Curso FileMaker Gráfico

Versión 9.0
Conceptos Básicos

Por Yuri Serbolov
Pachuca 31 Mayo 2008
Check List del Tablero

Crear el Tablero
Crear Cronograma
Crear Tablas
Insertar información a las tablas
Vincular el Cronograma con la Tabla de Noticias
Crear Guiones o Scripts (esclavos)
Cálculo de Edad
Distintas maneras de Presentar la Información
Find and Sort (Buscar y ordenar información)
Abrir Blog y Power Point
 Crear el Tablero

1. Crear el tablero (abrir

una nueva base de datos,
ponerle nombre y escojer el
directorio donde lo vamos a
guardar).
Damos Click en el ícono de FileMaker Pro (versión 9.0)
Si tenemos elegida la opción de mostrar Quick Start 
(Empiezo Rápido) entonces nos muestra esta pantalla
En caso de que no tengamos habilitada la función de Quick 
Start (Empiezo Rápido) entonces nos muestra el acceso al 
disco duro, donde podemos elegir si queremos abrir una 
base de datos nueva (new) o si abrimos una existente. 
Si vamos a crear una nueva base de datos (si empezamos 
desde cero) entonces seleccionamos la opción “Create 
Database” y damos click en “Create empty database”
Recomendaciones:
1. Siempre trabajar la base de datos en el disco duro. Porque 
el programa hace muchas llamadas a la misma, entonces es 
una carga de trabajo fuerte para una memoria flash o USB.
2. Al finalizar de trabajar, cerramos la base y la copiamos a 
un USB. Siempre es recomendable tener duplicada la 
información. Siempre hacer un respaldo de la misma. Por 
principio siempre tenemos que tener clonado. 
Qué hacemos cuando ya creamos 
el tablero
2. Crear el Tablero de
navegación (donde vamos a
poner nuestros botones que
nos van a llevar a las
distintas tablas y
cronogramas).
Una vez creado el tablero lo primero que sale es el Menú 
para crear campos y fórmulas. Le damos “Cancel”
Nos sale el Menu y generalmente nos pone en modo 
Browse (hojear), ahí nos tenemos que pasar al modo 
layout (ver los 4 modos de trabajar en la siguiente página)
Tenemos 4 Modos de Trabajar

1. Modo Browse (hojear) que es para 
consultar la información en los distintos 
registros o tarjetas.
2. Modo Find que es para buscar 
información, en un determinado registro.
3. Modo Layout (diseño) que es donde le 
damos forma a nuestros formatos, nuestros 
cronogramas. Es el pizarrón donde 
trabajamos.
4. Modo Preview que es para ver una vista 
previa de lo que vamos a imprimir.s
En Modo Layout podemos empezar a crear nuestro 
Tablero, desde el cual podemos navegar hacia las distintas 
tablas que creemos

Tablero de Noticias

Ir a Notas Ir a Contactos
 Familiarizarnos con los menús, 
tools y modos de trabajar en File 
Maker
Conceptos Básicos
Este es el Menu, pero nos va a cambiar de 
acuerdo al modo en el que estemos (Browse, 
Layout, Find, Preview)

El resto de los Menús y su 
explicación se muestran en el 
Glosario
Podemos ampliar el tamaño del layout u hoja de trabajo 
haciendo drag en la linea inferior o en el ícono body
Ya podemos empezar a diseñar nuestra hoja de trabajo. 
Sobre este layout podemos poner texto, imágenes (logotipos, 
fotos, líneas, recuadros, etc.) y poner campos, para diseñar 
un formulario o formato.  Es como un pizarrón o una pared 
en blanco sobre la cual podemos “pegar” cualquier cosa.
 Para seleccionar  Para escribir
Tools (Herramientas)
y mover objetos
Para dibujar 
líneas
A la izquierda tenemos los 
Arreglar y 
controlar 
Para dibujar 
cuadrados y 
tools o herramientas de 
campos  círculos texto (A), de selección (la 
Field/Control 
Setup
Para crear  flecha), así como tools para 
portales
dibujar líneas, cuadrados, 
Tab control 
setup
Para crear botones círculos ­para que los 
Para agregar  círculos salgan perfectos 
Arreglar y 
campos al layout
apretamos la tecla Alt­. 
controlar  Para agregar  También tenemos 
un visor de  partes al layout 
páginas  (cabezal, pie de  herramientas para controlar 
Web página,  Tab´s (lenguetas), 
sumarios)
navegadores Web, crear 
Para agregar  botones, agregar campos, 
colores, patrones 
y sombras a los 
Para darle color, 
patrones o grosor 
agregar partes, agregar 
dibujos
a las líneas colores a dibujos y líneas.  
Crear Cronograma

Línea de Tiempo
3. Crear un nuevo layout para empezar a
crear nuestro cronograma
- Importar imágenes de Internet
- insertar imágenes desde el disco duro
- Convertir una imagen en un botón (Menu-
Format-Button Setup-Go to layout-
Specify-”Layout”)
- Poner una línea de tiempo (utilizando una
escala de tiempo uniforme, que nos permita
ver si se está “acelerando” o
“desacelerando” la historia)
- Poner los puntos de información (evento,
fecha). El valor de cada punto de
información depende de la prueba de la
verdad (que haya ocurrido en un tiempo, en
un lugar -espacio-, con alguna materia
-sujetos y objetos- y con una energía -qué
En Modo Layout 
entramos al 
Menu­Layouts­
New 
Layout/Report y 
le ponemos 
nombre al nuevo 
layout en Layout 
Name. En este 
ejemplo 
“Cronograma 
Narcotráfico” y 
especificamos que 
sea un layout en 
blanco (Blank 
Layout) y le 
damos click en 
“Finish”.
Ponemos la flecha de la 
línea de tiempo y 
determinamos la escala 
de tiempo que vamos a 
usar (segundos, minutos, 
horas, días, semanas, 
quincenas, meses, 
trimestres, semestres, 
años, sexenios, décadas, 
siglos, etc.) y que sea una 
escala uniforme de 
tiempo.
Le ponemos titulo al  Podemos copiar y pegar flechas de 
cronograma y  Power Point u otro programa que 
empezamos a poner los  nos ofrezca recursos gráficos.
puntos de información.
Crear Botones y Scripts 
(esclavos)
Para automatizar tareas
Una vez que tenemos creado  Nos aparece una cruz en forma 
nuestro layout del  de mira telescópica.
Cronograma, podemos ahora  Damos click en el lugar donde 
poner ahí un botón para que  queremos ubicar el botón y 
nos regrese al Tablero  hacemos drag (arrastre) en el 
principal y en éste un botón  mouse para determinar el 
para que nos lleve al  tamaño de nuestro botón.
Cronograma. Así con un solo 
click navegaremos muy rápido 
entre nuestra información.
Damos un click en el Tool de 
crear botones (el que tiene un 
botón con una manita)
Apenas creamos el 
botón nos va a pasar al 
Menú de Establecer 
Botones (Button 
Setup) y ahí le vamos a 
especificar la órden 
que queremos que 
haga el botón o 
esclavo.
Este botón sólo va a 
funcionar cuando nos  En Modo Layout podemos diseñar 
pasemos a Modo  el botón, ponerle color, escribirle, 
Browse.  ponerle más gruesa la línea, 
escogerle sombras o puntas 
redondeadas.
Especificamos qué 
queremos que haga el 
botón, en este caso que 
vaya al layout principal de 
nuestro tablero. Para ello 
utilizamos el comando Go 
to Layout (ir al Layout) y 
en Especificar (Specify) le 
damos click para 
determinar a qué tablero 
se va ir.
Le damos Ok y nos 
pasamos a Modo Browse 
para ver si funciona (si 
nos “obedece”)
Repetimos la misma 
operación ahora en nuestro 
Tablero Principal para 
crear un botón que vaya 
ahora a nuestro 
Cronograma.

Un botón sólo tiene una 
instrucción. Cuando 
queremos ejecutar varias 
instrucciones tenemos que 
crear un script o guión. 
Como se explica 
enseguida.
Guiones o Scripts
Por ejemplo podemos crear un 
script que nos habra varias 
páginas de Internet con sólo dar 
un click. Por ejemplo que nos 
abra 5 periódicos nacionales.
Para ello entramos al Menu­
Scripts­ScriptMaker y nos sale 
el menú de administración de 
scripts y ahí le damos un click 
en el botón New para crear un 
nuevo script o guión
Una vez que nos sale  Le damos click o cerramos el Menú 
el Menó para Editar el  para Editar Scripts y también la 
Script entonces  ventana de Administración de Scripts 
buscamos el comando  para que lo guarde.
Open URL en la barra 
de comandos. Este 
está hasta abajo en la 
sección Miscellaneous 
(Misceláneos). Le 
Ventana de 
damos dos click sobre  Comandos
Barra de 
el mismo para que se  Comandos
pase a la ventana de 
comandos. Y entonces 
le damos al botón 
especificar para que 
nos salga la ventana  Nota: especifiamos que lo ejecute sin 
donde especificamos  mostrar el diálogo (Perform without dialog) 
la página de Internet. poniendo la palomita correspondiente.
Probar Script (guión o esclavo)
Para ver si funciona nuestro script 
tenemos cuatro maneras:
1. Entramos al Menu­Scripts y le 
damos un click en el script que 
queramos probar.
2. Utilizamos el shortcut contro + # 
del script (en Mac es manzanita 
más el número)
3. Estando en la ventana de 
administración de scripts le damos 
un click en el ícono de flecha hacia 
delante
4. Lo asociamos a un botón como se 
explica en la siguiente sección.
Asociar Scripts con Botones

Una vez que ya creamos 
nuestro script lo podemos 
asociar o vincular a un botón. 
Para ello creamos un nuevo 
botón 
Y en especificar 
seleccionamos el guión que 
vamos a ejecutar y damos Ok
Y cuando nos sale el Menú de 
Establecer Botones (Button 
Setup) ahí escojemos el 
comando Perform Script 
(Ejecutar Guión)
Importar botones y scripts

Podemos copiar o importar botones y 
scripts de otras bases de datos (incluso de 
las bases de nuestros compañeros!). 
En el Tablero de Ejemplo se proporcionan 
estos botones que podemos copiar. Todos 
funcionarán excepto el New and Paste. 
Primero tenemos que crear ese script o 
importarlo de otra base de datos.
 Script New and Paste (Crear un Nuevo Registro 
y pegar ahí la información)

Cuando copiamos información de Internet o de otro 
programa de cómputo para hacer más rápido el proceso es 
útil crear un botón que automáticamente nos cree un nuevo 
registro y nos pegue ahí la información.

Utilizamos solo dos 
comandos:
New Record/Request
Paste (Select, 
Tabla::Campo)
Es importante que verifiquemos  Para especificar el 
que creamos el script estando en  campo damos un click 
la tabla donde lo vamos a  sobre el comando paste
utilizar o de lo contrario sería 
conveniente agregarle un tercer 
comando Go to Layout hasta el 
principio para llevarlo al layout 
correspondiente.
Una vez que creamos el 
comando Paste, tenemos que 
especificar en qué campo 
queremos que nos pegue la 
información. Esto lo hacemos 
dando click en Sepcify en “Go 
to target field” y ahí escogemos 
el campo, en este caso “Nota”. 
 Crear Tablas

Cada Tabla es una minibase de datos 
dentro de nuestra Base de Datos 
(cada tabla va a tener sus propios 
campos y registros)
Crear Tablas
4. Crear Tablas -bases de datos- para
Noticias, Contactos, Frases, Páginas Web,
Libros, Películas, Agenda Personal
- Crear la tabla (Menu-File-Manage o Define-
Databases-Tables-Table Name-Create)
- Darle nombre a cada tabla
- Crear los campos de cada tabla (verificar
que cuando creemos los campos estemos
posicionados en la tabla correspondiente. Si
no lo hacemos así, los campos se crearán
pero no aparecerán en nuestro layout -los
campos están en la tabla pero no se ven en
el layout. Para poner un campo en el layout,
tenemos que utilizar el Tool “Field”. Darle
click y hacer drag para ubicar el cargo en el
layout, especificar si queremos que nos
Para crear Tablas entramos al 
Menu­File­Manage­Database y 
una vez en el Menu de 
Administración de la Base de 
Datos (Manage Database) 
damos click sobre la pestaña 
“Tables”
Escribimos el 
nombre de la nueva 
tabla en el campo 
“Table Name:” 
(Nombre de Tabla) 
y damos click 
sobre el boton 
“Create” (Crear). 
Podemos crear 
tantas tablas como 
vayamos a 
necesitar. 

Vamos a dejar la tabla que nos creó por default al crear la Base de 
Datos sin campos (fields) ni registros (récords). Posteriormente 
damos un click sobre el nombre de la tabla en la que queremos crear 
campos y le damos click sobre la pestaña Fields (campos).
Si escogimos la Tabla 
Teléfonos, podemos 
empezar ahora a crear 
sus campos:
­ Número (number)
­ Nombre (text)
­ Apellido (text)
­Teléfono (text)
­ Dirección (text)
­ Mail (text) Tenemos que escoger qué tipo de campo es 
­ Fotografía  cada uno de ellos. Si nos equivocamos damos 
(container) click sobre el campo, lo corregimos y 
apretamos el botón Change (Cambio). Al 
­ Fecha de Nacimiento  finalizar damos Ok. Hacemos este 
(date) procedimiento en cada tabla.
Una vez que creamos 
nuestra tabla, podemos 
empezar a crear nuestros 
campos (Fields). 
Tenemos que verificar que 
los campos que creemos los 
estemos creando estando 
posicionados en la tabla 
(Table) correspondiente. En 
este ejemplo la Table: 
“Nueva”.
En cualquier momento, estando en 
Si creamos campos y no  Modo Browse o Layout podemos 
estamos posicionados en el  entrar al Menú de Administración de la 
layout de esa tabla se  Base de Datos con la opción Menu­
crearán pero no se verán,  File­Manage­Database para crear 
pero los podemos ubicar con  nuevos campos, modificar los ya 
el Tool “Fields”. creados, renombrarlos o eliminarlos.
Entrando al Menu­File­
Manage­Database y dando un 
click sobre la pestaña Fields, 
podemos empezar a crear 
nuestros campos y definir de 
qué tipo son (texto, número, 
fecha, tiempo, estampa de 
tiempo, contenedor, cálculo y 
sumario), tal como se muestra.
Al finalizar damos Ok y 
regresamos al Modo Browse o 
Layout, donde podemos 
empezar a cargar información 
en ellos o podemos diseñar 
nuestro formulario, 
respectivamente.
En el ejemplo anterior, sólo en 
un campo, en el de número, le 
especificamos opciones, en este 
caso que nos genere un número 
serial (Serial Number), para ello 
una vez que creamos el campo, 
le damos click en el botón 
Options (Opciones) y en el Menú 
Opciones le asignamos una 
palomita a la opción Serial 
Number. Automáticamente nos 
irá numerando los registros que 
vayamos creando.
 Modo Browse (Hojear) Modo Layout (Diseño)

Podemos empezar a capturar 
información en nuestros campos, 
pero antes tenemos que entrar al  Podemos modificar el orden o 
Menu­Record­New Record, ya que  tamaño de los campos. Poner 
mientras tenemos 0 Records no nos  un título. Asignarle colores a 
permite incorporar información en  los campos o al cabezal 
el campo. (header), body (cuerpo del 
layouts) o al pie de página 
(footer)
 Tabla de Noticias

Es importante que en la tabla de noticias 
creemos un campo denominado Fecha 
de Creación, donde el programa grabe 
automáticamente la fecha en que 
capturamos esa información, para llevar 
un registro histórico y que luego 
podamos hacer búsquedas u 
ordenamientos (como se explicará más 
adelante).
Creamos un campo que se llame Fecha 
de Creación de tipo Date (Fecha) y en 
opciones del campo ponemos una 
palomita en  Creation (Creación) y 
escogemos en el Drop­Down List que 
nos ponga “Date” y damos OK
 Crear Registros

Después que creamos nuestras tablas 
con sus campos (fields)
En Modo Browse 
podemos empezar a 
capturar la información 
(record) en nuestros 
campos. Para ello 
entramos al Menu­
Record­New Record

En el Menú de Tools nos va informando 
cuántos récords o registro hemos creado o 
contiene nuestra tabla o base de datos y en 
cuál de ellos estamos posicionados. 
Podemos cambiarnos de registro en registro 
dando un click sobre el libro (hojear) o 
ponemos el número del récord elegido en el 
campo y damos ENTER.
Una vez creado el récord 
o registro podemos 
capturar información en 
él. El texto lo podemos 
capturar directamente 
sobre el campo o copiarlo 
y pegarlo desde otras 
aplicaciones. No hay 
límite para la información 
que podemos poner en un 
campo (podemos poner 
todo un libro). Igualmente 
copiamos y pegamos las  Para garantizar que las fechas se 
imágenes. incorporen adecuadamente 
podemos poner un Drop Dawn 
Calendar como se explica a 
continuación:
Estando en Modo 
Layout le damos 
dos click sobre el 
campo de Fecha 
de nacimiento y 
nos sale el Menu 
para Establecer y 
Controlar Campos 
(Field/Control 
Setup) y en la 
opción Display as: 
le damos un click
Escogemos la opción
Drop­down­Calendar
Y después le ponemos 
una palomita en la opción 
“Inclue icon to show and 
hide calendar” (para que 
nos muestre un ícono que 
nos permita mostrar y 
ocultar el calendario).
En la Tabla de Noticias queremos que 
el campo de texto sea más grande para 
que podamos leer la nota y además que 
tengamos una barra de navegación 
para ir recorriendo el texto (Scroll 
Bar). Para ello en Modo Layout le 
damos un click sobre el campo Nota y 
cuando nos aparecen cuatro recuadros 
en las esquinas, tomamos el de la 
esquina inferior derecha y ampliamos 
el campo. Si es necesario 
reacomodamos los otros campos 
dando click y drag sobre ellos. Luego 
damos dos click sobre el campo notas 
y nos aparece el Menu de Control de 
Campos (Field/Control Setup) y 
ponemos una palomita en “Include 
vertical scroll bar” y damos Ok. 
 Creación de Campos de 
Fórmulas
Poner Fórmula para que nos calcule 
la edad de las personas o el tiempo 
transcurrido de un acontecimiento
Creamos un nuevo campo 
de cálculo (Calculation) el 
cual se va a llamar 
Birthdate y que va a tener 
una fórmula muy sencilla, 
que va a ser igual al 
campo de Fecha de 
Nacimiento (simplemente 
le damos dos click sobre 
el campo Fecha de 
Nacimiento) para que lo 
copie al campo de 
fórmula.
Y le pedimos que el 
resultado del cálculo nos 
lo devuelva como Date o 
Fecha.
Ahora creamos un nuevo campo 
también de cálculo que se va a 
llamar Edad en el cual vamos a 
pegar la siguiente fórmula de la 
edad:

GetAsText(Year(Get ( CurrentDate )) -
Year(birthdate) - If(GetAsNumber(Get (
CurrentDate ))<
Date(Month(birthdate);
Day(birthdate); Year(Get ( CurrentDate
))); 1; 0)) & " Años, " &
GetAsText(Mod(Month(Get
( CurrentDate )) -
Month(birthdate) + 12 - If(Day(Get
( CurrentDate )) < Day(birthdate); 1;
0); 12)) & " Meses, " &
GetAsText(Day(Get ( CurrentDate )) -
Day(birthdate) + If(Day(Get
( CurrentDate )) >= Day(birthdate); 0; NOTA: El resultado del cálculo 
If(Day(Get ( CurrentDate )- Day(Get
( CurrentDate ))) < Day(birthdate); debe ser de texto
Day(birthdate); Day(Get ( CurrentDate
)- Day(Get ( CurrentDate )))))) & "
Si queremos calcular cuánto  El resto del procedimiento 
vivió una persona que ya falleció  es igual al que se explicó 
tenemos que crear otro campo de  para la Edad
fecha que se llame Death y 
utilizar la siguiente fórmula:

GetAsText(Year(death) -
Year(birthdate) -
If(GetAsNumber(death)<
Date(Month(birthdate);
Day(birthdate); Year(death)); 1; 0))
& " Años, " &
GetAsText(Mod(Month(death) -
Month(birthdate) + 12 -
If(Day(death) < Day(birthdate); 1;
0); 12)) & " Meses, " &
GetAsText(Day(death) -
Day(birthdate) + If(Day(death) >=
Day(birthdate); 0; If(Day(death- NOTA: El resultado del cálculo 
Day(death)) < Day(birthdate); debe ser de texto
Day(birthdate); Day(death-
Day(death))))) & " Días"
Botón Blog y Power Point

Abrir una página en el navegador
Abrir otras aplicaciones (Word, 
Excel, Power Point, etc.)
Para el blog. Creamos un botón y escogemos el comando Open 
URL, seleccionamos la opción Perform without dialog (ejecutar 
sin mostrar el diálogo) y la opción Specify (especificar) y ahí 
pegamos (paste) la dirección URL o de la página Web, 
preferentemente abrimos el navegador y la copias de ahí, para 
verificar que está correcta.
Para abir un documento en Power Point, en Word o en Excel
Crean un botón en su tablero y escojen el comando “Send 
Event” y le dicen especificar (Specify)
 1. En “Send the” 
escogemos “Open 
1 Document”
2 2. Document. 
Especificar (Specify) 
el archivo y hay que 
localizarlo en el disco 
duro. Add File (ver 
siguiente lámina) Ej. 
TIMC.ppt
3 3. Seleccionamos 
abrir al frente Bring 
Target Application to 
foreground
Localizan el 
archivo en el 
disco duro y 
le dan click

Si quieren 
cambiarlo 
pueden entrar 
a esta 
pantalla y 
seleccionar 
un nuevo 
archivo
Podemos utilizar los 
íconos de los programas 
para diferenciar nuestros 
botones que abren los 
distintos documentos de 
esas aplicaciones.
Como se muestra en  PDF
estos ejemplos:
Cronograma con Hipervinculos o 
Links
Para ir de un Punto de Información a 
la Noticia que documenta ese punto
Primer punto. 
Tenemos una tabla 
de noticia y 
tenemos que 
verificar de qué 
tabla está trayendo 
los campos (Por 
ejemplo Tabla 
Noticias). Porque 
el cronograma 
tiene que traer los 
campos de la 
misma tabla 
(entramos a 
Layout, Layout 
setup y 
verificamos Show 
Record From 
a. Se pasan a modo Layout
b. Entrar a Menu­Layout­
Layout Setup y verificar de 
qué tabla está mostrando la 
información “Show record 
from”: Base de Noticas
c. Dan ok
Segundo Paso. Creo un nuevo Layout y le doy el nombre del 
Cronograma que quiero realizar. Por ejemplo: Cronograma 
del Narcotráfico y apunto ese layout a la misma tabla, en este 
caso “Base de Noticias”
Cronograma 
del 
Narcotráfico
Creamos una nueva ventana

Menu­Window­New Window

Tienen que verificar que no la 
haya puesto una encima de la 
otra y esto se hace dando click 
sobre la parte superior de la 
ventana.
El siguiente paso es poner una ventana al lado de la otra. Tomamos 
la esquina inferior derecha y damos click y hacemos drag para 
reducir el tamaño de la ventana y luego damos click en la parte 
superior de la ventana para ubicarla donde la queremos posicionar
Verificar el 
número de record 
o registro donde 
está la noticia 
relacionada con el 
punto de 
información que 
quiero vincular en 
el Cronograma
Cada punto de 
Si tiene 
información debería de 
sustentación
tener un soporte y de eso 
va a depender la calidad 
de mi cronograma

No tiene 
sustentación
Entramos al Menu­Scripts­
ScripMaker
Y cuando nos da la ventana de 
manejo de Scripts creamos un 
nuevo script (New). Le damos 
nombre al script
Le ponemos como nombre “Ir al record x”, donde x es 
el número del registro donde está la información que 
vamos a vincular. Y escogemos que lo ejecute sin 
mostrarnos el diálogo “Perform without dialog” y en 
Especificar (Specify) le decimos que por calculo (By 
Calculation…) y cuando nos sale la pantalla de fórmula 
ahí simplemente escribimos el número del record
Tienen que verificar que 
el nùmero que están 
poniendo en la fórmula 
sea el mismo que tiene el 
récord en su Base de 
Noticias
Si entran al Menu­Scripts 
hasta abajo está el último 
script que han creado y 
pueden darle un click y 
probar si funciona
En en el 
Cronograma, en 
Modo Layout 
seleccionamos el 
punto de 
información 
respectivo y 
entonces vamos 
al Menu­Format­
Button Setup y 
vinculamos ese 
texto con un 
botón
Utilizamos el 
compando 
Perfom Script y 
en Especificar 
(Specify) 
seleccionamos el 
último script que 
creamos que es 
Ir al Record 2
Este procedimiento lo hacemos para 
cada uno de los puntos de 
información. Pero como ya creamos 
el “esclavo” (guión, script), ahora 
simplemente lo clonamos. 
Utilizamos la función Duplicate 
(Duplicar)
Le cambiamos el nombre “Ir al Record 1”
Damos click en By Calculation y cuando nos sale el 
menú de fórmulas ahí cambiamos el número 2 por el 
número 1 o por el número de récord correspondiente 
 Crear Patrones

Patrón cerrado, múltiple y abierto
(Función PatternCount)
Nos vamos a nuestro 
tablero de noticias, 
que en este ejemplo se 
llama Base de 
Noticias.
Entramos al Menu­
File­Manage­
Database
Para crear un nuevo 
campo (Field) donde 
vamos a poner los 
patrones
Creamos un campo 
de cálculo 
(Calculation) que se 
llame, por ejemplo, 
Contar Patrón 
Calderón
Y le damos click en 
el botón crear 
(Create)
Seleccionamos la 
función 
PatternCount(text;
searchString). 
Damos dos click 
para que la copie 
a la ventana de 
fórmulas
Formulas
Las funciones 
están por orden 
alfabético, pero  Campos Operadores
también podemos 
verlas (View) por 
nombre, por  Ventana de Fórmulas
orden de creación, 
por tipo o por un 
orden definido  Cómo nos presenta el resultado: como 
por nosotros.  texto, número, fecha, etc.
La fórmula tiene 
dos componentes 
“text” y 
“SearchString”
Damos dos click 
sobre “text” y luego 
un click sobre el 
campo “Nota”.
Damos dos click 
sobre 
“SearchString” y 
luego abrimos 
comillas escribimos  Le estamos diciendo que en el campo Nota 
Calderón y  busque y cuente cuántas veces aparece el 
cerramos comillas patrón “Calderón” y nos devuelva ese 
Damos Ok resultado numérico.
Al final de nuestro 
Layout (pizarrón) 
aparecerá el nuevo 
campo creado y nos 
informará cuántas 
ocurrencias encontró 
del patrón que le 
solicitamos, en este 
caso no encontró 
ninguno
Podemos checar cada 
uno de los registros 
para ver el número 
de ocurrencias de ese 
patrón. Por ejemplo, 
nos encontramos que 
en el registro 2, hay 
2 ocurrencias de ese 
patrón.
Y así sucesivamente.
 Patrón Múltiple
Para realizar un patrón 
múltiple podemos 
empezar “clonando” 
el Patrón simple o 
cerrado que hicimos 
anteriormente, 
seleccionando la 
opción Duplicate 
(Duplicar)
Nos posicionamos en 
el campo “Contar 
Patrón Calderón” y al 
darle Duplicate nos 
genera un nuevo 
campo con el 
Le cambiamos el 
nombre. 
Sustituimos la 
palabra “copy” por 
“múltiple”
Y damos click 
sobre el botón 
“Change” (cambiar)
El cual se activa 
cuando sugerimos 
el cambio
Al entrar al Menú de 
Fórmulas 
generalmente está 
seleccionada la 
fórmula. La 
copiamos (Menu­
Edit­Copy) o con el 
shortcut

 
Luego insertamos el 
operador + y pegamos 
la fórmula que 
copiamos tantas veces 
como queramos y 
dentro de las comillas 
ponemos los otros 
patrones que queremos 
agregar, tal como se 
muestra en el ejemplo
Patrón Abierto

1. Creamos un 
nuevo campo de 
texto que se 
llame “Patrón”
2. Creamos un nuevo 
campo que se llame 
“Contar Patrón 
Abierto” que se de 
cálculo y donde 
vamos a insertar la 
fórmula ya conocida 
de PatternCount 
(text; SearchString) 
con una variante, que 
en lugar de poner 
una palabra 
entrecomillas, 
seleccionamos un 
campo, en este caso 
el de Patrón que 
creamos en el paso 
anterior
En el campo de fórmula 
verificamos que la 
variable a buscar sea un 
campo y no un concepto. 
Estos últimos van entre 
comillas. En cambio los 
campos los podemos 
seleccionar dando un 
click directamente en el 
menú de campos
Resultado Final
1. Tenemos un patrón 
cerrado que nos cuenta una 
palabra específica, en este 
caso “Calderón”
2. Tenemos un patrón 
abierto que nos suma 
varios conceptos 
relacionados. En este caso 
“Calderón” + “Presidente” 
+ “Hijo desobediente”
3. Tenemos un campo 
“Patrón” donde podemos 
poner cualquier concepto 
que queramos buscar. En 
este caso “perfil”
 Crear nuevos Layouts para 
Distintas presentaciones de la 
Información
Sólo Notas, Sólo Imagen
En modo Layout 
seleccionamos con 
un click los 
campos que 
queremos copiar  
(y sosteniendo la 
tecla Shift le 
vamos dando click 
a los campos 
adicionales que 
queremos mostrar 
en otro layout) y 
entramos al Menu­
Edit­Copy o 
usamos el shortcut
Creamos un nuevo 
Layout en Blanco.
Menu­Layouts­New 
Layout/Report…
Slect a layout type: 
Blank Layout
Pegamos (paste, 
shorcut 

los campos que 
traemos en el 
Clipboard 
(memoria virtual) 
del otro layout
Les damos formato.
Lo mismo hacemos si 
queremos tener un 
layout que nos 
muestre sólo 
imágenes.
Si queremos traer un 
campo de una tabla a 
este mismo layout 
utilizamos el tool 
(herramienta) Field
Es importante verificar de qué 
tabla nos está devolviendo los 
records cada layout. Para ello
a. Se pasan a modo Layout
b. Entrar a Menu­Layout­Layout 
Setup y verificar de qué tabla 
está mostrando la información 
“Show record from”. Por 
ejemplo en este caso que se 
muestra de “Base de Noticias”
Si aparece un campo con cuatro 
puntos adelante significa que 
está trayendo la información de 
una tabla no relacionada y nos 
mostrará un mensaje de error en 
el Modo Browse.
En cualquier momento, 
entrando a Menu­Layout­
Layout Setup podemos 
cambiar el nombre que le 
asignamos a nuestro Layout, 
entrando a Layout Name.
Podemos tener distintos 
layouts (no hay límite) para 
distintas formas de mostrar 
información de una misma 
tabla (ver siguiente sección).
Presentación de Información en 
Modo Lista
Listas de Teléfonos o Mails
Si tenemos una tabla de 
Teléfonos que nos presenta 
los campos como una forma 
o formulario. Podemos 
seleccionar los campos que 
queremos para hacer una 
lista por ejemplo en la que 
aparezca sólo nombre, 
apellido y teléfono. Para 
ello seleccionamos esos 
campos, los copiamos y 
creamos un nuevo layout, 
donde los vamos a pegar, 
como se explicó en la 
sección anterior.
En el nuevo layout, que podemos llamar Teléfonos Lista, 
pegamos los campos. Ponemos un titulo y un botón para ir a 
nuestro tablero principal y verificamos:
a) Que los nombres o etiquetas de los campos estén sobre la 
línea puntuada que marca la división entre el Header (Cabezal) y 
el Body (Cuerpo del layout).
b) Que los campos estén debajo de la línea puntuada pero sin 
tocar ésta (debe haber por lo menos un milímetro de separación). 
c) Cerramos el Body para que casi toque el borde inferior de los 
campos.
 d) Nos pasamos al Modo Browse y 
ahí entramos al Menu­View­View as 
List para que nos muestre la lista 
completa.

Modo 
Form 
(Forma)

Modo 
List 
(Lista)
También podemos escoger que nos presente los datos en modo 
tabla (View as Table) similar a una hoja de cálculo de Excel, lo 
que nos permitirá hacer ordenaciones (sort) de los datos con sólo 
dar un click sobre el titulo de la columna. 
Para que en vista de 
Tabla nos permita ver el 
cabezal y podamos 
incluir botones, tenemos 
que ir al Modo Layout. 
Entrar al Menu­
Layouts­Layout Setup. 
Escoger la pestaña 
Views y dar click sobre 
el botón Properties 
(Propiedades) y en el 
nuevo menú que abre 
dar una palomita en la 
opción Include header 
part (incluir cabezal) y 
dar Ok.
Esto nos permitirá tener una tabla con cabezal donde 
podremos poner botones de navegación y titulos a la tabla 
como se muestra en el ejemplo:
Clasificadores con listas de 
Valores
Para filtrar la información
Para clasificar los récord o registros, en nuestra lista de teléfonos 
incluímos un nuevo campo que se llame clave, donde vamos a 
poner valores que nos permitan filtrar o clasificar la información 
más fácilmente, en este ejemplo ponemos la institución a la que 
pertenecen. Pero podríamos poner valores como: “amigos”, 
“trabajo”, “familia”, “escuela”, “vecinos”, etc.
Para no tener que volver a escribir cada clave una y otra vez vamos 
a crear una lista de valores de la cual los vamos a seleccionar. 
En Modo Browse entramos al 
Menu­File­Manage­Value Lists…
Y ahí damos click sobre el botón 
New (Nuevo) para crear una 
nueva lista de valores (Value List)
Le ponemos nombre a la 
nueva lista de valores 
(Value List Name). En 
este ejemplo escogimos 
“Clave” y en la ventana 
Use Custom Values (Usar 
Valores) especificamos los 
valores que conforman esa 
lista, en este caso 
(Amigos, Vecinos, 
Escuela, Trabajo).
También podemos pedirle 
que use los valores que 
están en algún campo, 
utilizando la opción Use 
Values From Field:
Una vez creada la lista de valores, 
ahora la tenemos que vincular a un 
campo, pero primero creamos el 
campo entrando a Menu­File­
Database­Manage. Por ejemplo, 
creamos el campo “Clave”. Nos 
regresamos a modo layout, le damos 
dos click al nuevo campo y nos va a 
aparecer el menu de Control de 
Campos (Field/Control Setup). En 
“Display as” (Mostrar como) 
escogemos cómo queremos que nos 
despliegue la lista de valores (ver 
explicación en la siguiente página) 
y en “Display values from:” 
(Mostrar valores de:) escojemos la 
lista de valores que acabamos de 
crear o la que corresponda.
Tenemos 6 maneras en que nos muestre  Display as:
información:
­La normal que es Edit Box (Una caja de Texto)
­ Un Drop­Down Calendario (Un calendario 
desplegable, como ya lo vimos en anteriores 
secciones)
­ Drop­down List (Una lista de valores 
desplegables cuando damos click)
­ Pop­un Menu (una cajita de valores)
­ Checkbox Set (recuadros que nos permiten 
escoger dos o más valores. Por ejemplo: una 
persona que es “amigo” y “vecino”)
­ Radio Button Set (círculos que sólo nos 
permiten escoger uno y ningún otro valor. Sólo 
este) 
Una vez que escogimos 
Display values from:
el tipo de botón nos da la 
opción de seleccionar la 
lista de valores que 
vamos a utilizar. 
Podemos crear una 
nueva en Manage Value 
Lists (Administrar Listas 
de valores):
Ahora sí, en Modo Browse, si le damos un click en 
el campo Clave donde asociamos nuestra lista de 
valores del tipo Drop­Down List si le damos un 
click aparecerá nuestra lista de valores creada y con 
un solo click incorporamos la información.
Búsquedas y Ordenamiento de 
Información
Find and Sort
¿Para qué nos va a servir?
Si queremos realizar una investigación, un análisis, un 
estudio o un reportaje sobre un tema y queremos localizar 
aquellas notas que sean más relevantes sobre el mismo. La 
función Find and Sort (Buscar y Ordenar) nos va permitir 
trabajar con la inteligencia humana y la inteligencia artificial. 
Esta última nos permite localizar información y ordenarla 
muy rápidamente y la inteligencia humana nos va permitir 
con el modelo de Pensamiento Estructurado de la Matriz de 
Inteligencia nos va permitir mapearla, analizarla y 
sintetizarla, para postiormente presentarla en forma ejecutiva.
Primero extraemos mediante una búsqueda (Find) la 
información sobre un tema, luego la ordenamos y 
posteriomente buscamos sobre la misma en base a ciertos 
criterios directamente sobre las ocurrencias en el texto.
 Si tenemos una lista de valores 
Para hacer una búsqueda  podemos darle click sobre el 
entramos al Modo Find  campo donde queremos hacer la 
(Buscar). Dando un click  búsqueda y nos despegará la 
sobre el ícono en forma  lista de valores. Le damos click 
de lupa sobre el valor elegido y luego 
click en el botón Find
Nos desplegará los resultados que coincidan con el criterio de 
búsqueda elegido.
Si tenemos una tabla de 
Noticias, podemos buscar 
todas las notas que hablen de 
un personaje, de una 
institución o de un asunto o 
un objeto.
Por ejemplo, en esta tabla 
donde tenemos 7,629 
registros o récords, queremos 
encontrar todos aquellos en 
los que hablan de “Salinas” 
Nuevamente entramos al 
Modo Find y en el campo de 
notas escribimos “Salinas” 
(sin comillas) y le damos 
click en el botón Find. Nos 
dice que encontró 244 
registros. 

Con el librito de navegación 
podemos movernos entre los 
registros. Ir al primero o al 
último, al anterior o al 
posterior. 
Si queremos ver todos los 
registros. Entramos al Menu­
Records­Show All Records o si 
compiamos los botones de 
navegación siemplemente 
apretamos el botón azul (All).
Los registros aparecen en el 
orden en que fueron capturados a 
la base de datos, es decir los más 
antiguos primero.

Si no tenemos tiempo de revisar los 244 registros, podríamos 
utilizar el patrón abierto (PatternCount) para que nos cuente 
cuántas veces está registrado cada patrón en la nota, en este caso 
el patrón “Salinas” y luego pedir que nos lo ordene de mayor a 
menor para ir a los que sean más redundantes.
Ponemos en nuestro campo 
de Patrón Abierto, el mismo 
concepto “Salinas” que 
realizamos en nuestra 
búsqueda anterior. También 
podríamos utilizar otro 
criterio o dos criterios una 
para la búsqueda y otro para 
el patrón abierto.
Automáticamente nos cuenta 
en cada registro cuántas 
veces aparece ese patrón. Si 
es el mismo entonces el valor 
siempre debe ser mayor a 0 
(esto es para verificar que 
está funcionando bien 
nuestro contador de patrones)
Podemos buscar criterios más 
específicos, por ejemplo 
“Carlos Salinas” entre 
comillas, si no le ponemos 
comillas nos va a buscar todos 
los Carlos y todos los Salinas. 
Si le ponemos comillas sólo 
nos buscará específicamente 
ese criterio, aunque la 
búsqueda es más lenta, porque 
es más precisa. Evita que nos 
de casos donde hablen, por 
ejemplo, de “Roberto Salinas”
Por ejemplo, en este caso sólo 
nos localizó 127 notas y ya no 
las 244 que nos había dado 
sólo con el criterio “Salinas”
Búsquedas por Fechas

Podemos también buscar información para 
fechas específicas, utilizando los 
Símbolos (Symbols) entre los cuales 
tenemos:
< Less than (Menor que)
≤ less than or equal (Menor que o igual)
> Greater than (Más grande qué)
≥ greater than or equal (Más grande o igual que)
= Exact match (Relación exacta)
… range (rango)
! Duplicates (registros duplicados con la misma información)
// today´s date (fecha actual)
? Invalid date or time (fecha o tiempo inválido)
@ one character (un carácter)
# one digit (un dígito)
* zero or more characters (cero o más caracteres)
“” literal text (texto literal)
­ relaxed search (búsqueda relajada)
Si queremos buscar aquellas 
noticias que tengan el criterio 
“Salinas” pero que sean posteriores 
al primero de marzo. Entonces  
utilizamos el símbolo Luego le damos un click 
> Greater than (Más grande qué) sobre el Drop­Down 
Nos ponemos sobre el campo  Calendar para que lo 
Fecha de Creación dando un click  despliegue:
sobre el mismo y luego en el botón 
Symbols damos un click sobre el 
símbolo > (también lo podemos 
incorporar desde el teclado)
Escogemos la fecha 
correspondiente. En este 
caso fechas mayores al 
primero de marzo de 
2008, tal como se 
muestra

Damos click en el botón 
“Find” y entonces nos 
devolverá la búsqueda. En 
este caso nos salieron 140 
registros, ordenados por el 
orden en que fueron 
capturados. 
 Ordenar los Registros
Entramos al Menu­Records­Sort Records…
Nos sale el Menú de Ordenación de Registros 
(Sort Records). Si en el pantalla de campos 
aparece algún criterio damos click en el botón 
Clear All (limpiar todo). Y ahora seleccionamos 
con dos click el campo que vamos a ordenar, en 
este caso “Buscar Patrón Abierto”

Una vez seleccionado el 
Campos Pantalla de  campo elegimos si 
campos queremos que nos lo 
ordene ascendentemente 
Criterios
(ascending) o 
descendentemente 
(descending) o bajo otros 
criterios
Si lo pusimos en orden 
descentente, si nos vamos al 
primer registro entonces 
vemos que tiene 80 
ocurrencias de ese patrón. 
Eso nos indica que se trata 
de una nota relevante para el 
criterio que estamos 
buscando y ordenando (Find 
and Sort). 
La experiencia y la regla 
empírica 80/20 nos dice que  Si tomamos esas 16 notas (el 80%) y 
el 80 por ciento de las  les aplicamos los módulos de la 
primeras 20 notas  Matriz de Inteligencia vamos a poder 
encontradas y ordenadas van  hacer un análisis y una síntesis 
a ser muy relevantes para el  significativa, que la gente pensará 
criterio que nos interesa. que somos expertos en ese tema.
Buscar Ocurrencias

Si no queremos leer cada nota 
para encontrar en qué parte de 
la misma hablan del criterio que 
estamos buscando (por ejemplo 
podemos tener todo un libro en 
un campo y queremos saber en 
qué parte hablan de una 
persona) entonces utilizamos el 
Menu­Edit­Find/Replace/Find 
Replace y en el campo Find 
what (buscar qué), ponemos el 
criterio a buscar (puede ser el 
mismo que buscamos y 
ordenamos u otro)
En el campo de notas 
nos van apareciendo 
iluminadas en azul 
los ocurrencias del 
criterio que vamos 
buscando. 
Si cerramos la 
ventana 
Find/Replace 
(Buscar/Remplazar) 
podemos utilizar el 
shortcut control+G 
para ir navegando de 
una ocurrencia a otra 
dentro de un mismo 
registo o entre los 
distintos registros.
Para hacer un análisis/síntesis de un 
tema. Podemos abrir una nueva 
ventana con el comando Menu­
Window­New Windows y nos creará 
un clon de nuestra base de datos. 
Así podemos estar viendo en una 
ventana unos registros y estar 
trabajando en otra ventana con otro. 
O podemos estar en una ventana en 
modo Browse y en la otra en otro 
Layout de la misma base de datos.
Nota: mientras estamos en una 
ventana no podemos trabajar con el 
mismo campo o layout en otra 
ventana, ya que se generaría un 
conflicto.
Primero tomamos la esquina inferior derecha de cada ventana y la 
ajustamos al tamaño requerido. Luego ponemos una ventana junto a 
la otra. En la nueva ventana creamos un nuevo récord donde vamos 
a ir copiando los textos que seleccionemos de la primera ventana y 
que vamos localizando con Control + G, una vez que hicimos la 
búsqueda y la ordenación correspondiente (Find and Sort).
Si copiamos y pegamos todas las ocurrencias tendremos una 
síntesis de todos los registros, los cuales podemos luego editar 
para presentar un reporte.
Esta es una manera rápida de hacer análisis­síntesis.
 Imprimir

Especificar tamaño de papel
En Modo Layout las líneas 
punteadas en el layout nos 
indican el márgen físico de la 
página que va a ser impreso. 
Si nos pasamos a Modo 
Preview veremos una imagen 
de lo que se imprimirá.
Si queremos podemos 
modificar esos márgenes 
cambiando de impresora, de 
orientación del papel 
(vertical u horizontal) o 
cambiando de especificación 
de papel como se explica 
más adelante.
 Especificamos la impresora (Format 
Entramos al Menu­File­
For:), el tamaño de papel (Paper 
Page Setup 
Size) y la Orientación del Papel 
(vertical u horizontal).
Podemos elegir un 
tamaño de papel 
prestablecido (carta, 
oficio, tabloide, etc.) 
o un tamaño de papel 
definido previamente 
por nosotros (ej: 5 
Dhyani, Anillos 
mente Humana, 
Arbol, etc.) o 
podemos escoger la 
función Manage 
Custom Size que 
viene hasta el final y 
establecer un nuevo 
tamaño como se 
muestra en la 
siguiente página:
Damos click en el símbolo + 
para crear un nuevo papel 
personalizado. Le damos 
nombre y entonces 
establecemos el ancho (widht) 
y altura de la página (height), 
así como también los 
márgenes y damos Ok y 
verificamos que ahora vamos 
a utilizar ese papel en el menú 
de establecer página (Setup 
page)
 Glosario

Términos y conceptos
Shortcut.­ Atajo para insertar comandos pulsando teclas en lugar 
de entrar a los menús. Por ejemplo, en lugar de entrar al Menu­
Edit­Copy simplemente apretamos las teclas Manzanita+C, que 
se simbolizan con 

Browse. Uno de los 4 modos de trabajo en FileMaker. Significa 
hojear. En ese modo podemos pasar de un registro a otro 
(records) de nuestra base de datos. Browse significa como hojear 
en un tarjetero.
Layout. Significa pizarrón o diseño. Es el tablero donde vamos a 
poner nuestros campos, logotipos, títulos, líneas, recuadros. Es 
donde diseñamos nuestros formularios. Es un gran pizarrón que 
tiene la ventaja de que es uno de los más grandes que nos ofrece 
cualquier programa de cómputo. Es como una gran pared en 
blanco en la cual podemos poner prácticamente lo que queramos: 
fotografías, logos, texto, etc.
Menu. Siempre que nos referimos al Menú hablamos de los 
comandos que se encuentran en la parte superior de la ventana y 
los cuales van a cambiar de acuerdo al Modo en que estemos 
trabajando (Browse, Find, Layout o Preview)
Como se puede observar, hay comandos que
se repiten, que son los primeros cinco (File,
Edit, View, Insert, Format) y los últimos tres
(Scripts, Windows, Help). Pero los intermedios
cambian de acuerdo al modo:
- En modo Browse, tenemos Records,
- En modo Layout, tenemos Layouts y Arrange
- En modo Find, tenemos Requests
- En modo Preview, tenemos Records

-Aunque algunos submenús no cambian de

acuerdo al modo en que estemos, lo que sí
cambia es si están habilitadas o no algunas
funciones. Las que no lo están aparecen en
gris y las que sí lo están en negro.
Matriz de Inteligencia. Siete niveles de conocimiento y siete 
niveles de percepción. En su primera base denominada de 
Pensamiento Estructurado (N1­S3) permite hacer un análisis y 
una síntesis de un proyecto de una manera ordenada, lógica, 
secuencial y bastante precisa y exacta.
Estructura de la Base de Datos

Tablas y Funciones Mínimas