CNAS SBA

Optimisation de la Gestion
des immobilisations par
un système de codes-barres
PRESENTÉ PAR : MR BERKANE MED KHALIL
Introduction :
 Le suivi physique des immobilisations par un système de codes-barres bien adapté et
l'informatisation du rapprochement avec la comptabilité permet la cohésion entre la
vision comptable et la réalité physique de votre patrimoine, de l’acquisition d’un bien
à sa sortie (à tous les stades de leur cycle de vie) et avoir une meilleure connaissance
en temps réel de votre actif immobilisé dans le respect de vos obligations
réglementaires (processus adaptés aux normes IAS /IFRS).
 Cette évolution au plan logistique a permis de développer depuis plusieurs années
une méthodologie performante, qui permet d’analyser le patrimoine et de piloter les
investissements.
 Cette méthodologie est aujourd'hui parfaitement au point : afin de différencier un
bien donné (une table, un micro-ordinateur, une machine...) parmi ceux de même
nature, on lui attribue un numéro unique. Il suffit ensuite de mettre le numéro
d'identification sous forme de code-barres et de le lire avec un matériel approprié
afin d'automatiser l'inventaire des immobilisations.
Circuit d’acquisition et de gestion des immobilisations :

ACQUISITION DES IMMOBILISATIONS

SERVICE ACHAT SERVICE UTILISATEUR SERVICE FINANCE ORDONNATEUR

Réception du bien
Signature de bon de Vérification
livraison de la conformité
des biens par rapport
au bon
de commande
NON
OUI

Résolution du
problème avec
le fournisseur.

Constatation du bien
Certification du service
fait.
Constitution
Contrôle et vérification Ordre
de dossier pour
du dossier de règlement
paiement

Enregistre l'immobilisation dans le logiciel de gestion des immobilisations

Contrôle et traitement
Codification des biens Comptable
(étiquettes code bar ) des informations
Principales fonctionnalités
Les principales fonctionnalités de la gestion des immobilisations par un
système de codes-barres sont :
 La gestion de tous les types de biens : mobiliers, immobiliers, financiers et
incorporels
 Le paramétrage et respect de vos règles de gestion
 Le traitement des informations recueillies (biens nouveaux, déplacés,
disparus) pour une mise à jour de l’inventaire et donc de l’actif.
 La gestion des biens de faible valeur
 La gestion des travaux en cours et des mouvements de l’actif
 Les dotations et reprises exceptionnelles.
 La Possibilité d'acquisitions complémentaires sur une immobilisation
(l'acquisition complémentaire a son propre taux d'amortissement, sa
propre date d'entrée en exploitation...)
 L’amortissement linéaire ou dégressif
 Le Calcul des amortissements à la journée date d'achat distincte de la
date d'entrée en exploitation.
 Le suivi des immobilisations par affectation (une affectation représente un
emplacement de la société, par exemple bureau, guichet, salle de
réunion...)
 Le suivi des immobilisations par compte comptable
 La cession d'une immobilisation (calcul automatique de la plus ou moins
value de la cession)
 La création d'exercices libre (annuel, mensuel ou autre).
 L’impression d'une étiquette codes barres autocollante pour chaque
immobilisation
 La possibilité d'avoir des immobilisations non étique tables.
a) CONFRONTEZ LA VISION COMPTABLE ET LA RÉALITÉ PHYSIQUE DE VOTRE
PATRIMOINE :

 Paramétrage unique pour un référentiel commun.

 Moteur de rapprochement pour lier les immobilisations comptables
à leurs biens physiques.
 Terminal portable et étiquettes codes à barres pour réaliser des
inventaires de contrôle.
 Contrôle permanent des écarts.

b) AUTOMATISEZ VOS RESTITUTIONS :

 Edition automatique des états réglementaires et de gestion.

 Création d’états personnalisés.
 Export des états au format Excel.
Codification des bien
 La codification des biens est composée de deux parties séquentiel (1, 2, 3, ... n)
et significatif.
 Un numéro significatif est conçu de manière à ce que les deux premiers chiffres
représentent par exemple l'année d'acquisition, les deux suivants la famille de
biens, et les quatre derniers un numéro séquentiel. Cette méthode de
codification « significative » entre généralement dans les habitudes de travail
des services comptables. Elle implique l'acquisition d'une imprimante codes-
barres et d'un logiciel prenant en compte les règles de numérotation élaborées
par le service comptable.
 00 : Année d’acquisition.
 010 : Famille de bien.
 00 : Complément du bien.
 30507 : N° d’inventaire.
 Autre : exemple N° de compte comptable. ETIQUETTE CODE BAR
 Mais cette méthode n’encourage pas d'entrer un nombre élevé
d'informations, car certaines informations telles que l'utilisateur, son
service et la localisation géographique ne peuvent pas être
renseignées puisqu'elles sont susceptibles de changer au cours de «
la vie » du matériel dans l'entreprise.

L'inventaire et le contrôle d'inventaire

Ces deux opérations ne doivent pas être confondues.
 L'inventaire consiste à identifier les biens avec un code-barres, à leur
attribuer une désignation, une localisation et éventuellement toutes
les caractéristiques intéressantes : le nom de l'utilisateur, le service, la
société propriétaire, etc. Ce travail prend d'autant plus de temps
que le nombre de renseignements à fournir est important.
 Besoins en ressources
 Le contrôle d'inventaire consiste à vérifier la
présence ou l'absence du matériel, une fois qu'il a
déjà été identifié. Le principe réside dans le fait de
pouvoir inventorier toutes les immobilisations
présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un
système l'entreprise, soit par saisie soit par un système
de lecture optique. Ce travail, beaucoup plus simple
que le précédent, est aussi beaucoup plus rapide.
Il peut être réalisé par du personnel non spécialisé. Les
entreprises peuvent profiter du contrôle d'inventaire lecteur portable de codes à barres

pour vérifier l'état du bien et son changement d'affectation, d'utilisateur ou de

service.
Le rapprochement entre l'inventaire
physique et l'inventaire comptable
 La plupart des entreprises et des administrations possèdent un fichier
de leurs immobilisations au plan comptable. Il peut sembler logique de
partir de la numérotation existante pour éditer des étiquettes codes-
barres qui seront collées sur les biens inventoriés, mais cette méthode
est en pratique inapplicable. Pour pouvoir coller les étiquettes de
façon rationnelle, il faudrait en effet qu'elles soient triées par
localisation géographique et que les biens n'aient pas bougé depuis
leur installation initiale, ce qui est utopique.
 L'inventaire doit donc être effectué en collant des étiquettes codes-
barres pré numérotées sur les biens et en identifiant également
chaque local (ou lieu géographique) par un code-barres.
 Le rapprochement se fera ensuite en créant un lien entre les codes-
barres, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations
Contraintes du suivi comptable des
immobilisations
 Les comptables raisonnent en termes de factures, les inventoristes
en termes d'articles.
 Ainsi, amortir un ensemble d'articles contenus dans une facture sous
forme de lot peut sembler a priori une opération simplificatrice, à
condition toutefois que les articles ne s'amortissent pas sur des
durées différentes. Et même si les durées d'amortissement sont
identiques, il est difficile d'affecter différents lots à différents services
du fait que les affectations sont susceptibles de varier au cours du
temps ; de plus, la cession partielle pose également des problèmes
lors du calcul des plus ou moins-values.
 La seule solution est donc d'amortir chaque article de façon
séparée, ce qui entraîne des contraintes de saisie importantes.
Conclusion
 la gestion des immobilisations par un système de codes-barres
répond à un ensemble de procédures cohérentes pouvant
influencer la rentabilité de l'entreprise. L'impact se mesure surtout en
termes de détermination fiable des ratios de rentabilité et
d'économies substantielles générées lorsque l'entreprise assure une
gestion rationnelle de son actif immobilisé, et qui ne peut pas réussir
si elle n'est pas organisée avec un minimum de rigueur et de
préparation, et son absence est hautement préjudiciable aux
intérêts et à la bonne marche de l’entreprise.

Conséquences préjudiciables
 Non-constatation de la sortie d’immobilisations suite à leur cession, à
leur mise au rebut, leur destruction ou leur disparition.
 Maintien dans l’actif de biens hors d’usage dont la durée d’utilité est
expiré.
 Maintien des coûts accessoires à un bien principal sorti de l’actif,
situation susceptible de se présenter fréquemment avec l’application
de la décomposition.
 Activation de réparations sans sortie partielle du composant
remplacé.
 Confusion de biens lors d’une sortie.
 Oubli de biens chez des tiers ou abandon dans l’environnement.
 Maintien irrégulier d’immobilisations achevées dans le compte
« Immobilisations en cours ».
 Maintien d’actifs incorporels ou financiers sans valeur ou périmés.

Avantage
 Minimiser les formalités administratives au service du patrimoine, en
maximisant le temps dans le domaine de l’analyse du patrimoine (Suivi et
évolution du patrimoine).
 Rationaliser les communications entre le service du patrimoine et la
comptabilité.
 Mesurer la valeur réelle et avoir une meilleure connaissance de
l’actif immobilisé.
 Réduire les coûts de maintenance.
 Définir les durées réelles d’utilité des biens.
 Diminuer l'impact de la gestion des immobilisations corporelles sur la
rentabilité économique et financière de l‘agence CNAS SIDI BEL
ABBES.