ANALISA JABATAN

Oleh: Tjahjani Prawitowati

 PENGERTIAN
 Analisa Jabatan adalah suatu proses untuk
mengidentifikasi dan mendapatkan segala
informasi yang berkaitan dengan pekerjaan dan
tugas dalam suatu jabatan, yang selanjutnya
untuk menetapkan tugas dan ketrampilan yang
disyaratkan dalam suatu jabatan.
 Analis, adalah seorang yang terlatih dan
kompeten dalam sistem manajemen sumber
daya manusia khususnya praktisi dalam proses
analisa jabatan, dan yang ditunjuk untuk
melakukan analisa jabatan
Informasi apa tentang Pekerjaan?
Aktivitas pekerjaan
Perilaku kerja
Sarana prasarana kerja
Standard kinerja
Persyaratan
 HASIL DARI ANALISA JABATAN

Diskripsi Spesifikasi
Pekerjaan Jabatan
Rincian mengenai
Rincian mengenai
persyaratan kualifikasi
kewajiban, tanggungjawab,
yang meliputi pendidikan,
interaksi pekerjaan,
pengalaman, kepribadian
kondisi pekerjaan,
dan karakteristik individu
tanggungjawab supervisi
lainnya
Penggunaan Hasil Analisa Jabatan:

Rekrutmen Seleksi

Kompensasi

Penilaian Kinerja

Pelatihan dan
Pengembangan
KAPAN DILAKUKAN ANALISA JABATAN?

Belum Pernah
Perubahan Perubahan
Dilakukan
Organisasi Pekerjaan
Anajab

Redesign Job
Unit Kerja Enrichment

Job
Reengineering
Enlargement
YANG DILAKUKAN OLEH ANALIS

IDENTIFIKASI JABATAN
YANG DIANALISIS

MENYUSUN KUESIONER
ANALISIS JABATAN

PENGUMPULAN INFORMASI
 Prosedur Analisa Jabatan

Perencanaan Analisa Jabatan

Pengumpulan data Jabatan

Penentuan Tujuan Pengolahan data Jabatan

Analisa Jabatan

Penyajian Hasil Analisa

Penyusunan Program
MSDM Lainnya
 Prosedur Analisa Jabatan
Penentuan Tujuan

 Penentuan Tujuan Analisa Jabatan :

untuk tujuan apa analisa jabatan

tersebut dilakukan agar dapat
menentukan jenis informasi jabatan
yang diperukan.
1. Memilih metode yang akan digunakan
2. Melakukan seleksi terhadap Job Analyst:
Kepribadian: a.l Ekstravert, komunikatif, memiliki kemampuan
empathi, mandiri dalam kerjasama kelompok
kecerdasan: tingkat kecerdasan minimal rata-rata, mampu
menuliskan hasil analisa jabatan
3. Seleksi sumber data
4. Menentukan jenis informasi yang akan dikumpulkan
5. Pembekalan petugas pelaksana (dengan training)
6. Formulasi data
7. Kontrol data
 Prosedur Analisa Jabatan
Perencanaan Analisis Jabatan
 Perencanaan analisa jabatan
 Menentukan informasi umum yang
dijadikan acuan:
 Misi
 Struktur organisasi
 Mekanisme kerja organisasi
 Daftar pegawai
 Data jabatan yang ada
 Lingkungan kerja
 Kebijaksanaan kepegawaian
 Prosedur Analisa Jabatan
Perencanaan Analisis Jabatan
 Menentukan informasi jabatan minimal 3 komponen :
 Identifikasi jabatan
 Pelaksanaan pekerjaan yaitu jawaban dari : APA, Bagaimana
dan Mengapa
 Persyaratan jabatan, yaitu tentang syarat minimal yang
dibutuhkan bagi seorang pemangku jabatan.

 Menentukan metoda pengumpulan data :

 Pendekatan yang digunakan :
 Individu
 Sampling
 Nama jabatan
 Rumpun jabatan
 Prosedur Analisa Jabatan
Perencanaan Analisis Jabatan
 Sumber data yang digunakan :
Pegawai
Atasan langsung pegawai
Orang lain yang mengetahui tentang jabatan
tersebut.
Literatur-literatur
 Teknik pengumpulan data :
Wawancara (interview)
Kuesioner
Buku harian pegawai (log book)
Pengamatan (observation)
Interview
 Sumber Informasi  Format Interview:
 Karyawan  Terstruktur (Checklist)
 Sekelompok karyawan  Tidak terstruktur
 Supervisor
 Kelebihan:
 Cepat, cara langsung
untuk mendapatkan
informasi jabatan
 Kelemahan:
 Informasi terdistorsi
Kuesioner

 Sumber informasi:  Kelebihan

 Karyawan yang mengisi  Cepat dan efisien untuk
kuesioner. mendapatkan informasi
 Format dari sumber informasi
 Pertanyaan terbuka
yang banyak
kuesioner  Kelemahan
 Biaya dan waktu yang

Position Analysis dipergunakan untuk

Questionnaire (PAQ) atau mempersiapkan
Job Element Inventory kuesioner
 Prosedur Analisa Jabatan
Pengumpulan Data Jabatan

 Pengumpulan Data Jabatan dilakukan dengan urutan :

 Memilih unit kerja yang akan diambil data

jabatannya
 Inventarisasi jabatan yang ada dalam unit kerja
 Inventarisasi jumlah pemangku jabatan
 Menentukan jumlah sampel pada unit kerja
 Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel
 Melakukan pengumpulan data tertentu
 Mencatat dalam kertas kerja analisa jabatan
 SUMBER INFORMASI

 Pemegang Jabatan
 Job Analyst
 Pengawas
 Manajer
 Para Ahli
 File/ Manual
 Rencana Kerja
 Sistem Informasi SDM
INFORMASI YANG DIPEROLEH LEWAT ANALISIS
JABATAN

 Identifikasi Jabatan
 Aktivitas kerja
 Perilaku individu dalam bekerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Mesin, alat, perlengkapan kerja
 Standar kinerja
 Tuntutan kualifikasi
Prosedur Analisa Jabatan
Penyajian Hasil Analisa
Disajikan dalam bentuk

 Deskripsi Jabatan
 Uraian jabatan
 Syarat kualifikasi pemangku jabatan
 Pelaksanaan kegiatan
 Persyaratan jabatan (Job Specification)

Untuk Tujuan Khusus, bisa ditambah dengan:

 Klasifikasi Jabatan (Job Classification)
 Desain Jabatan (Job Design)
 Nilai Jabatan (job Volume)
JOB DESCRIPTION

 Pernyataan tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh

pemegang jabatan, bagaimana cara mengerjakannya dan dan
dalam kondisi apa pekerjaan tersebut dilaksanakan.
 Memuat bagian-bagian tentang:
- Identifikasi Jabatan
- Ringkasan Jabatan
- Hubungan, tanggung jawab dan kewajiban
- Wewenang pemegang jabatan
- Standar kinerja
- Kondisi kerja
- Spesifikasi jabatan
Pengertian:
 Jabatan (Job), adalah suatu unit dasar dari organisasi
dalam menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan
kepada suatu jabatan.
 Pekerjaan (Duties), adalah sekumpulan tugas-tugas yang
harus dikerjakan oleh pemegang jabatan. Karakteristik dari
pekerjaan adalah merupakan fungsi utama dari seorang
pemegang jabatan, merupakan suatu kelompok dari tugas-
tugas yang berkaitan dan merupakan faktor-faktor kritis
dari suatu jabatan.
 Tugas, adalah kegiatan terkecil dari suatu jabatan yang
menggambarkan fungsi-fungsi dalam jabatan tersebut.
Dengan adanya tugas, maka setiap jabatan dapat diteliti
secara cukup detail untuk digunakan sebagai dasar dalam
penyusunan sistem instruksi. Karakteristik dari tugas
adalah
Karakteristik Dari Tugas:
 Pernyataan tugas menggambarkan suatu tindakan atau
perilaku kerja yang sangat spesifik, tidak mengandung
makna ganda dan tidak menimbulkan kebingungan dalam
melaksanakannya. Kalimat pernyataan tugas memiliki
subyek dan kata kerja.
 Stugas memiliki awal dan akhir.
 Suatu tugas biasanya dilakukan dalam waktu yang
terhitung, misalnya dalam hitungan detik, menit, dan jam.
Ada beberapa tugas yang mungkin memakan waktu lebih
lama, namun tugas-tugas tersebut dapat dibagi lagi
kedalam elemen-elemen tugas.
 Pengerjaan tugas harus dapat diamati dan diawasi. Ini
berarti, setiap kegiatan dalam tugas tersebut harus dapat
dilihat dan hasil dari upaya pelaksana tugas dapat
menggambarkan bahwa tugas telah dilaksanakan.
 Suatu tugas harus terukur. Analis dapat melihat apakah
suatu tugas telah terlaksana dengan baik atau tidak dengan
memperhatikan hasil dari suatu tugas yang dikerjakan.
 Setiap tugas adalah mandiri dan bebas dari tugas lainnya.
Setiap kalimat pernyataan tugas harus menunjukkan
kemandirian tersebut.
Spesifikasi jabatan dan Standar Kinerja

SPESIFIKASI JABATAN
 Syarat individu untuk dapat memegang suatu jabatan
 Pendidikan formal, training, pengalaman, kemampuan
fisik dan psikis, kemampuan bahasa, pemahaman aspek

STANDAR KINERJA
Standar-standar yang harus dicapai oleh karyawan
dalam masing-masing tugas dan tugas utama dari
uraian jabatan
JOB DESIGN

 Rancangan pekerjaan yang mengidentifikasi pekerjaan apa

yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dimana
dilakukannya dan siapa saja yang melakukannya