Administración de Sistemas de

Información

Ing. Jorge Arias

Facultad de Ingeniería en Sistemas
agosto/2007
 LA EMPRESA DIGITAL Y LA
ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN:

• La empresa conectada en red

• Infraestructura de la tecnología de
información
• Sistemas de apoyo administrativo
y organizacional
• Construcción de S.I.
• Seguridad y control de los S. I.
 Los Sistemas de Información en la
Empresa digital
• ¿Cuál es el rol de los sistemas de información (S/I)
en el competitivo ambiente de negocios de hoy?
• ¿Qué necesitan saber los gerentes acerca de los S/I?

• ¿Cómo están transformando los

• S/I las organizaciones?
• ¿Cuál es la nueva demanda de los
• clientes globales ?
EL COMERCIO ELECTRÓNICO
¿Cómo ha cambiado la tecnología de Internet las propuestas de
valor y los modelos de negocios?
¿Qué es el comercio electrónico?¿Cómo ha cambiado el comercio
electrónico las ventas al menudeo y las transacciones
negocio a negocio?
¿Cuáles son los principales sistemas de pago para el comercio
electrónico?
¿Cómo puede facilitar la tecnología de Internet la administración
y la coordinación de los procesos internos de negocios y la
administración de la cadena de abastecimiento?
¿Cuáles son los principales retos para la administración y la
organización que plantean los negocios en línea y el
comercio electrónico?
 Cosntrucción de empresas digitales
• ¿Qué necesitan saber los gerentes acerca de las
organizaciones para construir sistemas de información
exitosos?
• ¿Cuál es el impacto de los sistemas de información en las
organizaciones?
• ¿Cómo apoyan los sistemas de información las actividades
de los gerentes en las organizaciones?
• ¿Cómo pueden usar las empresas los sistemas de
información para conseguir una ventaja competitiva?
• ¿Por qué es tan difícil construir sistemas de información
exitosos que favorezcan la consecución de una ventaja
competitiva?
La nueva estructura empresarial

ORGANIZACIONES TECNOLOGIA

SISTEMAS DE
INFORMACION

ADMINSITRACION
CARACTERÍSTICAS ESTRUCTURALES
DE LAS ORGANIZACIONES
•División clara del trabajo
•Reglas y procedimientos explícitos
•Jerarquía
•Juicios imparciales
•Requisitos técnicos para asignar puestos
•Eficacia organizacional máxima
 CARACTERÍSTICAS NOTABLES DE LAS
ORGANIZACIONES

• Tipo de organización
• Entornos
• Metas
• Grupos de interés
• Poder
• Función
• Liderazgo
• Tecnología
• Procesos de negocios
 ROLES GERENCIALES MINTZBERG

Roles Descripción
Figura Representativa
Interpersonales Líder
Enlace

Monitor
Informador Diseminador
Vocero

Toma de Empresario
Decisiones Controlador de perturbaciones
Asignador de recursos
Negociador
DIRECTOR DE SERVICIOS DE
INFORMACION
• Dedicar tiempo al negocio y a la capacitación de
negocios.
• Formar asociaciones con las unidades comerciales
y la gerencia de línea.
• Concentrarse en mejorar los procesos básicos de
negocios.
• Explicar los costos de los sistemas de
información en términos comerciales.
• Fomentar la credibilidad proporcionando
servicios de información confiables.
 LA VISIÓN DE SISTEMAS
INTEGRACIÓN DE LAS OPERACIONES DE
NEGOCIOS EN UN ENTORNO MAYOR
• Evita que el gerente se pierda en la complejidad de la
estructura de la organización y los detalles del trabajo.
• Reconoce la necesidad de trabajar con base a objetivos
y estándares de rendimiento.
• Destaca la importancia de que todas las partes de la
organización colaboren.
• Reconoce las interconexiones de la organización con su
entorno.
• Asigna mucho valor a la información de
retroalimentación, que sólo puede obtenerse con un
sistema de ciclo cerrado.
 Objetivos y estándares
Objetivos Estándares de rendimiento
• Satisfacer las • Lograr un volumen anual de ventas de al menos $25 millones.
necesidades • Mantener 20% de participación en el mercado.
empresariales
• Mantener una tasa de crecimiento anual del 15%.
Producir un Pagar dividendos a los accionistas cada trimestre.
rendimiento de la Mantener el precio de las acciones comunes de la compañía
inversión por encima de 85 dólares por acción.
Operar eficientemente Lograr una utilidad después de impuestos del 15% de las
ventas. Mantener un récord de días sin accidentes.
Mantener el recambio de empleados por debajo del 10%.
Invertir en el futuro Invertir cuando menos el 15% de los ingresos por ventas
en investigación y desarrollo.
Desarrollar fuentes de Permitir existencias agotadas en no más del 2% de los
suministro artículos de inventario durante el año. Mantener el número de
pedidos pendientes de surtir en menos del 5% de todos los
pedidos. No tener paros de planta por falta de disponibilidad
Aprovechar los de materias primas.
métodos Invertir no menos del 10% de los ingresos por ventas en la
modernos automatización, computarización y mecanización.
Modelo integracional del enfoque de sistemas
1. Ver la compañía como un sistema.

Trabajo de definición
4. Proceder del nivel de sistema al nivel
de subsistema.
5. Analizar las partes del sistema en
determinado orden.

Trabajo de resolución
6. Identificar soluciones alternativas.
7. Evaluar las soluciones alternativas.
8. Seleccionar la mejor solución.
9. Implementar la solución.
10. Dar seguimiento para asegurar que la
solución fue eficaz
 Ejemplo de evaluación de
alternativas
Alternativa 1: Alternativa 2: Alternativa 3:
Modernizar el sistema Instalar un sistema más Instalar una red de
existente grande microcomputadoras
Ventajas 1.Aumento pequeño en el 1.Gran capacidad de 1.Ligera disminución en el
costo de operación respuesta a las solicitudes costo de operación
2.No se requiere de información 2.Moderadamente
capacitación de usuarios 2.Buena seguridad de los adaptable a cambios en las
3.Ofrece seguridad datos necesidades de los
máxima para los datos 3.Fácilmente adaptable a usuarios
cambios en las necesidades
de los usuarios

Desventajas 1.Capacidad de respuesta 1.Aumento considerable en 1.Se requiere cierta

moderada a solicitudes de el costo de operación capacitación de usuarios
información 2.Se requiere mucha 2.Capacidad de respuesta
2.No se adapta fácilmente capacitación de usuarios moderada a solicitudes de
a cambios en las información
necesidades de los 3.Presenta problemas de
usuarios seguridad de datos
 LAS ORGANIZACIONES Y LOS SISTEMAS DE
INFORMACION

Entorno
Cultura
Estructura Formal TECNOLOGIA
ORGANIZACIONES Procedimientos DE
Estandares Políticas INFORMACION
Áreas funcionales en la organización
• Producción y Manufactura
• Marketing y Ventas
• Contabilidad y Finanzas
• Recursos Humanos
• Atención al cliente
• Educación y Capacitación
• Telecomunicaciones
• Informática
PRINCIPALES FUNCIONES EMPRESARIALES

INFORMATICA
 EL ENTORNO DE NEGOCIOS ACTUAL

UN ENTORNO MUY
CAMBIANTE
• INTERNET
• La era del conocimiento
• La sociedad de la información
• Globalización
• Transformación de las economías
industriales
• Transformación de la empresa
• Surgimiento de la empresa digital
 ¿QUÉ SE PUEDE HACER EN INTERNET?

Función Descripción
Comunicar y Enviar mensajes por e-mail; transmitir documentos y
colaborar datos; participar en conferencias electrónicas
Acceder a Buscar documentos, bases de datos y catálogos de
información bibliotecas; leer folletos, libros y anuncios electrónicos
Participar en Unirse a grupos interactivos de debate; dirigir
debates transmisiones de voz
Proveer Transferir archivos de texto, programas de computación,
información gráficos, animaciones, sonido o videos
Buscar Ejecutar juegos de video interactivos; ver videoclips;
Entretenimiento escuchar música; leer revistas ilustradas, animadas, etc.
Realizar
Anunciar, vender y comprar bienes y servicios
transacciones
comerciales
 GLOBALIZACIÓN

• Administración y control en un
mercado global

• Competencia en mercados mundiales

• Grupos de trabajo globales

• Sistemas de entrega globales

 Ejemplo de globalización

un automóvil comprado en Guatemala:

• Ensamblado en México o Brasil
• Tecnología de Japón o USA
• Motores y partes de Japón, China,
Taiwán, o Singapur
• Folletos promocionales de México,
Brasil, España o USA
 Participación por producto

Costo de un auto Pontiac Le Mans:

30% - montaje, Corea del Sur
17% - motor y piezas, Japón
8% - ingenieros y diseñadores,
Alemania
4% - pequeñas piezas, Taiwán y
Singapur
3% - servicios informáticos, Irlanda
e Inglaterra
Transformación de las economías industriales

• Economías basadas en el conocimiento y

la información
• Productos y servicios nuevos
• Conocimiento: un activo central productivo
y estratégico
• Competencia basada en el tiempo
• Vida más corta del producto
• Entorno turbulento
• Base limitada de conocimiento de los
empleados
 Evolución de las economías
• Economías basadas en el
conocimiento y la información
• Nuevos productos y servicios:
vida más corta
• Competencia basada
en el tiempo
• Base limitada de conocimiento
de los empleados
Informe económico: Banguat 2007
• El país depende menos del agro:
la economía guatemalteca ya no es
agrícola, sino industrial y con una alta
participación de servicios.
• El comercio domina más del 50%
de la actividad económica.
• El intercambio con el resto del
mundo es fundamental para
el crecimiento económico.
 Transformación de la empresa

• Aplanamiento
• Descentralización
• Flexibilidad
• Independencia de ubicación
• Costos bajos de
transacción y coordinación
• Facultamiento
• Trabajo colaborativo
y en equipo
APLANAMIENTO
SURGIMIENTO DE LA EMPRESA DIGITAL

• Relaciones con clientes, proveedores y

empleados a través de medios digitales
• Procesos fundamentales de negocios
ejecutados a través de redes digitales
• Administración digital de activos
corporativos clave
• Percepción y respuesta rápidas a los
cambios de entorno
 MERCADOS GLOBALES
Estados Unidos, Europa y Asia
• Fusiones / Adquisiciones
• Franquicias
• Frelance / Outsourcing
• Dominio de la tecnología:
* Internet
* Informática
* Inglés
 EL IDIOMA INGLES
Es el principal idioma de
comunicación universal.
“El dominio del idioma inglés,
abre muchas puertas,
mejora los ingresos
y permite una fácil inserción
en el mundo globalizado”
Lic. Fanny de Estrada
 EL IDIOMA INGLES

• TIC
• Internet
• Freelance
• Outsourcing
• Call Centers
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 LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y
LA FLEXIBILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Empresas grandes
• Los sistemas de manufactura personalizada
permiten que las fábricas grandes ofrezcan
productos personalizados en cantidades pequeñas
• Se pueden analizar las bases de datos masivas de
registros de compra de los clientes con el
propósito de que las compañías grandes conozcan
las necesidades y preferencias de sus clientes con
tanta facilidad como si fueran comerciantes locales
• La información se puede distribuir fácilmente hacia
rangos inferiores de la organización para facultar a
los empleados de niveles inferiores y grupos de
trabajo para resolver problemas
 LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y
LA FLEXIBILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Empresas pequeñas
• Computadoras de escritorio, software de diseño asistido
por computadora (CAD) y máquinas herramientas
controladas por computadora proveen la precisión y
calidad de fabricantes gigantes
• La información accedida inmediatamente por teléfono y
enlaces de comunicaciones elimina la necesidad de
personal de investigación y bibliotecas de negocios
• Los gerentes pueden obtener fácilmente la información
que necesitan para manejar una gran cantidad de
empleados en ubicaciones ampliamente dispersas
 COMERCIO ELECTRÓNICO
El 'comercio electrónico' consiste principalmente
en la distribución, compra, venta, mercadotecnia y
suministro de información complementaria para
productos o servicios a través de redes informáticas
como Internet u otras. La industria de la tecnología
de la información puede verlo como una aplicación
informática dirigida a realizar transacciones
comerciales.
El comercio electrónico también incluye la
transferencia de información entre empresas (EDI).
TIPOS DE COMERCIO ELECTRÓNICO
 UTILIDAD DEL COMERCIO ELECTRONICO
Reducción de costos de
intermediación
Costo

Fabricante Distribuidor Minorista Cliente $48.50

$40.34
Fabricante Minorista Cliente

Fabricante $20.45
Cliente
 EJ. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE VENTAS Y MARKETING

Transacción Tradicional (en dólares) Internet (en dólares)

Verificar el saldo de
cuentas bancarias
$1.08 $.13
E-mail de $1 a $5
Responder preguntas Autoservicio web
De $10 a $45
de un cliente de $.10 a $.20

Negociar 100 acciones $100 $9.95

Corregir el registro de
un empleado
$128 $2.32
Procesar un informe $36, en 22 días De $4 a $8, en 72 horas
de gastos
Enviar un folleto De $.75 a $10.00 De $0 a $.25
publicitario
Pagar una factura De $2.22 a $3.32 De $.65 a $1.10
FACTORES CLAVE PARA EL COMERCIO ELECTRÓNICO
• Proporcionar valor al cliente.
• Proporcionar servicio y ejecución.
• Proporcionar una página web atractiva.
• Proporcionar un incentivo para los consumidores para comprar y retornar.

• Proporcionar atención personal.

• Proporcionar confianza y seguridad, y un sentido de comunidad.
• Poseer la experiencia total del consumidor.
• Optimizar los procesos de negocio, a través de tecnologías de
información.
• Ayudar a los consumidores a hacer el trabajo de consumir.
• Construir un modelo de negocios sólido.
• Crear una cadena de valor agregado.
• Operar en o cerca del límite de la tecnología y permanecer allí mientras la
tecnología sigue cambiando.
• Construir una organización con suficiente agilidad y sistemas de alerta
para responder rápidamente a los cambios en el entorno económico,
social y físico de una empresa.
Intercambio electrónico de datos

EDI
INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS

EDI, Beneficios directos e indirectos

Beneficios Directos

Reducción de
errores
Reducción de
Competidores costos Proveedores y
Mayor eficiencia socios
operativa comerciales
Mayor
Mejores
capacidad
relaciones
para competir

Clientes

Mejor servicio
 FORMAS DE PAGO ELECTRÓNICO
• Pago digital mediante tarjeta de crédito
• Cartera digital
• Sistema de pago digital de saldo
acumulado
• Sistema de pago de valor almacenado
• Dinero digital
• Sistemas de pago de igual a igual
• Cheque digital
• Sistemas electrónicos de
presentación y pago de facturas
 LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y
LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

• Decidir cuándo y qué producir, almacenar

y distribuir
• Comunicar pedidos rápidamente
• Seguir el estado de los pedidos
• Verificar la disponibilidad de inventario y
supervisar niveles de inventarios
• Reducir costos de inventarios, transportación
y almacenamiento
• Dar seguimiento a los embarques
• Planear la producción con base en
demandas reales de los clientes
• Comunicar rápidamente los cambios en el
diseño del producto
 SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE LA
CADENA DE ABASTECIMIENTO
•Planificación de pedidos
•Planificación avanzada de programación y
manufactura
•Planeación de la demanda
•Dar seguimiento a los embarques
•Planeación de la distribución
•Planeación de la transportación
FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE EJECUCIÓN
DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

• Entrega de pedidos
• Producción final
• Reabastecimiento
• Administración de la
distribución
• Distribución inversa
CÓMO SE ESTÁN ENROLANDO LAS EMPRESAS
EN EL COMERCIO COLABORATIVO
• Diseño y desarrollo de productos
• Servicio y apoyo para
solución de problemas
• Coordinación de la
cadena de abastecimiento
• Transportación y embarque
• Apoyo y capacitación de ventas
• Administración de
canales de distribución y venta
 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO
EN LA ORGANIZACIÓN

• Creación
• Descubrimiento y codificación
• Compartición
• Distribución
EL VALOR DE LA WEB
 RECURSOS DE INFORMACION

• Hardware
• Software
• Especialistas en informática
• Usuarios (especializados)
• Instalaciones
• La base de datos
• Información
 COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TCO)
DE LOS ACTIVOS DE TECNOLOGÍA
Adquisición de hardware: precio de compra
de equipo de hardware de cómputo,
incluyendo computadoras, terminales,
almacenamiento e impresoras.
Adquisición de software: compra de la
licencia del software para cada usuario.
Instalación: costo de instalar computadoras
y software.
Capacitación: Costo de dar capacitación a
especialistas de sistemas de información y
usuarios finales.
Soporte: costo de proporcionar soporte
técnico continuo, escritorios de ayuda,
etcétera.
Mantenimiento: costo de actualizar
hardware y software.
Infraestructura: costo de adquirir,
mantener y dar apoyo a la infraestructura
relacionada como redes y equipo
especializado (incluyendo unidades de
respaldo de almacenamiento).
Tiempo fuera de servicio: pérdida de la
productividad si las fallas del hardware o el
software provocan que el sistema no esté
disponible para procesamiento y tareas de
los usuarios.
Espacio y energía: costos de instalaciones
y servicios públicos para almacenar y
proporcionar energía a la tecnología.
 Reflexiones Finales
•¿Cuál es la demanda del “cliente global”?
•¿Cómo nos afecta el nuevo
entorno digital?
•¿Qué tipo de empresa debemos construir?
•¿Cuál es el impacto de los
nuevos sistemas de información
•¿Cuál debe ser nuestra
estrategia competitiva?
•¿Qué tipo de recurso humano se requiere?
 EL CLIENTE DEMANDA UN VALOR
SUPERIOR
• Un buen producto a bajo precio
• Un producto superior por el
que vale la pena pagar más
• Combinación atractiva de
precio, calidad y servicio
• BBB, ya
 EL ENTORNO DIGITAL
•El tratamiento global de la información incrementa la
competitividad de las empresas.
•La globalización de proveedores y competidores hace
que sea necesaria una elevada eficacia en la empresa
que desea sobrevivir y obtener beneficios.
•Todos los procesos, desde la entrada de un pedido
hasta su entrega y facturación, deben realizarse, lo
más rápido y al menor costo posible.
 Construcción de una empresa digital
1 Todos los datos de la empresa se deben manejar en
forma electrónica.

2 Encajar el funcionamiento operativo de la empresa en

un modelo bien ordenado, donde esté perfectamente
definido el flujo de información y las etapas que debe
seguir, desde el inicio hasta el final.
3 El análisis funcional es un aspecto primordial para
lograr el éxito en la implantación. Muchos de los
fracasos se deben a no haber realizado un buen
análisis previo. Dicho análisis conlleva en muchos
casos que la propia empresa se transforme.
Impacto de los Sistemas de Información
Beneficios
• Pueden efectuar cálculos o
procesar documentos mucho
más rápido que las personas.
• Pueden ayudar a que las
compañías aprendan más
sobre patrones de compra y
preferencias de sus clientes.
• Proporcionan nuevos
rendimientos mediante servicios
como cajeros automáticos,
sistemas telefónicos o aviones y
terminales aéreas controlados
por computadora.
• Han hecho posibles nuevos
avances médicos en cirugía,
radiología y supervisión de
pacientes.
• Internet distribuye información
al instante a millones de
personas en todo el mundo.
Riesgos
• Al automatizar actividades realizadas
anteriormente por las personas, pueden
eliminar puestos de trabajo.
• Posibilitan que las organizaciones
recolecten detalles personales de la
gente, lo cual viola su privacidad.
• Son tantos los aspectos en que se utilizan
que un paro del sistema puede ocasionar
el paro de servicios básicos, paralizando
incluso las comunidades.
• Los usuarios que utilizan de manera
intensiva los sistemas de información
pueden sufrir problemas de salud.
• Internet se puede utilizar para distribuir
copias ilegales de software, libros,
artículos y otra propiedades intelectuales.
Estrategia en los mercados globales

¿La estrategia para competir en mercados

globalizados?
“No queda más remedio que operar en un mundo
determinado por la globalización y la revolución en
la información.
Hay dos opciones:
adaptarse o desaparecer”
Andrew Grove, INTEL
 Estrategia Competitiva
En la estrategia competitiva de lo que
se trata es de ser diferente.
Deliberadamente se deben realizar
actividades diferentes o las mismas
actividades, pero de manera
diferente, para ofrecer una
mezcla única de valor.
Michael Porter
 ESTRATEGIA DE RECURSOS
HUMANOS
Se requiere un capital humano
altamente capacitado;
se necesita la integración de equipos
de trabajo, orientados y motivados al
logro de
grandes objetivos, para
tener más oportunidades
en los nuevos mercados
globales.
Muchas gracias
por su atención