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ACTA DE CONSTITUCIÓN

Es el proceso de desarrollar un
documento que autoriza formalmente la
existencia de un proyecto y confiere al
director del proyecto la autoridad para
asignar los recursos de la organización a
las actividades del proyecto.
IMPORTANCIA DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN
¿Cuál es la importancia del Acta de constitución?

• Autoriza formalmente la existencia del proyecto, es decir que un proyecto no existe sin un acta de
constitución del proyecto.
• Confiere la autoridad al director del proyecto para gastar dinero y comprometer recursos.
• Provee los objetivos, los requisitos de alto nivel y los criterios de éxito para el proyecto.
• identifica las restricciones y los riesgos de alto nivel para el proyecto.
• Revela supuestos sobre el proyecto que el director del proyecto abordará durante la recopilación
detallada de requisitos, la definición del alcance y la gestión de riesgos
• establece una relación entre la organización ejecutora y la organización ejecutante

Los proyectos son iniciados por una entidad externa a los mismos, como un patrocinador. El
patrocinador debe encontrarse en el nivel adecuado para obtener la financiación del proyecto y
comprometer recursos para el mismo
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN

ENTRADAS
1. Enunciado del SALIDAS
trabajo del proyecto. • Acta de
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS constitución de la
2. Caso de negocio
1. Juicio de expertos empresa
3. Acuerdos
2. Técnicas de Facilitación
4. Factores ambientales
de la empresa
5. Activos de los
procesos de la
organización
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1. ENUNCIADO DEL TRABAJO


El enunciado del trabajo del proyecto es creado por el
cliente o patrocinador y describe sus necesidades, el
alcance del producto y el modo en que el proyecto se
ajusta al plan estratégico de la organización o del
cliente. No es completo y se define después en el
enunciado del alcance del proyecto durante la
planificación del proyecto.

Hace referencia a
• Necesidad de negocio
• Descripción del Alcance del producto
• Plan estratégico
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2. CASO DE NEGOCIO Avance


tecnológico Requerimiento
El caso de negocio o un documento similar Solicitud
del cliente legal
proporciona la información necesaria
desde una perspectiva comercial para
determinar si el proyecto vale o no la Necesidad Impacto
inversión requerida. organizacional ecológico

Normalmente, la necesidad comercial y el


análisis de costo-beneficio se incluyen en
el caso de negocio para justificar el Necesidad Caso de Necesidad
proyecto. de mercado negocio social
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3. ACUERDOS
Los acuerdos se utilizan para definir las
intenciones iniciales de un proyecto.
Los acuerdos pueden tomar la forma de
los contratos, memorandos de
entendimiento, acuerdos de nivel de
servicio, carta de acuerdos, cartas de
intención, acuerdos verbales, correo
electrónicos, u otros acuerdos escritos.
Normalmente, un contrato se utiliza
cuando se está realizando un proyecto
para un cliente externo
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4. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA


Hacen referencia a condiciones que no están bajo el control
del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el
proyecto.
Pueden mejorar o restringir las opciones de la dirección de
proyectos y pueden influir de manera positiva o negativa
sobre el resultado.
• Estándares gubernamentales de la industria o
reglamentos. Ej. Decreto Supremo Nro 048-2009-EM
• Condiciones de mercado. Ej. Caída del Precio del petróleo
a nivel mundial
• Cultura y estructura de la organización. Ej. Todos los
entregables de ingeniería serán subcontratados por
empresas especializadas
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5. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN


Son documentos, es información, es data histórica, son
procedimientos, son plantillas que cuentan información.
Es un back up de la organización de muchos proyectos que la
empresa ha realizado anteriormente, que nos sirve para
conocer cuáles fueron los errores pasados y cómo se
solucionaron.
En caso fueran procedimientos te indica como realziar cada
uno de los procesos que se va a realizar dentro de tu proyecto
1. JUICIO DE EXPERTOS
A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las
entradas que se usan para elaborar el acta de
constitución del proyecto. Durante este proceso, el juicio
y la experiencia se aplican a cualquier detalle técnico y
de gestión disponible a través de diferentes fuentes.
entre las que se incluyen.

- otras unidades de la organización


- Consultores
- Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
- Asociaciones profesionales y técnicas
- Grupos industriales
- Expertos en la materia
- La oficina de gestión de proyectos (PMO)
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2. TÉCNICAS DE FACILITACIÓN
Las técnicas de facilitación tienen una amplia aplicación
en los procesos de gestión de proyectos y se utilizan para
guiar el desarrollo del plan de gestión del proyecto.
Tormenta de ideas, resolución de conflictos, resolución
de problemas y gestión de reuniones son ejemplos de
técnicas clave utilizadas por los facilitadores para ayudar
a los equipos y las personas realizar actividades del
proyecto
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1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO


el acta de constitución del proyecto documenta las
necesidades comerciales, el conocimiento actual de las
necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o
resultado que el proyecto debe proporcionar, como por
ejemplo:

• Justificación del Proyecto • Cronograma de hitos


• Objetivos medibles y criterios del resumido
éxito • Presupuesto general
• Requisitos(alto nivel) • Lista de interesados
• Supuestos y restricciones • Requisitos de aprobación
• Descripción del proyecto (alto nivel) • Director del proyecto
• Riesgo (alto nivel) • Patrocinador del
proyecto
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
¿ Qué son los stakeholders?
Definiciones

"... Aquellos grupos sin cuyo apoyo la organización


dejaría de existir..."
(Stanford 1963)

"...Participan en una empresa guiados por sus propios


intereses y objetivos, dependiendo de ella, cuyo bien a
su vez depende de aquellos..."
(Ablsted 1971)

"...Pueden afectar el logro de los objetivos de una


organización o son afectados por logro de tales objetivos
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

IMPACTO E INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS EN EL PROYECTO

Si hay algo que hay que tener en cuenta a la hora de


dirigir y gestionar un proyecto son los Stakeholders o
interesados; son individuos y organizaciones que afectan
directa o indirectamente de forma positiva o negativa un
proyecto, saber cuál es la posición de cada uno dentro del
proyecto es fundamental por el impacto que pueden
provocar durante el ciclo de vida del mismo.
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
IMPACTO E INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS EN EL PROYECTO

Primero, revisemos algunos aspectos básicos para


entender la influencia de los stakeholders o interesados.

• Los stakeholders son todas aquellas partes que


podrían ser impactados positiva o negativamente al
término del proyecto.

• Los stakeholders pueden ganar o perder a través del


éxito o fracaso del proyecto

• Los Stakeholders pueden tener diferentes niveles de


autoridad, los cuales afectarán su forma de ejercer
influencia sobre el proyecto y sus entregables
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
IMPACTO E INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS EN EL PROYECTO

Una de las claves en el éxito de los proyectos es el lograr que los requerimientos de los clientes sean
satisfechos de la mejor manera posible.

Bajo este marco se puede evaluar el éxito de un proyecto en distintas categorías de éxito a lo largo de su
ciclo de vida. Estas denominadas "categorías de éxito" so descritas como:

1. Objetivos internos del proyecto (eficiencia durante el proyecto)


2. Beneficio para el consumidor (eficiencia en el corto Plazo)
3. Contribución directa ( en el medio plazo)
4. Oportunidad futura (en el largo plazo)

Esta percepción, surge de las expectativas (requerimientos) de los interesados (Stakeholders) dentro del
proyecto a través del tiempo en el mismo ciclo de vida.
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

IMPACTO E INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS EN EL PROYECTO

La forma de cuantificar el impacto de los Stakeholdes, se relaciona con las propias


restricciones (costo-tiempo-alcanace) del proyecto, en el cual, en la fase en el
tiempo en donde ocurren cambios estará relacionada con el incremento en los
costos totales para el proyecto, es decir, si se realiza un cambio en la configuración
del proyecto en sus fases iniciales, tendrá un costo menor comparado con un
cambio en fases subsecuentes.
ARRANQUE LANZAMIENTO REALIZACIÒN CLAUSURA

ALTO
Influencia de los interesados

Costes cambios
BAJO
TIEMPO
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
IMPACTO E INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS EN EL PROYECTO

LosDinamismo
ubicados en A y B
son los más sencillos de
Bajo tratar Alto
B
A Impredecible
Los ubicados en D son los que
Los ubicados
Bajo nivel de en C son Pero hay que prestarle mayor
importantes y poderosos. No
poder

Bajo problema
obstante son de bajo
Manejable
atención. Son poderosos y de
difícil predicción de
C así que su posturaD comportamiento
dinamismo
por su alto
es fiable
Poderoso y sus expectativas
De gran peligrodinamismo
suelen ser de fácil resolución
pero o grandes
Alto Predecible oportunidades
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

IMPACTO E INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS EN EL PROYECTO

Los ubicados en B hay que


mantenerlos informados. Pueden
Los queGRADO
se encuentran ser
enimportantes
A al momento de
DE INTERÉS
tener que influenciar a los
requieren esfuerzo y atención
Son poderosos pero Lossu grado de interés
ubicados en en las
D son
poderososaltamente
mínima
Bajo de la empresa
estrategias Altoes baja.
poderosos Debe
e interesados en la
mantenérselos
A satisfechos, yaB quede
estrategia generalmente
la empresa. Son
son pasivos pero ante determinadas
poder
Mínimo dominantes
Mantenerse por lo que deben ser
Bajo circunstancias
esfuerzopuedentenidos
emerger en repentinamente
informado cuenta al momento de
moviéndose para esta situación
definiral las
grupo D. Por
estrategias
C D
su variabilidad son de cuidado permanente
Mantenerlo Stakeholder
Alto Satisfecho Dominante
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
MAPA DE STAKEHOLDERS

Clientes
Medio
Consumidores
Ambiente

Públicos
ONG
internos
Proyecto

Proveedores Gobiernos

Sindicatos Accionistas
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE STAKEHOLDERS

Pensamiento
Estratégico
Actuar, Revisar e
Relación con Análisis y
informar
Stakeholders Planificación
orientada a
resultados
Fortalecimiento
Proceso de de las
relación capacidades de
la relación