PROYECTO: DOTACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA

DE MATERIALES EDUCATIVOS EN DRE, UGEL E IIEE.

ENERO 2019

Dirección General de Gestión Descentralizada

Base Legal:
• Ley N° 28044 Ley General de Educación Art. 4. Art. 13 y Art. 68

• Resolución Ministerial N° 0543-2013-ED, modificada por la Resolución

Ministerial N° 645-2016-MINEDU, que aprueba la norma técnica
denominada “Normas y Procedimientos para la Gestión del Proceso
de Distribución de Materiales y Recursos Educativos para las
Instituciones y Programas Educativos Públicos y Centro de Recursos
Educativos”
 UE: 120-1476 PROGRAMA NACIONAL DE DOTACION DE MATERIALES EDUCATIVOS
El 4 % del presupuesto total del pliego es destinado al programa nacional de dotación de
materiales educativos

P ROGRA M A N AC I ON A L DE DOTAC I ON DE M AT E RI A L ES E DU C AT I VOS

921140375
879,136,958
811,966,502
PIA PIM Devengado

736121450
650,897,788
647,748,519

Presupuesto del Pliego 10

540,975,240
Ministerio de Educación

526,013,997
S/. 9,919,451,096

435454690

403,463,956
403463956
308,220,834
4% del Presupuesto del

188,775,888
Pliego 2019 es destinado al
UE 120
60,364,961
60,250,803

72451315

361,898
2014 2015 2016 2017 2018 2019
0
 IDENTIFICACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA
PROCESO
MINED
U
• Inconsistencias en Cuadro de Distribución por
falta de método estándar y de bases de datos
desactualizados (SIAGIE, Censo Escolar, Padrón
de IIEE)
PLANIFICAR • La base de datos para el cálculo de cantidad de
alumnos y docentes, que se utiliza para
proyectar la cantidad de material educativo a
distribuir, tiene un desfase de dos (02) años
• Entregas parciales.
• Incumplimientos de cronogramas de entrega.
• Sin procedimiento de redistribución.
DISTRIBUIR
• Sin sistema de trazabilidad (MINEDU – IE)
No se cuenta con información objetiva que
MONITOREAR
permita planificar la dotación y distribución de
los materiales.
PROBLEMÁTICA
UGEL IIEE
• PPTO sujeto a techo del año anterior y solo alcanza
para inicio de Año Escolar, no se considera la
redistribución.
• Información desactualizada y no verificada de la
tipología de las IIEE.
• Contratación tarde del servicio de transporte
• Sin registro de recepción (cantidades y
• Encargado de contratación sin experiencia
condición)
• Fraccionamiento en las contrataciones
• Sin registro de entrega de material a los
• Demora para armar paquetes x IIEE estudiantes (sistema)
• Almacenes sin condiciones adecuadas
• Sin control de inventarios (no se cuenta con un
sistema)
• Sin presupuesto para redistribuir
• Material en malas condiciones / dañados.
• No saben como dar baja a Materiales deteriorados
• Sin control de transportistas contratados (cantidad,
• Sin registro de faltantes / sobrantes
lugar entrega, persona responsable de recepción)
• Sin control de devoluciones
• Sin control de entrega de materiales a los
• Sin control del uso del material
estudiantes
 HALLAZGOS DE LA REPOSICIÓN DE MATERIALES
No hay registro de Faltantes /Sobrantes (en UGEL ni en IIEE)
En una muestra de 15,188 instituciones educativas, en Primaria se halló un total de faltantes que asciende a 765,131
textos, que representan un 50% de ese nivel aproximadamente. Por su parte, en Secundaria, el total es 1’376,172,
equivalente a un porcentaje en general de 38% de dicho nivel. Este resultado corresponde sólo a las 81 UGELs que
fueron seleccionadas.
 

Bases de datos desactualizados (SIAGIE)

Por ejemplo en una muestra realizada a 15,188 instituciones educativas (agrupadas en 13,544 locales escolares), que
atienden a 1, 289,120 estudiantes del nivel primario y secundario de 24 DRE y 100 UGEL, en la que se recogió
información de cantidad de textos faltantes del nivel primario (3er, 4to, 5to y 6to grado) y del nivel secundario, se
encontró una diferencia en la cantidad de estudiantes registrados en el SIAGIE respecto a lo declarado por los directores
del 19.65%. 
DOTACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE MATERIALES EDUCATIVOS EN DRE,
UGEL e IIEE
Objetivo General
Asegurar las condiciones para la dotación, distribución y entrega de los materiales
educativos del MINEDU a los estudiantes de IIEE pública; todo ello para simplificar el
proceso, desde su etapa de planificación, preparación de condiciones, contratación de
servicio de transporte, almacenamiento, distribución y control de los materiales
educativos en la IIEE, en tiempo real.
 MINEDU
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Se registra en el SIGA

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Seguimiento del control presupuestal, control de

ist
a)
ingresos y salidas de almacenes del MINEDU y UGEL
(entrega del material en la IE)
Control del avance de la distribución
MATERIALES EDUCATIVOS

El
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Institución

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ACTIVIDADES A IMPLEMENTAR

• Cambios y/o modificaciones de procedimientos y

normativas necesarios para mejorar el proceso
 Manual de Procesos de la Dotación y Distribución
Dotación y Distribución. de Materiales Educativos (MINEDU – UGEL – IIEE).
El proyecto normalizará y documentará el proceso, estableciendo con Julio, 2019
mayor detalle las actividades y acciones que se llevan a cabo de  Actualizar la Norma Técnica de Distribución de
inicio a fin, con la finalidad de dar mejor entendimiento y facilidades Materiales y Recursos Educativos
para los actores que intervienen en el proceso, y delimitar con mayor
precisión los roles y responsabilidades de las diferentes direcciones
del MINEDU, de las DRE y UGEL y las Instituciones Educativas.

• Automatización del seguimiento a la dotación y

distribución de materiales educativos
 Desarrollo del Sistema informático de
El proyecto busca, como una solución integral, complementar/diseñar Febrero, 2020 trazabilidad MINEDU – UGEL – IIEE.
e implantar un sistema desde el cual todos los actores del proceso
(desde el MINEDU hasta la DRE, UGEL e IE) puedan registrar, consultar  Implementación del sistema en 36 UGEL
y reportar información en línea sobre la distribución y entrega de piloto.
materiales educativos así como conocer las existencias e inventarios
en los almacenes (MINEDU, UGEL e IE).
EL objetivo es simplificar el proceso, desde su etapa de planificación,
preparación de condiciones, contratación de servicio de transporte,
almacenamiento, distribución y control, entre otros.
ACCIONES IMPLEMENTADAS

1) Se sostuvieron reuniones con el Jefe de la UNOME y con la coordinadora de procesos en la cual se llegaron a los siguientes
acuerdos:

 Terminar de elaborar los diagramas de flujo del proceso. Se acordó que el alcance del proceso no solo incluirá al MINEDU sino también a las UGEL
y las IIEE. Ya se tiene una primera propuesta de cronograma de trabajo para terminar de diagramar los flujos del proceso del MINEDU y comenzar
a trabajar los flujos correspondientes a la DRE/UGEL.
 Elaborar el Manual del Proceso, en el cual se agregará los principales roles y responsabilidades de cada dirección (cuando se trabajen los
procedimientos se detallará de manera más precisa las responsabilidades).

2) Se efectúo el levantamiento de información sobre el proceso de Distribución de Materiales en la UGEL en tres regiones (Cajamarca,
Junín y La Libertad)
ACCIONES NECESARIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO

A. Conformación de un “Grupo de Trabajo”, que estará estará conformado por:

 Director de la Dirección General de Gestión Descentralizada, quien lo presidirá;
 Un representante de la Dirección General de Educación Básica Regular;
 Un representante de la Dirección General de Calidad de la Gestión Escolar;
 Un representante de la Dirección de Gestión de Recursos Educativos;
 Un representante de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicación;
 Un representante de la Unidad de Organización y Métodos de la Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto;
 Un representante de la Unidad de Estadística de la Oficina de Seguimiento y Evaluación Estratégica.

Las funciones del “Grupo de Trabajo” son:

a) Optimizar el proceso de “Dotación y Distribución de Materiales Educativos”.

a.1) Elaborar un Manual de Procesos y procedimientos:

• Diagrama de Flujo del Proceso, que incluya los roles y responsabilidades de las diferentes direcciones del MINEDU, de las DRE y UGEL
y las Instituciones Educativas.
• Fichas de proceso.
• Fichas de procedimiento.

a.2) Actualizar la Norma Técnica de Dotación y Distribución de Materiales Educativos (y todos los procedimientos que la componen).

b) Implementar un “Sistema de seguimiento a la Dotación y Distribución de Materiales Educativos (MINEDU – UGEL – IE)”, hasta el estudiante.

B. Elaboración y aprobación del Proyecto de Resolución para la conformación de un Grupo de trabajo de materiales.