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Traduction par le Réseau nigérien The World Bank Group

de suivi et évaluation (ReNSE) Carleton University


Western Michigan University

International Program for Development Training

Le renforcement des capacités pour


l’évaluation des actions de développement

Module 11. L’ élaboration d’un système de suivi évaluation


de la performance

Mai 2003
Module 11 Vue d’ensemble

L’introduction au suivi et l’évaluation


Etape 1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état
de préparation »
Etape 2 – Comment parvenir à une entente sur quels
résultats de la performance à suivre et à évaluer
Etape 3 – La sélection des indicateurs pour le suivi
des résultats
Etape 4 – Des données de base sur les indicateurs –
mise à jour
Etape 5 – La planification des améliorations –
comment fixer des cibles réalistes
Module 11 Vue d’ensemble

Etape 6 – L’élaboration d’un système de suivi


Etape 7 – L’analyse et la présentation des résultats
Etape 8 – Le rôle des évaluations
Etape 9 – L’utilisation des résultats
Etape 10 – L’institutionnalisation et la pérennisation
d’un système de suivi et d’évaluation dans
l’organisation
Les buts de cet atelier

 Pour préparer les participants à faire la planification,


le plan et la mise en œuvre d’un système de suivi et
d’évaluation de performance au sein de l’organisation
 Pour démontrer aux participants l’utilité d’un système
de suivi et évaluation pour la bonne gestion des
biens publics
Dix étapes dans la planification,
l’élaboration et la pérennisation d’un
système de suivi et d’évaluation sur la
performance
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des résultats
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi et
d’évaluation dans l’organisation

Mettre le graphique du CD originel ici


Les raisons d’élaborer un système de suivi et
d’évaluation
 Pour fournir des renseignements essentiels sur la
performance du secteur public
 Pour fournir une vue sur une période de temps de
l’état d’un projet, d’un programme ou d’une politique
 Pour promouvoir la crédibilité et la confiance du
public à travers les rapports des résultats des
programmes
 Pour aider dans l’élaboration et la justification des
demandes de budgets
 Pour identifier des programmes ou des pratiques
potentiellement prometteurs
Les raisons d’élaborer un système de suivi et
d’évaluation (suite)
 Pour attirer l’attention sur l’atteinte des produits
importants à l’organisation et aux parties prenantes
 Pour fournir des renseignements opportuns et
fréquents au personnel
 Pour aider à établir des finalités et des objectifs clés
 Pour permettre aux gestionnaires d’identifier des
faiblesses et de prendre des mesures correctives
 Pour soutenir un agenda de développement qui
prône la responsabilité de rendre compte
Les définitions

Le suivi de la performance
(ce qu’on appelle « le suivi ») est un processus
continu de collecte et d’analyse de données afin de
comparer la mise en œuvre d’un projet, d’un
programme ou d’une politique par rapport aux
résultats attendus
Il est composé de deux éléments:
 Le suivi de la mise en oeuvre
 Le suivi de la performance
Le suivi de la L’évaluation
performance
 Pour clarifier les objectifs du  Pour analyser pourquoi les résultats
programme attendus n’ont pas été atteints
 Pour relier les activités et leurs  Pour apprécier les contributions
ressources aux objectifs causales spécifiques des activités
 Pour traduire les objectifs en aux résultats
indicateurs de performance et pour  Pour étudier le processus de la
fixer les cibles mise en œuvre
 Pour collecter les données de  Pour approfondir les résultats non
routines sur ces indicateurs et attendus
comparer les résultats réels au  Pour fournir des enseignements et
cibles fixées surligner des résultats significatifs
 Pour rapporter sur le progrès aux ou des potentialités d’un
responsables et les alerter des programme et de faire des
problèmes recommandations sur les
améliorations
Quelques exemples du suivi
Santé Infantile Scolarisation des filles

Le suivi de la Diminuer le taux de Améliorer le niveau scolaire


Politique mortalité des enfants des filles

Le suivi du Sensibiliser les femmes Elargir la capacité des écoles


Programme enceintes sur les soins afin de pouvoir admettre les
anténataux filles

Le suivi du Activités de sensibilisation Le nombre de filles dans 4


Projet des soins anténataux quartiers urbains qui arrive
dans 6 villages cibles à passer l’examen de passage
de l’école primaire
Le suivi de la mise en oeuvre

 Le suivi traditionnel se focalise sur


Le suivi de la mise en oeuvre
 Ceci implique le suivi des intrants (de l’argent, des
ressources, des stratégies) des activités (ce qui s’est passé
réellement) et les extrants (les produits ou les services
produits)
 Cette approche se focalise sur la qualité de la mise en
œuvre d’un projet, d’un programme ou d’une politique
 Elle est souvent appliquée pour apprécier la conformité des
plans de travail et les budgets
Finalité  Amélioration élargie à long
(Impacts) terme dans la société (des
finalités terminales)

Résultats  Des effets intermédiaires des


extrants sur les clients (des
finalités intermédiaires)

Extrants  Des produits et des services


produits

Activités  Les tâches entreprises par le


personnel pour transformer
les intrants en extrants
Intrants  Les ressources financières,
humaines et matérielles
Ex. 1 Finalité  Réduction du taux de mortalité et
de morbidité infantile
(Impacts)

 Augmentation de l’utilisation de la
Résultats thérapie de réhydratation orale
(TRO) dans la gestion de la
diarrhée chez les enfants

Extrants  Amélioration de la connaissance et


de l’accès des mères aux services
de la TRO

 Des campagnes de média pour


Activités former les mères et le personnel
sanitaire sur l’administration de la
TRO, etc.
Intrants
 Le financement, des stocks de
TRO, des formateurs, etc.
Ex. 2 Finalité  Des niveaux plus élevés de
(Impacts) revenu: un meilleur accès aux
postes demandant des
compétences plus spécialisées

Résultats  Alphabétisation améliorée; plus


d’opportunités d’emploi

Extrants  Nombre d’adultes qui ont


complété des cours
d’alphabétisation

Activités
 Des cours d’alphabétisation

Intrants  Les centres, les formateurs et le


matériel
Exercice: Identifier les intrants, les activités,
les extrants et les résultats
 Un nombre élevé de femmes propriétaires de micro-entreprises
 Plus de fonds du gouvernement disponible pour des prêts de
micro-finance
 Le gouvernement approuve 61 demandes des diplômés du
programme
 Des formateurs pour le cours identifiés
 72 femmes terminent la formation
 Le revenu des diplômés augmente de 25% pendant la première
année après avoir suivi la formation
 100 femmes suivent la formation en gestion des micro-entreprises
 Sensibilisation des communautés sur la disponibilité des prêts
dans le cadre du programme des micro-entreprises
Etape 1: L’exécution d’une appréciation de
l’état de préparation
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état
de préparation »
2 – Parvenir à une entente sur quels résultats de la performance à
suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des résultats
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation

Mettre le graphique du CD originel ici


Pourquoi faire une appréciation de l’état de
préparation?

Parce qu’elle clarifie les paramètres du plan d’un


système de suivi et d’évaluation :
A. La présence (ou manque) d’encouragement dans
l’organisation
B. Les rôles et les responsabilités
C. La capacité d’organisation
D. Des obstacles au démarrage
Une appréciation de l’état de préparation
Partie A: Des encouragements

 1. Qu’est-ce qui motive le besoin d’élaborer un


système de suivi et d’évaluation?
 2. Qui sont les promoteurs d’un système de suivi et
évaluation?
 3. Qu’est-ce qui motive les promoteurs du système
de suivi et évaluation?
 4. Qui seront les bénéficiaires de ce système?
 5. Qui ne bénéficiera pas de ce système?
Une appréciation de l’état de préparation
Partie B: Les rôles et les responsabilités

 Apprécier les rôles et les responsabilités de


l’organisation et d’autres organismes pertinents
1. Qui est-ce qui produit des données dans le pays?
2. Où est-ce qu’on utilise des données dans le
gouvernement?
Une appréciation de l’état de préparation
Partie C: la capacité organisationnelle

 Apprécier la capacité actuelle:


 Des compétences techniques
 Des compétences en gestion
 Des systèmes de production de données actuels et leur
qualité
 La technologie disponible
 Des ressources financières disponibles
 De l’expérience institutionnelle
Une appréciation de l’état de préparation
Partie D: Des obstacles

 Ces obstacles immédiats existent-ils actuellement


pour démarrer l’élaboration d’un système de suivi et
évaluation?
 Manque de ressources financières
 Manque de volonté politique
 Manque de promoteur
 Manque d’expertise
 Manque de stratégie
 Manque d’expérience antérieure

 Comment confronter ces obstacles?


Etape 2: Parvenir à une entente sur les
résultats de la performance à suivre et à
évaluer
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Parvenir à une entente sur quels
résultats de la performance à suivre et à
évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation

Mettre le graphique du CD originel ici


Des questions à considérer dans la sélection
des résultats à suivre et évaluer
 Des finalités nationales/sectorielles ont-elles été
déclarées?
 Des promesses politiques ont-elles été engagées
pour l’amélioration de la performance du
gouvernement?
 Des résultats des sondages chez les citoyens
indiquent-ils des préoccupations spécifiques?
 Les prêts de l’aide extérieure ont-ils été liés aux
finalités spécifiques?
 Des textes juridiques existent-ils?
 Quelles sont les questions clés pour d’autres parties
prenantes à proximité du programme?
 Autres (Des Finalités du Développement
International)
Etape 3: La sélection des indicateurs de
performance pour le suivi des résultats
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des résultats
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation

Mettre le graphique du CD originel ici


Un indicateur de résultats

Il répond à la question:

Comment reconnaître une réalisation à


première vue?
La sélection des indicateurs de résultats
La « CREME » de la bonne performance

Un bon indicateur de performance doit être:

Clair (Précis et sans ambiguïté)


Pertinent (Adapté au sujet)
Economique (Disponible à un coût raisonnable)
Adéquat (Fournit une base suffisante pour
apprécier la performance)
Possible à suivre (susceptible d’ être validé
indépendamment)
Exemple d’un résultat: un meilleur accès des
cultivateurs aux marché
 Des indicateurs possibles:
 % augmentation de revenu national
 % réduction des cultures abîmées
 % diminution des prix des produits agricoles dû à
la concurrence
 % augmentation de l’emploi dans le secteur
agricole
Liste de contrôle pour l’appréciation des
indicateurs de performance proposés
Résultat à mesurer:______________________________
Indicateur sélectionné:____________________________
L’indicateur est-il…
1. Un reflet aussi direct que possible du résultat?
2. Suffisamment précis pour assurer une mesure impartiale?
3. Aussi pratique et coût/efficace que possible dans la collecte
des données ?
4. Sensible aux changements de résultats, mais
relativement peu touché par d’autres changements?
5. Désagrégé au besoin lorsqu’on présente les résultats?
Etape 4: Des données de base sur les
indicateurs – mise à jour
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels produits de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs
– mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation

Mettre la graphique du CD originel ici


Comment établir des données de base sur les
indicateurs
 Une base de performance est…
 L’information (quantitative ou qualitative) qui
fournit des données au début, ou juste avant, la
période de suivi. Les bases de performance
servent à:
 S’informer sur les niveaux récents et des tendances de
performance sur un indicateur donné; et aussi à:
 Juger la performance d’une politique, d’un programme
ou d’un projet
Des sources de données peuvent être
primaires ou secondaires
 Des données PRIMAIRES ont été collectées
directement par l’organisation, comme par exemple,
par le moyen des enquêtes, de l’observation directe
et des entretiens
 Des données SECONDAIRES ont été collectées par
quelqu’un d’autre, originalement dans un autre
contexte
 Des exemples comprennent des données des
enquêtes collectées par une autre agence, une
enquête nationale sur la santé et la démographie ou
des données provenant d’un marché financier
 Des données secondaires peuvent aider à faire des
économies dans la recherche des données nécessaires,
mais faire attention!
Des sources de données

 De la documentation écrite (imprimée et


électronique)
 Des particuliers impliqués dans le programme
 Le public en général
 Les observateurs formés
 Des moyens mécaniques de mesure
 Un système d’information géographique (SIG)
Des méthodes de collecte de données
Etape 5: La planification des améliorations –
la sélection des cibles réalistes
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels produits de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la
sélection des cibles réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation
L’identification du niveau de la performance voulu
ou attendu d’un projet, d’un programme ou d’une
politique nécessite la sélection des cibles de
performance

Niveau + Niveau voulu = Cible de la


d’indicateur d’amélioration performance
de base
Supposition: un Niveau voulu de
niveau définitif performance à
et attendu d’intrants atteindre dans une
et d’activités période spécifique
Des exemples des cibles des indicateurs
 FINALITE: LE BIEN-ETRE ECONOMIQUE
La cible de finalité terminale: diminuer de la moitié la
proportion de ceux qui vivent en dessous du seuil de la
pauvreté
 FINALITE: LE DEVELOPPEMENT SOCIAL
La cible de finalité terminale: réaliser la scolarisation primaire
universelle dans la République de Kyrgyz en 2008
La cible de finalité terminale: réduire de deux tiers le taux de
mortalité des enfants de moins de 5 ans et réduire le taux de
mortalité des mères de trois-quarts en 2015
 FINALITE: L’ENVIRONNEMENT DURABLE
Le cible de finalité: mise en œuvre d’une stratégie nationale
pour la gestion durable des forêts en 2005
Des facteurs à considérer dans la sélection
des cibles des indicateurs
Il faut bien comprendre les facteurs suivants:

 Le point de départ (par exemple: la moyenne


pendant les 3 dernières années, l’année dernière, les
tendances générales, etc.)
 Les ressources financières et en personnel attendus
pendant la période cible
 Les ressources attendues de l’extérieur pour
compléter celles du programme
 Des questions politiques
Etape 6: L’élaboration d’un système de suivi

1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »


2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation
Résultats Impacts

Le suivi de la performance
Finalité

La mise Extrants
en oeuvre
Le suivi de la mise en œuvre
Activité (moyens et stratégies)

Intrants
Relier la mise en œuvre au suivi de la
performance (résultats)

Finalité/impact
But

Cible Cible Cible

Moyens et Moyens et Moyens et


Stratégies Stratégies stratégies
(Plans de (Plans de (Plans de
travail annuels travail annuels travail annuels
et multi-annuels) et multi-annuels) et multi-annuels
Exemple:
Impact Le taux de mortalité et de
morbidité infantile réduit

Finalité Services sanitaires pour les


enfants améliorés

Cible Fréquence des maladies


gastro-intestinales réduite de
20% sur une période de 3 ans

Moyens et  Améliorer les programmes de


Stratégies prévention de choléra
 Distribuer des suppléments
de vitamine A
 Sensibilisation sur la thérapie
orale de réhydratation
Des principes clés pour l’élaboration
d’un système de suivi

1. Le besoin existe pour les renseignements sur la


performance à plusieurs niveaux: le projet, le
programme et le politique
2. Les renseignements sur la performance doivent
circuler horizontalement et verticalement à l’intérieur
de l’organisation
3. La demande pour les renseignements sur la
performance à chaque niveau doit être identifiée
Des principes clés pour l’élaboration
d’un système de suivi

4. La responsabilité pour les tâches suivantes doit être


clairement précisée à chaque niveau:
Les données à collecter (des sources)
Le moment de collecter les données (la fréquence)
Comment collecter les données (la méthodologie)
La personne qui doit faire la collecte de données
La personne à qui les données sont destinées
La personne qui doit présenter les données
Des principes clés pour l’élaboration
d’un système de suivi

5. Garder le système simple, utile, utilisable – moins


coûteux
6. Faire un plan de travail qui assure la fourniture des
petites quantités de renseignements de façon
régulière au lieu d’une grande quantité de
renseignements de temps en temps
7. La réussite est assurée seulement si les clients en
demandent et s’ils sont encouragés à s’en servir de
façon durable
Etape 7: La présentation des résultats
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation
Le rapport des données sur la
performance

Analyser les données sur la performance en comparaison aux


données antérieures et aux données de base
(Ne pas oublier – les comparaisons sur une période de temps
sont essentielles)
Organiser le rapport selon les principes suivants:
- Dépenses/revenus - Unités organisationnelles
• Chiffres bruts - Localités géographiques
- Pourcentages - Démographiques
- Tests statistiques - Barèmes de satisfaction des
clients
Le format du rapport
Les résultats actuels comparés aux cibles

Indicateur de résultat Données de Actuels Cibles Ecart


base (%) (%) (%) (%)
________________________________________________________________
Pourcentage d’enfants ayant 20 25 30 -5
été vaccinés
Pourcentage d’enfants ayant 20 20 24 -4
bénéficié d’un examen oculaire
Pourcentage d’enfants ayant 50 65 65 0
bénéficié d’un examen physique
Pourcentage d’enfants ayant 80 85 83 +2
reçu le dosage quotidien
minimum de micronutriments
Faire recours aux notes lors de la
présentation des résultats
 Présenter des renseignements aussi qualitatifs que
quantitatifs
 Si possible; fournir des explications lorsque des
tendances ou des valeurs inattendues ressortent des
comparaisons, si possible
 Présenter des notes d’explication internes:
 Par exemple, lors d’une réduction du personnel ou
d’autres ressources
 Présenter des notes d’explication externes:
 Par exemple, suite à une catastrophe naturelle ou
des changements politiques inattendus
 Résumer des résultats importants
Que faire si les résultats sont décevants?

 Le but d’un système de suivi de la performance


valable est de prévenir les problèmes (un système
d’alerte précoce)

 Les rapports sur la performance doivent inclure des


explications sur les faibles résultats et doivent
identifier les mesures prises ou projetées pour
corriger ces problèmes
Etape 8: Le rôle des évaluations
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation
Le rôle des évaluations
 Les évaluations permettent d’aider à relier les
données de suivi aux répartitions de
budget/ressources à travers l’identification des
programmes et des politiques qui ont un impact ou
non
 Des programmes et des politiques ont été élaborés
sur la base des suppositions clés de causalité pour la
résolution de certains problèmes; les évaluations
permettent de confirmer ou de confronter ces
suppositions clés qui constituent des bases
théoriques
 Les évaluations permettent de rajouter aux données
provenant d’un système de suivi qui a identifié un
problème à son début, comme, par exemple, des
enfants qui abandonnent leurs études à l’école
L’évaluation se traduit par des
renseignements sur:
 Stratégie
 Si les activités ont été bien choisies
 Logique/justification
 Satisfaction des clients
 Opérations
 Si les activités ont été bien mises en œuvre
 Efficacité dans l’atteinte des résultats attendus
 Efficience dans l’utilisation optimale des ressources
 Apprentissage
 S’il y a de meilleures façons de faire les mêmes activités
 Alternatifs
 Meilleures pratiques
 Enseignements tirés
L’utilité des évaluations

 Pour prendre des décisions sur la répartition des


ressources
 Pour re-penser les causes d’un problème
 Pour identifier des questions autour d’un problème à
son début, comme, par exemple, des enfants qui
renoncent à l’école
 Pour prendre des décisions pour de meilleures
solutions
 Pour appuyer une réforme/innovation du secteur
public
 Pour aider à créer un accord général parmi les
parties prenantes sur la meilleure solution à un
problème
Etape 9: L’utilisation des résultats
1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »
2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un système de suivi
et d’évaluation dans l’organisation
L’utilisation des résultats

1. Répondre à la nécessité de rendre compte au public


et aux représentants du public
2. Aider à élaborer et justifier des demandes de budget
3. Aider à prendre des décisions sur la répartition des
ressources opérationnelles
4. Provoquer des examens en profondeur des
problèmes de performance et des solutions à
apporter
5. Aider à motiver le personnel à continuer à améliorer
les programmes
L’utilisation des résultats

6. Formuler et suivre la performance des parties


contractantes et des bénéficiaires des subventions
7. Fournir des données pour des évaluations de
programme particuliers en profondeur
8. Aider à fournir des services plus efficacement
9. Appuyer des efforts de planification stratégique et à
long terme(par la fourniture des données de base
et plus tard par le suivi du progrès)
10. Mieux communiquer avec le public afin de créer la
confiance chez eux
Les stratégies de partage des
renseignements
 Autoriser les média
 Faire approuver des textes juridiques sur la « libre
circulation des renseignements »
 Faire publier des rapports budgétaires annuels
 Faire engager la société civile et des groupes de
citoyens
 Renforcer les capacités de surveillance du
parlement
 Renforcer l’autorité de l’organe chargé de contrôler
les finances publiques
Etape 10: L’institutionnalisation et la
pérennisation d’un système de suivi/évaluation
dans l’organisation

1 – L’exécution d’une « appréciation de l’état de préparation »


2 – Comment parvenir à une entente sur quels résultats de la
performance à suivre et à évaluer
3 – La sélection des indicateurs pour le suivi des produits
4 – Des données de base sur les indicateurs – mise à jour
5 – La planification des améliorations – la sélection des cibles
réalistes
6 – L’élaboration d’un système de suivi
7 – L’analyse et la présentation des résultats
8 – Le rôle des évaluations
9 – L’utilisation des résultats
10 – L’institutionnalisation et la pérennisation d’un
système de suivi et d’évaluation dans
l’organisation
Cinq composantes critiques de la
pérennisation du suivi et de l’évaluation
A. La demande
B. La structure
C. Les renseignements viables et crédibles
D. La responsabilité de rendre compte
E. La capacité
Composante critique A: la demande

 Il y a des exigences structurées relatives à la


présentation du rapport (des textes juridiques ou
des règlements), comme par exemple, l’Accession
à l’Union Européenne ou HIPC
 Les résultats d’un système de suivi/évaluation sont
recherchés par et doivent être disponibles pour le
gouvernement, le public et les donateurs
 Les buts stratégiques du gouvernement se
traduisent par un système de suivi/évaluation sur la
performance
Composante critique B: la structure
 Etablir une structure clairement compréhensible pour
la collecte, l’analyse et la présentation des
renseignements sur la performance
 Lier les ministères centraux du plan et des finances
aux ministères lignes des secteurs (la coordination
interne)
 Communiquer des directives sur qui est responsable
de quels composants du système de suivi/évaluation
et les procédures
 Créer un système de collecte et d’analyse de données
qui est intégré au gouvernement à plusieurs niveaux
 Créer un système de renseignements sur la
performance qui répond à la demande à chaque
niveau où les données sont collectées et analysées;
c’est-à-dire, toutes les parties du système sont
également des utilisateurs - aucune partie du système
ne doit servir de simple couloir de passage
Composante critique C: des
renseignements viables et crédibles
 Le système doit avoir la capacité de produire des
renseignements sur la performance qui sont positifs
et négatifs
 Ceux qui s’occupent des renseignements sur la
performance ont besoin d’être protégés contre les
représailles politiques
 Les renseignements produits par le système de
suivi/évaluation doivent être transparents et soumis
à une vérification impartiale
 Les procédures de collecte et d’analyse de données
doivent être soumises à l’étude par l’organe du
gouvernement en charge des audits et/ou l’organe
des représentants de la population
Composante critique D: la
responsabilité de rendre compte

 Les organisations de la société civile ont un rôle à


jouer dans l’encouragement de la transparence
 Les média, le secteur privé et l’organe des
représentants de la population ont tous un rôle à
jouer pour assurer l’opportunité, l’exactitude et
l’accessibilité des renseignements
Composante critique E: la capacité

Il faut :

 Des bonnes compétences techniques dans la


collecte et l’analyse des données
 Des compétences en gestion pour la sélection des
finalités stratégiques et le développement
organisationnel
 Les systèmes actuels de collecte et de
récupération de données
 Les ressources financières disponibles
 L’expérience de l’organisation
Derniers rappels!
 La demande de renforcement des capacités
n’est jamais épuisée!
 Garder l’appui des promoteurs!
 Gagner l’accord des parties prenantes clés sur
la nécessité de fournir des ressources au
système de suivi/évaluation
 Chercher toutes les occasions pour lier les
renseignements sur la performance aux
décisions sur la répartition du budget et des
ressources
 Commencer avec des efforts pilotes pour faire
une démonstration efficace du suivi de la
performance
Derniers rappels!

 Suivre le progrès sur la mise en œuvre et la


réalisation des résultats
 Compléter le suivi de la performance avec les
évaluations afin d’assurer une meilleure
compréhension des résultats dans le secteur
public