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IO N A S
A C P R
TR OM
N IS E  C
M I O  D
AD E S
O C
P R
ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO 
DE COMPRAS
 El proceso de compras es un conjunto de actividades 
 que buscan resolver un requerimiento, a través de la 
compra  de un bien ó contratación de un servicio.
 Compras es el área funcional de la empresa encargada 
de adquirir los materiales necesarios para las 
operaciones de la empresa, en la cantidad necesaria, en 
el momento y lugar preciso, de la calidad adecuada y al 
precio mas conveniente asegurando así la continuidad 
de las operaciones.
IMPORTANCIA:
 El proceso de compras es importante para toda organización ya que 
las partes componentes y suministros adquiridos por lo general 
representan el 40% a 60% del valor de las ventas de un bien final.
 Otro factor importante es la negociación que se debe realizar con 
los diferentes proveedores, pues a través de estos se pueden lograr 
grandes ahorros de capital necesarios para la operación, 
reduciendo los niveles de inventario, un adecuado calendario de 
entregas y un buen manejo del programa de pagos. 
 Con los descuentos otorgados mediante las negociaciones, existe la 
posibilidad de incrementar la utilidad de las operaciones, ya que 
nuestros gastos en costo de venta serán menores.
 Otro punto a ser tomado en cuenta, es que el área de compras debe 
asegurar que los productos comprados que ingresen al proceso 
productivo sean de la calidad optima, evitando sobre costos de 
producción, eliminando costos de inspecciones y procesos de 
devolución de materiales.
 OBJETIVOS DEL ÁREA DE 
COMPRAS
 “Adquirir el material de la calidad más 
conveniente, en la cantidad necesaria, en el 
momento y lugar preciso y al precio adecuado”

a. Realizar la compras mas convenientes para la empresa.

b. Asegurar el flujo sin interrupciones de productos y 
servicios requeridos.
c. Encontrar los proveedores más idóneos para la empresa.
d. Establecer las cantidades de compra idóneas.
e. Estandarización de materiales.
.
f. Mantener la continuidad en el abastecimiento.
g. Inversión mínima compatible con la seguridad y provecho 
económico.
h. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los 
materiales.
i. Mantener niveles de la calidad acordes con el uso al que se 
destinan los materiales.
j. Obtener bajos costos, compatibles con la calidad y servicio que 
se requieran.
k. Mantener la posición competitiva de la empresa
ACTIVIDADES DEL ÁREA DE 
COMPRAS
o Para la ejecución de estos procesos de comprar se 
llevan a cabo actividades que soporten dicho 
proceso, como recopilar información de los 
materiales, aparición de nuevos materiales. Un 
resumen de las principales actividades de 
compras se presenta a continuación.

Recopilar 
Aparición de 
información 
nuevos 
de los  materiales
materiales
ACTIVIDADES DEL ÁREA DE 
COMPRAS
 1. Actividades relacionadas con los 
materiales comprados.
 Identificación correcta del material
 Obtener del área de almacén información correcta sobre el 
consumo de los productos.
 Investigar los nuevos materiales que aparecen en el mercado.
 Determinación de la cantidad a comprar.

• 2. Actividades relacionadas con los 
proveedores.
 Mantener una fluida relación con los proveedores.
 Realizar inspecciones a los proveedores.
 Búsqueda de nuevos proveedores.
 3. Actividades relacionas con la Organización.
 Proceso de compras.
 Documentación.
 Determinación de los costos de la organización.
 Trabajo con conjunto con las demás áreas de la organización.

El área de Investigación y Desarrollo debe colaborar con compras en la búsqueda 
de nuevos materiales, identificar materiales sustitutos, proveedores alternativos.

El departamento de Control de Calidad debe determinar las especificaciones de 
calidad que deben cumplir los productos suministrados, los tipos de pruebas o 
ensayos realizados y el resultado de las mismas.

Por su parte, el área de Almacenes debe comunicar permanentemente a Compras 
las entregas realizadas por los proveedores, los saldos de los productos y los 
consumos registrados.

Finalmente, Compras debe informar a Contabilidad los calendarios de pagos 
acordados con los proveedores, los montos acordados, los porcentajes de 
descuento por pronto pago y toda la información que sea relevante para el 
cumplimiento de los compromisos pactados.
PROCESO DE COMPRAS
Es necesario establecer un proceso de 
compras con el objetivo de garantizar 
una compra transparente, bajar los 
costos de adquisición, asegurar el flujo 
de materiales y disminuir los costos de 
la gestión de las compras.
 Los aspectos que se deben 
considerar para desarrollar 
un proceso de compras son 
los siguientes…
RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE PRODUCTOS:

Es un documento que establece una necesidad a 
satisfacer. 
Con este documento se da inicio al proceso de 
compras.
Esta solicitud es elaborada por las áreas 
funcionales de la empresa para la ejecución de sus 
actividades diarias.
 LOS DATOS QUE DEBE TENER UNA SOLICITUD DE PRODUCTOS SON LOS SIGUIENTES:

 Fecha de emisión de la solicitud de productos.

 Descripción de los artículos, con su código y 
norma si es que los tuviera.
 Cantidad pedida y unidades

 Fecha máxima de llegada del producto.

 Utilización que se dará al artículo.

 Existencias disponibles, consumos pasados.

 Lugar de entrega.

 Área que lo solicita.

 Firmas y autorizaciones correspondientes.
TIPOS DE SOLICITUDES QUE 
REQUIEREN DE UN TRATO 
ESPECIAL POR EL ÁREA DE 
COMPRAS….
 SOLICITUDES URGENTES:

Son cambios inesperados de la demanda por causa 
de variación en la tendencia de la moda, 
situaciones económica de los consumidores, o en 
campaña de la competencia.
Otro caso la urgencia se debe a una mala 
planificación de la producción.
Este tipo de pedidos consumen mas recursos.
 ALGUNOS MÉTODOS SE PUEDEN APLICAR PARA SU TRATAMIENTO:

1. Si el problema se debe al departamento usuario, 
es posible que la persuasión se pueda emplear 
para aumentar el número de estándar requeridos.
2. Es que el  departamento de compras reúna las 
solicitudes pequeñas y medianas hasta acumular 
una cantidad o importe justificado para proceder 
con la compra.
3. Es establecer un calendario de requerimientos, 
dejando de lados los días específicos para la 
requisición de abastecimientos específicos.
En algunos casos los pedidos de 
SOLICITUDES POR CANTIDADES PEQUEÑAS:

productos recibidos son por 
cantidades o montos menores 
que su costo de tramitación, pero 
deben ser satisfechos porque 
pueden originar malestar en la 
organización
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
 Si la compra procede, el siguiente paso es identificar a los posibles 
proveedores que suministrarán el producto. Para ellos se deberán 
seguir los siguientes pasos.

 Selección de posibles proveedores: Es importante determinar 
quienes serán los posibles proveedores, para ello se debe analizar la 
calidad de producto o servicio que ofrecen, el servicio post venta. Se 
debe recurrir a registros históricos para determinar los candidatos.
 Solicitudes de Cotización: Una vez identificados los candidatos, se 
procede a solicitar las cotizaciones, en la cual se deberá detallar el 
producto a comprar así como sus características, cantidad por ejemplo. 
Además se solicitará los precios, forma de pago, plazos de entrega.
 Selección del proveedor: Recibidas las cotizaciones, se procede a 
realizar un análisis comparativo de las propuestas. El criterio para 
seleccionar al proveedor debe basarse en el precio, plazos de entrega, 
grado de cumplimiento, la calidad del producto, la capacidad de 
producción del proveedor, etc.
EMISIÓN DE LA ORDEN DE 
COMPRA
El proveedor que haya sido seleccionado recibirá el orden de compra de la 
empresa. En este documento se establece una relación contractual entre 
vendedor(obligado a suministrar los productos a plazos estipulados) y 
comprador( pago de dichos productos según el calendario acordado).
El documento de orden de compra debe contener la siguiente información:
 Fecha de emisión de OC.
 Numero de la orden ce compra.
 Nombre y dirección de la empresa que recibe la orden.
 Descripción del articulo, código, norma.
 Cantidad que solicita y unidades.
 Instrucciones sobre entrega(lugar y Fecha).
 Cronograma de facturación y orden de pago
 Firma y autorizaciones correspondientes.
SEGUIMIENTO Y RECEPCIÓN DE 
FACTURAS
Para garantizar la continuidad de las operaciones hay 
que asegurar que la compra sea recibida el día 
acordado.
La labor del seguimiento debe estar enfocado en aquellos 
articulo que pueden paralizar la producción.
La labor del seguimiento termina cuando llegan
 los artículos comprados al almacén de la 
empresa. En recepción se verifican las 
cantidades recibidas y el estado de conserva­
ción de las mismas
LIQUIDACIÓN DE FACTURAS
Consiste en la comprobación y aprobación 
de las mismas. Las diferencias resultantes 
de comparar la factura con la orden de 
compra y el informa de recepción deben 
ser comunicadas al vendedor para su 
corrección o ajuste.
Es importante considerar los descuentos por 
pronto pago que en algunos casos ofrece el 
proveedor
MANTENIMIENTO DE REGISTROS
Los registros o archivos se llevan con la finalidad 
de ubicar fácilmente cualquier documento 
relacionado con las comprar y poder mostrar así 
las transparencia de las compras efectuadas
Un resumen de los registros se debe llevar para 
cumplir adecuadamente las actividades y 
objetivos planteados por este capitulo se presenta 
a continuacion:
 Pedidos. Los productos de los pedido sirven para 
sustentar los procesos de compras realizado.
 Ordenes de compras. Importante tener un 
registro de ordenes de compra.
 Proveedores. Tener los registros de los 
proveedores actuales y potenciales para la 
empresa.
 Cotizaciones. Sirven para sustentar la selección 
del proveedor.
 Materiales. Llevar un registro de los materiales 
usados en la empresa
FLUJOGRAMA
USUARIOS AREA DE  PROVEEDO AREA DE  AREA DE 
COMPRAS RES COMPRAS ALMACEN
Pedido del 
producto
Cotizaciones  Ordenes 
de compra  

Usuario 
Recepción  Solicitud de  Emisión de 
de pedidos  análisis y  O/C, O/C 
  cotizaciones abierta o 
contrato 
Almacén  

Selección  Seguimiento  Recepción 

Saldos/consu del  al envío   de almacén 
mos/pedidos   proveedor
¡Hoy  mejor  que  ayer,  mañana  mejor  que 
hoy!  Su  significado  es  que  siempre  es  posible 
hacer  mejor  las  cosas.  Ningún  día  debe  pasar 
sin una cierta mejora.

MUCHAS GRACIAS POR SU 
ATENCION