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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

MARTA PEREZ
COMUNICADORA SOCIAL
MAGISTER EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
¿Qué es un
evento ?
SIGNIFICADO DE LA PALABRA EVENTOS

EVENTO Proviene de Latín EVENTUS que significa, ACONTECIMIENTO,


SUCESO, EVENTUALIDAD.
Por lo que se trata de un suceso eventual, el cual tiene las
características de UNICO E IRREPETIBLE; ya que cada logística debe ser
creativa e innovadora.

“Evento es un acontecimiento previamente organizado”


CLASIFICACIÓN DE EVENTOS

POR SU TAMAÑO POR SU LUGAR DE


 Micro ORIGEN
 Medio  Al aire libre
 Grande  En espacios cerrados
 Mega

POR SUS ORGANIZADORES


 Nacionales
 Internacionales
 Nacionales con participación internacional
CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
POR SU TIPOLOGIA POR LA PROCEDENCIA DE SUS
RECURSOS

 Empresariales o  Públicos
Corporativos  Privados
 Mixtos
 Sociales
 Religiosos
 Culturales
Es importante tener presente que
 Deportivos la tipología social, siempre va a
tener influencia en los eventos
 Políticos empresariales, políticos,
 Académicos o escolares culturales, etc.
POR SU TIPOLOGIA: 1. EVENTOS EMPRESARIALES O
CORPORATIVOS

• Ferias
• Congresos
• Seminarios
• Desayunos, almuerzos y
cenas de trabajo.
• Cumbres • Lanzamientos de producto
• Conferencias de prensa
• Inauguraciones
• WORKSHOPS (Talleres)
• Family day
• Fiestas de fin de año
POR SU TIPOLOGIA: 2. EVENTOS SOCIALES

• Cumpleaños
• Bodas
• Nacimientos • Fiestas temáticas
• Aniversarios (Halloween, tropicales…).
• Fiestas de 15 años.
• Fiestas infantiles • Despedidas de soltero.
• Baby Shower
POR SU TIPOLOGIA: 3. EVENTOS ACADÉMICOS

• Reunión de ex alumnos. • Festivales.


• Cierre de ciclo.
• Graduaciones • Conferencias.
• Aniversarios de la • Encuentros
institución.
• Seminarios.
POR SU TIPOLOGIA: 4. EVENTOS CULTURALES

• Festivales • Espectáculos artísticos.


• Conciertos.
• Actos Culturales • Desfiles
• Muestras de • Fiestas de Carnaval.
• Lanzamiento de libros
Arte.
• Presentaciones de obras de
• Exposiciones teatro.
• Ferias.
POR SU TIPOLOGIA: 5. EVENTOS DEPORTIVOS

• Torneos.
• Campeonatos.
• Juegos (Panamericanos,
Olímpicos).
• Intercolegiales.
• Mundiales
• Tour (Francia) .
• Carreras
(Automovilísticas)
POR SU TIPOLOGIA: 6. EVENTOS POLÍTICOS

• Lanzamientos y cierre de
campaña.
• Almuerzos y cenas
proselitistas.
• Inauguraciones.
• Firmas de acuerdos.
• Homenajes y
reconocimientos.
• Ruedas de prensa.
• Debates.
• Recepciones
diplomáticas
POR SU TIPOLOGIA: 7. EVENTOS Religiosos
• Ceremonias (Bautismos, Primera Comunión,
Confirmaciones, Matrimonios).
• Ordenación Sacerdotal
• Consagración a la vida religiosa.
• Epifanía (Navidad).
• Semana Santa
• Fiesta Patronal.
• Conclave (Elección del Papa).
• Retiros
ORGANIGRAMA DE UN
EVENTO
El organigrama es la representación gráfica
de la estructura de una empresa u
organización. Representa las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un
esquema sobre las relaciones jerárquicas y
competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y


sistemático, que permite obtener una idea
uniforme acerca de la estructura formal de
una organización.
EJEMPLO
ORGANIGRAMA EVENTO PARA PRESENTACION DE
PROYECTO FORMATIVO

COORDINADOR GENERAL

ASESOR
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

SUPERVISOR

LIDERES DE
COMITÉ

COMITÉ COMITÉ PROGRAMA COMITÉ DE COMITÉ APOYO Y COMITÉ


FINANCIERO Y DECORACIÓN COMUNICACIONES SEGURIDAD ACADÉMICO
CONFORMACION DE COMITES
CONFORMACION DE
COMITES
EJEMPLOS DE FUNCIONES POR
COMITÉS
PARA ORGANIZAR EVENTO
PRESENTACIÓN DE PROYECTO
FORMATIVO
COMITÉ EJECUTIVO
Se encarga de coordinar y dirigir los integrantes de los diferentes
comités que comparten el compromiso de planificar, organizar,
ejecutar y controlar el evento.
 Escoger lideres de cada comité
 Crear objetivos generales y específicos del evento
 Escoger sitio y decidir duración del evento.
 Realizar cronogramas de actividades
 Realizar reuniones periódicas
 Elaborar y presentar informes en cada fase
 Supervisar el cumplimiento de responsabilidades de cada comité.
 Aprobar las propuestas presentadas por parte de los diferentes comités
 Realizar seguimiento y control (a través de listas de chequeo).
 Realizar ensayos previos a la presentación.
COMITÉ
FINANCIERO
Velar por el óptimo manejo de los recursos financieros
destinados para el desarrollo del evento.

• Realizar proyección presupuestal (estimado)


• Administrar recursos económicos
• Llevar la contabilidad (Ingresos y egresos)
• Efectuar los pagos
• Generar y presentar informes
• Designar porcentaje para imprevistos
COMITÉ PROGRAMA- DECORACIÓN Y
ALIMENTOS

• Proponer diseño de la decoración, según la imagen del evento.


• Presentar cotización de la decoración.
• Gestionar o realizar decoración para el evento.
• Realizar programa general del evento, teniendo en cuenta el tiempo
estipulado para el evento.
• Realizar guiones de presentadores y expositores
• Realizar planillas de registro
• Definir, gestionar y cotizar refrigerios y demás requerimientos necesarios para
el manejo de la etiqueta en la mesa.
• Coordinar la entrega de alimentos al momento de la cena o refrigerio. (plato
servido a la mesa, bufet, etc)
• Establecer y gestionar zona de agua, café y aromáticas.
COMITÉ DE COMUNICACIONES Y
RELACIONES PÚBLICAS

• Diseñar el protocolo del evento: El protocolo no solo se centra en la


comunicación (¿qué quiero decir?), sino en qué quiero vender y cómo.
• Diseñar imagen del evento (Elegir nombre, eslogan, logo colores
del evento
• Diseñar publicidad (pendones, folletos, invitaciones…)
• Realizar lista de invitados y confirmar asistencia.
• Entregar invitaciones
• Elegir y /o buscar conferencistas, presentadores.
• Gestionar patrocinios.
• Elaborar documentos (cartas, permisos, informes)
COMITÉ TÉCNICO Y SEGURIDAD

Aplicar logística, distribución y seguridad del evento


• Elaborar la planimetría para identificar salidas, baños, parqueaderos, escalones.
Capacidad del sitio para saber si se ajusta al numero de participantes o asistentes, etc.
• Diseñar logística de Montaje y desmontaje del evento
• Encargados de la seguridad (Realizar planes de contingencia).
• Diseñar
• Verificar el cumplimiento de las BPM (alimentos o bebidas)
• Gestionar con entidades necesarias según clase y tipo de evento o realizar directorio
(policía, cruz roja, ambulancias).
• Definir y gestionar los requerimientos técnicos y tecnológicos necesarios (Sonido,
iluminación, ayudas audiovisuales, etc.)
• Definir y gestionar registro de evidencias fílmicas y fotográficas.
COMITÉ ACADÉMICO

Organizar toda la información con relación a la presentación de proyectos


• Recepcionar documentos de los diferentes equipos de proyecto.
• Revisar redacción y ortografía.
• Definir y unificar diseños de gráficos y tablas en caso de que existan.
• Definir tamaño y tipo de letra (Tener en cuenta las Normas APA)
• Elaborar Resumen Ejecutivo (La información de cada equipo de proyecto resumida
en 3 páginas – según GTC 185 -) para las carpetas de cada invitado especial
(Coordinadora, lideres e instructores)
• Elaborar informe extenso (según GTC 185 ) con todos los documentos de los equipos
de proyecto. Si desea entregarse toda la información en uno solo documento.
EMPASTADO.
• Elaborar presentación PowerPoint o prezzi para la proyección de la información del
proyecto formativo (Una misma presentación para todos los equipos).
COMO ELABORAR EL PRESUPUESTO PARA UN
EVENTO
TIPOS DE PRESUPUESTOS
CUANDO EL PRESUPUESTO SE ADAPTA AL EVENTO
Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias,
etc. Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a
necesidades específicas, y a objetivos pre establecidos.
Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de
recuperación de esos costos, o eventuales ganancias que reporte el
evento.
CUANDO EL EVENTO SE ADAPTA AL PRESUPUESTO
Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como
lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores
cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben adecuar la
contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.
PLANIFICACION DE
UN PRESUPUESTO
• Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se
planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos
cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y
etapas a desarrollar.

• Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es


realizar el listado de elementos comenzando a imaginar el paso
a paso de la celebración.

• El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr


una idea más exacta del presupuesto requerido.
MANEJO DE IMPREVISTOS

Es importante tener en cuenta que existen una serie de


imprevistos o contingencias durante la organización del
evento, por lo que es bueno contar con un monto extra
para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los


posibles egresos totales. Esto nos dará la flexibilidad
necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento
pudiendo cubrir cualquier contratiempo.
COTIZACION DE PRESUPUESTOS

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder
armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la
contratación, haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan
entre 15 días y un mes en la congelación de las cotizaciones.

 CARPETA DE COTIZACIONES
Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener
presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si
algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano.

También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de


emergencia.
FASES DE UN EVENTO
Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en tres fases las diferentes actividades a
desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener un
mayor control dentro del seguimiento.
Las fases para la organización de un evento son:
· PRE - EVENTO :
 · Planeación I etapa:
• Escoger fecha, lugar
• Definir logística
• Objetivos y reglas
• Nombre del evento
 Organización I etapa:
• Nombrar comité organizador y definir funciones según clase y tipo de evento
 Planeación II etapa:
• Seleccionar tamaño del evento
• Número y perfil de los asistentes
• Realizar seguimiento a las actividades
· Durante el Evento:
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente
planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en la
etapa anterior y que requieren de su realización.
Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado
en su calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación,
para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
 Post – Evento:

En esta etapa se deben tener en cuenta:


1) Evaluar minuciosamente todo lo ocurrido durante el evento (La aplicación de
encuestas de satisfacción.
2) Entregar y /o socializar con todo el equipo organizador el reporte de resultados.
3) Cada comité debe entregar su informe.
4) Entregar cartas de agradecimiento (patrocinadores, invitados especiales, etc.)
PRE EVENTO

• ¿Qué ?
• ¿Dónde?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
• ¿Por qué?
• ¿Para qué ?
• ¿Con quién ?
• ¿Con cuánto?
• ¿Qué podría pasar ? (plan de contingencia)
• Organización de logística
• Planimetría del evento
• Requerimientos financieros, técnicos, humanos: Lo necesario para llevar a cabo el evento de
manera exitosa.
EVENTO
- Montaje
- Durante
- Desmontaje

POST EVENTO
- Cartas de agradecimiento
- Recopila información
- Entrega de memorias
- Evaluar evento
SEGURIDAD EN LOS EVENTOS

«En el momento en que


decidimos organizar la
celebración de un evento, nos
volvemos moral y legalmente
responsables de la seguridad e
integridad de cada uno de los
asistentes.»

¿Existe conciencia acerca de los


riesgos que la celebración de un
evento implica y del importante
rol que desempeña una
adecuada planificación de
seguridad?
ALGUNAS SEÑALES
ASPECTOS A TENER EN
CUENTA
 ASIGNAR UN DIRECTOR DE SEGURIDAD AL EVENTO.
Es quien tiene la seguridad primaria en cuanto a la seguridad de un evento. Su
experiencia es una herramienta que servirá para asesorar en cuanto a la prevención
y control de riesgos.
 ELABORAR UN PLAN DE SEGURIDAD PARA EL EVENTO.
El plan de seguridad varía de acuerdo a las necesidades de cada evento. El objetivo
es precautelar la seguridad e integridad física de todos los asistentes al evento y de
las instalaciones.
 TRABAJAR DE ACUERDO AL PLAN.
Es necesario ceñirse al plan de trabajo para lograr una transición sin complicaciones.
Los canales de comunicación deben estar abierto para lograr una buena
comunicación entre los integrantes del equipo
 COMUNICAR ADECUADAMENTE EL PLAN.
Una vez de terminado el plan, el Director de Seguridad es responsable de
comunicar al equipo de reacción y al equipo organizador del evento. Así
mismo debe comunicarse a los equipos u organizaciones externas.

 RETROALIMENTACIÓN.
Una vez finalizado el evento, se recomienda que se realice una reunión de
trabajo para evaluar los resultados.
CLAVES

1. IDENTIFICAR Y VALORAR UNA AMENAZA.

• Ubicación
• Instalaciones
• Condiciones climáticas

2. TODOS AL TANTO Y BIEN INFORMADOS

3. CONTROL DE MASAS
OTNEVE NU ED AÍ RTEMINAL P
PLANIMETRÍA DE UN EVENTO

planimetría de un evento es el
estudio que la organización
debe implementar a disciplinas
como el RRPP, publicidad,
tecnologías, escenografías y
creatividad al momento de
realizar el evento
en términos topográficos la
planimetría son planos físicos
milimétricamente adaptados a
superficies arquitectónicas o
construcciones. (planos)
ENLACES PARA AMPLIAR
INFORMACION
http://
www.academia.edu/11358715/FORMATO_PARA_ELABORAR_EL_PLAN_DE_CONTINGENCIA_REDUCCI%C3%93N_DE_RIESGOS_PARA_ESPEC
T%C3%81CULOS_P%C3%9ABLICOS_CON_CONCENTRACI%C3%93N_MASIVA_DE_PERSONAS

http://
www.gestionhumana.com/gh4/BancoMedios/Documentos%20PDF/modelo%20plan%20de%20emergenci
a%20eventos%20masivos.pdf
http://www.sire.gov.co/documents/82884/84796/7.+PC+Parque+Simon+Bolivar+-+
Conciertos.pdf/74b05afc-aa2d-40bb-ad61-351a57ed6dc1

http://
www.nunchia-casanare.gov.co/apc-aa-files/63303532613363303534373661663065/plan_de_contingencia-
fiestas-de-diciembre-en-nunchia.pdf
http://
siscred.scrd.gov.co/biblioteca/bitstream/123456789/103/1/PROTOCOLO%20PARA%20LA%20REALIZAC
ION%20DE%20EVENTOS.pdf

http://
www.javerianacali.edu.co/sites/ujc/files/node/field-documents/field_document_file/manua
l_de_protocolo_0.pdf
http://www.strategies.mx/index.php/inicio/nosotros
GRACIAS

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