INVENTORY CONTROL

MANAGEMENT
(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

Sinta Ratna Dewi, S.Farm, M.Si, Apt

 Inventory Control ?
 Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga
sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi
tersebut dapat dilaksanakan secara efektif.

 Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

 * Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan
dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang
tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung
terhadap perolehan kembali atas investasi.
 * Pengendalian persediaan juga penting dalam
menentukan stok yang benar
Pengendalian Persediaan yang Efektif ?
 Pengendalian persediaan yang efektif adalah
mengoptimalkan dua tujuan :
 1. Memperkecil total investasi pada persediaan
 2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk
memenuhi permintaan konsumen.

 Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

 1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu
waktu.
 2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.
 3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan
pengawasan.
Masalah Pengendalian Persediaan

 Masalah klasik dari pengendalian persediaan

adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara
pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang
ditimbulkannya.
Pertimbangan Biaya variabel :
1. Biaya penyimpanan
 Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan
jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian,
penerangan, keusangan, dll.
2. Biaya pemesanan
 Biaya yang setiap kali harus ditanggung dalam pemesanan
suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan
pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.
3. Biaya penyiapan
 Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi
suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli
tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak
terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan,
ekspedisi.
4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan
Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak
mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut,
seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,
biaya kegiatan administrasi, dll.

Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara
yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya
persediaan.
 Tujuan Inventory Control
 Tujuan dari persediaan yang paling penting :
 Melindungi dari kerugian.
Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi
dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat
dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba
meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik
tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat
melindungi persediaan dari stok kosong.
 Membuat sistem pengadaan/ manufaktur.
Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur
biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari
sistem persediaan yang baik.
Tujuan Inventory Control (cont’n)
 Meminimalkan waktu tunggu.
Sistem persediaan dapat meningkatkan
ketersediaan obat secara optimal, sehingga
pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.
 Meningkatkan efisiensi transportasi.
Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada
sistem persediaan atau stok.
 Mengantisipasi fluktuasi.
Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi.
Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan
permintaan yang tidak menentu.
 Model-Model Pengendalian
Persediaan
 Ada beberapa model sistem pengendalian
persediaan yaitu :
 1. Model ABC
 2. Model EOQ
 3. Model VEN
 4. Model JIT
 Model ABC (Always Better Control)
 Analisis yang digunakan utk mengurutkan jumlah
pemakaian, kemudian mengkelompokan jenis barang
dalam upaya mengetahui jenis pergerakan obat yg meliputi
berbagai jenis obat,banyaknya jumlah obat serta pola
kebutuhannya

 Kel Jumlah item Jumlah nilai/investasi

 A 20% 75%
 B 30% 20%
 C 50% 5%
TOTAL 100% 100%

 Penjelasan

 Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20%

dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari
total nilai inventory (obat fast moving)
 Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30%
dari item tapimempunyai nilai investasi sekitar 15% dari
total nilai inventory (obat moderate)
 Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50%
dari item tapimempunyai nilai investasi sekitar 5% dari
total nilai inventory (obat slow moving)
 kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal,
maka harus dikendalikansecara ketat yaitu dengan
membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar
dapat dilakukan monitoring secara terus menerus.
 Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah
dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit
atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam
penyimpanan.
 Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak
seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan
penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk
dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan
sekali.
 Cara penyimpanan kelompok B disesuaikan dengan jenis
obat dan perlakuannya.
 Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar
pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B
dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan
dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan
biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat
 ANALISA ABC
Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya
dg mengatur pembelian yg lebih sering dan
pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk
obat kelas A
2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat
klas A dan penyimpanan harus diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk klas
A harus dicatat secara ketat
ECONOMIC ORDER
QUANTITY
(EOQ)
Model EOQ (Economic Order Quantity)
 Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas
barang yang diperoleh dengan biaya yang minimal, atau
sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal /
ekonomis
 Syarat persediaan yang ekonomis adalah terjadinya
keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan. Makin besar persediaan berarti resiko
penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun,
sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih
besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya
distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya
optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara
membangun persediaan serta biaya distribusi dan
pemesanan.
 Biaya pemesanan (ordering costs) merupakan biaya-biaya
penempatan dan penerimaan pesanan. Contohnya adalah
biaya memproses pesanan (dokumen-dokumen), asuransi
untuk pengiriman dengan kapal laut, dan biaya-biaya
bongkar muatan.
 Biaya penyimpanan (carrying costs) merupakan biaya-
biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan.
Termasuk didalamnya adalah asuransi, pajak persediaan,
keusangan, dan biaya kesempatan dari dana-dana yang
tersimpan dalam persediaan, biaya-biaya penanganan
persediaan, dan biaya gudang.
 Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam
rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order
Quantity / EOQ)
 EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co
 Cm . U Cm . U S

 Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)
 Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam
setahun
 S : Jumlah permintaan setahun
 U : Cost per unit
 EOQ
 Teknik pengendalian persediaan tertua
dan paling terkenal, mudah digunakan
 Ada beberapa asumsi:

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat

konstan
2. Lead time, waktu antara pemesanan &
penerimaan pesanan, diketahui dan
bersifat konstan
 EOQ
3. Persediaan diterima dengan segera 
persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk
kumpulan produk, pada satu waktu
4. Tidak mungkin diberikan diskon
5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya
pemesanan dan biaya penyimpanan
persediaan sepanjang waktu
6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama
sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu
yg tepat.
 Buffer stok
 Persediaan tambahan yg diadakan untuk melindungi dan
menjaga terjadinya kekurangan stok.
 Buffer stok sangat penting karena sering terjadi pesanan
baru datang setelah lead time terlampaui mis dikarena kan
banjir dll, sehingga berakibat terjadinya stock out
sehingga terganggunya pelayanan
 Biasanya buffer stok digunakan untuk obat kategori
vital/langka
 Perhitungan :
 SS= Z x d x L
Z : service level (2,05 =98%)
d : rata2 pemakaian
L ; Lead time
 Reorder point
 titik pemesanan yang harus dilakukan suatu
perusahaan sehubungan dengan adanya lead
time dan safety stock.
 Perhitungan :
 ROP = (d X L) + SS
 d : permintaan harian
 L : lead time
 SS ; Safety stock/buffer stock
 Model VEN (Vital Essential Non-essential)

Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu pengelolaan

obat yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat
terhadap kesehatan pasien. VEN ini terdiri dari 3 kategori,
yaitu :
V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk
kelangsungan hidup.
E : Essential, obat-obat penting yang dapat melawan
penyakit tapi tidak vital.
N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang penting,
dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja.
 PUT (Prioritas, Utama,
Tambahan)
 Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan
sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV
 Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber
dana tertentu. Pada analisis ABC dan VEN
termasuk dlm kelompok AE, BE, CE
 Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah
obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis
ABC-VEN dlm kelompok AN, BN dan CN
 Model JIT (Just In Time)
 Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara
perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit
atau apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan
kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat
perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan.
 Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila
persediaan hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika
tidak didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok
pengamanan, maka akan mengakibatkan terganggunya system
pengelolaan obat.
 JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu :
 1. Pengurangan lead time
 2. Penurunan persediaan ke tingkat minimum
 3. Keandalan Equipment
 4. Arus produksi yang berimbang
 5. Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.


 Upaya efisiensi
1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan
dengan metode ABC dan VEN
2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan
stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan
analisis EOQ = Economic Order Quantity
3. Kadaluwarsa dan rusak
4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan