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La gestion électronique

des documents
BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009

Gérer la mémoire organisationnelle


pour optimiser le système d’information
et soutenir l’efficience
décisionnelle du dirigeant

M. DESSERTENNE
Sommaire
1 – La GED dans le référentiel Assistant de Gestion de PME-PMI
– Unité de formation et activité
– Compétences et attitudes professionnelles
– Résultats attendus et ressources
– Savoirs associés, limites et recommandations pédagogiques
2 – Le cadrage conceptuel dans le référentiel
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– Cadrage managérial : SI et SID


– Les concepts et le processus de GED
– Les concepts associés
3 – L’acquisition des compétences, attitudes et savoirs associés
– Le suivi de l’activité et de la formation
– Présentation d’une situation de formation
4 – Bibliographie, échanges et discussions

M. DESSERTENNE
1 – La GED dans le référentiel
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Assistant de Gestion de PME-PMI

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Unité de formation et activité

• Unité de formation :
Gestion du Système d’Information
• 1ère année :
– Activité A5 :
Gestion des ressources
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– Sous-Activité :
A5.3 Gestion de l’information
– Tâche :
T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de
classement et d’archivage

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Compétences et attitudes professionnelles
T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage
Compétences professionnelles Attitudes professionnelles
C532.1 Déterminer la nature et le volume des AP532.1 Analyser précisément et de façon
documents à conserver en respectant la circonstanciée les documents administratifs,
réglementation comptables, fiscaux, commerciaux, etc. de
l’entreprise à conserver
C532.2 Élaborer et mettre en œuvre des
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procédures de classement des documents AP532.2 Être rigoureux dans l’élaboration des
procédures de gestion des documents
C532.3 Mettre en place une procédure de
gestion des prêts et des retours de
documents

C532.4 Choisir et organiser les supports de


stockage

C532.5 Communiquer avec des prestataires


en tant que correspondant
M. DESSERTENNE
Résultats attendus et ressources
Résultats attendus
– analyse des documents de l’entreprise et de leur évolution
– proposition d’organisation du classement et de l’archivage
– communication écrite ou orale avec des prestataires
– (mise en place d’une procédure de suivi des documents empruntés)
– méthodologie d’indexation de document (description du contenu par mot clé, description
formelle pour le classement : type, date, auteur…)
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Ressources
– description de tout ou partie du système d’information
– situation contextualisée de communication écrite ou orale
– organisation du classement ou de l’archivage en vigueur
– contraintes à prendre en compte
– environnement technologique offrant des fonctions de numérisation, de compression,
d’archivage
– ressources matérielles et logicielles : logiciel de gestion des documents, de numérisation,
de compression et de reconnaissance de caractères
– matériels (scanner) et logiciels adaptés (tableur, texteur, préAo, numérisation, navigateur
Internet, messagerie)
M. DESSERTENNE
Savoirs associés, limites et recommandations pédagogiques
Savoirs associés Limites et recommandations pédagogiques
S53.5 la nature et le cycle de vie des documents – (…)
- Nature et typologie des documents – La GED permet de rationaliser la gestion des
- Cycle de vie du document numérique et non documents : accès rapide aux documents, une
numérique diffusion facilitée, une fédération possible
S53.6 L'élaboration d’un plan de classement d’informations dispersées, un travail collaboratif
- Ordres de classement plus efficace.
- Organisation matérielle du classement – Les techniques d’acquisition numérique des
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- Organisation logique de supports numériques documents, de la reconnaissance optique des


Indexation : descripteurs caractères (ROC) et de la compression des fichiers
S53.7 La gestion de l’archivage des documents sont présentées et mises en œuvre.
- Types d’archives et nature des documents à – L’indexation des documents concerne aussi bien
archiver l’indexation formelle (fiche descriptive d’un
- Méthodologie d’organisation d’un archivage document, ordres de classement – thématique,
- Modalités d’accès aux archives et sécurité des alphabétique, numérique, chronologique) que
données et des accès l’indexation par mots clés. (…)
- Gestion Electronique des Documents :
principes d’acquisition, d’indexation et de
stockage

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2 – Le cadrage conceptuel de la GED

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Cadrage managérial : SI et SID

Fournisseurs
de données
institutionnels

Informations
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internes

PME

Supports
SID d’information
publics

Informations
partenaires
SI

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Cadrage managérial : SI et SID

Croissance Evolution
de l’information du SI
1. Adaptation aux besoins
Diversité propres de l’utilisateur
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2. Convivialité des outils


de l’information
3. Rapidité de la réponse
4. Ergonomie dans la
présentation des résultats
Complexification 5. Système de suivi et de
SID
contrôle
des ontologies
SI 6. Système de recherche
d’information à différents
degrés d’analyse
Accès et gestion (Reix, 2002)
Efficacité
du SID

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Les concepts de GED

STOCKAGE
ACQUISITION
La GED, c’est .. RECHERCHE
INDEXATION
RESTITUTION
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• Pourquoi une GED ? Cycle


– Centralisation des documents électroniques de vie
– Stabilité et accessibilité du SI (Gestion sécurisée
des droits ; accès, lecture, écriture)
– Rationalisation des fichiers électroniques et Traçabilité
réduction des espaces de stockage
– Recherche rapide et efficace
– Partage des documents et diffusion contrôlée Valeur
probatoire
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Le processus de GED
ENRICHISSEMENT
Intégrer les Organiser l’accès « Alimenter » le SI
documents dans le SI aux documents

INDEXATION
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RECHERCHER
INDEX

Classement

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L’indexation au cœur de la GED
Indexation L’indexation est l’opération qui consiste à décrire un document
afin de permettre son exploitation sans nécessairement recourir
INDEX à la consultation du document lui-même. J.Y. Prax

Types d’indexation
INDEXATION STRUCTUREE L’opérateur renseigne les index
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INDEXATION TEXTE INTEGRAL Auto-indexation

Langages d’indexation
Classement hiérarchique
Langages
Représentation synthétique du sujet
classificatoires
Forme : matière, auteur…
combinatoires

Langages Intervention a posteriori


Langages

libres Concepts relevés dans les documents


Forme : mots clés et descripteurs libres
Intervention a priori
Langages
Codification représentant les documents
contrôlés
M. DESSERTENNE Forme : listes d’autorité et thésaurus
Les concepts associés
Mémoire de l’organisation
GED COLD

GED DOCUMENTAIRE GED BUREAUTIQUE

S.I. : Accès – Partage – Applications - Traitement


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Processus Gestion de Gestion des


contenus archives

Travail Gestion des


Projets collaboratif connaissances

Connaissance collective et entreprise apprenante

Intelligence collective WORKFLOW

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3 – L’acquisition des compétences,
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attitudes et savoirs associés

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Le suivi de l’activité et de la formation
• Suivi de l’activité de prospection
– Création d’un modèle d’un compte rendu flash des opérations de prospection
conduites par l’étudiant dans le cadre de sa recherche de stage
– Réalisation des comptes-rendus et diffusion auprès de l’équipe pédagogique
– Rectifications et ou validation
– Préparation des outils de prospection (planning des visites, curriculum vitae dans ses
différentes versions, lettres de motivation) et soumission de ces documents pour
validation à l’équipe pédagogique
• Suivi des productions et des dossiers
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– Préparation des dossiers supports des épreuves en CCF et gestion des différentes
versions de ces dossiers
– Réalisation de travaux dans le cadre de la formation (toutes UF confondues)
• Echanges avec l’équipe pédagogique, avec les tuteurs de stage
– Comptes rendus des entretiens, réunions
– Courriels échangés
• Suivi des missions de stage
– Création d’un modèle d’un compte rendu périodique d’activité
– Réalisation des comptes-rendus et diffusion auprès de l’équipe pédagogique
– Rectifications et ou validation
– Echanges relatifs aux missions réalisées : soutien méthodologique et notionnel
• (…)
M. DESSERTENNE