‫إدارة الوقت هي القدرة على استخدام‬

‫وقت الوظيفة إلنجاز المهام في التوقيت‬

‫المحدد لها‪.‬‬
‫يعبر االستخدام الجيد لوقت العمل عن‬
‫المستوى الحضاري للفرد والمجتمع‪.‬‬
 ‫‪ ‬أهداف اإلدارة الجيدة للوقت ‪:‬‬
‫‪ ‬القدرة على تحقيق األهداف‬
‫‪ ‬زيادة الفعالية الوظيفية‬
‫‪ ‬تدعيم الرضا الوظيفي‬
‫‪ ‬الحد من ضغوط العمل االستمتاع‬
‫الوظيفي واالجتماعي‬
‫هل يمكن أيقاف حركة الزمن؟‬

‫األحد‪ 14 ،‬نيسان‪2019 ،‬‬ ‫‪4‬‬

 ‫إذا لم تستطع إيقاف الوقت ماذا تفعل؟‬
‫الجواب ‪ :‬تستطيع إضافة قيمة للوقت من خالل‪:‬‬
‫تحسين الكفاءة المهنية‬ ‫‪-‬‬
‫تحسين قاعدة المعارف مما لديهم عالقة بالمهنة (الوظيفة)‬ ‫‪-‬‬
‫استخدام المهارات والمعارف في األنشطة الهادفة‪ ،‬وتجنب‬ ‫‪-‬‬
‫األنشطة المبددة للوقت‪.‬‬
‫كرس وقتك إلنجاز األهداف المهمة للمؤسسة ومديرك‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫تتضمن إدارة الوقت ما يأتي‪:‬‬
‫‪ ‬تخطيط وجدولة األنشطة اليومية وتحديد األولويات‪.‬‬
‫‪ ‬تعلم كيف تفـوض ‪.Know How To Delegate‬‬
‫تعلم كيف تستخدم التليفون بفاعلية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعلم كيف تدير االجتماعات بفاعلية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تخلص من المهام غير الضرورية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قلص حجم األعمال الورقية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬بعض اإلرشادات اإلضافية في اإلدارة الجيدة‬

‫للوقت‪.‬‬
 ‫أوالا‪ :‬تخطيط وجدولة األنشطة اليومية وتحديد‬
‫األولويات‪:‬‬

‫يتفق خبراء إدارة الوقت على أن الخطوة األولــى‬

‫واألكثر أهمية لتحقيق اإلدارة الفعالة هي ممارسة‬
‫عملية التخطيط وجدولة األنشطة مع التركيز على‬
‫األولويات أو األهمية الخاصة للنشاط ‪ .‬وتسمى هذه‬
‫العملية سجالت الوقت‪.‬‬
‫ماذا يعنى سجــل الوقت و ما أهميته ؟‬
‫هــو بيان باألنشطة التي من المتوقع‬
‫القيام بها خالل فترة زمنية محددة ‪.‬‬
‫الوقت المطلوب تخصيصه لكل نشاط‪،‬‬
‫إضافة إلى األولويات ‪ .‬وبعض المالحظات‬
‫األخرى مثل التسهيالت أو الموارد‬
‫المطلوبة أو األشخاص ذوى العالقة ‪.‬‬
 ‫يحقق استخدام سجل الوقت المزايا التالية‪:‬‬
‫‪‬عدم االعتماد على التخمين في تحديد الوقت المطلوب إلنجاز‬
‫المهام ‪.‬‬
‫‪‬بيان مجاالت التوفير الممكنة أو المتوقعة في الوقت‬
‫وتوجيهها الستخدامات أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬بيان االختناقات المحتملة ومن ثم التفكير في بدائل التصرف‬
‫التركيز على القيام بالمهام واألنشطة وفقا ً ألولوياتها وأهميتها‬
‫النسبية ‪.‬‬
‫‪‬معرفة أين وكيف يستخدم الوقت ‪.‬‬
‫‪‬ممارسة الرقابة على كل من األنشطة واألوقات المتعلقة‬
‫بتنفيذها ‪.‬‬
 ‫ماهي خطوات إعداد سجل الوقت؟‬

‫الخطوة األولى‪ :‬حدد واجباتك الوظيفية‬

‫‪..............................................‬‬
‫الخطوة الثانية ‪ :‬حدد أولويات‪ :‬عملك أشياء يجب‬
‫القيام بها أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت أشياء من‬
‫المفضل عدم القيام بها أشياء ال ينبغي القيام بها‬
 ‫الخطوة الثالثة ‪ :‬إعداد سجل الوقت‬
‫يمكن النظر إلى أي نشاط تقوم به من منظورين همـا ‪:‬‬
‫األهمية ‪ Importance‬ودرجة االستعجال ‪Urgency‬‬
‫‪.‬‬
‫بينما تفسر كلمة عاجل في ضوء الوقت المطلوب‬
‫لإلنجاز أو أداء المهام‪ ،‬فإن كلمة هام تفسر في ضوء‬
‫الوزن النسبي للنشاط أو جودة األداء المطلوبة ‪.‬‬
 ‫في ضوء المعياريين السابقين يمكن تصنيف األنشطة إلى‬
‫أربعة أنواع هي‪:‬‬
‫أ ‪ -‬هــام وعاجــل‬
‫ب ‪ -‬هام وغير عاجــل‬
‫ج ‪ -‬غير هام وعاجل‬
‫د ‪ -‬غير هام وغير عاجل‬
‫الشكل اآلتي يوضح تصنيف األنشطة وفق المعيارين‪ :‬هام ‪ ،‬عاجل‬
‫كما يمكن تحديد األولويات كاآلتي‪ :‬األلويــة ( أ )‪:‬‬
‫أشياء يجب القيام بهــا ‪ Must Do‬وتشمل هذه‬
‫األشياء تلك األعمال القليلة الحرجة التي يجب‬
‫إنجازها وإال تأثرت القدرة على تحقيق األهداف‬
‫سلبا ً ومن أمثلتها ‪:‬‬
‫• حضور اجتماع ‪.‬‬
‫• إعداد تقرير للسلطات العليا ‪.‬‬
‫• إلقاء محاضرة او عقد ورشة عمل‪.‬‬
 ‫األلويــة ( ب ) ‪:‬‬
‫أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت ‪ Do Should‬وتضم تلك‬
‫األعمال أو المهام شبه الضرورية والتي يمكن القيام بها إذا‬
‫سمح الوقت بذلك‪ ،‬وال يؤدى عدم القيام بها إلى التأثير السلبي‬
‫على تحقيق األهداف أو وجود مشكالت تعترض األداء ومن‬
‫أمثلتها ‪:‬‬
‫• حضور جلسات اللجان الفرعية‬
‫• مراجعة البريد الروتيني‬
‫• المشاركة في أحد األنشطة المجتمعية‬
‫• المرور على بعض الوحدات ‪ /‬األقسام ‪ ..‬الخ ‪.‬‬
 ‫األلويــة ( ج )‪:‬‬
‫أشياء قد يكون من المفيد القيام بهــا ‪Do Nice To‬‬
‫وتضم تلك النوعية من األنشطة أو المهام التي قد يكون‬
‫من المفيد القيام بها في حالة توافر الوقت ‪ ،‬وهى أنشطة‬
‫غير مؤثرة بشكل ملموس عند عدم القيام بها‪ ،‬ومن‬
‫أمثلتها ‪ • :‬قراءة تقرير عن اإلدارة الصحية • افتتاح‬
‫ورشة عمل تم توجيه الدعوة لها • اللقاء بالمرؤوسين‬
‫لالستماع أو توجيه بعض اإلرشادات إليهم‬
 ‫األلويــة ( د ) ‪:‬‬
‫أشياء ال ينبغي القيام بها ‪ Not To Do‬وتضم تلك النوعية من‬
‫المهام أو األنشطة التي ينبغي عدم القيام بها‪ ،‬حيث أنها ال تعد‬
‫جزءا ً من الوظيفة ولكننا أحيانا ً نؤديها على حساب ما كان‬
‫ينبغي علينا أدائه‪ ،‬ومن أمثلتها‪:‬‬
‫• متابعة الغياب والحضور‬
‫• تقييم أداء العاملين التابعين لمسئولين آخرين‬
‫• إعداد المذكرات والخطابات الموجهة لجهات خارجية‬
‫• إعداد المواد اإلعالمية أو بعضها بالنسبة لألحداث أو‬
‫المؤتمرات التي تنظمها ‪ ..‬الخ ‪.‬‬
‫كيف يمكن الحد من المهام التي تقع في المنطقة الحرجة؟‬
‫• التعرف على األسباب ( خارجية – تنظيمية – شخصية )‬
‫• التخطيط أو التعامل المنظم مع األسباب‬
‫• المتابعة للمهام الروتينية حتى ال تصبح عاجلة‬
‫• األداء الصحيح للمهام وعدم تكرار إنجازها‬
‫• تنمية مهارات األداء ( تكنولوجيا – تدريب – سرعة ‪ ..‬الخ )‬
‫• التفويض إذا كان ممكنا ً‬
‫• إعادة جدولة األنشطة وفقا ً ألهميتها النسبية ( تأجيل بعض‬
‫االجتماعات إذا كان ذلك ممكنا ً )‬
 ‫بعض اإلرشادات إلعداد سجل الوقت ‪:‬‬
‫يجب تضمين السجل كافة األنشطة التي ينبغي القيام بها مهما كانت‬
‫نوعيتها أو مستوى أهميتها ‪ .‬قد يتم إعداد السجل لمدة يوم أو أسبوع أو‬
‫شهر أو ربما أكثر ‪ .‬يتم تقسيم الوقت لوحدات زمنية متساوية (‪) 30‬‬
‫دقيقة حتى يتم ممارسة قدر أكبر من السيطرة وتوفير المرونة في ذات‬
‫الوقت ‪ .‬البد أن تعتمد الخطة المخصصة لكل نشاط على طبيعة النشاط‬
‫والخبرة الشخصية والعرف السائد ‪ .‬يجب متابعة االنحرافات بين‬
‫الوقت المخصص والوقت الفعلي بما يساعد على وضع سجالت تتسم‬
‫بالدقة واالعتمادية ‪.‬‬
 ‫تابع اإلرشادات إلعداد سجل الوقت ‪:‬‬
‫ليس بالضرورة أن يتم القيام بالنشاط في الوقت المحدد تماما ً أو‬
‫بالدقيقة‪ ،‬ولكن يمكن أن يكون هناك انحرافات محدودة بالزيادة أو‬
‫النقص ‪ ،‬والتي يجب امتصاصها مع نهاية اليوم‪.‬‬
‫لتحقيق رقابة أفضل على الوقت وإدارته بشكل جيد من خالل سجل‬
‫الوقت حاول مراجعة توزيع المهام خالل يوم العمل عن طريق إثارة‬
‫التساؤالت التالية‪:‬‬
‫هل يتم قضاء أوقات أطول من الالزم في المجموعة ( ج ) أو ( ب )‬
‫على حساب مهام المجموعة ( أ )؟‬
‫هـل هناك أوقات يزداد فيها ضغط العمل وأخرى يعانى فيها الفرد من‬
‫الفراغ؟ إذا كانت اإلجابة نعم ‪ ،‬حاول أن تبحث عن الوسائل التي تعيد‬
‫بها تنظيم يوم عملك بحيث تستطيع أن تنجز أكثر ‪.‬‬
 ‫تابع اإلرشادات إلعداد سجل الوقت ‪:‬‬

‫تابع تطوير جدولك الزمنى كلما أمكن ذلك‪ ،‬حيث يصعب‬

‫االعتماد على الذاكرة في تحقيق اإلدارة الفعالة للوقت ‪ .‬حدد‬
‫نماذج العمل التي تؤثر سلبا ً على استخدامك للوقت المتاح‬
‫وحاول أن تعيد التفكير فيها لتحسين إدارتك للوقت ‪ .‬من المهم‬
‫وجود وقت لالسترخاء أو الراحة حتى يستطيع المسئول تجديد‬
‫نشاطه ‪ ،‬كم أنه يمثل عند الحاجة وقتا ً استراتيجيا ً يتم استخدامه‬
‫إلعادة التوازن لخطط استخدام الوقت وإنجاز المهام ‪.‬‬
‫أنظمة فرعية لسجالت الوقت مثل مفكرة الجيب ‪Po cke t‬‬
‫‪ - No te‬لقوائم األولويات ‪To Do‬‬
 ‫فوائد إضافية تساعدك في استثمار وقتك بشكل أفضل‬
‫قواعد إدارة المكتب‪:‬‬
‫‪ .1‬استخدم سلة المهمالت للتخلص من المواد الغريبة‬
‫‪ .2‬الغ كل شيء ال تحتاجه‬
‫‪ .3‬ضع جانبا ً كل مادة يمكن أن تؤجل مثل قراءة الصحيفة وعند تراكم مثل هذه‬
‫المواد تخلص في كل اسبوع مما ال تحتاجه‬
‫‪ .4‬تصرف بسرعة بالنسبة للعمل الورقي (انهاء األعمال الروتينية بسرعة‪،‬‬
‫وخصص وقت أكبر لألعمال التي تحتاج إلى تفكير)‬
‫‪ .5‬اترك المكتب نظيفا ً في نهاية النهار أي يجب انهاء العمل الروتيني كله والعمل‬
‫الورقي العادي اليومي ‪ ،‬حتى ال تبدأ يومك بإنجاز األعمال المؤجلة‪.‬‬
‫‪ .6‬حاول فرز األوراق على المكتب‪ -1( :‬عمل ملح وعاجل) (‪ -2‬يجب أن يُنجز‬
‫سريعا ا) (‪ -3‬ليس له وقت محدد)‬
‫‪ .7‬اكتب ردك بخط يدك على الوثيقة األصلية‬
‫األولوية الشخص‬ ‫أشخاص‬ ‫تقييمات الوقت المطلوبة‬ ‫عدد ووصف األنشطة‬
‫الذي‬ ‫مهمين‬
‫أسندت له‬ ‫لالتصال‬
‫المهمة‬ ‫بهم‬

‫امكانية اتصاالت‬ ‫أهمية‬ ‫أهمية‬

‫التفويض متكررة‬ ‫ملحة‬ ‫فعلية‬

‫ال يوجد‬ ‫نعم‬ ‫ال‬ ‫ال‬ ‫ال‬ ‫نعم‬ ‫نعم‬ ‫مراجعة خطة العمل اليومية‬
‫ال‬ ‫ال‬ ‫قراء الصحيفة اليومية‬
‫استقبال المراجعين‬
‫مديرو‬ ‫نعم‬ ‫نعم‬ ‫نعم‬ ‫اعداد التقرير اليومي عن األداء نعم‬
‫األقسام‬
‫نعم‬ ‫ال‬ ‫ال‬ ‫نعم‬ ‫نعم‬ ‫القاء محاضرة بالجودة‬
 ‫‪ ‬مالحظات في اعداد الجدول ‪:‬‬
‫‪ ‬ال تُدرج األعمال اليومية الروتينية‬
‫بالقائمة (مثل التفقد‪ ،‬الجولة اليومية‪،‬‬
‫انجاز المعامالت‪ ،‬اجتماع روتيني )‪.‬‬
‫‪ ‬بينما االجتماع االستثنائي يجب كتابته‬
‫في القائمة‪.‬‬
 ‫حساب الوقت التقريبي في األنشطة التي تؤديها في اليوم‬
‫مقدار الوقت الذي يمكن‬ ‫الوقت التقريبي الذي تستغرقه في أداء النشاط‬
‫توفيره (دقائق)‬ ‫(دقائق)‬ ‫النشـــــــــــــــــــــــــــــــاط‬
‫استكمال األنشطة من اليوم السابق‬
‫تناول القهوة او الشاي‬
‫تبادل التحيات‬
‫استقبال الزوار والمراجعين‬
‫تناول وجبة افطار‬
‫قراءة صحف‪ ،‬مجالت‪.‬‬
‫االنترنت‬
‫نشاط أساسي (‪)1‬‬
‫نشاط أساسي (‪)2‬‬

‫المجموع‬
‫ساعات‪.................................... :‬‬ ‫مقدار الوقت المبدد في يوم عمل من ‪7‬‬
 ‫نموذج تخطيط اليوم خالل األسبوع‬

‫من األحد في ‪ ... ... / ... / ...‬وحتى الخميس في ‪... ... / ... / ...‬‬

‫‪2 - 12.30‬‬ ‫‪12.30 - 10.15‬‬ ‫‪10.15 - 10‬‬ ‫‪10 - 8.10‬‬ ‫‪8.10 – 8‬‬
‫التوقيت‬

‫اليوم‬
‫مرجعة‬ ‫األحد‬

‫اجتماع مع‬ ‫تفويض‬

‫تنفيذ‬
‫خطة‬
‫مدير‬ ‫تفقد الحضور‬ ‫اليوم‬
‫التسويق‬ ‫السابق‬
‫االثنين‬

‫الثالثاء‬

‫المشاركة في ورشة عمل في دمشق‬ ‫االربعاء‬

‫الخميس‬

‫اجتماع مع‬
‫المدير العام‬

‫توزيع الوقت حسب المهام الوظيفية المطلوب أداؤها ويتم تمييزها حسب األولويات واألهمية وتحديد الوقت المطلوب إلنجازها‬
 ‫الختام ‪. :‬‬ ‫وفي‬
‫ابدأ تنفيذ ما تعلمته تابع تنفيذ خطتك ‪ :‬اجعل رقابتك فعالة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أعد تحليل وقتك ‪ :‬تأكد أن عاداتك المبددة للوقت لم تعد إليك‬ ‫‪‬‬

‫ثانية ‪.‬‬
‫يجب األخذ باالعتبار مبددات الوقت وتجنبها ‪ :‬مثل عدم‬ ‫‪‬‬

‫وجود أهداف واضحة‪ ،‬التوجه نحو العالقات الشخصية‪،‬‬

‫فقدان الهدف الريادي‪ .‬عدم وجود حافز وعدم تكافؤ‬
‫الفرص‪.‬‬
‫شكرا ً لكم‬
‫‪ .‬تعزيز عمليات االنتاج ‪Enhancing Production Processes‬‬
‫ان التقدم التكنولوجي حقق قفزة نوعية هائلة في اساليب تصنيع‬
‫المنتجات‪ ،‬منها استخدام الروبوت ‪ Robotic‬ونظم التخزين‬
‫المتخصصة ‪ ، Specialized Inventory Systems‬وكذلك نظم‬
‫التصنيع المرن ‪Mass Customization System‬‬
‫صناعة الحديد التقليدية تستخدم تكنولوجيا التموج الحار والبارد‬
‫‪ Rolling Hot and Cold‬التي تسبب هدر كبير في الطاقة‬
‫والمساحات‬
 ‫األتمتة ‪Robotics :‬‬

‫تعد األتمتة من الوسائل التي تساعد في تحسين إنتاجية المنظمات واستغالل الوقت بكفاءة‪،‬‬
‫الروبوتات عبارة عن الت التي تعمل مثل الكائن البشري ‪ ، Human Beings‬وهذه ا الت‬
‫يتم التحكم بها بوساطة الحواسيب وتتحكم باألمداد بالمواد والوظائف االنتاجية المعقدة ‪ ،‬وهي ال‬
‫تستخدم فقط من أجل التلحيم‪ ،‬والدهان‪ ،‬ورفع المعدات (األشياء) الثقيلة‪ ،‬وإنما أيضا ً في أي‬
‫مكان توجد مخاطر على اإلنسان مثل عمل الشرطة والجي ‪ ،‬وتستخدم شركات االنتاج المستمر‬
‫مثل تجميع السيارات الروبوتات على نطا واسع وذلك على سبيل المثال‪.‬‬
 ‫نظم اإلنتاج المرن‪Flexible Manufacturing Systems :‬‬

‫تبدو نظم التصنيع المرن كشيء من الخيال العلمي حي تسلم عربات يتم التحكم بها عن بعد‬
‫ألدوار تمثيلية أساسية لمركز المعالجة ا لية المحوسبة‪.‬‬

‫نظم االنتاج المرن هي عبارة نظم تصميم وهندسة وتصنيع بمساعدة الحاسوب إلنتاج منتجات‬
‫عند مستويات منخفضة من التكاليف بالمقارنة مع ما كان ممكنا ً فقط باإلنتاج الواسع‪.‬‬
 ‫هندسة العمليات تعزز عمليات األداء‪Process Engineering Enhance Work :‬‬
‫‪Processe‬‬

‫وجد ثال عناصر رئيسية لهندسة العمليات تحدد القدرات المميزة للمنظمة‪ ،‬تقويم العمليات‬
‫لمحورية وإعادة الهيكلة التنظيمية أفقيا ً‪ .‬أن قدرات المنظمة المتميزة واتي تتمثل بمهارات فريدة‬
‫وموارد تحدد القدرة التنافسية‪ ،‬والتي تجعل من المنظمة في موقف تنافسي أفضل من المنافسين‬
‫من خالل مواقع تخزين ممتازة‪ ،‬نظم توزيع أكثر كفاءة‪ ،‬أو دعم تقني متميز‪.‬‬

‫حتاج اإلدارة إلى تقويم العمليات الجوهرية التي تؤدي إلى قيمة مضافة للقدرة التنافسية‬
‫لمميزة للمنظمة‪ ،‬والتي تتناول العمليات التي تحول المواد ورأس المال والعمالة إلى منتجات‬
‫ات قيمة للعمالء‪ ،‬حي تبدو المنظمة كسلسلة من العمليات المرتبة من التخطيط االستراتيجي‬
‫حتى دعم العميل ما بعد البيع‪.‬‬
 ‫سلسلة القيمة‪:‬‬
‫‪Just in Time Inventory Systems‬‬
‫تتحمل الشركات تكاليف باهظة لالحتفاظ بمخزون من المواد المختلفة الالزمة لعمليات اإلنتاج أو المنتجات المصنعة‪.‬‬
‫السؤال هل يمكن إدارة المخزون بطريق تخفض التكاليف المرتبطة به إلى أدنى حد ممكن أو جعله مساويا ً للصفر؟‬
‫تستخدم الشركات ‪ Just in Time Inventory Systems‬وهو عبارة عن نظم تخزين المواد بحي تصل إلى مستخدميها في‬
‫العمليات اإلنتاجية عند الحاجة إليها تماما ً بدالً من تخزينها ‪.‬‬
‫استخدمت شركة تويوتا نظام ‪ Kanban‬وهي عبارة عن لصاقة أو كرتونة تلصق على الحاوية (مكان التخزين) أو خط‬
‫اإلنتاج وذلك من أجل السيطرة على حركة المواد وذلك من أجل تخفيض المخزون إلى أدنى حد ممكن دون أن تتوقف عملية‬
‫اإلنتاج مثل اإلنتاج المتسلسل كصناعة التجميع‪ ،‬كم يتم استخدامه في متاجر التجزئة حي يستعاض عن اللصاقة بإشارات‬
‫حاسوبية تنتقل إلى المورد فورا ً والذي يتوجب عليه توريد المادة المحدد‪.‬‬
‫شكرا ً لكم‬