Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
UNIVERSITAS PADJADJARAN
KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
(KFTD)
CABANG BANDUNG
PT Kimia Farma Trading & Distribution merupakan salah satu PBF yang melakukan kegiatan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat sekaligus sebagai distributor utama dari
industri farmasi PT Kimia Farma Tbk. Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani
pendistribusian produk- produk PT Kimia Farma sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari
2003 divisi Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma berkembang menjadi anak perusahaan
dengan nama PT. Kimia Farma Trading & Distribution, yang berbasis Jasa Layanan
Perdagangan dan Distribusi. Untuk memudahkan operasionalnya, KFTD juga didukung oleh
beberapa kantor cabang dengan wilayah operasinya yang tersebar di seluruh Indonesia.
Visi, Misi dan Lokasi
PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) Cabang Bandung beralamat di Jalan
Lokasi Pajajaran Nomor 21 Bandung
Bentuk Pelayanan
• Distribusi & Perdagangan
Obat ethical, OGB, OHT, alkes, kosmetik, NAPZA, nutrisi, dll
(Produk KF dan Non-KF)
• Sarana & Prasarana
Terdiri dari 47 cabang yang tersebar di Indonesia
• Jenis pelanggan
Apotek Kimia Farma, Apotek non-Kimia Farma, RS, toko obat
• Teknologi Informasi
Menggunakan aplikasi manajemen bisnis berupa SAP
(Systems, Applications, Products in Data Processing)
MANAJEMEN MUTU
Dalam menjamin mutu obat dan/atau bahan obat KFTD Cabang Bandung
menerapkan :
• Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif
• Melaksanakan pelatihan SOP untuk setiap tahapan penerimaan, penyimpanan,
distribusi, dan dokumentasi
• Pembagian tanggung jawab dan wewenang
• Pemantauan efektivitas SOP
• Tindakan perbaikan dan pencegahan (CAPA)
ORGANISASI, MANAJEMEN DAN
PERSONALIA
BANGUNAN DAN PERALATAN
• Bagian gudang untuk penyimpanan barang di KFTD Cabang Bandung terdiri dari dua lantai, dengan luas total sekitar 450 m2 .
Penyimpanan barang di gudang diatur sesuai golongan obat dan jenis sediaan. Gudang lantai 1 terdiri dari:
• Rak barang eceran terdiri dari 6 baris rak yang disusun sesuai golongan obat.
• Penyimpanan barang kolian yang fast moving.
• Baris 1,2,3 rak yang menghadap ke penyimpanan barang kolian yang terdiri dari obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika
• Baris 4,5,6 rak yang terletak di bagian dalam gudang terdiri dari obat keras dan obat prekursor
• Gudang narkotika dan psikotropika merupakan ruangan terpisah dengan sistem kunci ganda, menggunakan pintu rangka
baja, dan hanya bisa diakses oleh APJ.
• Penyimpanan produk suhu dingin (cold chain product) dijaga dalam rentang 2- 8 oC,
• Ruang sejuk untuk penyimpanan produk dengan massa yang relatif lebih berat dalam jumlah banyak, seperti sirup, krim,
salep, dan cairan infus.
• Gudang karantina digunakan untuk menyimpan produk kembalian, produk diduga palsu, produk yang telah mendekati
kadaluarsa dan produk rusak yang masih harus ditelusuri statusnya, serta harus dilengkapi dokumennya.
• Gudang barang rusak digunakan untuk produk yang akan dimusnahkan dan telah lengkap dokumennya.
• Lantai 2 digunakan untuk menyimpan produk kolian yang mempunyai massa ringan lebih ringan seperti tablet, kapsul, dan
kaplet dan juga alat kesehatan. Penyimpanan barang dalam kemasan dus besar harus diletakkan di atas palet plastik dan
maksimal disusun sebanyak 8 tingkat. Suhu dan kelembaban ruangan dikontrol melalui alat pengontrol setiap jam 08.00,
12.00, dan 16.00 WIB dan didokumentasikan kedalam form suhu yang dipasang didekat termometer. Sistem pengeluaran
barang yang digunakan adalah sistem FEFO .
Operasional
Pedagang Besar Farmasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Bandung
mendistribusikan beberapa jenis barang yang secara umum dikelompokkan
menjadi :
Barang Non
• Diproduksi oleh Kimia Farma
PT. Kimia Farma • Diproduksi oleh
(Persero) Tbk. prinsipal rekanan
KFTD/pihak
ketiga
Barang Kimia
Farma
Alur Operasional
Kualifikasi
Pemasok dan
Pelanggan
Perencanaan
Pemusnahan
dan Pengadaan
Pengiriman Penerimaan
Pengambilan
dan Penyimpanan
Pengemasan
Penjualan
Kualifikasi Pemasok
Tujuan
• Memastikan produk berasal dari industri atau
distributor mempunyai izin sesuai peraturan
yang berlaku sehingga produk berkualitas.
Kualifikasi Pemasok
• Dilakukan oleh KFTD Pusat khususnya untuk
produk non Kimia Farma.
Kualifikasi Pelanggan
Tujuan :
Memastikan bahwa pemesan (apotek, rumah sakit, puskesmas, toko obat, distributor,
dinas kesehatan) mempunyai izin, apoteker penanggung jawab yang memiliki SIPA/SIKA,
dan NPWP.
KFTD Pusat
Calon pelanggan Pendaftaran
memutuskan
mendaftarkan diri pelanggan
pendaftar
kepada KFTD dilanjutkan kepada
memenuhi
cabang KFTD pusat
kualifikasi atau tidak
Penggolongan Pelanggan :
1. Pelanggan baru (new open outlet)
2. Pelanggan eksis
Pelanggan yang tergolong eksis setiap tahunnya perlu diminta spesimen atau laporan
apoteker penanggung jawabnya terkait izin apotek, SIPA/SIKA, maupun hutang
kepada KFTD.
Kualifikasi Pelanggan
Dokumen yang
diperlukan saat
mendaftar sebagai
pelanggan :
1. Spesimen
2. Fotocopt SIA dan
SIPA APJ yang
masih berlaku
3. Fotocopy KTP
APJ
Perencanaan
• Perencanaan dilakukan seminggu sekali
• Perencanaan dilihat dari MRP (Material Requirement
Planning) di dalam sistem SAP (System Application and
Product in Data Processing) mengenai rata-rata penjualan
perbulan, safety stock, dan lead time selama 3 bulan
terakhir
• Jumlah perencanaan juga mempertimbangkan forecast
dari bagian penjualan, buffer stock dan program
marketing
Pengadaan
Alur pengadaan barang Kimia Farma :
KFTD Cabang
PBF KFTD ULS mengirim PBF KFTD Bandung dapat
Cabang barang sesuai Cabang mendistribusikan
Bandung pesanan ke PBF Bandung barang jika seluruh
data telah
melalui APJ KFTD Cabang menerima terunggah ke
mengajukan Bandung barang dan sistem sesuai
MRP kepada disertai SKB dan menginput DO dengaan alur
ULS DO ULS ULS ke sistem pemesanan yang
seharusnya
• RS Swasta • RS pemerintah
• Apotek • Puskesmas
• Klinik • Dinas Kesehatan
• Toko Obat
• Toko Kosmetik
• PBF lain
Fakturis
Cek barang di Faktur dikirim ke Absensi faktur dan
membuat faktur
transito out gudang ttd APJ
setelah RBK sesuai
Barang dikirim ke
Barang dikemas
outlet
Alur Pengiriman Narkotika dan
Psikotropika
Salesman
Pesanan dari Ditulis dalam SO
memberikan SP ke Verifikasi APJ
outlet dan dibuat RBK
APJ
Barang dikirim ke
Barang dikemas
outlet
Verifikasi SP Narkotika dan Psikotropika
Surat Penolakan
Pelaporan
1. Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap
3 (tiga) bulan sekali kepada Direktur Jenderal POM
2. Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan narkotika dan psikotropika
wajib menyampaikan laporan bulanan (sebelum tanggal 10)
3. Laporan dapat dilakukan secara elektronik dengan menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi (e-NAPZA dan e-Report PBF)
Pemusnahan
Pemusnahan Pemusnahan
obat non NAPZA obat NAPZA
2. Obat Kembalian
Obat kembalian
Membuat surat disimpan di ruang
Konfirmasi
penolakan karantina sampai
melalui telepon
barang/retur ada keputusan
dari pusat
• Obat yang akan dijual kembali harus melalui persetujuan APJ dan BM
• Obat yang memerlukan kondisi suhu penyimpanan rendah tidak dapat
dikembalikan
Obat Diduga Palsu
Disimpan secara
Ditandai Dicatat terpisah untuk di
identifikasi
Kendaraan dan peralatan yang digunakan berupa Peralatan yang digunakan untuk
kontainer/box untuk mencegah obat dan/atau pemantauan kondisi (suhu dan
bahan obat terkena paparan yang dapat kelembaban) dalam kendaraan dan
mempengaruhi mutu obat. kontainer dikalibrasi secara berkala.
Penanganan kehilangan/kerusakan
selama pengiriman dan dalam kondisi Kewajiban penerima kontrak untuk
tidak terduga. mengembalikan obat dan/atau bahan
obat jika mengalami kerusakan selama
pengiriman, dengan menyertakan berita
Jika terjadi kehilangan selama proses acara kerusakan.
pengiriman, penerima kontrak wajib
melaporkan kepada pihak kepolisian dan
pemberi kontrak. Pemberi kontrak berhak mengaudit
terhadap penerima kontrak setiap saat.
Tujuan :
Apoteker penanggung jawab dapat melaksanakan tugasnya dalam memastikan bahwa fasilitas distribusi telah
menerapkan CDOB dan memenuhi pelayanan publik.
Hasil :
Apoteker penanggung jawab distribusi memiliki peranan yang sangat penting dalam melaksanakan segala aspek
yang terdapat di CDOB. Karena pengawalan mutu di sepanjang rantai distribusi harus memperhatikan CDOB agar
mutu obat dapat dipertanggung jawabkan hingga ke tangan masyarakat dan dengan menerapkan CDOB yang
konsisten maka akan terciptanya kepercayaan dari pemerintah, pemasok, dan pelanggan terhadap PBF.