Artículo 5 del Decreto

2609 de 2012
Artículo 5°. Principios del proceso de gestión documental

Sandra Mendoza M.
 PLANIFICACION ARCHIVISTICA

 La creación de los
documentos debe estar
precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que
determine la utilidad de estos
como evidencia, con miras a
facilitar su gestión. El resultado
de dicho análisis determinará si
debe crearse o no un
documento.
QUE ES PLANIFICACION
 Es una herramienta de gestión

 Es el ordenamiento del que hacer

 Es la priorización de objetivos

 Es un compromiso compartido

 Es la oportunidad de identificar la necesidad de cambio como

oportunidad no como amenaza.

 Es administra r los recursos de manera eficiente, eficaz y efectiva.

 PARA QUE ES IMPORTANTE LA
PLANIFICACION ARCHIVISTICA
 Para administrar adecuadamente una organización.

 Para brindar acceso a la información de forma pertinente y oportuna.

 Para identificar oportunidades y amenazas del entorno .

 Para tener un horizonte más preciso de hacia adonde encauzar los

esfuerzos para obtener mejores resultados.
 Para facilitar el monitoreo del quehacer y por ende la rendición de
cuentas.

 Para fundamentar el uso y la gestión de los recursos en función de

resultados.

 Para evidenciar el desarrollo de la organización (incorporación de

mejores prácticas).

 Para identificar los factores de riesgo y oportunidades de mejora.

 Para fortalecer el trabajo en equipo.

 CICLOS DE LA PLANIFICACION

 Formulación

 Aprobación

 Ejecución

 Evaluación

 Seguimiento
 QUIENES PARTICIPAN?

 Toda la organización en la
elaboración si son muchos,
entonces los representantes
de las diferentes áreas
encargados generar y
manejar la información
 QUE DEBE CONSIDERAR LA
PLANIFICACION
 Definición de:
– Ideas rectoras
 Misión
 Visión
 Valores

 Programación mediante:
 Objetivos
 Metas
 Indicadores
 Unidades de medida
 Fecha de ejecución
 CONCLUSIONES

 Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las

actividades del archivo además de forma específica contemplemos;
como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean
con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos
a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre
todo los recursos que se utilizarán.

 La planeación es el primer paso de todo lo que implica el procesos

administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las
demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación
correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir
mediciones verídicas, objetivas y reales.