ALCALDIA DE TULUA

SECRETARIA DE GOBIERNO,
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
2011
CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN A LOS JÓVENES
PARA VINCULARLOS AL DESARROLLO
ECONÓMICO, EN TEMÁTICAS DE PENSAMIENTO
EMPRENDEDOR Y DINÁMICAS PRODUCTIVAS.
ADMINISTRACION

Administración es el trabajo
implicado en la combinación
y dirección del uso
especifico de los recursos
para lograr propósitos
específicos.
 CONCEPTO DE ADMINISTRACION

Es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla

y ejecuta organizadamente sus actividades y
operaciones, aplicando los principios que le permitan
en conjunto tomar las mejores decisiones para ejercer
el control de sus bienes, compromisos y obligaciones
que lo llevarán a un posicionamiento en los mercados
tanto nacionales como internacionales.
PROPOSITOS DE LA ADMINISTRACION
 LA ADMINISTRACION EN LA ANTIGUEDAD

Desde la antigüedad la administración ha sido necesaria para

garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales.
·
En la antigua Grecia, Sócrates ya hacia referencia a la
universalidad del pensamiento administrativo, argumentando que
así como cada individuo poseía la habilidad para controlar y dirigir
(administrar) una familia, de igual manera lo podía hacer en los
asuntos públicos. Ya que según él, éstos difieren de los asuntos
familiares sólo por el tamaño de la empresa.
 DEFINICION ETIMIOLOGICA

La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia,

y de "ministratio".

Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo

compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del
sufijo "ter", que sirve como término de comparación. Si pues
"magister" (magistrado), indica una función de preeminencia
o autoridad −el que ordena o dirige a otros en una función−,
"minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación
u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de
otro; el que presta un servicio a otro.
 Administración
Administración es el arte de hacer las cosas por
conducto de las personas.
Mary Parker Follet
 Administración es el conjunto de habilidades y
conocimientos que posee una persona para usar
adecuadamente los recursos de que dispone , con
objeto de alcanzar objetivos preestablecidos

Claude S. George
 Administración es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de una
institución, utilizando los recursos disponibles para
alcanzar metas declaradas

James A. F. Stoner
 Es un dispositivo que organiza y realiza la
transformación ordenada de la información, recibe la
información del objeto de dirección, la procesa y la
transmite bajo la forma necesaria para la gestión,
realizando este proceso continuamente".
·
· Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar

H. Fayol
"Es la dirección eficaz de las actividades y la
colaboración de otras personas para obtener
determinados resultados".

Guzmán Valdivia
 Es un proceso social que lleva consigo la
responsabilidad de planear y regular en forma eficiente
las operaciones de una empresa, para lograr un
propósito dado".

E. F. L. Brech
Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con
base en un profundo y claro conocimiento de la
naturaleza humana". Y contrapone esta definición con
la que da sobre la organización como: "la técnica de
relacionar los deberes o funciones específicas en un
todo coordinado".
·
J. D. Mooney
 "Una técnica por medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un
grupo humano particular".
·
Peterson and Plowman
 La Administración es "la dirección de un organismo
social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes".
·
Koontz and O'Donnell
"Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la
máxima eficiencia en las formas de estructurar y
manejar un organismo social".
·
Reyes Ponce
 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

Universalidad. Se da donde quiera que existe un

organismo social, porque en él tiene siempre que existir
coordinación sistemática de medios. La administración se da
por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en
las instituciones educativas, en la iglesia, etc. Y los
elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente
existan variantes accidentales.
Su especificidad. Aunque la
administración va siempre
acompañada de otros fenómenos
de índole distinta, el fenómeno
administrativo es específico y
distinto a los que acompaña. Se
puede ser un magnífico ingeniero
de producción y un pésimo
administrador.
Su unidad temporal. Aunque se
distingan etapas, fases y
elementos del fenómeno
administrativo, éste es único y,
por lo mismo, en todo momento de
la vida de una empresa se están
dando, en mayor o menor grado,
todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. Así, al
hacer los planes, no por eso se
deja de mandar, de controlar, de
organizar, etc.
Su unidad jerárquica. Todos
cuantos tienen carácter de
jefes en un organismo social,
participan en distintos grados
y modalidades, de la misma
administración. Así, en una
empresa forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente
general, hasta el último
mayordomo".
Valor Instrumental: La administración es un instrumento
para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente
práctica y mediante ésta se busca obtener resultados
determinados previamente establecidos.
Flexibilidad: La administración se adapta a las
necesidades particulares de cada organización. La
rigidez de la Administración es inoperante.
Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los
niveles jerárquicos o subsistemas de una organización.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración se aplica en todo tipo

de organizaciones.

Las cinco funciones administrativas en

torno a las cuales se organiza el
conocimiento son:
¨ La planeación
¨ La organización
¨ La integración de personal
¨ La dirección
¨ El control
 PLANEACIÓN.

Procedimiento que implica la

selección de misiones y
objetivos, y de las acciones
para llevar a cabo las primeras
y alcanzar los segundos;
requiere tomar decisiones,
esto es, elegir entre
alternativas de futuros cursos
de acción
 PLANEACIÓN
·

Es decidir con anticipación que se debe hacer,

cómo hacerlo, dónde y quien lo hará.

Es el puente que va desde el lugar donde

estamos hasta el lugar donde queramos llegar
en un futuro deseado.
Hace posible que ocurran las cosas que que
de otra manera no sucederían.
Para que el esfuerzo colectivo sea eficaz, las
personas deben saber que es lo que se
espera que hagan.
 OTRO CONCEPTO DE PLANEACION

Es la base fundamental del proceso administrativo, ya

que en ella la empresa predetermina las actividades a
desarrollar y los resultados que se deben obtener en
las operaciones de un futuro deseable, posible y
probable.
Los elementos de una buena planeación para
tener en cuenta son:
1-Un Buen Diagnóstico:

Debe ser exacto y acertado para

que nos muestre la realidad de las
cosas, sin falsas expectativas y en
un escenario real, ajustado a las
actividades planificadas.

Debe marcar el entorno interno y

externo, de tal manera que se
muestren en forma completa los
alcances reales de la empresa.
 2-Objetivos Bien Definidos:
Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el
tiempo estipulado en la fase de planeación. Por su
duración, en el logro de resultados pueden ser a largo
(mas de dos años), mediano (dentro de los dos años) y
corto plazo (hasta por seis meses).
Uno de las grandes virtudes del principio administrativo,
es la decisión de la dirección en establecer objetivos:
claros, concretos, factibles, medibles y posibles de
alcanzar en el tiempo estipulado por ella, para esto es
necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del
desarrollo de cada una de las actividades del plan.
 3-Selección de Estrategias:
La dirección escogerá la forma y manera de lograr los
objetivos propuestos en el plan, previo análisis de cada
situación en particular, por lo tanto elegirá la más acertada
decisión para la empresa.

La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la

empresa y debe sincronizar las actividades entre producción,
finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá
flexibilidad que le permita ajustarse de Acuerdo a los
cambios o circunstancias que puedan presentarse.
 4-Criterios de Evaluación:

La calidad como finalidad

esencial del proceso
administrativo, conlleva a la
medición permanente en su
desarrollo y los tiempos precisos
que se esperan lograr en cada
paso de lo estipulado en el plan.
 Pasos de la planeación

· Atención a las oportunidades

· Establecimiento de objetivos
· Desarrollo de premisas
· Determinación de cursos de acción
alternativos
· Evaluación de cursos de acción
alternativos
· Selección de un curso de acción
· Formulación de planes derivados
· Traslado de planes a cifras por medio
de la presupuestación
 Misión

Son los fines esenciales o directrices

que definen la razón de ser, naturaleza y
carácter de cualquier grupo social.
·
En la misión o propósito se identifica la
función o tarea básica de una empresa
o institución o de
una parte de ésta.
·
 Otra definición de Misión
La misión indica la manera como una organización
pretende lograr y consolidar las razones de su
existencia.
Señala las prioridades y la dirección de las actividades
de una organización, identifica los mercados a los que
se dirige, los clientes a los que quiere servir y los
productos que quiere ofrecer. Determina la contribución
de los diferentes agentes en el logro de los propósitos
básicos de la organización.
 REQUISITOS

· Elconcepto de su empresa. Que es

· La naturaleza de su negocio. Que
hace
· La razón para que exista su empresa.
· La gente a la que usted sirve.
· Los principios y los valores bajo lo
que usted pretende operar.
 Preguntas para definir la Misión
· ¿Cuál es la retribución que ofrece la organización a sus
diferentes grupos de interés?
· ¿Cuáles son los principales valores y principios en la
organización?
· ¿Qué se entiende por productividad, eficiencia, calidad y
rentabilidad en la organización?
· ¿Cuál es el campo de acción de la organización?
· ¿Qué productos y servicios ofrece en el mercado?
· ¿Cuál es el valor agregado que genera a sus clientes?
· ¿Qué segmentos del mercado desea atender con prioridad?
· ¿Qué necesidades y requerimientos desea satisfacer?
· ¿Cuál es su principal ventaja competitiva?
 Ejemplo de Misión

La meta principal de beta company es desarrollar, fabricar y

comercializar fibras artesanales y productos relacionados para los
mercados industrial y textil en una forma innovadora, de tal manera
que se asegure una rentabilidad a largo plazo. Nuestro propósito es
utilizar tecnología desarrollada en todo el mundo y a nivel interno, a
fin de mejorar la posición de liderazgo en la calidad de los bienes y
servicios que ofrecemos a nuestros clientes.
 Otro Ejemplo de Misión

El compromiso central de ALCATEL es la satisfacción de las

necesidades y expectativas del cliente, suministrándole
soluciones integrales de comunicación de la más avanzada
tecnología en todos los campos, garantizando su eficacia en
el tiempo para mantenernos como lideres en servicio y
rentabilidad
 Otro Ejemplo de Misión

La misión de todas las empresas de nuestro grupo es

participar en los procesos de desarrollo del país, mediante la
generación de empleo y bienestar a través de la promoción
de actividades innovadoras en los sectores industriales,
agrícola, comercial y otros relacionados, proporcionando un
manejo racional de los recursos que conduzcan a una
retribución justa para nuestros accionistas, colaboradores y
para la sociedad en general.
 Otro ejemplo de Misión

Somos una empresa vanguardista orientada en todo

momento a lograr que nuestros productos cuenten con
la elegancia, moda, tendencia y calidad que nuestros
clientes mas exigentes merecen tener.
 Otro Ejemplo de Misión

General Motors esta en el negocio del

transporte (misión primaria) provee
vehículos para el transporten de
pasajeros y carga, dirigidos a una gran
variedad de clientes y mercados
 Otro Ejemplo de Misión

Ser la compañía de productos empacados para el

consumidor más exitosa del mundo. Seguimos nuestra
misión al:
– Mantener la mayor calidad de personal
– Proteger y crear nuestras franquicias de marca
– Desarrollar nuevos negocios rentables
– Maximizar la productividad y sinergia
– Hacer realidad la administración de la calidad total
– Administrar con una perspectiva global
 Visión
Vista trascendente de lo que es posible.

La visión se redacta en términos descriptivos de

una realidad deseada cuando las metas y los
objetivos sean cumplidos.
·
Cómo me gustaría que fuera
·
Cómo debe ser la organización en un futuro
determinado
 Otra definición de
Visión
·Es un conjunto de ideas generales, algunas
de ellas abstractas, que proveen el marco de
referencia de lo que una empresa quiere y
espera ver en el futuro
 REQUISITOS

· Es breve; de preferencia con menos

de diez palabras.
· Es fácil de captar y recordar.
· Inspira y plantea retos para su
logro.
· Es creíble y consistente en los
valores estratégicos y la misión.
· Muestra la esencia de lo que debe
llegar a ser su compañía.
Elementos de una visión

Formulada para los líderes

Dimensión del tiempo
Integradora
Amplia y detallada
Positiva y alentadora
Realista y posible
Consistente
Difundida interna y externamente
 Ejemplo de Visión

Ser una empresa reconocida, distinguida, renombrada y

demandante, en el mundo textil enfocada a la elegancia y
vanguardia gracias s la buena reputación y distinción
adquirida por nuestros productos de gran calidad siempre en
contacto con la tendencia y moda , logrando asi enfrentar
mercados internacionales.
 Más Ejemplos de visión

Nos vemos ofreciendo servicios en tres nuevas plazas del

país, con estructura propia y excelente servicio.
Con sistemas administrativos integrados, completamente
automatizados, precisos, eficientes y versátiles.
Con capacidad de respuesta ante mercados depresivos
cumpliendo los requerimientos de rentabilidad.
Nos vemos con productos desarrollados acordes a las
necesidades de los clientes, convirtiéndonos en una
importante opción en el mercado por calidad, agilidad,
innovación y por flexibilidad del sistema.
 Más Ejemplos de visión

Empresa líder dentro de la industria de acabados

de la construcción, por su éxito con los clientes,
innovación, tecnología y habilidad para competir
exitosamente en los mercados internacionales.
Destacando además por su dedicación a la
formación, capacitación y desarrollo de sus
empleados, respeto integral al medio ambiente y
compromiso con el desarrollo del país.
 OBJETIVOS
Son los resultados globales que una
organización espera alcanzar en el
desarrollo de su visión y misión.
Involucran a toda la organización
Definidos al mas alto nivel
Sirven de marco para los objetivos
funcionales
 Características de un buen
Objetivo

Es medible
Establece un plazo para alcanzarlo
Define al responsable del mismo
 Ejemplos de buenos y malos
objetivos

Objetivo deficiente
– Mejorar la moral de las gerencias

Objetivo mensurable
– Disminuir la rotación entre los
gerentes de marketing un 10 % para
el 1 de mayo de 2000
 Ejemplos de buenos y malos
objetivos

Objetivo deficiente
– Mejorar las actividades de capacitación

Objetivo mensurable
– Proporcionar capacitación en ventas a 20
personas, que produzca un aumento
promedio de las ventas en 5 % para el 1
de junio de 2011
 LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

Como consecuencia de que el hombre vive en sociedad se

ha visto la necesidad de dividir el trabajo entre sus diferentes
miembros, lo que ha hecho posible la especialización con el
consiguiente aumento de la productividad, la consecución de
una mayor calidad de los productos obtenidos y a un menor
coste.
 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Organización es la combinación de los
medios técnicos, humanos y financieros
que componen la empresa: edificios,
máquinas, materiales, personas…, en
función de la consecución de un fin, según
las distintas interrelaciones y
dependencias de los elementos que lo
constituyen.
El primer paso en la organización
de la empresa será la definición o
descripción de los puestos de
trabajo, así como la asignación de
responsabilidades y posteriormente
tendrá lugar el establecimiento de
las relaciones de autoridad y
coordinación, mediante la
determinación de los niveles de
jerarquía o escalas de autoridad
que es lo que se llama estructura.
(Ver figura)
 NIVELES DE ORGANIZACIÓN

Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles de

organización según la dimensión de la empresa y según el
ámbito de supervisión de subordinados que pueda controlar
el jefe. Si ésta es pequeña y tiene pocos empleados podrán
ser dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y
teniendo más trabajadores se tendrán que ir constituyendo
mandos intermedios, que irán aumentando conforme se
incrementa el número de subordinados.
 Tenga en cuenta que…

Cuando la tarea a ejecutar se realiza

por una sola persona no se presentan
problemas, pero si se exige la
participación de varias personas es
necesario organizarla.
 La Organización pretende:
a) Cada individuo conozca lo que hacen los
demás.
b) Conocer sus funciones y sus obligaciones
en el proceso de trabajo.
c) Tener una información de todas las
actividades que se desarrollan en el trabajo,
con el fin de dar al trabajador una visión más
clara y de conjunto que facilite la comprensión
del objetivo final de la empresa.
 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Son pautas con fines orientativos

para la dirección de la empresa.

Es necesario tener en cuenta estos

principios antes de hacer la elección
de una estructura.
Entre muchos principios que podríamos citar destacamos los
siguientes:

1) Definición de objetivos de la empresa.

2) Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo
superior y que conozca que depende de él, y que el superior
conozca sus subordinados. Esto contribuye a una clara
asignación de órdenes, evitando interferencias.
3) Unidad de Dirección
4) Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor
responsabilidad.
 5) Extensión del control: fijar el ámbito de
autoridad.
6) Homogeneidad de tareas.
7) Graduación o jerarquía de la autoridad.
Debe estar claramente establecido quiénes
tienen la facultad de ordenar la realización de
las distintas tareas.
8) Equilibrio en la organización.
 EL ORGANIGRAMA

El organigrama empresarial es la representación

gráfica de la estructura organizativa de la
empresa. Es como una fotocopia de la
estructura de la empresa, captada en un
momento de su vida.
Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma
que si hay cambios en su empresa, este organigrama se
pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un
nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben
ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las
que se debe informar.

La estructura de organización es como una red de

comunicación a través de la cual se transmite información.
Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:
 CLASES DE ORGANIGRAMAS

Vertical: situándose el
origen en el centro de la
parte superior y bajando
por escalones sucesivos.
El conjunto presenta una
imagen piramidal.
 CLASES DE ORGANIGRAMAS

Horizontal: con
desarrollo de izquierda
a derecha. Adopta la
misma figura de
pirámide con la base a
la derecha.
 DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es la agrupación de puestos de trabajo homogéneos en

unidades organizativas con el fin de coordinar, supervisar
y controlar las actividades y funciones para conseguir los
objetivos marcados. Está directamente relacionada con el
tamaño de la empresa y con la complejidad de las
operaciones, actividades y funciones.
En una empresa nos podemos
encontrar con las siguientes áreas o
funciones:

Función de dirección: planificación,

organización, coordinación,
comunicación y control.
• Función de administración:
gestión de almacenes, de nóminas y
seguros sociales, facturación, archivo,
contabilidad, informática, etc.
• Función financiera: Financiación,
presupuestos de tesorería, seguros,
inversiones, etc.
Ejemplo de Departamentalización
• Función de producción: planificación y programación,
aprovisionamiento, control de calidad, métodos y tiempos. Suelen
tener un staff de I+D.
• Función comercial : equipo de ventas y administración comercial.
• Función de marketing: diseño de estrategias de marketing
(producto, precio, distribución y comunicación) y tareas técnicas.
• Función de personal o de recursos humanos: planificación de
personal, empleo y formación, contratación, relaciones laborales,
médico y seguridad y administración de personal.
• Función de I+D: comprende las funciones de investigación y
desarrollo de nuevas técnicas y productos.
Una o más áreas o funciones
pueden formar un departamento,
por ejemplo las funciones de
administración y financiera se
suelen agrupar en el
departamento ECONÓMICO-
FINANCIERO, al igual que las
funciones comercial y
marketing que suelen
agruparse en un departamento.
 Formas de departamentalización más usuales:
A) Por funciones o por
departamentos Se organizan
agrupados en función a las
especializaciones: departamento
comercial, departamento técnico,
departamento administrativo,
departamento financiero. Esta
disposición es la más utilizada en la
organización o estructura centralizada
empresarial, porque todos los puestos
están controlados por el presidente o
director general de la empresa.
B) Por producto: Agrupaciones
por producto o servicios.
C) Por clientes: Se establecen
las unidades organizativas de
acuerdo al segmento del mercado
al que vayan dirigidos.
D) Geográfica: Las actividades y
funciones se agrupan en torno a
zonas geográficas.
E) Por procesos: La actividad se
organiza según las fases que
componen el proceso de
producción.
Ejemplos de Departamentalización
Ejemplos de Departamentalización
Ejemplos de Departamentalización
Ejemplos de Departamentalización
 ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Todo el estudio realizado hasta este momento sobre
organización corresponde a una estructura constituida, es
decir, a una estructura de organización formal representado
por los organigramas. Este esquema externo está
globalmente constituido con vistas a la consecución de un
objetivo común.
La organización informal surge de las relaciones de tipo
social que se crean entre varias personal que se encuentran
en contacto mutuo, constituyendo un grupo social cuyo
origen es por lo tanto espontáneo, no organizado con vistas
a un objetivo.
Todo el estudio realizado hasta este
momento sobre organización corresponde
a una estructura constituida, es decir, a
una estructura de organización formal
representado por los organigramas.

Este esquema externo está globalmente

constituido con vistas a la consecución de
un objetivo común.
Lo ideal es que coincidan la estructura formal e
informal y que los jefes formales sean también
líderes informales, si no logran el que se reconozca
la estructura informal deben evitar choques
frontales en los que aún teniendo el poder y la
fuerza provocarán una guerra de guerrillas de los
grupos informales que repercutirán en la marcha de
la empresa.
En resumen, en la organización informal confluyen,
pues, intereses personales contrapuestos que no
pueden ser manifestados en la estructura oficial,
aunque deben se aceptados y conocidos por la
dirección, tratando de que apoyen los objetivos
generales de la empresa.