Procesos Administrativos

 En una oficina, el diagrama de proceso puede indicar el recorrido de una

hoja de tiempos, de un vale de materiales, de una orden de compra u
otro documento cualquiera, a traves de sus diversas fases.
 El diagrama puede iniciarse con la primera anotacion en el documento y
recoger todas sus fases hasta que se archiva o se destruye.
 Una empresa se puede representar a traves de un triangulo; donde la
parte de encima estara el directorio; el gerente general; sub-gerentes;
jefes de departamentos; jefes de secciones y asi sucesivamente hasta
llegar a los barredores; porteros y serenos.
 Como fluye la informacion de la empresa; de arriba hacia abajo;
conforme va descendiendo la informacion tiene que ser mas detalla; la
informacion que fluye de abajo para arriba; tiene que ser mas resumida;
hasta llegar a la gerencia general y directorio. Existen muchos
documentos dentro de la empresa; por ejemplo elaborar un programa
de produccion; tiene que estar un plan de ventas donde indique que
vender y cuanto vender; el programa de produccion tiene que
contemplar que productos, que cantidades y cuando producir; esto se
eleva a gerencia financiera; la misma que elabora un plan financiero para
la empresa; contemplando los desembolsos en funcion del tiempo.
Recien estariamos en condiciones de definir; que producir, cuanto
producir. Este es un ejemplo de un documento adminsitrativo.
 El proceso es un pedido de pequenas herramientas; el diagrama
empieza en la mesa del supervisor y termina en la mesa de la
mecanografa en el departamento de compras; todo esto sucede en
el departamento de laboratorio de investigacion.
 Propuesta de pedido escrita por el supervisor(un copia); sobre la
mesa del supervisor(esperando la ordenanza); por la ordenanza al
secretario del interventor; sobre la mesa del secretario(en espera de
ser mecanografiada); mecanografiado de la propuesta de
pedido(copia de la propuesta original); por el secretario al
interventor; sobre la mesa del interventor(esperando la aprobacion);
examen y aprobacion del interventor; sobre la mesa del
interventor(esperando la ordenanza); al departamento de compras;
sobre la mesa del agente de compras(esperando su aprobacion);
examen y aprobacion; sobre la mesa del agente de
compas(esperando la ordenanza); a la mesa de la mecanografa;
sobre la mesa de la mecanografa(esperando el mecanografiado del
pedido); mecanografiado del pedido; en la mesa de la mecanografa(
esperando su envio a la oficina central).
 Se pide levantar el proceso de este documento administrativo;
criticarlo y proponer mejoras.
 x
DIAGRMA DE PROCESO
Método actual
Método propuesto
AUJETO DEL DIAGRAMA pedidos de pequeñas herramientas FECHA 10-12-47 .
El diagrama empieza en la mesa del supervisor y termina en la mesa de la HECHO POR J.C.H. .
mecanógrafa en el departamento de compras. DIAGRAMA Nº R 136 .
DEPARTAMENTO laboratorio de Investigación HOJA Nº 1 DE 1 .

DISTANC TIEMPO SIMBOLOS DESCRIPCION DEL PROCESO

IA EN DEL DIAGRMA
EN MINUTOS
METROS

Propuesta de pedido escrita por el supervisor (una copia)

Sobre la mesa del supervisor (esperando al ordenanza)

19,5 Por el ordenanza al secretario del interventor

Sobre la mesa del secretario (en espera de ser mecanografiada)

Mecanografiado de la propuesta de pedido (copia de la propuesta original)

4,5 Por el secretario al interventor

Sobre la mesa del interventor (esperando la aprobación)

Examen y aprobación del interventor

Sobre la mesa del interventor (esperando al ordenanza)

6 Al departamento de compras

Sobre la mesa del agente de compras (esperando su aprobación)

Examen y aprobación

Sobre la mesa del agente de compras (esperando al ordenanza)

1,5 A la mesa de la mecanógrafa

Sobre la mesa de la mecanógrafa (esperando el mecanografiado del pedido)

Mecanografía del pedido

En la mesa de la mecanógrafa (esperando su envió a la oficina central)

31,5 3 4 2 8 Total
 Diagrama de recorrido de este documento
administrativo; metodo actual. El supervisor
redacta la propuesta de pedido que es escrita a
maquina por el secretario, aprobada por el
interventor y por el agente de compras; finalmente,
se mecanografia el pedido definitivo.
 Una vez teniendo los dos diagramas; se debe hacer
la critica a los dos procesos
 Disenar el Proceso propuesto
 LABORATORIO DE INVESTIGACION

Oficina del supervisor

Agente de compras

Oficinas

Secretario

Interventor
 DIAGRMA DE PROCESO
Método actual
Método propuesto x
AUJETO DEL DIAGRAMA pedidos de pequeñas herramientas FECHA 10-12-47 .
El diagrama empieza en la mesa del supervisor y termina en la mesa de la HECHO POR J.C.H. .
mecanógrafa en el departamento de compras. DIAGRAMA Nº R 136 .
DEPARTAMENTO laboratorio de Investigación HOJA Nº 1 DE 1 .

DISTANCIA TIEMPO SIMBOLOS DESCRIPCION DEL PROCESO

EN EN DEL DIAGRMA
METROS MINUTOS

Propuesta de pedido escrita por triplicado por el supervisor

Sobre la mesa del supervisor (esperando al ordenanza)

22,5 Por el ordenanza al agente de compras

En la mesa del agente de compras (esperando la aprobación)

Examen y aprobación por el agente de compras

Sobre la mesa del agente de compras (esperando su envió a la oficina central)

RESUMEN

METODO METODO DIFERENCIA

ACTUAL PROPUESTO

Operaciones 3 1 2

Transporte 4 1 3

Esperas 8 3 5

Inspecciones 2 1 1

Distancia
recorrida 31,5 22,5 9
en metros

22,5 1 1 1 3 Total
 LABORATORIO DE INVESTIGACION

Oficina del supervisor

Agente de compras

Oficinas

Secretario

Interventor