Tehnik

fasilitasi/pendampingan
akreditasi puskesmas
 TEHNIK
 FASILITASI
Get the add-in
 PENDAMPINGAN
Pokok bahasan

 8 Prinsip dasar training dan fasilitasi

 Apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan fasilitator
 Mengapa perlu fasilitasi ?
 Kemampuan yang perlu dimiliki oleh fasilitator
 Proses fasilitasi
Coaching, Mentoring, Facilitation
 Coaching:
 What all of these types of coaching share, however, is their focus on a
step-by-step process to help clients achieve their goals, both immediate
and long-term. At its most basic level, coaching is a confidential service in
which one individual provides help, support and guidance to another in a
formal, structured way.
 Mentoring:
 Mentoring is a one-to-one helping relationship in which one individual
supports the professional development of another. It is very similar to a
coaching relationship and can involve elements of coaching but the
main emphasis is on the mentor using his/her professional expertise and
experience in a given area to support the development of the less
experienced client, or mentee.
 Facilitation:
 In the context of development, the facilitator is someone who is
appointed to enable others to learn, and facilitation is the process by
which participants in a group setting agree to be actively involved in their
own learning. This is known as action learning.
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
 1. Facilitate learning not teaching
 2. Focus on performance (tujuan fasilitasi adalah
untuk peningkatan kinerja berdasarkan kajian
kebutuhan dan membantu proses belajar)
 3. Focus on learning (kaitan konsep yang
dipelajari dengan pengalaman klien atau
pengalaman fasilitator ttg topik yang dibahas)
 4. Be prepared (persiapan diri yang matang
untuk memerankan diri sebagai fasilitator: lesson
plan, presentation, facilitating and technical skills)
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
 5. Deliver effectively (gunakan metoda fasilitasi yang tepat)
 6. Get learners involved: peran serta klien adalah mutlak dalam
fasilitasi pembelajaran yang dapat dilakukan misalnya melalui:
dinamika kelompok, learning contract, ajukan pertanyaan, small
group exercise, demonstrasi.
 7. Give and Get feedback (mintalah umpan balik): ingat bahwa
fasilitator juga mengalami proses pembelajaran ketika melakukan
fasilitasi: belajar dari yang difasilitasi.
 8. Improve continuously (tingkatkan skill sebagai fasilitator:
presentation skills, managerial skills, technical skills, professional skills,
communication skills, etc)
Fasilitasi dan fasilitator
 Mengenal apa yang dimaksud dengan fasilitasi
dan fasilitator
 Fasilitasi adalah proses membuat orang lain
(dalam kelompok) agar mudah untuk
melakukan sesuatu
 Fasilitasi adalah proses pembimbingan (yang
dilakukan dengan sadar/conscious) terhadap
kelompok/organisasi untuk mencapai
keberhasilan dalam melaksanakan tugas
melalui fungsi sebagai kelompok (Braakman,
Lydia: The art of building training capacities,
2002)
 Fasilitasi adalah suatu proses untuk
mendukung terjadinya komunikasi dalam
kelompok melalui tehnik komunikasi yang
akan membantu kelompok untuk mencapai
serangkaian sasaran bersama (Gerster, Nov
2006).
Facilitator

 Fasilitator adalah orang yang mampu melakukan fasilitasi,

membuat orang lain (dalam kelompok) mudah untuk melakukan
sesuatu dengan menyediakan dukungan atau membantu untuk
memperoleh dukungan yang dibutuhkan dlm mengerjakan sesuatu
Fasilitator
bukan instruktur dan bukan
dosen/pengajar, (he is not an expert familiar with the
“essentials”)

Fasilitator
harus mempunyai jiwa
kepemimpinan: good leader is not good
in leading but good in serving (Peter
Drucker, 2005), but (s)he is not the boss
Facilitator roles (Roger, 1996)

 Perform leadership but not as a boss

 Teacher: transfer of knowledge, skills, ability tetapi tidak menggurui
 Member of the group: bukan outsider
 Audience: mendengar dan memberi feed-back (communication
specialist)
Facilitator roles (Gerster, 2006)

 Create a favorable working atmosphere

 Intiating (group) work
 Steering and monitoring group dynamics
Apa tujuan fasilitasi
 Fasilitasi terhadap pembelajaran individu/kelompok:
 Membantu orang lain/kelompok untuk
meningkatkan Pengetahuan, Sikap, dan
Kemampuan
 Membantu orang/kelompok agar mampu
meningkatkan kinerja individu/kelompok
 Membantu orang/kelompok untuk belajar
 Fasilitasi terhadap sistem organisasi/pelayanan:
 Mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan
memfasilitasi perbaikan/perubahan sistem
 Membantu organisasi agar berkinerja tinggi
 Membantu kelancaran dan keberhasilan proses
pembelajaran dalam organisasi agar berkinerja
lebih baik ?
Mengapa fasilitator dibutuhkan ?
 Terhadap individu karyawan:
 Mempercepat proses pembelajaran
 Meningkatkan efektifitas kinerja
 Membantu menyediakan sarana dan prasarana pedukung proses pembelajaran dan
pemahaman terhadap sesuatu
 Membantu membangun komitmen dalam kerja tim
 Membantu dalam proses pemecahan masalah
 Membantu dalam melakukan monitoring dan evaluasi
 Memberikan dukungan dalam peningkatan mutu pelayanan dan kinerja
 Menjadi tempat untuk berkonsultasi
 Terhadap perubahan sistem dalam organisasi
 Membantu mempercepat perubahan dalam organisasi
 Membantu mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan memfasilitasi proses
perubahan atau disain ulang
 Adanya perubahan peraturan, kebijakan pemerintah dalam pembangunan kesehatan:
 Membantu memperkuat Dinas Kesehatan dalam pembangunan kesehatan baik
dalam perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, maupun dalam menyediakan
pelayanan kesehatan
Basic competency dari
facilitator
(Gerster, 2006)
(Facilitating)
Methodological
competency
Personal competency
Attitude dan skills yang harus dimiliki oleh fasilitator
yang efektif
(Sumber: Lydia Braakman & Karen Edwards, RECOFTC, 2001)
 Dilaksanakan sebelum survei pendahuluan (3-day training program):
 Foundation: Basic attitude (1 hari):
 Openess
 Sensitivity
 Empathy
 Interest
 First floor: Personal communication skills (2 hari):
 Observing and listening
 Asking and answering questions
 Probing
 Paraphrasing
 Encouraging dialogue
 Tehnik advokasi
 Dilaksanakan sebelum koordinisasi awal (3-day training program):
 Second floor: group centered skills (3 hari):
 Trust and confidence building
 Provide and receive feedback
 Encourage full participation
 Building group dynamics and teamwork
 Monitoring group roles and stages
 Promoting mutual understanding
 Fostering inclusive solutions
 Support problem and conflict solving
 Dilaksanakan pada saat penyusunan plan of action dan persiapan
implementasi (2-day training program):
 Third floor: Action centered skills (2 hari):
 Assist in realistic agenda setting
 Encourage reflection
 Support analysis and adaptive action
 Support action planning
 Support self monitoring and evaluation
Faktor-faktor organisasi yang berkait
dengan kebutuhan pelatihan/fasilitasi
 Perubahan regulasi dan peraturan
 Perumusan kebijakan/peraturan
 Perubahan organisasi
 Penerapan tehnologi, sistem, prosedur yang baru
 Kebutuhan untuk peningkatan kinerja
 Pemecahan masalah
 Membuka pasar baru/bisnis baru
 Problem keselamatan kerja
 Promosi
 Karyawan baru
Strategi fasilitasi
 Participatory learning: belajar dengan
keterlibatan penuh peserta, group
dynamics
 Practical learning: belajar tentang hal- Pusing
hal yang bersifat praktikal sesuai yang amat
dibutuhkan
jadi
 Action learning: belajar melalui proses: fasilitator,
konsep diwujudkan dalam action
(kegiatan) kemudian dievaluasi (refleksi niyee
thd apa yang dipelajari dari apa yang
dilakukan: lesson learnt), hasil evaluasi
(refleksi) digunakan untuk melakukan
perbaikan, dan seterusnya
 Use of appropriate technology
 Lifelong learning: melalui pengalaman
memfasilitasi dan membaca
Mempersiapkan fasilitasi melalui suatu
pelatihan
 Metoda penyampaian: dalam kelas, belajar mandiri, kalakarya/memfasilitasi
proses belajar dalam organisasi, mentoring
 Memilih tehnik fasilitasi: presentasi/paparan, diskusi, dialog, konsultasi,
demonstrasi, simulasi, games/permainan, dsb
 Memilih media: papan tulis, flipchart, OHP, video, LCD, simulator, konsultasi
jarak jauh, dsb
 Memilih metoda evaluasi: verbal, written, performance test/ujian
 Memilih fasilitator yang tepat dan narasumber yang diperlukan
 Memilih peserta
 Menyiapkan alat bantu untuk mendukung proses fasilitasi
 Penugasan / exercise:
 latihan yang sering adalah icebreaker, climate setting, team building,
leadership, problem solving,
 Bentuk exercise: instrumen, case studies, roleplays, games, simulasi, group
discussion, seminar, praktek kerja, demonstrasi, outdoor program, assessment
centers
 Learning materials dan informasi pendukung yg dibutuhkan
 Tempat dan logistik
Pengorganisasian suatu proses
fasilitasi
 Mulai dengan tujuan pembelajaran/fasilitasi:
 Susun tujuan sesuai dengan pentahapan logis
 Pengelompokan tujuan yang kemudian dikembangkan dalam
beberapa modul
 Pengorganisasian session, gambarkan dalam storyboard
 Tentukan pembagian waktu untuk tiap modul/session
 Kaji ulang dan lakukan penyesuaian
 Lakukan micro-training/facilitation session diantara para fasilitator
 Get ready and…..Laksanakan pelatihan sesuai dengan rencana
Kemampuan memfasilitasi dalam suatu
session
 Kemampuan komunikasi dan penampilan
fisik: komunikasi verbal, tertulis, nonverbal:
posture, gesture, movement, facial
expression, tata rambut, make-up,
wardrobe, sepatu
 Kemampuan presentasi yang efektif
 Kesabaran dan mampu menahan diri
 Perlu diperhatikan: yang kita fasilitasi
adalah orang yang lebih memahami
sistem dimana ia bekerja termasuk tata
nilai dan budaya yang berlaku
 Posture: berdiri dengan kaki terbuka selebar
bahu
 Gesture: jangan seperti robot, jangan
memasukkan tangan dalam saku, jangan
melipat lengan di depan, jangan menunjuk
dengan satu jari
 Movement: jangan seperti patung, tetapi juga
jangan terlalu banyak bergerak
 Ekspresi muka: senyum dengan bibir dan mata
 Respons thd situasi pembelajaran
 Non-learning respons (reaksi yg menunjukkan tidak adanya proses belajar):
 presumpsion (menganggap tdk bermanfaat): I have done this before, I have no need to learn
 non-consideration (mengabaikan): I am too busy or too fearful to respond to a learning
situation (“emangnya gua pikirin”)
 rejection: menolak
 Non-reflective respons (tidak menunjukkan adanya proses refleksi):
 pre-conscious: tidak menyadari kalau belajar sesuatu
 skills: mencontoh suatu perilaku tertentu (imitation), role modeling: mencontoh perilaku orang
yang diidolakan (behavior approach)
 memorisation: sebatas belajar dengan menghafalkan
 Reflective learning:

 contemplation: belajar dari perenungan, tetapi tidak selalu ditunjukkan dalam aksi
 experimentation learning: melakukan eksperiment dg hipotesis-eksperimentasi
 reflective skills: problem solving
Komunikasi nonverbal dan verbal
untuk menumbuhkan partisipasi
 Nonverbal:
 Eye contact
 Head nodding
 Posture
 Body movement
 Smile
 Verbal:
 Praise or encourage
 Accept or use ideas
 Accept feeling
Contoh beberapa
skills yang
dibutuhkan
Merespons pertanyaan
 Memahami mengapa orang bertanya:
 Untuk memperoleh informasi tambahan atau penjelasan
 Memberi impresi kepada orang lain
 Mencobai fasilitator
 Membantu fasilitator
 Memperpanjang waktu
 Bagaimana menangani pertanyaan:
 Tetapkan aturan main dalam tanya jawab
 Ulangi pertanyaan yang diajukan
 Eye contact
 Pilih kata-kata yang tepat
 Tunjukkan respek
 Memberikan respons terhadap apa yang ditanyakan
 Cover all parts of the room
 Don’t bluff
 Things not to say:
 That is a good question vs thas is an interesting question, I am glad you asked that
question
 Does that answer your question vs what other question do you have, would you like
me to go into more detail
Practical Preceptorship
Skill development Mentorship
Coaching

System Facilitator/
development Konsultan
System design

Organizational Facilitator/
development Konsultan
Organizational
design
Organizational
policy & strategy
Pengembangan Konsultan
sistem regulasi Narasumber
Advocacy
Negotiation
Contoh: langkah-langkah
pendampingan akreditasi puskesmas
 Workshop akreditasi
 Penetapan Penanggung jawab mutu dan pembentukan tim manajemen mutu puskesmas dan keselamatan pasien (penanggung
jawab, sekretaris, tim mutu manajerial, tim mutu UKM, tim mutu UKP/klinis)
 Pelatihan standar dan instrument akreditasi
 Kajian awal
 Pendampingan 5 – 8 kali:
 Penyusunan kebijakan
 Penyusunan pedoman/manual mutu
 Penyusunan pedoman pelayanan UKM/UKP
 Penyusunan program-program dan kerangka acuan
 Penyusunan prosedur mutu
 Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan

 Pelatihan auditor internal

 Pelaksanaan audit
 Tindakan perbaikan pasca audit
 Rapat tinjauan manajemen
 Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen
 Kajian pra survey akreditasi
 Perbaikan
 Permohonan survey akreditasi
 SPM

Pemahaman thd SPM, Fasilitator/

indikator, Konsultan
Menetapan threshold tiap
unit kerja
Penyusunan rencana
pencapaian spm tiap unit
Penyusunan SPM Facilitator/
organisasi (kompilasi) Konsultan
Penyusunan rencana
organisasi untuk
mencapai SPM
Penyusunan draft Konsultan
keputusan kepala daerah Narasumber
ttg spm rs
Advokasi untuk
pengesahan keputusan
kepala daerah
Contoh: Langkah-langkah untuk
pendampingan penyusunan spm
 Seminar ttg SPM  Konsultan teknis dan narasumber
 Pembentukan tim kerja  Konsultan teknis dan narasumber
penyusunan spm
 Kajian terhadap sistem informasi
dan ketersediaan data serta  Konsultan teknis
indikator
 Pelatihan penyusunan SPM  Konsultan teknis dan narasumber
 Penyusunan spm  Konsultan teknis
 Workshop hasil penyusunan spm  Konsultan teknis dan narasumber
 Perbaikan  Konsultan teknis
 Penyusunan draft keputusan  Konsultan teknis
kepala daerah
 Advokasi ke pemerintah daerah
 Narasumber
 Pengesahan spm
Contoh: langkah-langkah
pendampingan ISO 9001:2000
 Seminar ttg ISO 9001:2000  Konsultan teknis dan narasumber
 Penunjukan QMR dan pembentukan steering committee  Arahan dari narasumber
 Pelatihan ISO 9001:2000
 Konsultan teknis dan narasumber
 Kajian awal
 Konsultan teknis
 Pendampingan 5 – 8 kali:
 Penyusunan manual mutu  Konsultan teknis
 Penyusunan prosedur mutu
 Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
 Pelatihan auditor internal
 Konsultan teknis dan narasumber
 Pelaksanaan audit
 Konsultan teknis
 Tindakan perbaikan pasca audit
 Konsultan teknis dan narasumber
 Rapat tinjauan manajemen
 Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen  Narasumber
 Audit konsultan  Konsultan teknis
 Preassessment audit  Konsultan teknis
 Perbaikan pasca preassessment audit  Konsultan teknis
 Audit sertifikasi
 Konsultan teknis
 Konsultan teknis dan narasumber
Terima kasih