ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS
C
Evento:

Todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en tiempo y
lugar pre-establecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo
para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.

El evento es en la actualidad un medio de comunicación

• Los eventos pueden clasificarse según:

• Quien convoca: Ya sea una entidad pública o privada,
• El carácter: Abierto a todos los que quieran asistir o por invitación
• La forma de acceso: podrán ser gratuitos, arancelados, o por invitación del anfitrión, invitación por trayectoria.
• El público: Público interno, público externo
• El objeto: Es el propósito que guía la organización del evento, lo que le proporcionará el carácter que lo
identificará.
• La procedencia de los participantes: Local, cuando provienen de la misma ciudad, regional, nacional o
internacional.
 Clasificación

• CULTURALES, EDUCATIVOS, FORMATIVOS

> Graduaciones
> Reconocimientos Académicos
> Homenajes y Conmemoraciones
> Entrega de Premios
> Descubrimiento de Placa.
> Vernissage (exposiciones de arte)
> Conferencias
> Seminarios
> Congresos

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicación

3
 Clasificación

• ARTÍSTICOS > espectáculos de

> Teatro
> Mimo
> Danza
> Coros
> Presentación de libros, CD, Videos
> Festivales
> Concursos de Arte, danza, Música, Cine
> Conciertos

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicación

4
Clasificación

•COMERCIALES Y EMPRESARIALES

> Desfiles de Moda

> Inauguraciones
> Lanzamientos de Productos
> Showrooms
> Congresos
> Ferias y Exposiciones
> Jornadas
> Workshops (talleres)
> Degustaciones
> Desayunos de Trabajo
> Promociones
> Aniversarios
> Fiestas de Fin de Año
> Visitas a Planta – Viajes de Incentivo
Clasificación

• SOCIALES

> Aniversarios
> Bodas
> Bautismo
> Festejos
> Reuniones Amistosas y/o Familiares
> Graduaciones
> Despedidas
> Inauguración de una casa /Country
> Cumpleaños
Clasificación

• DEPORTIVOS

> Campeonatos
> Clínicas
> Concursos
> Olimpiadas
> Maratón

• POÍTICOS

> Campaña Proselitistas - Concentraciones -

Manifestaciones Callejeras - Desfiles
Agrupaciones – Tipos de eventos

• Mesa Redonda
• Foro
• Panel
• Seminarios
• Jornadas
• Reuniones de Trabajo o Workshop
• Simposio
• Banquetes, Desayunos de trabajo
• Debates
• Conferencias
• Exposiciones y Ferias
• Mega eventos
• Lanzamientos
• Descubrimiento de placa
• Vernissage
• Desfile de moda:
Características que debe tener un evento

Tema >

El tema a tratarse o desarrollarse debe ser común a todos los participantes, no importando
el rol o la jerarquía dentro del encuentro.

Planificación

Requiere establecer pautas, normas, reglamentos, horarios, locación, objetivos a cumplir,

etc.

Fin determinado

En cuanto a un fin determinado es en función de cualquier tipo de encuentro/reunión, por

más informal y sencilla que sea, debe tener un objetivo a cumplirse, en relación a las
necesidades de sus participantes.
Etapas del organizador

4 Etapas que el profesional debe ejecutar.

1- La concepción de la idea, el concepto. (la creación).

2- El análisis de la VIABILIDAD de esa idea o del proyecto en su

conjunto. Es decir, llevarlo a cabo en si totalidad.

3- La materialización de la idea/concepto. El día del evento.

4- La evaluación profesional posterior.

Etapas que el profesional debe ejecutar.
1- La IDEA

Interpretar, comprender el BRIEF del cliente.

Confirmar o rectificar este documento interno. Evitar dudas !

Proponerse en el análisis el mayor “vuelo” creativo…pera luego

aterrizarlo.
No desviarse NUNCA de los objetivos de comunicación del cliente.

2- VIABILIDAD

Tiempo de preparación - El tipo de evento

Los recursos humanos - Recursos tecnológicos
Locación apropiada - El programa
Elección de los proveedores
Etapas que el profesional debe ejecutar

3-CONCRECION DE LA IDEA

La materialización. El DÍA “D” - Un acontecimiento ÚNICO

Un momento de NOTORIEDAD - Es “ese” DÍA nó “otro”

El organizador es principal ejecutor, Coordinador y Responsable. NO pasará inadvertida su

actuación profesional.

La actividad nos brinda la posibilidad de tener logros, alegrías y el “deber” cumplido

también, sinsabores, comentarios negativos etc.

Por supuesto, que hay muchos factores que inciden directa o indirectamente para lograr
un resultado positivo o negativo de la actividad, pero debemos ser concientes que muchos
de esos factores son controlables y de dominio del organizador.
Etapas que el profesional debe ejecutar

Esto dependerá de su formación, sentido común, experiencia y conocimiento.

La personalidad del organizador, No es un dato menor. Pondrá en práctica sus

cualidades, características personales y profesionales.

Su capacidad de comunicación

Un pensamiento totalizador
Su autodominio
Autocontrol
Capacidad de reacción, etc
Etapas que el profesional debe ejecutar

EVALUACIÓN POSTERIOR

A > Cliente

El cliente nos ha elegido y está expectante. Es el responsable de su

elección y nosotros responsables en brindarle el servicio que espera
recibir. Intercambio.
Expectativas – Ansiedades – Pre-ocupación – Tensiones lógicas, etc

B >Organizador

Siente la mirada del cliente en toda nuestra etapa, pre-producción, el día D y los siguientes.

El organizador articula > Cliente – Proveedores y Equipo propio (RRHH).

Podemos pasar desde el “halago” hasta el deseo de perfeccionar lo que no es posible, cuando uno edita el evento
realizado.
PLANTEO DE OBJETIVOS

• Una buena organización requiere que los objetivos sean definidos con precisión, y
que sean bien concretos, es decir que puedan realizarse además de medirse en
calidad o en cantidad. Precisamente, el evento es un hecho, algo que sucede, que
existe, que se materializa, y no una mera idea.
• Por ello la determinación de los objetivos que no deben ser más de tres o cuatro para
cada avance organizativo que se haga suele ser más compleja de lo que se piensa.

• Una manera de definirlos es responder a las preguntas: ¿para que hago este evento? ,
¿Qué quiero lograr con él?, ¿Cómo desearía que fuera recordado?
PLANTEO DE OBJETIVOS

• Pueden ser:
• Formativos (actualización, capacitación o perfeccionamiento, )
• Informativos (comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos)
• Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa)
• Social (festejo)
• Lucro / obtener rédito económico
• Recreativos, divertir
• Festivo
• Benéfico
• Político
• Institucional
Proveedores

Soporte Técnico – Servicios

Para un organizador de eventos es muy relevante contar con una cartera

de proveedores que tenga las siguientes características o cualidades:

> Calidad
> Eficiencia
> Flexibilidad
> Precio
> Disponibilidad
> Cumplimiento
> Seriedad
> Profesionalismo
> Financiación
Proveedores

Es importante también desarrollar un grado de calificación de cada

proveedor ya sea por: calidad; precio, cumplimiento, etc.
Definir beneficios.

Para cada tipo de servicio contratado es conveniente al menos contar con una cartera
de 3-4 proveedores opcionales, como base.
Proveedores

Soporte Técnico

Disc-Jockey
Iluminación
Sonido
Audio
Video
Efectos Especiales
Traducción Simultánea
Escenarios y Teloneros
Estructura Tubulares
Equipamiento tecnológico – Software
Climatización adicional
Infraestructura y armado de stands
Pantallas
Acreditaciones
Proveedores

• Servicios

Alquiler de Mobiliario
Alquiler de Carpas
Señalización y Comunicación Visual
Alquiler de Lockers
Boleterías y Control de Accesos
Intercomunicadores
Seguridad y Vigilancia
Limpieza
Alfombramientos de pasillos y espacios
comunes
Logística (carga, descarga, traslado interno)
Proveedores

• Servicios

Equipamientos para Control de Accesos

Servicio Wifi
Emergencias Médicas
Grupos Electrógenos
Ignifugado (evitar inflamación)
Catering
Telefonía (privada y pública)
Asesores en Electricidad
Locaciones (predios-salones-etc)
Artistas musicales; humoristas; etc
Proveedores

Coordinadores
Locutores y Animación
Recursos Humanos (Promotoras-Recepcionistas)
Escenógrafos
Maquilladores
Ropa de etiqueta
Vestidos de Novias
Ramos y flores
Merchandising (productos promocionales)
La Sede – Los espacios

• Criterios de Selección

Cuando hablamos de “Sede” nos estamos refiriendo a un tipo de locación relacionada a eventos como:
Congresos; Simposios.

Cuando nos referimos a eventos de tipo social comercial y/o empresarial, definimos “Lugar” o “Locación”.

Para escoger un “espacio” no nos limitemos a los lugares tradicionales y habituales. Existen sitio que pueden
servir como:

Museos – Estaciones de Tren – Subterráneos – Sitios abandonados, Galerías Comerciales, Iglesias, Templos, Un
Puerto, Carpas,
Balnearios, Playas, Sedes móviles: Barco/Avión/Trenes/ Omnibus.
La Sede – Los espacios

Criterios de Selección

En muchos casos el lugar elegido condiciona el nivel de evento: su ubicación; el estilo

de la construcción; la decoración y el tipo de equipamiento.

Lanzamientos de Productos en una sede móvil (avión) con un breve viaje hacia un
lugar dónde continuaba el acontecimiento.
La Sede – Los espacios

• Criterios de Selección

> Ubicación
Este punto está ligado a las características del
tema del evento, las actividades previstas,
el tipo de público, entre otros.

> Acceso
Interno: presencia de escaleras y ascensores
Externo: posibles desvíos de calles;
accesibilidad de rutas; calles asfaltadas;
medios de transportes públicos, medios
de comunicación.
La Sede – Los espacios

• Criterios de Selección

> Capacidad
Cantidad de público máximo de acuerdo a la
distribución del salón. Las particularidades del
tipo de evento definirá la necesidad de
sectores; sillas y mesas, stands, escenarios,
pistas, etc.

> Infraestructura
Sala de administración; sala de descanso; sala
de TV y Video; sala de prensa; Business
Center, área de recepción; registro; servicios
administrativos; grupo electrógeno;
guardarropa; teléfonos públicos,etc
Servicios de Comidas -Tipos

Comida Americana o comida buffet.

> Carácter poco formal
> Horario de inicio 20:30/ 21:00 hs

Características:
Se facilita el diálogo informal
Poca cantidad personal de servicio
Mesas con platos y utensilios,
Mesas de apoyo, mesas con comida.
Se sirven en gral. platos fríos y dulces
Servicios de Comidas -Tipos

Cocktail Sencillo

> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.

Características:
- Menú contiene comidas frías, algunos calentitos y dulces.
- Bebidas: vinos blanco, tinto, champagne, Whisky y en algunas ocasiones vermouth,
jerez o gin.
- Pocas sillas y sillones

“Duración no mas de dos horas”

Servicios de Comidas -Tipos

Cocktail con mesa central

> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.

Características:
- única diferencia con Cocktail sencillo se agrega una mesa central.
- costo superior al anterior ( pata de ternera; de jamón crudo; otros tipos de carnes elaboradas, etc)

Recepciones D´Apres-Dinner (Es una reunión de sobremesa, ya que en francés significa “después de la cena” (que en lenguaje
protocolar diremos “después de la comida” )

> Horario de inicio aprox. 23:00 hrs.

Características:
- Corolario de un reunión anterior como ser una comida formal.
- Es muy frecuente entre las representaciones diplomáticas.
Servicios de Comidas -Tipos

Comidas semi-formales

Características:
- Tipo de lugares: casas quintas, countrys, chacras, etc.
- Vestimenta: tipo sport-formal. En ocasiones saco y corbata, según jerarquía de los invitados
- En general se acompaña con algún tipo de espectáculo.

Comida Formal
> Horario de inicio 21:30 / 22:00 hs.

Características:
- Todos los invitados sentados la mesa.
- Menú compuesto por entrada, plato principal y postre.
- Pensar en costumbres, raza y religión.
- Vestimenta: en general ropa de noche.
Servicios de Comidas -Tipos

- Vino de Honor

Características:
- Reuniones de corta duración. aprox. 45´.
- Se utilizan al finalizar exposiciones, presentaciones de libros., reuniones de prensa u
homenajes breves.
- Se sirve solamente vino blanco o champagne. En
ocasiones se acompaña con algún bocadillo.
- Puede haber discursos, entrega de premios u obsequios.

Costumbre utilizada en las Fuerzas Armadas.

Servicios de Comidas -Tipos

- Desayunos de Trabajo.

Características:

- Pequeñas reuniones de trabajo de no más de 15 personas. Ya sea en

ámbito empresarial u oficial.
- Generalmente se desarrollan dentro de la institución.
- Los contactos para estas reuniones son telefónicos.

Catering: Café, te, jugos, masas, sandwiches.

self service.
Servicios de Comidas -Tipos

Almuerzos de Trabajo.

Características:

- Al igual que en los desayunos de trabajo en los

almuerzos participan grupos reducidos de
personas con un interés en común.
- Pueden llevarse a cabo dentro de la empresa
como en un restaurante.
- Tener en cuenta: facilidad de acceso al lugar,
estacionamiento, lugar reservado dentro del
restó.
- Menú fijo. Comidas livianas , porciones
pequeñas, Vinos cant. moderada.
Servicios de Comidas -Tipos

- Ceremonia del Té

Característica:
- La costumbre de hacer del té es un acto solemne que data de muchos siglos atrás.
- En la actualidad es muy común entre las esposas de los diplomáticos o damas distinguidas.
- Dos formas: 1) formal, sentadas alrededor de un mesa. 2) Informal, en sillones de una sala.
El Timing

• Es una guía donde se refleja el minuto a minuto, lo que va a ocurrir en el evento.

• Esto nos sirve para la planificación del mismo y ayuda a evitar imprevistos.
• El organizador del evento es el responsable de confeccionar el timing. En general 48
hs. antes del evento este es entregado a los diversos proveedores que trabajarán ese
día. – Catering, DJ, fotógrafo, locutor y otros.
• Todos se manejarán con esta planilla respetando cada uno de los tiempos que fueron
pensados previamente para cada momento

• Ejemplos
PLANIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

Es organizar algo conforme a un plan. Es la disposición general de un proyecto.

El proceso de planificación consta de seis etapas:

• 1) Previsión
• 2) Planeación
• 3) Organización
• 4) Integración
• 5) Dirección
• 6) Control
PLANIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

ANTES DEL EVENTO

PREVENCIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN
¿Cómo se va a
¿Qué se puede hacer? ¿Qué se va a hacer?
hacer?
... ESTUDIO DE
... OBJETIVOS
RECURSOS:
... CRONOGRAMA DEFINICION DE
... TECNICOS
ESTRATEGIAS...
... HUMANOS
... FINANCIEROS
ANTES, DURANTE Y DESPUES DEL EVENTO
INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
¿Con qué y con quién
Ver que se haga ¿Cómo se hizo?
se va a hacer?
... COORDINACIÓN
...ESTUDIO deE ECURSOS
... SUPERVISIÓN EVALUACIÓN
TÉCNICO - HUMANOS
FINAL...
...FINANCIEROS
 “Regla de Oro” para los Organizadores de Eventos

NUNCA SE DEBE SUPONER NADA. ESTA “PROHIBIDO” CREER, ENTENDER, O PENSAR EN

LUGAR DE CONFIRMAR