Practica Profesional

Análisis y mejoras en el departamento de

ingeniería de procesos de negocios en la
empresa Panamá Ports Company
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

• La Hutchison Port • Desde 1997 Panamá • Este departamento

Holdings (HPH) es una Ports Company, S.A. esta dividido en tres
filial del (PPC), miembro del ramas: flujo de valor,
conglomerado Grupo HPH, opera los desarrollo de procesos
multinacional puertos de Balboa y estratégico, proyectos
Hutchison Whampoa Cristóbal, localizados de mejora continua
Limited (HWL). HPH es en las entradas del
el líder mundial en Pacífico y del Atlántico
inversiones marítimas del Canal de Panamá,
y portuarias.

DEPARTAMENTO DE
HPH INGENIERÍA DE
PPC PROCESOS DE
NEGOCIOS
METODOLOGÍA

Investigación de campo donde se

Investigación Descriptiva recopilo información detallada y
directamente de la realidad donde
ocurrieron los hechos sin manipular
ninguna variable.

Población y Muestra El universo que se empleó para el

muestreo fue el de las áreas de
trabajo.
La población en esta investigación
fueron los procesos
ANÁLISIS DE PROCESOS CONTENDORES REFRIGERADOS

• Cold treatment
Tipos de
• Super Refrigerantes
contenedores
• Atmosfera controlada

Proceso de conexión
de contenedores
refrigerados
ESTUDIO DE TIEMPO Y MOVIMIENTO PARA
CONTENEDORES REFRIGERADOS

Deficiencia en la atención de un contenedor refrigerado en el momento de

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
su conexión.

OBJETIVO DEL ESTUDIO Comprobar si existe o no una demora significativa en el proceso de

espera por conexión de los reefers descargados en Balboa.

PORCENTAJE DE Para el mes de abril MSC movió 3703 contenedores refrigerados .

MOVIMIENTO El barco Hamonnia Vennetia tuvo una descarga promedio de 545
contenedores.

MUESTRA se realizo el seguimiento para 50 contenedores

ESTE ESTUDIO FUE REALIZADO DEL 25 DE MARZO AL 21 DE

ABRIL.
RESULTADOS DEL ESTUDIO

ACTIVIDADES TIEMPO PROMEDIO

ES SACADO DEL BARCO POR LA GRUA 01:19
ESPERA POR TRACTOR 01:41
ES TRASLADADO A LA YARDA 05:04
ESPERA POR RTG 03:04
ES ENGANCHADO Y PUESTO EN EL
STACK 01:42
ESPERA POR CONEXIÓN 11:27
ES CONECTADO 00:22
SUMA TOTAL PARA EL CICLO 24:39

PROMEDIO Se identifican dos demoras dentro del

ES CONECTADO
7% 2% 7%
proceso estudiado:
5%
• El traslado a la yarda
12% ES ENGANCHADO
21% Y PUESTO EN EL • La espera por conexión.
STACK
ES SACADO DEL • 8 contenedores alcanzaron mas de
46%
BARCO POR LA 20 minutos en espera por conexión
GRUA
ES TRASLADADO
A LA YARDA
CAUSAS POSIBLES

Desconocimientos No se cubre al Asignación

Se espera a que se
de las funciones por personal durante la inadecuada para los
llena el stack
parte del personal hora del almuerzo bloques sin extensión

LOS CAPATACES O REEFER LOS CONTENEDORES TIENEN EL BLOQUE 2 QUEBEC , 2

LOS TÉCNICOS ESPERAN A
PLANNER NO TOMAN EN TIEMPO DE ESPERA POR QUEBEC Y 2 MIKE ES SIEMPRE
QUE HAYA UNA CANTIDAD
CUENTA TODA LA CONEXIÓN DE HASTA 27 DE UN TÉCNICO. LOS TIEMPO
DE CONTENEDORES
INFORMACIÓN DE LA CUAL MINUTOS, EL MUESTREO FUE DE ESPERA POR CONEXIÓN
SIGNIFICATIVA PARA
DISPONEN ANTES DE QUE REALIZADO EN HORAS DE LA MAS ALTOS SE DIERON EN
REALIZAR LAS CONEXIONES.
INICIE LA OPERACIÓN ,
MUESTREO REALIZADO PARA 50
LO QUE HARA QUE LOS
MAÑANA DE 8:00 AM A 2:00 ESTOSCONTENEDORES
BLOQUES .
TOMANDO SOLO LA PM. COINCIDIENDO CON EL
PRIMEROS CONTENEDORES
IMFORMACIÓN DE RADIO SE IDENTIFICAN DOS DEMORASQUE CAYERON ACUMENLEN
HORARIO DE ALMUERZO DE
DURANTE LA OPERACIÓN, LOS TÉCNICOS. DENTRO DEL PROCESO ESTUDIADO:
UN ALTO TIEMPO DE ESPERA
INCUMPLIENDO UNA DE SUS • EL TRASLADO A LA YARDA POR CONEXIÓN.
FUNCIONES ESPECÍFICAS. • LA ESPERA POR CONEXIÓN.
• EL 46 % REPRESENTARUN TIEMPO
DE 11 MINUTOS Y 27 SEG
• EL 21 % UN TIEMPO DE 5
MINUTOS Y 04 SEGUNDOS.
DIAGRAMA DE PARETO

Que no se cubra la hora

del almuerzo y la
práctica de esperar un
mínimo de tiempo para
que se llene el stack son
las causantes del 80 % de
los problemas en este
MUESTREO REALIZADOyPARA
proceso se 50
CONTENEDORES
recomienda
SE IDENTIFICAN se ataquen
DOS DEMORAS
DENTROprimero
DEL PROCESO ESTUDIADO:
• EL TRASLADO A LA YARDA
• LA ESPERA POR CONEXIÓN.
• EL 46 % REPRESENTARUN TIEMPO
DE 11 MINUTOS Y 27 SEG
• EL 21 % UN TIEMPO DE 5
MINUTOS Y 04 SEGUNDOS.
ENTREGA/RECEPCION DE CONTENEDORES LLENOS/VACIOS

Liquidados
Rompen sello,
abren, revisan,
cierra

7
Operador Pre-check
4 • Placa
• N° de Contenedor
4 • Sello/Peso/Tipo
• Edo del contenedor y
Gate house chasis
Registra en nGen 2
Lane
Genera
5 3
• Terminal Receipt (TR)
5 3 Seguridad Portuaria
Registra en gensys
• Placa
2 • Licencia 1
186
Seguridad Porturaria
Validan en gensys
• Placa
• Licencia
• Escanean TR 6
FORTALECIMIENTO DE CONTROLES

Vulnerabilidad: Falta de inspección

Operador
4

Fallas Falta de verificación en los contenedores llenos ,

Lane 5 vacíos.
identificadas Se registra la placa mal en el hand held.
No se verifica la estructura del contenedor.

3 Gate house
Acciones
Comunicar a Gensys con nGen para que el registro
de placa se ligue desde garita de entrada y se
2 Pre-check valide.
61 Garita de Instalar cámaras de seguridad en el área de pre
Entrada check
Garita de
Salida
FORTALECIMIENTO DE CONTROLES

Vulnerabilidad: Falta de validación

Operador
4

Fallas
Lane 5 Documentos incompletos o desactualizados
identificadas atrasan el proceso de registro en el sistema.

3 Gate house
Acciones Establecer medidas disciplinarias para las navieras
que intenten tramitar con documentos
desactualizados.
2 Pre-check Restringir privilegios de creación y confirmación de
posición solo el coordinador o supervisor
61 Garita de autorizarán
Garita de Entrada
Salida
FORTALECIMIENTO DE CONTROLES

Operador Vulnerabilidad: Falta de validación

4

Lane
Fallas
5 Los contendores no son confirmados en el sistema
identificadas ngen por los operarios del equipo encargados de
descargar o cargar el contenedor.

3 Gate house

Acciones
No se debe realizar la carga o descarga cuando la
placa del transportista no coincide con el número
2 Pre-check
del contenedor.
61 Garita de
Garita de Entrada
Salida
FORTALECIMIENTO DE CONTROLES

Operador Vulnerabilidad: Falta de inspección

4
El operario no verifica el sello Colocar punto de
Lane Fallas del contenedor.
inspección de protección
5 El operario no revisa los daños
en la estructura del portuaria que revise
Identificadas contenedor. CMS vs Contenedor
físico .
3 Gate house

Acciones
El l operador debe capturar el número de placa que
ve físicamente, verifica si la placa del transporte
2 Pre-check coindice con el contenedor que se va a retirar,
captura el número del contenedor y confirma en el
61 Garita de
sistema por medio del hand held
Garita de Entrada
Salida
FORTALECIMIENTO DE CONTROLES

Vulnerabilidad: Falta de inspección y validación

Operador
4
Falta de inspección para los contenedores
Acciones vacíos.
Lane 5 Inmediatas Falta de información sobre las inspecciones
realizadas en otros puntos del recorrido.

3 Gate house
Acciones
Implementar inspección de que en realidad
los contenedores vacíos realmente salgan
2 Pre-check vacíos, incrementar validaciones por sistema y
la impresión del formato final de salida.
61 Garita de
Garita de Entrada
Salida
DISEÑO DEL CIRCUITO

Operador
4

Lane 5

3 Gate house

2 Pre-check
El diseño del circuito no favorece el flujo vehicular pues solo
61 Garita de
tiene dos carriles uno para la entrada de contenedores y otro
Garita de Entrada
Salida carril para la salida, esto fue diseñado para facilitar los
controles de seguridad y ha funcionado de esta manera desde
el año 1997.
PROCESO DE CIERRE CONTABLE

LA GERENCIA ASIGNA UNA FECHA PARA EL

CIERRE POR MÓDULO

CIERRAN LAS CUENTAS AUXILIARES: MÓDULO DE

FACTURACIÓN Y MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR.

CIERRA LOS MÓDULOS DE ACTIVOS FIJOS ,INVENTARIO,

TESORERÍA Y PAGOS, ARCHIVOS

SE PASAN AL LIBRO MAYOR GENERAL EN EL PROCESO

DE MAYORIZACIÓN
FACTURACIÓN

Facturación Reprocesos: devolución de las proformas con errores

Demoras: los oficinistas de facturación no reciben una respuesta

inmediata después de devolver las proformas con errores

Alto volumen de proformas en los días previos al cierre

contable

Falta de información para procesar la proforma

DURANTE EL Demoras durante el proceso debido a que el sistema gensys no

PROCESO DE discrimina entre facturas o notas de créditos de meses
ENCUADRE anteriores.

Horas extras para el personal de facturación y pre facturación para corregir

y buscar los errores en la cantidad de movimiento
RECLAMOS NO ESTANDARIZADOS

Reclamos no
estandarizados
 MOTIVOS DE LOS RECLAMOS

30 100%

25
80%

20
60%

15

40%
10

20%
5

0 0%
PRE FACTURACIÓN

Pre facturación de
Cambio de estatus Misceláneos
Naves

• ERRORES DE EN LOS • DEMORAS EN EL • FLUJO DE

DOCUMENTOS DE ENTRADA: REGISTRO POR COMUNICACIÓN
RECAP, GUIDER , LA LISTA CONFIRMACIÓN FINAL INEFICIENTE ENTRE LAS
ENVIADA POR LA NAVIERA Y EL DE ESTATUS ÁREAS RESPONSABLES
TOR. • SISTEMA FÁCILMENTE DEL PROCESO.
• DEMORAS MAL MANIPULABLE • REGISTROS NO
REPORTADAS EN EL VOR. • DESCONOCIMIENTO AUTOMATIZADOS.
• FALTA DE NOTIFICACIÓN DEL USO DE • FLUJO DE
SOBRE REESTIBAS, NOMENCLATURAS Y COMUNICACIÓN
REACOMODOS O REGISTROS EN EL INDEFINIDO.
DEMORAS.
SISTEMA.
• PROFORMAS PROCESADAS
CON ERRORES PARA EVITAR
DEMORAS.
CUENTAS POR PAGAR

Problemas en Errores en Demoras en Altos volúmenes de

el manejo del documentos la entrega de proformas
sistema de de entrada: documentos
compras, Facturas,me
mos, etc.

PAGOS
• Los créditos se extienden generalmente de 30 a 60 días un cliente cuyos registro
dentro del sistema se encuentre atrasado puede decidir suspender el crédito.
• Si no se entregan los documentos correctos no se puede gestionar el pago.
REGISTRO CONTABLE
• Las facturas que no se entregan antes de la fecha de cierre contable se registraran
en un período contable posterior alterando la información financiera real que
ocurrió en el mes.
PROCESO DE ATENCIÓN DE REFRIGERADOS
A) MEJORAS EN LA PLANIFICACIÓN DE LA
OPERACIÓN Y EN LA ASIGNACIÓN DE
PERSONAL
IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTO
• Los técnicos con menos actividad no
apoyan a los que tiene más trabajo
• Realizar una mejor asignación de personal
para los bloques sin extensión
• Se debe realiza una planificación pre
operación antes de que inicien la
descargas de los barcos
• Prioriza la atención a los barcos
• El tiempo mínimo en que un contenedor
puede esperar por conexión.( referencia
de terminales eurandinas=
• Definir cuantos contenedores pueden caer
en el bloque antes de ser conectados.
RECOMENDACIONES PARA MEJORA DE PRE FACTURACIÓN

Solución ideal
• Automatización de
sistemas

Medidas a corto plazo

• Redefinición de la estructura
organizacionacional.
• Implementación de manuales de
procedimientos
• Estandarizar los reclamos.

Contingencias
• Actualización de tarifas
• Recargos por cambios de
información.
• Mejorar los canales de
comunicación.
Recomendaciones Cierre contable

Definir la responsabilidad que cada

oficinista en manuales de procedimientos
y en la descripción de puestos

Establecer un plazos para la entrega de

documentos

Realizar evaluaciones si existe deficiencia

en el uso del sistema de compra (Infor)

En el momento de negociar con los

proveedores se deben aclarar sus
responsabilidades en la entrega mercancía,
IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS &
SGC

La implementación de un manual de procesos y procedimientos

traerá beneficios como:
• La comunicación y coordinación entre las diferentes áreas de
la empresa.
• Facilitar labores de auditoría y control interno.
• Procesos fluidos, controlados y flexible.

La ISO 9001 supone una mejora sustancial en todos los

ámbitos de la empresa, ya que permite controlar todos los
procesos detalladamente y gestionar adecuadamente la
organización, evitando gastos innecesarios, errores
altamente costosos.