue hecho por programadores de la DGCP,


con el lenguaje en que está versión 2.

• Están unidos y hay que acceder por Panamacompra para entrar al


Catálogo Electrónico.

• El catálogo se conecta a la herramienta versión 2 como los datos de


la empresa y estatus de la misma.

• Las actualizaciones y mantenimientos del Catálogo se llevan a cabo


en la DGCP.
www.ricg.org 150
Funcionalidades del Software del Catálogo Electrónico

• Proveedor:
– Ofertar Productos o
Servicios

www.ricg.org 151
• Administrar
Ofertas Realizadas

• Administrar
Productos o
Servicios

• Emitir Reportes

www.ricg.org 152
DGCP – Dep. Política y Gestión de Compras

•Crear Convenios
•Editar Convenios

www.ricg.org 153
• Administrar Productos y Servicios
• Estados de Catálogo y Proveedores
• Permisos para ofertar (nuevos productos)
• Reportes
• Administración de Quejas

www.ricg.org 154
Entidad
•Buscar en el Catálogo
•Emitir requisición de compra
•Publicar requisición con Orden de compra
•Quejas

www.ricg.org 155
Experiencia de Chile

Software

www.ricg.org 156
Software Utilizado

 La tienda es un desarrollo propio realizado por


una empresa chilena
 La Actualización de la tienda se hace mediante
desarrollo de la fábrica interna de ChileCompra
y con desarrollo externos

www.ricg.org 157
Funcionalidades Principales

• Permite disponer productos y servicios con sus


respectivas condiciones comerciales
• Genera información para la creación de la OC
• No genera reportes automáticos
• Permite administrar los convenio marco
• Mejorando el buscador

www.ricg.org 158
Experiencia de Perú

Software

www.ricg.org 159
Desarrollo del Herramientas de soporte.
sistema Oracle 10g (Sistema de gestión de base de datos).
PL/SQL (Lenguaje de programación).
Funcionalidade X-Portal (Intermediario cliente/base de datos basado en
s principales Portlet).

Administración Desarrollo.
y monitoreo El desarrollo esta cargo de la dependencia u órgano
especializado .

Actualización y mantenimiento.
La actualización y mantenimiento del sistema esta a cargo de la
Dirección del SEACE.

www.ricg.org 160
Desarrollo del Funcional general.
sistema El sistema es susceptible de adaptación para los diferentes
procedimientos y mecanismos que pudieses formularse para las
Funcionalidade etapas de selección y/o ejecución contractual.
s principales
Operativa actual.
Administración Integración de la etapa de selección, catalogación y ejecución
y monitoreo contractual.
Consola de gestión de contrataciones para entidades
contratantes, proveedores y administradores.
Búsqueda de fichas-producto en función de disponibilidad de
cobertura en el lugar de destino de la entrega.
Búsqueda de fichas-producto en función de las características
técnicas relevantes.
Modulo de mejoras automáticas en tiempo real.
Modulo de información estadística relevante para entidades
contratantes.
Entre otras.

www.ricg.org 161
Desarrollo del Administración del Catalogo Electrónico.
sistema Función designada a la Dirección del SEACE, entre cuyas
actividades destacan:
Funcionalidade Garantizar la operatividad del Catalogo Electrónico en el
s principales SEACE.
Garantizar la integridad de la información registrada en el
Administración Catalogo Electrónico de Convenio Marco.
y monitoreo Garantizar que se cumplan las condiciones de accesibilidad de
información de las entidades contratantes, proveedores y
administradores.
Atender las consultas y solicitudes de índole operativo
referidas a los Catálogos Electrónicos.
Entre otras derivadas.

Monitoreo del Catalogo Electrónico.


Función designada a la dependencia u órgano especializado,
que busca entre cuyas actividades destacan:

Garantizar que las contrataciones realizadas dentro del


Catalogo Electrónico generen resultados económicos eficientes.
www.ricg.org
Diseñar mecanismos que garanticen 162 la sostenibilidad del
Catalogo Electrónico.
EJECUCION- ADMINISTRACION
DE CONVENIOS MARCO
ADJUDICADOS:

CATALOGACION

www.ricg.org 163
Procedimiento de catalogación

• Deberes de suministro de información


• Sistema de actualización de información
• Mecanismo operativo de compra
• Información de bienes y servicios a disposición de las
entidades contratantes
• Ficha de producto

www.ricg.org 164
Experiencia de Panamá

Catalogación

www.ricg.org 165
Catalogación

• Número para cada renglón en el pliego de cargos

• No es el mismo con cada licitación

• UNSPC solo para la licitación.

www.ricg.org 166
Actualización de Información

• Cada proveedor puede realizar cambios en sus productos en


Precio y baja y alta del producto

• Los demás cambios los realizan mediante nota y la DGCP realiza el


cambio en el sistema

Mecanismos de compra
• Cada entidad entra al catálogo y adquiere el renglón que necesita.

• El catálogo le muestra a la entidad el de menor precio

www.ricg.org 167
Fichas de productos de Aseo y Cafetería

www.ricg.org 168
www.ricg.org 169
Experiencia de Chile

Catalogación

www.ricg.org 170
Catalogación

www.ricg.org 171
Cataloguing: Operation

www.ricg.org 172
Cataloguing: Manteinance

www.ricg.org 173
Cataloguing Process: Continuous
Improvement

www.ricg.org 174
Experiencia de Perú

Catalogación

www.ricg.org 175
Catalogación y Procedimiento.
actualización Consolidar las fichas-producto generadas a través del
aplicativo diseñado para la presentación de propuestas, que
Funcionalidade hayan sido ofertadas y adjudicadas en el proceso de selección
s principales bajo modalidad de Convenio Marco.
Copiar (upload) las fichas-producto consolidadas en el
Catalogo Electrónico a través de un procedimiento automático.
Ejemplo de fp
Actualización.
La dependencia u órgano especializado, de oficio, desde la
convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio
Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en
aquellos casos en que ésta experimente una modificación en
aspectos no relacionados con las características técnicas
inherentes al producto, como por ejemplo:
Actualización de la imagen de una ficha-producto en caso el
empaque haya sido modificado en material o color.
Actualización de la ficha técnica de una ficha-producto en caso
se incrementen o reduzcan las certificaciones con las que
cuenta, entre otros.
www.ricg.org 176
Catalogación y Mecanismo operativo de compra.
actualización

Mecanismo de
compra

Ejemplo de fp

www.ricg.org 177
Catalogación y Estructura ejemplo para Útiles de Escritorio.
actualización Categoría: ARCHIVADOR
Material: D/CARTON
Mecanismo de Tipo: NO APLICA
compra Diseño: C/PALANCA, ANILLO Y SUJETADOR METALICO,
C/BROCHE METALICO O PLASTICO
Gramaje/Peso/Volumen: D/200 GR.
Ejemplo de fp Color: COLOR NEGRO
Forma: D/LOMO ANCHO
Medida: T: MEDIO OFICIO
Capacidad: C: 500 HOJAS
Adicionales: NO APLICA
Unidad de despacho: UNIDAD
Marca: ARTESCO
Modelo: DELUXE
Archivo imagen: 

Esta estructura es la que identifica a la ficha-producto


denominada:
ARCHIVADOR D/CARTON C/PALANCA, ANILLO Y SUJETADOR METALICO,
C/BROCHEwww.ricg.org
METALICO O PLASTICO. D/200 GR. COLOR178NEGRO. D/LOMO ANCHO
.T: MEDIO OFICIO. C: 500 HOJAS. UNIDAD. ARTESCO DELUXE
EJECUCION- ADMINISTRACION
DE CONVENIOS MARCO
ADJUDICADOS:

ADOPCIÓN Y ENTRENAMIENTO

www.ricg.org 179
• Difusión del uso del sistema
• Instructivos y manuales para la operación
• Capacitación a compradores públicos
• Entrenamiento a vendedores

www.ricg.org 180
Experiencia de Panamá

Adopción y entrenamiento

www.ricg.org 181
Difusión del Uso del sistema

• Capacitaciones a entidades en todo el país


– Presentación
– Pruebas en computadora – compra
– Link de pruebas http://201.227.172.43/portal/PortalPanama.aspx

• Capacitación a vendedores
– Inclusión de productos
– Administración de los productos

www.ricg.org 182
Experiencia de Chile

Adopción y entrenamiento

www.ricg.org 183
• Primera Opción de Compra
• Departamento de Gestión Comercial
• Asesoría
• Sitio de Formación

www.ricg.org 184
Manuales

• Directiva de CM
• Manuales por Convenio
• Manuales de Aplicativos

www.ricg.org 185
www.ricg.org 186
Experiencia de Perú

Adopción y entrenamiento

www.ricg.org 187
Obligatoriedad Obligatoriedad.
y difusión Los bienes y/o servicios que se encuentren incluidos en los
Catálogos Electrónicos, y que cumplan con las condiciones
Elaboración de requeridas por las Entidades contratantes, deberán ser
instructivos contratados de forma obligatoria desde el día siguiente de la
entrada en vigencia del Convenio Marco, acción que se produce
con la puesta en operación de los Catálogos Electrónicos.
Capacitaciones
Difusión.
Culminada la fase de catalogación, la Entidad responsable
comunicará a través del SEACE la entrada en vigencia del
Convenio Marco, oportunidad en que las Entidades deberán
contratar los bienes y/o servicios a través de esta modalidad.

www.ricg.org 188
Obligatoriedad Libros electrónicos.
y difusión Que contienen las pautas operativas necesarias para interactuar
con el Catalogo Electrónico, y que dependiendo del tipo de
Elaboración de modelo de negocio pueden incluir:
instructivos
Ayudas visuales de los módulos.
Consideraciones importantes.
Capacitaciones Flujos de operación.
Entre otras.

Videos instructivos.
Que contienen la misma información contenida en los libros
electrónicos, pero enfocada a la parte operativa de manera
secuencial e interactiva..

www.ricg.org 189
Obligatoriedad Charlas informativas dirigidas a entidades contratantes.
y difusión Culminado el desarrollo del proceso de selección bajo modalidad
de Convenio Marco y antes de la puesta en operación de los
Elaboración de Catálogos Electrónicos, se establecen charlas informativas a
instructivos entidades contratantes, referidas al manejo del Catalogo
Electrónico.
Capacitaciones Charlas informativas dirigidas a proveedores.
Durante el desarrollo del proceso de selección bajo modalidad
de Convenio Marco y antes de la puesta en operación de los
Catálogos Electrónicos, se establece un momento en el cual se
llevara a cabo una charla informativa a los proveedores
registrados en le proceso de selección, referida exclusivamente
al manejo de la herramienta determinada para la elaboración de
propuestas.

www.ricg.org 190
EJECUCION- ADMINISTRACION
DE CONVENIOS MARCO
ADJUDICADOS:

RENOVACIÓN DE PRODUCTOS Y PRECIOS

www.ricg.org 191
Renovación de productos y proveedores

• Puede un proveedor suprimir un producto del catálogo? Bajo qué


circunstancias?
• Puede un proveedor cambiar un producto por otro en el catálogo?
Bajo qué circunstancias?
• Puede un proveedor añadir productos en el catálogo? Bajo qué
circunstancias?
• Puede un proveedor ser suspendido o excluido del convenio marco,
y sus productos del catálogo? Bajo qué circunstancias?
• Pueden nuevos proveedores ser incluidos en el convenio marco y
sus productos en el catálogo?

www.ricg.org 192
Renovación de precios

• Precios fijos.
• Precios fijos con reajuste de precios.
• Nuevo proceso de selección por precios entre los
proveedores con productos en el catálogo.
• Dinamismo y modificación de precios durante la vigencia
del convenio marco.

www.ricg.org 193
Experiencia de Panamá

Renovación de productos y
precios

www.ricg.org 194
Solicitud de compra fuera de Catálogo

• Presupuesto
• Especificaciones Técnicas
• Producto distinto al que está en el catálogo
• Procedimiento - Nota a la DGCP

www.ricg.org 195
Cambiar productos Informáticos y Electrodomésticos

• Solicitud cambios de modelo


406 Software para Adob Photoshop CS5 Photoshop
diseño Tipo-1 e CS6

• Dar de baja o alta del catálogo sin penalizaciones


• Solicitar cambio de marca mediante nota

• No se pueden Añadir productos o proveedores a menos que se realice un


segundo llamado o nueva inclusión

• Se puede suspender un proveedor y producto en el catálogo


– Mala calidad
– Precios altos
– Sanción
– Inhabilitación
www.ricg.org 196
Administración de precios
– Proveedor la baja de precios
– miércoles cada 14 días
– El sistema actualiza en la noche
– Aumento de precio

•Procedimiento
anterior

www.ricg.org 197
Experiencia de Chile

Renovación de productos y
precios

www.ricg.org 198
Puede un proveedor suprimir un producto del catálogo

• No tiene stock
• No lo quiere vender- con excepciones

www.ricg.org 199
Puede un proveedor cambiar un producto del catálogo

• Puede Bloquear y subir los que desee, bajo las


condiciones estipuladas en las bases-

www.ricg.org 200
Puede un proveedor añadir productos

• Que no lo haya ofertado y no adjudicado


• Si está en el catálogo, regla 1
• Si es nuevo en el catálogo, regla 2

www.ricg.org 201
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – ¿Quién aplica las sanciones?
En el caso de la Suspensión temporal en el Catálogo y el cobro de la boleta de garantía, aplicará la
sanción la DCCP, por Resolución Fundada y a requerimiento expreso y formal de la entidad
compradora.

Procedimiento:

La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente:

•El número de la Orden de Compra.


•La fecha de emisión de la Orden de Compra
•Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida
•La explicación del proveedor, si la hubiere.
•Una copia de la Orden de Compra y,
•La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas
en el presente convenio.

www.ricg.org 202
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – Término Anticipado de Contrato

¿Por qué se puede aplicar?

El Convenio Marco podrá terminarse anticipadamente por la DCCP, sin derecho a indemnización alguna
para el Adjudicatario, si concurre alguna de las siguientes causales:

i. Resciliación o mutuo acuerdo de las partes.

ii. Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario. Se entenderá por
incumplimiento grave la no ejecución o la ejecución parcial por parte del adjudicatario de una o más de
sus obligaciones, que importe una vulneración a los elementos esenciales del convenio marco, siempre
y cuando no exista alguna causal que le exima de responsabilidad, y/o que dicho incumplimiento le
genere a la DCCP o a la respectiva Entidad contratante un perjuicio significativo en el cumplimiento de
sus funciones.

www.ricg.org 203
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – Término Anticipado de Contrato

¿Por qué se puede aplicar?

iii Quiebra o el estado de notoria insolvencia del adjudicatario, a menos que se mejoren las
cauciones entregadas.

iv. Si el adjudicatario, sus representantes, o el personal dependiente de aquél, no observaren el más


alto estándar ético exigible, durante la ejecución del presente convenio marco, o propiciaren
prácticas corruptas, tales como:

a. Dar u ofrecer obsequios, regalías u ofertas especiales al personal adscrito a una entidad licitante,
que pudiere implicar un conflicto de intereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario
y la entidad compradora.

b. Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar la actuación de un funcionario
público durante la ejecución del presente convenio marco.

www.ricg.org 204
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – Término Anticipado de Contrato

¿Por qué se puede aplicar?

c. Tergiversar hechos, con el fin de influenciar la ejecución del contrato en detrimento de la


respectiva Entidad pública.

v. No entrega oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento, de acuerdo a lo establecido en el


punto 10 “Naturaleza y Montos de Garantía” de las bases de licitación.

vi. Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus
actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad
del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

www.ricg.org 205
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – Término Anticipado de Contrato

¿Por qué se puede aplicar?

Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, la DCCP notificará por escrito al adjudicatario,
con un aviso previo de 10 (DIEZ) días corridos. Sin perjuicio de lo señalado, el adjudicatario deberá
satisfacer íntegramente las órdenes de compra recibidas antes de la notificación del referido término
anticipado, las cuales, a su vez, deberán ser íntegramente pagadas por las respectivas Entidades.

En todos los casos señalados anteriormente, no operará indemnización alguna para el Adjudicatario.
De concurrir cualquiera de las causales arriba aludidas, además del término anticipado del convenio
marco, procederá el cobro de la garantía de fiel cumplimiento por parte de la DCCP.

www.ricg.org 206
Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra
Precios

• Precios fijos salvo que se a la baja


• Reajustes
• Grandes compras
• Nuevos llamados

www.ricg.org 207
Experiencia de Perú

Renovación de productos y
precios

www.ricg.org 208
Renovación del Definición.
Acuerdo Acto que busca prolongar la operatividad del Catálogo
Electrónico del Convenio Marco a través de la extensión de su
Incorporación vigencia, cuya decisión recae en el Titular de la Entidad previo
de proveedores informe de la dependencia u órgano especializado, en el que se
sustenta la conveniencia técnica y económica de dicha medida.
Incorporación
de nuevos Procedimiento.
productos Mecanismo a través del cual el proveedor comunica al OSCE su
Suspensiones y decisión de continuar o no con los precios y condiciones
exclusiones vigentes establecidas en el Acuerdo de Convenio Marco suscrito
previamente, durante un periodo adicional establecido.
Modulo de
mejoras Requisitos de participación.
Contar con inscripción vigente en el RNP.
No estar incluido en el Registro de Inhabilitados para contratar
con el Estado.
No tener impedimento para contratar.
Contar con fichas-producto en estado “vigente” o “excluida
temporalmente por el administrador” en el Catálogo Electrónico
www.ricg.org
del Convenio Marco a ser renovado. 209
Renovación del Definición.
Acuerdo Acto que busca elevar los niveles de competencia en el
Catálogo Electrónico del Convenio Marco a través de la adición
Incorporación de nuevos proveedores para las fichas-producto vigentes, cuya
de proveedores decisión recae en el Titular de la Entidad previo informe de la
dependencia u órgano especializado, en el que se sustenta la
Incorporación
conveniencia técnica y económica de dicha medida.
de nuevos
productos Procedimiento.
Suspensiones y Mecanismo a través del cual el OSCE evalúa la aceptación del
exclusiones proveedor en un Catálogo Electrónico del Convenio Marco en
función de criterios de evaluación previamente establecidos
Modulo de respecto de propuestas de precio y condiciones comerciales
mejoras realizadas por el proveedor a fichas-producto definidas.

Requisitos de participación.
Contar con inscripción vigente en el RNP.
No estar incluido en el Registro de Inhabilitados para contratar
con el Estado.
No tener impedimento para contratar.
www.ricg.org 210
Renovación del Definición.
Acuerdo Acto que busca expandir el mercado afecto por el Catálogo
Electrónico del Convenio Marco a través de la adición de nuevos
Incorporación productos (fichas-producto), cuya decisión recae en el Titular de
de proveedores la Entidad previo informe de la dependencia u órgano
especializado, en el que se sustenta la conveniencia técnica y
Incorporación
económica de dicha medida.
de nuevos
productos Procedimiento.
Suspensiones y Mecanismo a través del cual el OSCE determina nuevas fichas-
exclusiones producto a ser propuestas para incorporarse en un Catálogo
Electrónico del Convenio Marco en función de criterios de
Modulo de evaluación previamente establecidos respecto de propuestas de
mejoras precio y condiciones comerciales realizadas por los proveedores
de dicho Catalogo Electrónico.

Requisitos de participación.
Encontrarse al menos con una ficha-producto «vigente» en al
Catalogo Electrónico en que será propuesta la ficha-producto
para incorporación.
www.ricg.org 211
Renovación del Facultad de suspensión de fichas-producto.
Acuerdo El OSCE esta facultado a suspender las fichas-producto de un
proveedor, en caso se evidencie por parte de éste
Incorporación incumplimiento de las condiciones pactadas como parte del
de proveedores Acuerdo de Convenio Marco.
Incorporación
El OSCE determinara en funcion de la gradualidad del
de nuevos incumplimiento: I) la gradualidad, si la suspensión: i) involucrará
productos una o más fichas-producto; ii) involucrará a las fichas-producto
Suspensiones y de uno o más CATÁLOGOS; y/o iii) será temporal o definitiva.
exclusiones
Exclusión de fichas-producto.
Modulo de Por efecto de la revisión del Convenio Marco.
Por incumplimiento injustificado del proveedor de obligaciones
mejoras
de una OC del Catalogo Electrónico del Convenio Marco.

Exclusión del proveedor.


Se producirá por:
No contar con inscripción vigente en el RNP (temporal).
Estar incluido en el Registro de Inhabilitados para contratar
www.ricg.org
con el Estado (definitivo). 212
Tener impedimento para contratar (definitivo).
Renovación del Mejoras disponibles de aplicación en tiempo real por los
Acuerdo proveedores.
Precio unitario base.
Incorporación Garantía comercial.
de proveedores Cobro de costos de envío cero en provincias distintas a la de
origen.
Incorporación
Existencias (stock).
de nuevos Cobertura.
productos Descuentos en precio según cantidad.
Suspensiones y Descuentos en porcentaje según monto.
exclusiones Plazo de entrega.
Tiempo de prueba con reemplazo garantizado.
Modulo de Tiempo de respuesta de garantías comerciales.
Tiempo de solución de garantías comerciales.
mejoras
En las Bases del proceso de selección bajo modalidad de
Convenio Marco se determinaran específicamente las mejoras
disponibles y si estas serán temporales y/o permanentes.

www.ricg.org 213
EJECUCION- ADMINISTRACION
DE CONVENIOS MARCO
ADJUDICADOS:

GESTION DE INCIDENTES

www.ricg.org 214
Gestión de incidentes

• Quién administra los incidentes? Grado de involucramiento del ente


rector.
• Canales de comunicación: posibilidades de contar con herramientas
tecnológicas o líneas telefónicas dedicadas.
• Coordinadores o delegados de las partes para la administración del
convenio marco – responsabilidades.
• Mecanismos de solución de diferencias.

www.ricg.org 215
Prevención y corrección

• Remedios antes del conflicto: garantías económicas y


técnicas.
• Obligaciones de reposición.
• Mecanismos de reclamos del proveedor por
incumplimientos de la entidad, negativa a recibir los
productos o exigencias más allá del convenio marco.
• Esquema de sanciones: cuándo aplica la entidad,
cuándo el ente rector.

www.ricg.org 216
Experiencia de Panamá

Gestión de incidentes

www.ricg.org 217
Gestión de Incidentes- Pasajes

• La DGCP rector del Convenio cuenta con Oficina de Viajes quién


administra el Catálogo y los incidentes

• Canales de comunicación
– Con tecnología
– Entidades y proveedores
• Responsable en cada entidad mediante resolución

• Mecanismos de Solución de incidentes mediante la Oficina de


Viajes

www.ricg.org 218
Gestión de Incidentes – Productos

• Nota a la DGCP
• Sistemas de Quejas

www.ricg.org 219
www.ricg.org 220
• Negativas al recibir los productos
– Entregas tardías
– Cambios de empaques
– Productos con defectos
– Cambios sin nota de respaldo

• Exigencias más allá del convenio


– Entregas parciales

• Esquema de sanciones o Inhabilitaciones (Entidad, Jurídico y


Políticas)
1. 3 meses del catálogo
2. 6 meses a 1 año del Estado
3. 2 a 3 años del Estado

www.ricg.org 221
Experiencia de Chile

Gestión de incidentes

www.ricg.org 222
Administración de Incidentes

• ChileCompra
• Tribunal de Contratación
• Contraloría General de la República
• Tribunales de Justicia
• Consejo de Transparencia

www.ricg.org 223
Garantías

• Boletas de Garantía Fiel Cumplimiento


• Garantía de productos especificadas en las bases
• Reposición de productos especificadas en las bases.

www.ricg.org 224
Mecanismos de Reclamos

• Oficio
• Mesa de ayuda o correo electrónico
• Negativas a recibir los productos
• Exigencias más allá del Convenio Maro

www.ricg.org 225
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – Multas – en Resumen
¿Por qué se puede aplicar multa?

Por el atraso en la entrega de un bien o servicio

¿Quién aplica Multa?

• Directamente el comprador

¿Cómo se aplica?

• Al momento del pago como un descuento o directamente, si no hubieran pagos


pendientes.
• Por cada día de atraso (depende del CM…!)
• Como un % del total no entregado (depende del CM...!)
• A través de una Nota de Crédito (sin rebaja de IVA) o con carta de aceptación de la multa
que permite la rebaja del pago

www.ricg.org 226
Multas – Proceso de Cobro (Cláusula
tipo)

El o los Adjudicatarios podrán ser sancionados por las


Entidades con el pago de multa por atraso en la entrega, la
cual se aplicará por cada día hábil de atraso, con un tope
de 10 días, y se calculará como un 3% del valor del producto
solicitado y aplicable a las cantidades que se entreguen
atrasadas, por cada día hábil de atraso, respecto del
Plazo de Entrega acordado.

La multa podrá hacerse efectiva a través de descuentos en el


respectivo pago.

El proveedor tendrá un plazo de 5 días desde que se le


notifique de la aplicación de la multa para pagarla.

www.ricg.org 227
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – suspensión temporal del Catálogo

¿Por qué se puede aplicar?

i. No entrega de la información solicitada para catalogación.

ii. Atraso en la entrega de los ítems, superiores a «10» días hábiles desde el cumplimiento del
plazo ofertado y/o acordado, según corresponda. Cabe señalar que en este caso, el tiempo de
suspensión temporal en el catálogo será de dos veces el tiempo que se incurrió en atraso.

iii. Tres (3) reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el
tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 7 días corridos.

iv. Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el
tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 15 días corridos.

www.ricg.org 228
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – suspensión temporal del Catálogo

¿Por qué se puede aplicar?

v. No renovación oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, en el caso de


vencimiento de la garantía antes del plazo de 60 días desde culminado el convenio marco o en caso de
prórroga del Convenio Marco, de acuerdo a lo establecido en el punto 9 “Monto y Duración del
Contrato” de las presentes Bases. Para estos efectos, se considera renovación oportuna la entrega
dentro del plazo de 5 días hábiles antes del vencimiento de la garantía, de una nueva, con las mismas
características que la anterior, que la reemplace, por todo el periodo de vigencia o renovación que
corresponda.

En los casos i y v, la suspensión temporal se extenderá hasta que se subsane la situación que da
origen a la aplicación de la sanción.

www.ricg.org 229
Aspectos destacados de las bases
Sanciones – Cobro de garantía por fiel
cumplimiento
¿Por qué se puede aplicar?

i. No pago de multas dentro del plazo establecido, a requerimiento fundado de las Entidades.

ii. Más de 6 reclamos mensuales de una o más Entidades.

iii. Aplicación reiterada de algunas de las sanciones establecidas en este contrato, a


requerimiento fundado de una o más Entidades.

iv. Incumplimiento de las exigencias técnicas de los ítems ofertados en Convenio Marco, a
requerimiento fundado de las Entidades.

v. Incumplimiento de las obligaciones impuestas por las presentes Bases, a requerimiento


fundado de las Entidades o a iniciativa de la DCCP por esta misma causa.

www.ricg.org 230
Aspectos destacados de las bases
Sanciones –¿Quién aplica las sanciones?

En el caso de la Suspensión temporal en el Catálogo y el cobro de la boleta de garantía, aplicará la


sanción la DCCP, por Resolución Fundada y a requerimiento expreso y formal de la entidad
compradora.

Procedimiento:

La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente:

•El número de la Orden de Compra.


•La fecha de emisión de la Orden de Compra
•Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida
•La explicación del proveedor, si la hubiere.
•Una copia de la Orden de Compra y,
•La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas
en el presente convenio.

www.ricg.org 231
Experiencia de Perú

Gestión de incidentes

www.ricg.org 232
Solución de Durante la ejecución contractual.
controversias Las controversias que surjan durante la ejecución contractual
involucran únicamente a la ENTIDAD CONTRATANTE y al
PROVEEDOR ADJUDICATARIO, no acarreando responsabilidad al
Responsables
OSCE. Dichas controversias – que comprenden la prestación
principal, así como en las prestaciones accesorias - podrán ser
resueltas mediante conciliación y/o arbitraje, de conformidad
a lo dispuesto en la LEY y en el REGLAMENTO.

Canales de notificación de resolución de contratos.


Todas las comunicaciones que surjan en función de
controversias entre la entidad contratante y el proveedor serán
registradas y notificadas a través del Modulo de Convenio Marco
que alberga al Catalogo Electrónico, no siendo necesarias las
comunicaciones notariales.

www.ricg.org 233
Solución de Entidad contratante.
controversias La responsabilidad legal es asumida por el funcionario
responsable del órgano encargado de las contrataciones de la
entidad, quien delega responsabilidad funcional a un funcionario
Responsables
a su cargo, quien toma la figura de GESTOR de la entidad
contratante, única persona autorizada para realizar gestiones
y/o coordinaciones en el Catalogo Electrónico con los
proveedores y con el OSCE.

Proveedor.
La responsabilidad legal es asumida por el representante legal o
apoderado del proveedor, quien toma la figura de GESTOR del
proveedor, única persona autorizada para realizar gestiones y/o
coordinaciones en el Catalogo Electrónico con las entidades
contratantes y con el OSCE.

OSCE.
El líder del proyecto (Convenio Marco) toma la figura de GESTOR
del OSCE, única persona autorizada para realizar gestiones y/o
coordinaciones en el Catalogo Electrónico con las entidades
www.ricg.org
contratantes y proveedores a nombre del234
OSCE.
EJECUCION- ADMINISTRACION
DE CONVENIOS MARCO
ADJUDICADOS:

LOGISTICA Y PAGOS

www.ricg.org 235
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Asuntos de logística asociados a la entrega de los


bienes y/o servicios.

• Necesidades de contar con stock suficiente para atender pedidos


en el plazo acordado.
• Necesidad de contar con red de distribución a nivel nacional o en
el nivel que se defina.
• Personal de despacho.
• Documentos de descargo – actas de entrega – definición de
personas que pueden suscribir.
• Reportes de pedidos y entregas.
• Reportes de novedades e incumplimientos (plazos,
características, especificaciones, calidad).

www.ricg.org 236
Colombia Compra Eficiente
Convenio Marco

Entrega de los bienes. Logística.

• Manejo de volúmenes.
• Entrega en los puntos a nivel nacional o regional.
• Incremento o decremento de puntos de entrega.
• Garantía de manejo de inventarios – condiciones de
bodegaje.
• Garantía de transporte – condiciones de transporte.
• Personal a cargo de las entregas.
• Documentos de descargo – actas – documentos
tributarios.
• Tramitación de pagos.

www.ricg.org 237
JLGT - 2012
Experiencia de Panamá

Logística y pagos

www.ricg.org 238
Funcionamiento del catálogo
Escoger Categoría, familia
Llenar los datos solicitados
Escoger el renglón

www.ricg.org 239
www.ricg.org 240
Generar la requisición
Formalizar el pedido

www.ricg.org 241
Compra por Catálogo
http://www.panamacompra.gob.pa/Portal/
OportunidadesDeNegocio.aspx

Publicación de la Orden de compra: www.panamacompra.gob.pa

http://catalogo.panamacompra.gob.pa/forms/publico/PedidoPubli
cado.aspx?IdPedido=109466

Orden de compra

Pagos: Gestión de Cobros + recibido conforme+ factura

Gestión de Cobros

www.ricg.org 242
Experiencia de Chile

Logística y pagos

www.ricg.org 243
¿Cómo comprar en Convenio Marco?

Si el producto/servicio esta en Convenio Marco:


Reúnase con su cliente interno, traduzca lo que quiere y para cuando…..defina
tareas y prioridades…..!!

1 Definición de requerimiento

2
Busque el bien o servicio en las Tiendas
Electrónicas

www.ricg.org 244
Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra
¿Cómo comprar en Convenio Marco?

Obligatorio para grandes compras

3 Elabore cuadro comparativo

4 Envíe orden de compra

5 Gestione la aceptación de la Orden de compra y la


entrega del bien o la realización del servicio

www.ricg.org 245
Aspectos Institucionales

Organigrama

www.ricg.org 246
Aspectos Institucionales
Funciones Departamentos de Convenio Marco
ISO 9001

Matrices de Riesgo

Capacitación
de Funcionarios

Desarrollo
de Aplicaciones

Departamento de Operaciones
www.ricg.org 247
Aspectos Institucionales

Licitación

www.ricg.org 248
Aspectos Institucionales

Administración de Convenios
Marco

www.ricg.org 249
Aspectos Institucionales

Departamento de Operaciones

www.ricg.org 250
Aspectos Institucionales
Desafíos

 Que el encargado de cada Convenio Marco sea experto en su Industria

 Evaluaciones cada vez más complejas

 Relación con los Proveedores

 Asesoría a Compradores

 Exceso trabajo administrativo ( oficios, sanciones, click de aprobación productos)

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Aspectos Institucionales

Desafíos: Aplicaciones

 Aplicaciones orientadas a usuarios

 Catálogo Electrónico Flexible para productos y servicios

 Aplicaciones orientadas a la transparencia en los procesos

 Aplicaciones orientadas a la eficiencia - precios

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Novedades funcionales

Nuevo buscador de Convenio Marco

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Nuevo buscador de Convenio Marco

www.ricg.org 254
Experiencia de Perú

Logística y pagos

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Actos previos Operatividad en los actos previos de la contratación.

Formalización
contractual

Ejemplo de fp

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Actos previos Operatividad en la formalización de la contratación.

Formalización
contractual

Ejemplo de fp

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Actos previos Operatividad en la ejecución contractual de la
contratación.

Formalización
contractual

Ejecución
contractual

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III. Caso Práctico

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En Contratalandia se piensa hacer un convenio marco de equipos
médicos varios para atender exámenes y tratamientos como
radiografías, tomografías, diálisis, electrocardiogramas, etc.

Contratalandia tiene aproximadamente 400 unidades de salud que


requerirían la instalación de esos equipos a lo largo y ancho del
país.
Por lo menos el 30 % de esas unidades de salud están localizadas
en zonas de difícil acceso, con condiciones climáticas de mucha
humedad, donde además existen eventualmente problemas de
internet que dificultan el uso de tecnología que requieren estos
equipos.
• No existe una buena planificación actualmente, además que las compras se
han realizado de manera descentralizada. Por ello existen diferentes marcas
y soluciones en cada unidad de salud, y eso dificulta que existan servicios de
mantenimiento y atención con repuestos de manera adecuada. No obstante,
solamente el 20% de las unidades de salud actualmente cuentan con
equipamiento adecuado, por lo que las necesidades implican equipar al 80%
restante de las unidades.

• Grupo 1:
Qué debiéramos contemplar en el análisis de mercado previo al
procedimiento precontractual.

• GRUPO 2:
Cuáles serían las cláusulas clave del pliego, especialmente qué criterios
deberían evaluarse para la selección de proveedores.

• GRUPO 3:
Cuáles serían las cláusulas clave del convenio marco, especialmente los
criterios que deberían emplear las unidades de salud compradoras, para
adjudicar los equipos.
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MUCHAS GRACIAS!!

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