Ruang Lingkup :

• Sistem Penyimpanan
• Sistem Penjajaran
• Sistem Pendistribusian dan
Pengembalian
• Sistem Pengambilan kembali
(retrieval)
• Lay Out Unit Rekam Medis

Mengapa rekam medis harus disimpan ?

THE FLOW OF DATA FROM THE PATIENT’S ADMISSION TO THE RETURN OF THE MR TO FILE

Patient admitted
MR begins

Patient in ward
Pathology, X-Ray, Consultation,
Clinical data
ECG data Operation/anaestesi,
Recorded in MR
Physiotherapy data

Patient discharged
MR to MR dept
Doctor to complete
according final
Dx/operation,
No Discharge summary
MR assembled
& Signature
& Analyzed for
completeness

Yes
Coded data entered in MR coded by MR
Disease/Operations Index MR complete
dept Staff using ICD

Sumber: MR Manual, WHO - 2006

Morbidity MR filed
statistics complete
 ALUR
BERKAS REKAM
MEDIS
LAYAKKAH RUANG PENYIMPANAN RM???
 Tujuan Penyimpanan
•5 M :
Menyediakan RM secara utuh atau secara lengkap
apabila dibutuhkan
Menghindari pemborosan waktu dan tenaga
dalam penemuan kembali
Memanfaatkan tempat atau sarana penyimpanan
Mengamankan atau melindungi RM dari bahaya
bencana kebakaran, kebanjiran dll
Menjaga informasi/kerahasiaan yang terkandung
di dalamnya
DESENTRALISASI SENTRALISASI

RM P anak Pengelolaan
Pengelolaan
RM P dalam dan
dan
penyimpanan
penyimpanan RM P bedah
RM rawat
RM rawat jalan
RM P lain2 jalan dan RM
rawat inap

Pengelolaan
dan RM rawat inap
penyimpanan
RM rawat
inap
 DESENTRALISASI

Keuntungan Kelemahan

 Efisien waktu pasien cepat  Duplikasi pembuatan RM,

terlayani informasi tentang riwayat
penyakit pasien terpisah
 Beban kerja petugas ringan
 Membutuhkan biaya tinggi :
 Pengawasan terhadap RM pengadaan RM, ruang, alat
lebih mudah karena  Bentuk/isi RM berbeda
lingkungannya lebih sempit
 Menghambat pelayanan bila
RM dibutuhkan unit lain
 SENTRALISASI

Keuntungan Kelemahan
 Mengurangi duplikasi  Petugas lebih sibuk
 biaya u perawatan dan  Perlu ruangan yg lebih
ruangan lebih sedikit luas
 tata kerja,peraturan dan
alat mudah diseragamkan
 Efisiensi kerja petugas
 Mudah dilayani setiap saat
Sistem Penyimpanan RM
• Perlu didukung :
- Sistem :
Pemberian no RM dan label warna
Lokasi dan sistem penyimpanan
- Sarana / peralatan
- Prosedur atau tata kerja
- SDM yang cakap dan trampil
 SISTEM PENJAJARAN

Penjajaran (FILING SYSTEM) adalah

sistem penataan RM dalam suatu
URUTAN khusus agar pengambilan
kembali/retrieval menjadi lebih
mudah dan cepat
 SISTEM PENJAJARAN
Ada 3 cara :
ALFABETIK
ALFANUMERIK
NUMERIK/PENOMORAN :
1. Sistem nomor langsung/straight
numerical filing
2. Sistem angka akhir / terminal digit filing
3. Sistem angka tengah/ middle digit filing
 Straight Numerical Filing

Keuntungan :
1. Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No RM dengan
nomor yang berurutan pada saat diminta.
2. Mudah dipahami oleh petugas baru.
Kelemahan :
1. PERLU KONSENTRASI PETUGAS yang sangat tinggi, karena
harus memperhatikan seluruh angka dari No.RM untuk
menghindari tertukarnya angka-angka. Contoh 132650 
136250
2. KESIBUKAN TIDAK MERATA. Daerah sibuk yaitu daerah
dengan no RM baru  sulit membagi tugas
3. PENGAWASAN kerapian sulit dilakukan
 Contoh urutan dalam SNF

• 566025 566099 569997

• 566026 566100 569998
• 566027 566101 569999
• 566028 566102 570000
• 566029 566103 570001
• 566030 566104 570002
• 566031 566105 570003
MIDDLE DIGIT FILING (MDF)
48 65 01
II I III
Keuntungan :
– Memudahkan pengambilan 100 RM yang
nomornya berurutan
– Penyebaran nomor merata
– Pembagian tugas mudah

Kelemahan :
– Perlu waktu melatih petugas
– Tidak dapat digunakan dengan baik bila nomor
RM lebih dari 6 angka
 Contoh urutan dalam MDF

• 75 60 21 56 68 96 99 68 97
• 75 60 22 56 68 97 99 68 98
• 75 60 23 56 68 98 99 68 99
• 75 60 24 56 68 99 00 69 00
• 75 60 25 57 68 00 00 69 01
• 75 60 26 57 68 01 00 69 02
• 75 60 27 57 68 02 00 69 03
 TERMINAL DIGIT FILING (TDF)
01 56 00
III II I
Keuntungan :
1. RM akan tersebar merata di 100 seksi
2. Bisa dihindari timbulnya rak yang kosong
3. Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat dibagi
secara merata
4. Misfile (salah simpan) dapat dicegah, karena petugas
hanya memperhatikan 2 angka akhir saja dalam menuju
lokasi kelompok angka akhir
5. Petugas tidak berdesak-desakan disuatu tempat
Kelemahan :
Memerlukan tempat penyimpanan yang lebih besar
Perlu waktu dalam melatih petugas baru
 Contoh urutan dalam TDF

56 60 25 97 05 75 98 99 80
57 60 25 98 05 75 99 99 80
58 60 25 99 05 75 00 00 81
59 60 25 00 06 75 01 00 81
60 60 25 01 06 75 02 00 81
61 60 25 02 06 75 03 00 81
62 60 25 03 06 75 04 00 81
 Masalah Khusus Penjajaran
• 1. Lembar berkas lepas (Loose sheets)
• 2. Berkas RM yang sangat tebal (Volumous
records)
• 3. Penandaan khusus (Special Flagging)
• 4. Berkas RM dg kondisi map/sampul/folder rusak
(Damaged Records)
• 5. Terjadi kepadatan disuatu area
• 6. Pusat Rekam Satelit (Satellite Record Centres)
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS
• Siapa yang berhak meminjam RM?
 Pihak yang bertanggung jawab langsung terhadap
pasien-para tenaga kesehatan (dokter, perawat,
paramedis, fisioterapis dll)
 Pihak yang tidak bertanggung jawab langsung
terhadap pasien yang diberi wewenang untuk
menggunakan RM (jajaran direksi, staf medis)
 Pihak ketiga diluar RS yang tidak langsung
bertanggung jawab terhadap pasien ( peneliti, polisi
dll)
PEMINJAMAN REKAM MEDIS

 Syarat-syarat peminjaman
- Identitas peminjam RM
- Lokasi peminjaman: di ruangan unit RM,
di luar kantor/di luar RS
- Ada bukti dalam unit RM: bon pinjam,
buku register peminjaman, tracer di
lokasi/rak penyimpanan RM
- RM yang digunakan/dipinjam harus
sudah lengkap
- Tujuan peminjaman jelas
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS
 Tanggung jawab peminjaman

 Intern: Tg jwb siapa, dibawa kemana/unit

mana, tgl dipinjam, lama peminjaman

 Ekstern tanggung jawab direktur RS/kepala

unit RM ?

 RM untuk pengadilan ?
 Sistem Pendistribusian dan
Pengambilan Kembali (retrieval )

• Transportasi RM :

 Sebagian besar RM dibawa dengan tangan dari satu tempat

ke tempat lain
 Perlu petugas khusus agar permintaan rutin dapat selalu
terkirim
 Ada fasilitas pel.kes yang menggunakan tabung pneumatis
dengan cepat dapat mengirimkan ke peminjam.
 Dumbwaiter /troly (meja/rak berjalan)
 Elevator yang dapat membawa RM naik dan turun
• Tentukan waktu pengembalian RM  rawat jalan ?
Rawat inap ?
 Teknik dalam Distribusi Rekam Medis
1. SORTIR rekam medis sesuai nama Klinik yang dituju
2. Letakkan rekam medis pada rak yang telah diberi
NAMA KLINIK
3. Pada saat mengambil rekam medis selalu TELITI
kembali Klinik/Dokter yang dituju
4. Bila mengantar beberapa Klinik, kirim rekam medis
ke Klinik yang LEBIH DEKAT/URGENT
5. Kirim rekam medis selalu menggunakan EKSPEDISI
manual/komputer
6. Jika BRM dipindahkan dari 1 unit pelayanan ke unit
pelayanan lain pakailah Form Pemindahan BRM
 Hal-hal yang harus diperhatikan
dalam Distribusi Rekam Medis
1. Baca nomor rekam medis, nama pasien dan
klinik/dokter yang dituju dengan teliti!
2. Tanggung jawab dan selalu cek ulang!
3. Ngobrol/memainkan hp di perjalanan sering
membuat petugas lupa
4. Hindari rekam medis lain terselip dengan rekam
medis yang diambil
5. Buat tanda terima dan waktu pengiriman dibuku
expedisi pendistribusian
6. Buat laporan keterlambatan pengiriman BRM
 Pengawasan RM
1. RM yang belum disimpan harus selalu disortir
2. RM yang dikembalikan ke unit RM tidak semua langsung
disimpan, mungkin masih melewati proses analisis, koding,
indeks dsb. Di tempat ini juga harus disusun sedemikian rupa
supaya memudahkan pencarian
3. Pengeluaran RM di luar jam kerja, juga harus ada peraturan-
peraturan seperti pada jam kerja (dicatat pada buku
permintaan, buat tracer dll)
4. Setiap RM yang dipergunakan harus diletakkan di atas meja,
tidak disimpan dilaci-laci.
5. Petugas penyimpanan bertanggung jawab terhadap bagian
lokasi penyimpanan termasuk memelihara kerapian &
kebersihan lokasi. Rutin mengecek keberadaan masing2 RM,
melihat apakah ada misfile atau RM yang belum dikembalikan
pada waktunya.
 Misfile (salah letak)

Kadang RM terletak pada lokasi yang

salah atau tidak dikeluarkan melalui
prosedur yang benar. Di bawah ini
teknik dalam melacak misfile (salah
letak):
 Melacak RM Misfile

1. Cari transposisi didalam masing-masing set angka 2 digit.

Contoh 67-18-56 bisa tersimpan di 67-81-56 atau 67-18-65
2. Cari RM hilang yang bernomor 3 pada 8, nomor 0 pada 6,
nomor 4 pada 9.
3. Periksa nomor ttt pada kelompok ratusan yang mendahuluinya
atau mengikuti no tersebut. Cont 657 dicari pada 557 atau 757
atau pada kombonasi yang serupa
4. Periksa RM sebelum atau sesudah RM dibutuhkan.Terkadang
menyelip kedalam map pasien lain
5. Periksa RM persis diatas atau dibawah atau diseberang RM yang
mesti ditemukan
RAK STATIS
 Lay Out Unit Rekam Medis
Beberapa kriteria standar yang perlu diperhatikan agar
menghasilkan tata ruang URM yang baik, yaitu:

Lokasi URM harus berada di tempat yang strategis untuk

pendistribusian RM dan retrieval.

Luas ruangan harus cukup untuk para staf dalam melakukan

pekerjaannya dan juga petugas lain yang bekerja dengan
RM, serta cukup untuk peralatan pendukung.

Luas ruangan harus cukup untuk penyimpanan rekam medis

aktif maupun inaktif.

Ruangan untuk penyimpanan RM harus cukup aman untuk

menjaga catatan agar tidak hilang, rusak atau digunakan
oleh orang yang tidak berwenang.
Untuk meningkatkan produktivitas kerja dan
kenyamanan, serta untuk menghasilkan RM yang baik
dan berkualitas diperlukan pengaturan tata ruang yang
baik, aman, nyaman dan terpelihara ( ergonomis ).

Kondisi ruang URM yang tidak teratur dan tidak

terpelihara, seperti RM tergeletak berhamburan, ruang
penyimpanan penuh debu dan rayap, ruang kerja yang
sempit dan berantakan  akan menghilangkan
keakuratan dan nilai guna RM tersebut serta
menurunkan kualitas pelayanan
CONTOH ROLL-O-PACT (1)
CONTOH ROLL-O-PACT (2)

3
4 2
1

6
Contoh 1 unit ROP
1 unit ROP, terdiri dari:
• 5 sub rak ke samping @100 cm
• 6 sub rak ke atas-bawah

Kapasitas 1 unit ROP  tebal 1 BRM

+0,5cm

= {6 x (100/ 0,5)} x 5 = 6.000 BRM

REKAM MEDIS  RAPI
 Referensi
• Medical Record Manual, WHO, 2006
• Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan, UI Press, Jakarta 2008, Gemala Hatta, et.al,
• Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia, Depkes, Ditjen Yanmed, Jakarta 1997
• Materi Kuliah MIK Proses Penyelenggaraan &
Pengarsipan Rekam Medis, Apikes UIEU, Jakarta 2001,
Lily Wijaya
• Surat Edaran Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam
Medis di Rumah Sakit, Depkes, Ditjen Yanmed, Jakarta
1995
• Petunjuk Pelaksanaan Indikator Mutu Pelayanan
Rumah Sakit, WHO dan Depkes, Jakarta 1998
Terimakasih atas
perhatiannya

Semoga bermanfaat