ASEGURAMIENTO DE

LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
¿Qué es OpenText?.

Es una plataforma alineada con SAP la cual permite capturar, administrar, almacenar, preservar y
entregar al usuario correcto, en el lugar correcto y en el momento correcto, grandes volúmenes de
contenido e información comercial, incluida la correspondencia, documentación de cualquier tipo.
 FUNCIONALIDADES Y BENEFICIOS DE OPEN TEXT.
BENEFICIOS
FUNCIONALIDADES
Manejo de la información en toda la
ejecución del contrato, incluyendo las etapas
de planeación y precontractual.
• Gestión de la información en la nube.
• Entrega incorporada de capacidades
analíticas en las aplicaciones basadas en
datos, por la inclusión de metadatos como
datos de entrada que son datos reportables.
• Intercambio eficiente, seguro y compatible
de la información.
• Visualización y edición de documentos,
posibilidad de firmas electrónicas.
• Archivado seguro de datos y documentos SAP y
su acceso inmediato y transparente.
• Reducción de costes y errores en la entrada y
manipulación de documentos.
• Mejora de la gestión de la Información
Corporativa en el mundo SAP.
• Recopilación de toda la información sobre las
personas y su desarrollo.
• Almacenamiento ilimitado.
• Ahorro en el consumo de papel físico ayudando
a la protección del medio ambiente.
• Estructura de expediente digital para búsqueda
de información en el momento exacto y en el
lugar exacto.
ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE DE ABASTECIMIENTO
CLASES DE EXPEDIENTES
Los tipos de expedientes que se gestionan en medios electrónicos en la plataforma OPENTEXT, son:
TAXONOMIA
DOCUMENTACION CONTRATOS (TRANSVERSALES):
CONSULTA DE EXPEDIENTES
• Desde el inicio se deben definir los roles interlocutores que intervienen en todo el ciclo, por cuanto la
consulta del expediente electrónico está restringida solo a las personas que desempeñan un rol en la
gestión del mismo y fueron instanciadas.

• Cuando hay reemplazo de interlocutores, es responsabilidad de interlocutor saliente actualizar la

información del interlocutor que lo reemplazara o solicitar esta acción al rol responsable de la
respectiva fase donde eventualmente el interlocutor saliente no cuenta con permisos de modificación.

• Los entes de control externos tendrán acceso de consulta temporal a Opentext, mediante la
asignación, a través de Service Desk, de un usuario y clave. Una vez se asegure el acceso a OpenText,
deben solicitar al Funcionario Autorizado o administrador que instancie al interesado en el rol de
“Auditor” en las fases de interés de dicha auditoria.

• La consulta para funcionarios de áreas de control interno de Ecopetrol opera de la misma forma, solo
que su acceso a la herramienta será habilitado por Service Desk con el usuario y clave de red
asignados por la empresa. Una vez tengan acceso, deben solicitar al funcionario autorizado o
administrador, los instancie en el rol de auditor.

• Se debe asegurar con Abastecimiento que se instancie al administrador en las instancias de planeación
operativa y etapa precontractual.
 TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTACION CONTRATOS (TRANSVERSALES)

00 Designaciones y minuta firmada 05 Soportes Modificaciones Contractuales

01 Comunicaciones del Contrato
ABE Bienes firmado Comunicación Oficial (entre las partes por terceros)
ABE Servicios firmado Comunicaciones Enviadas por el Contratista Comunicación Oficial (emitidas por Ecopetrol)
Acuerdo de Cooperación Firmado Comunicaciones Enviadas por Ecopetrol Comunicación Oficial (Memorando Motivador)
Anexos Especificaciones y/o Documentos Técnicos
Carta Designación Administrador 02 Pólizas y Garantías Formato Solicitud de Autorización Cupos Presupuestales para
Carta Designación Apoyo Transaccional Contratación Plurianualidad L.P.
Pólizas, Garantías y Constancias de Pago (Caratula)
Carta Designación Funcionario Calificador Desempeño Formato de Utilización de Cupos Presupuestales para la
Carta Designación Funcionario de Seguimiento Contratación Plurianualidad L.P
03 Modificaciones Contractuales
Carta Designación Gestor único Informe (Consulta Listas Restrictivas)
Acta de Reajuste
Carta Designación Interventor Presupuesto (trámites durante la ejecución: Contrato Adicional,
Adición Presupuestal otrosí, etc.)
Carta Entrega ABE Contrato Adicional Documento Soporte Mayor Cantidad
Carta Entrega Acuerdo Cooperación Mayor Cantidad
Acta de Comité Asesor Tramite y Aprobación FA
Carta Entrega Ande Otro Si
Carta Entrega Contrato
Acta de Reajuste
Reconocimiento Económico
Carta Entrega Convenio Acta de Suspensión Contrato
Uso de Opción
Carta Entrega Patrocinio Acta de Reinicio del Contrato
Renovación Contrato Salud
Contrato ANDE Bienes Firmado Anexos
Contrato ANDE Servicios Firmado 04 Fiducias, anticipos, pagos anticipos 06 Anomalías en Ejecución
Contrato Arrendamiento Firmado Sanciones / Penalizaciones
Constitución Fiducia Manejo Anticipo
Contrato Bienes Firmado Apremios
Informe de Pago Anticipado / Anticipo Terminación Anticipada
Contrato Comodato Firmado
Contrato Servicios Firmado
Liquidación Fiducia Multas / Descuentos
Aspectos Laborales
Convenio Firmado
Reclamaciones
Patrocinio Firmado
Aspectos Sociales
 TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTACION CONTRATOS (TRANSVERSALES)
07 Auditorías / Seguimiento 8 Comunicaciones internas
Informe de Auditoría Memorando
Informe de Auditoría Laboral Comunicaciones
Informe de Auditoría HSE
Informe de Interventoría Gestoría
Actas de Seguimiento

ETAPA DE ALISTAMIENTO
01 Accesos y Permisos 04 Requisitos mínimos, administrativos y 05 Otros aspectos laborales
Permisos a los Sistemas de Información técnicos Certificado de cumplimiento de obligaciones parafiscales
Permisos accesos instalaciones
Confirmación Revisión Información, Materiales y Confirmación Aprobación Sub Contratación
02 Personal del contratista Equipos de ECP No Aceptación Subcontratación
Entregables y/o Documentación Técnica para Solicitud de Subcontratación
Certificado de Cumplimiento de obligaciones laborales
ejecución del Contrato Soporte Subcontratación
Certificación de Cumplimiento de Perfiles
Evidencia de Materiales y Equipos a Entregar
(Anexos)
03 Aspectos HSE Permisos y Licencias Requeridas
06 Divulgaciones y Actas de inicio
Cumplimiento Clausulado contratación verde Planes de Trabajo
Informes HSE Acta de Socialización
Procedimientos Actividades Críticas
Matriz de Evaluación Control y Seguimiento HSE Acta de KOM
Evidencia de Verificación de estado de los Equipos Acta de Inicio
Planes HSE para el contrato
Evidencia de verificación de elementos se
Planes HSE de Ecopetrol
seguridad Industrial
Reportes de fallas de control e incidentes
Soportes adminstrativos
 TIPOS DOCUMENTALES
ETAPA DE EJECUCION
01 Aspectos de personal 04 Otros Aspectos HSE
Certificado de Cumplimiento de obligaciones Planes HSE de Ecopetrol
Certificación de Cumplimiento de Perfiles Planes HSE para el Contrato
Reportes de Fallas de Control e Incidentes
Matriz de Evaluación Control y Seguimiento HSE
02 Aspectos Técnicos y administrativos
Informes de HSE
Entrega de Materiales y Equipos Cumplimiento de Clausulado Verde
Entregables Información Técnica
Evaluación Desempeño Parcial 06 Otros Aspectos Laborales
Evaluación Desempeño Final
Informes de Cierre Certificado de Cumplimiento de Obligaciones
Soportes Información Administrativa Confirmación Aprobación Subcontratación
No Aceptación Subcontratación
Solicitud Subcontratación
03 Actas Soporte Subcontratación
Acta
Acta de Reconocimiento 07 Soportes de Mano de Obra
Acta de Reunión Soportes de Mano de Obra
Acta de Liquidación Parcial
Acta de Recibo de Cantidades 08 Soportes de subcontratistas y proveedores
Soportes de Subcontratistas y Proveedores

09 Aspectos HSE
Informe de desempeño HSE
 TIPOS DOCUMENTALES
ETAPA DE CIERRE Y BALANCE

01 Aspectos de personal
06 Actas
Certificado de Cumplimiento de obligaciones
Acta
Certificación de Cumplimiento de Perfiles
Acta de Finalización
Acta de Liquidación
02 Otros Aspectos Laborales
Certificado de cumplimiento de obligaciones 07 Soportes de Mano de Obra
Confirmación Aprobación Sub Contratación
Soportes de Mano de Obra
No Aceptación Subcontratación
Solicitud de Subcontratación 08 Soportes de subcontratistas y proveedores
Soporte Subcontratación Soportes de Subcontratistas y Proveedores

03 Aspectos técnicos y administrativos 09 Aspectos HSE

Entrega de Materiales y Equipos Informe de desempeño HSE
Entregables Información Técnica
Evaluación Desempeño Parcial
Evaluación Desempeño Final
10 Otros Aspectos HSE
Informes de Cierre Planes HSE de Ecopetrol
Soportes Información Administrativa Planes HSE Para el Contrato
Reportes de Fallas de Control e Incidentes
04 Aspectos Financieros Matriz de Evaluación Control y Seguimiento HSE
Informes de HSE
Constitución Fiducia Manejo Anticipo
Informe de Pago / Anticipo
Liquidación Fiducia
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

Comunicación de solicitud • Eventual • Se debe digitalizar y cargar en

• Digital • ECM Open Text
de documentos requeridos ECM OPEN TEXT
para inicio del contrato

Acta de reunión y
• Se debe digitalizar y cargar en
presentación de kick of • Digital • Eventual • ECM Open Text
ECM OPEN TEXT.
meeting

Formato certificación • ECM Open Text • Se debe digitalizar y cargar en

• Mixto • Eventual
cumplimiento de perfiles • Expediente fisco ECM OPEN TEXT.

• Se debe digitalizar y cargar en ECM

Compromiso con la OPEN TEXT.
• ECM Open Text
Integridad Contractual - • 01_Requisitos Mínimos,
• Digital • Eventual • Expediente fisco
Contratista administrativos y técnicos

Compromiso con la • Se debe digitalizar y cargar en ECM

Integridad Contractual • ECM Open Text OPEN TEXT.
Administrador
• Digital • Eventual • Expediente fisco • 01_Requisitos Mínimos,
administrativos y técnicos
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

• Físico • Eventual • Se debe digitalizar y cargar en

• Expediente Físico
Acta de Inicio ECM OPEN TEXT

• Se debe digitalizar y cargar en

Pólizas, Garantías y
Constancias de Pago y
aprobación de pólizas.
ECM OPEN TEXT.
• Físico • Eventual • Expediente Físico
• Las Pólizas USO mensual, se
deben cargar en la carpeta de
ejecución- ATA.

Plan de HSE • Digital • Eventual • ECM Open Text

• Se debe digitalizar y cargar en ECM

OPEN TEXT.
Permisos y licencias • Expediente Físico • Si la complejidad es AC, en
• Físico • Eventual
requeridas 01_Accesos y Permisos. Si es BC, en
01_Requisitos Mínimos..

Listado de equipos y • Si la complejidad es AC en 04_

materiales requeridos Requisitos mínimos. Si es BC, en
para la Ejecución del
• Físico • Eventual • ECM Open Text
01_Requisitos Mínimos..
Contrato

Informes de Ejecución • Físico • Eventual • ECM Open Text

 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones
Constitución de fiducia
para el manejo de
anticipo o de fiducia de
retención en garantía Físico • Se debe digitalizar y cargar en
• • Eventual • Expediente Físico
ECM OPEN TEXT.
• Carpeta Transversal

Informes de pagos • Carpeta Transversal

• Digital • Eventual • ECM Open Text
anticipados y anticipos

Liquidación de encargo • Se debe digitalizar y

fiduciario o fiducia de • Físico • Eventual • Expediente Físico cargar en ECM OPEN TEXT
retención de garantía • Carpeta Transversal

Reportes de Fallas de
control, incidentes y • Digital • Eventual • ECM Open Text/GRI.
accidentes.

• Mixto • Eventual • ECM Open Text • Se debe digitalizar y

Acta de Cantidades
• Expediente fisco cargar en ECM OPEN TEXT

Actas de seguimiento • Mixto • Eventual • ECM Open Text • Se debe digitalizar y

cargar en ECM OPEN TEXT

• Se debe digitalizar y
Otrosí • Físico • Eventual • Expediente Físico cargar en ECM OPEN TEXT
• ECM Open Text • Carpeta Transversal
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

Análisis de riesgos • Se debe digitalizar y cargar en

actualizado en la ECM OPEN TEXT.
• Físico • Eventual • Expediente Físico
ejecución del contrato • Carpeta transversal
• ECM Open Text

Certificado de
Cumplimiento de • Si la complejidad es AC, en
obligaciones laborales, 01_Aspectos personal. Si es BC, en
• Mixto • Eventual • ECM Open Text
parafiscales y/o 01_Otros aspectos laborales.
contratación verde.

Documentos soportes
de solicitudes mayores • Digital • Eventual • ECM Open Text • Carpeta transversal
cantidades

Soportes Gasto • Se debe digitalizar y

reembolsables • Físico • Eventual • Expediente Físico. cargar en ECM OPEN TEXT

• Se debe digitalizar y
Acta de Reajuste • Físico • Eventual • Expediente Físico. cargar en ECM OPEN TEXT
• Carpeta Transversal

Uso de opción • Digital • Eventual • ECM Open Text

• Físico • Eventual • Expediente Físico • Se debe digitalizar y

Cesión de Contrato
cargar en ECM OPEN TEXT
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

Cesión de pago • Físico • Eventual • Expediente Físico • Se debe digitalizar y cargar en

ECM OPEN TEXT

Soporte de • Se debe digitalizar y cargar en

Subcontratación • Físico • Eventual • Expediente Físico.
ECM OPEN TEXT

• Se debe digitalizar y cargar en

Multas y Apremios • Físico • Eventual • Expediente Físico. ECM OPEN TEXT
• Carpeta Transversal

• Se debe digitalizar y
Acta de suspensión del cargar en ECM OPEN TEXT
contrato
• Físico • Eventual • Expediente Físico.
• Carpeta Transversal

Acta de Reanudación • Se debe digitalizar y

• Físico • Eventual • Expediente Físico. cargar en ECM OPEN TEXT
de contrato

Acta de terminación • Se debe digitalizar y

anticipada de mutuo • Digital • Eventual • Expediente Físico cargar en ECM OPEN TEXT
acuerdo

Acta de terminación • Físico • Eventual • Expediente Físico • Se debe digitalizar y

anticipada unilateral. cargar en ECM OPEN TEXT
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

Concepto de • Digital • Eventual • ECM Open Text • Se debe digitalizar y cargar en

desequilibrio económico ECM OPEN TEXT

• Se debe digitalizar y
Acta de reconocimiento • Físico • Eventual • Expediente Físico cargar en ECM OPEN TEXT
económico.
• Carpeta transversal

Reclamaciones
Económicas • Mixto • Eventual • ECM Open Text

Acta de cierre y balance • Se debe digitalizar y

del contrato.
• Mixto • Eventual • ECM Open Text. cargar en ECM OPEN TEXT

Compromiso con la
Integridad contractual – • Se debe digitalizar y
Contratista (terminación • Mixto • Eventual • ECM Open Text
cargar en ECM OPEN TEXT
del contrato)
Soportes de
Compromiso con la • Se debe digitalizar y
Integridad contractual –
información • Mixto • Eventual • ECM Open Text cargar en ECM OPEN TEXT
Administrador
administrativa
(Terminación del contrato)

Entregables y/o • Se debe digitalizar y

documentación técnica • Mixto • Eventual • ECM Open Text
cargar en ECM OPEN TEXT
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2
Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

Entregables y/o • Se debe digitalizar y

• Mixto • Eventual • ECM Open Text
documentación técnica cargar en ECM OPEN TEXT

• Se debe digitalizar y
Soportes de • Eventual • ECM Open Text cargar en ECM OPEN TEXT
información • Mixto
administrativa

• Únicamente documentos
Informe de desempeño • Digital • Eventual • ECM Open Tex en XLS.
HSE

Informe de Auditoria • Digital • Eventual • ECM Open Text • Carpeta Transversal

• En caso que se reciba en medio

físico se digitaliza y carga en
Informe de avance de • Expediente Físico Open Text, así como en el
• Mixto • Eventual • ECM Open Text expediente físico. Si el
la ejecución del servicio
contratado documento se recibe en digital
solo reposará en ECP OPEN TEXT

Matriz de evaluación,
control y seguimiento • Digital • Eventual • ECM Open Text
HSE
 ANÁLISIS DOCUMENTAL NORMALIZADO (ADN) GAB-V-003 Versión 2

Actividad Tipo de soporte Periodicidad Repositorio Observaciones

Evaluación final de • Digital • Eventual • ECM Open Text

desempeño

Informe de Auditoria • Digital • Eventual • ECM Open Text • Únicamente documentos

Informe Mano de obra
Laboral. en XLS.

Informe de auditoria
HSE de
Informe
subcontratista y • Únicamente documentos
• Digital • Eventual • ECM Open Text
proveedores en XLS.
Informe de Interventoría

Informe de lecciones
aprendidas y
oportunidades de • Digital • Eventual • ECM Open Text
mejora
USO DEL TESTIGO DOCUMENTAL
Se utilizará este formato en los siguientes casos:

• Cuando esté relacionado con información en formatos que por su tamaño pueden ser incluidos
directamente en el expediente, y que requieren otras formas de conservación.

• Cuando el expediente contenga información en otros soportes diferentes al papel.

• Cuando esté relacionado con entregables técnicos que se conservan en el Centro de

Información Técnica.

IDO-F-065
ALERTAS
Para los contratos Marco que generan ordenes de servicio solicitar a Abastecimiento el cargue de
las ODS en la carpeta

Si se tienen ordenes una carpeta diferente no se deben trasladar, ya que genera perdida de los
metadatos y los roles del expediente.

En el caso que expediente se cree de forma errónea se debe solicitar a Service desk la eliminación
del expediente y crearse de forma correcta nuevamente.

Incluir a los contratistas, interventores y administradores en los expedientes electrónicos que

intervienen, a pesar que se actualicen los interlocutores en SRM, estos no migran a open text.