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JOURNEE DE LANCEMENT

MISSION D’ASSISTANCE A MAITRISE D’OUVRAGE


SCHEMA DIRECTEUR INFORMATIQUE
SOCIETE ENERGIE ELECTRIQUE DU CONGO S.A.

06 Mai 2019
PROGRAMME DE LA JOURNÉE DE LANCEMENT
1ère séance
10H30-10H35 Allocution du représentant de la Banque Mondiale BM
10H35-10H40 Allocution du représentant de l’AFD AFD
10H40-10H50 Allocution Monsieur le Directeur Général Adjoint de E2C S.A. DG E2C S.A.
10H50-11H00 Mot d’ouverture de Monsieur le représentant du Cabinet du MEH CAB/MEH
11H00-11H20 Pause-café
2ème séance
11H20-11H40 Présentation de la mission AMOA du SDI E2C S.A. Mohamed GRAYAA (SIMAC)
11H40-11H50 Echanges
11H50-12H00 Présentation des acteurs du Projet au sein d’E2C S.A. Coordinateur AFD-E2C S.A.
12H00-1H15 Présentation du Plan de Communication de la mission AMOA du SDI E2C S.A. David FAURE (SIMAC)
12H15-12H35 Présentation des partenaires du Projet SDI et leurs responsabilités DEP/MEH
12H35-12H50 Echanges
12H50-12H55 Mot de clôture par Monsieur le représentant du Cabinet du MEH CAB/MEH
Présentation de SIMAC : Société Informatique de Management et Communication

• Filiale informatique de SCET Tunisie

• Créée en 1984

• Principales activités :

 Élaboration de Schéma Directeur des Systèmes d’information ;


 Assistance à la maîtrise d’ouvrage pour la mise en place de nouveaux systèmes ;
 Audit des systèmes d’information ;
 Mise en œuvre et intégration de progiciels de gestion (ERP)

Domaines : Energie, transport, Cimenteries, Chimie , Banques, Assurances , Administrations


publiques, etc,
Présence internationale
Equipe SIMAC

Nom et Prénom Fonction


Denis ROJOT
Direction du Projet
David FAURE
Fadhel SAADI Chef de mission résident
Mohamed GRAYAA Superviseur résident
Makram MASMOUDI Architecte fonctionnel
Gonel LOCKO-BITSINDOU Expert métier support
Mohamed Amine SIALA Chargé d’affaires
PRÉSENTATION DE LA
MISSION AMOA
Sommaire

Plan de la présentation
1. Contexte de la mission
2. Objectifs du SDI
3. Attentes du SDI
4. Périmètre du programme d’investissement SI
5. Missions de SIMAC
6. Phases de réalisation de la mission
7. Organisation de la mission
8. Livrables de la mission
9. Planning de réalisation de la mission
10.Phase 1A : Avant Projet Sommaire
11.Contraintes de réussite à considérer
Contexte

La Société Energie Electrique du Congo S.A (E2C) a entrepris de moderniser son système
d’information et d’effectuer les transformations organisationnelles associées, avec l’appui
de l’Agence Française de Développement (AFD) et de la Banque Mondiale (BM).

Le programme d’investissement comprend des composantes logicielles et matérielles qui


devront permettre une gestion plus efficiente des domaines clés de l’entreprise.

Dans ce contexte, il a été confié à la Société de l’Informatique, de Management et de


Communication (SIMAC) la mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) du Schéma
Directeur Informatique (SDI) de E2C.
Objectifs du SDI

Les principaux objectifs et enjeux poursuivis à travers le Projet SDI sont :

• Disposer d’un cadre de référence pour planifier l’évolution et l’adaptation de


l’environnement informatique pour les différents volets : stratégique,
opérationnel, organisationnel, budgétaire et technologique
• Identifier les axes d’évolution du Système d’Information (SI), les aligner sur la
stratégie de l’entreprise et garantir ainsi le développement d’un SI orienté
client, évolutif et cohérent avec les stratégies métier
• Mener une réflexion, arrêter et mettre en œuvre un plan d’actions pour
l’intégration de nouveaux outils de travail et de nouvelles technologies alignées
sur les bonnes pratiques et l’état de l’art
• Améliorer la maturité de l’entreprise en matière de gouvernance de son SI.
Attentes du SDI

Les principales attentes concernent essentiellement la mise en œuvre des


orientions escomptées pour le Système d’Information (SI) cible, à savoir :

• SI aligné sur la stratégie et les métiers de l’entreprise


• SI orienté client en vue d’en constituer un facteur de création de valeur et un
levier de performance et de compétitivité pour l’entreprise
• SI performant, réactif, agile et sécurisé
• Gouvernance SI de l’entreprise mature et s’appuyant sur les bonnes pratiques
• Ressources et compétences informatiques et Télécommunications structurées
pour répondre aux objectifs de gouvernance , de qualité, de performance et
d’ouverture.
Périmètre du programme d’investissement informatique

Projets d'infrastructure technique et d’équipement :


• Aménagement de la salle informatique : Datacenter à Brazzaville et site de secours à Oyo.
• Extension du réseau de communication des sites de E2C (fibre optique)
• Mise en place de réseaux locaux dans les sites de E2C
• Achat et installation d’équipements informatiques (serveurs, postes de travail, imprimantes, etc.)
Projets applicatifs :
• Mise en place d’un logiciel de gestion commerciale
• Mise en place d’un ERP
• Mise en place d’un logiciel de gestion des délestages et autres incidents en fourniture du service
électrique aux clients
• Mise en place d’une Gestion cartographique du réseau électrique
Hors périmètre du programme financé par les bailleurs : Mise en place d’une GMAO, d’une GED et d’un
système de Gestion des incidents IT
Missions de SIMAC

SIMAC assurera le rôle d’assistant à maitrise d’ouvrage (AMOA) de E2C pour la


rénovation de son Système d’Information et la conduite du changement à travers :

• La réalisation d’un Avant-Projet Sommaire (APS)


• La production des cahiers des charges pour les marchés retenus dans l’APS
• L’assistance dans le processus de passation des marchés
• La supervision et le contrôle des prestations et travaux de mise en œuvre
• Le pilotage du projet et l’accompagnement de E2C dans sa transformation
numérique.
Phases de réalisation (1/2)

La méthodologie de déploiement repose principalement sur trois phases, en plus d’une phase courte
(Phase 0) de lancement :

Phase 0 : Phase 1 : Phase 2 :


Phase 3 : AMOA
Lancement et Elaboration des Assistance à la
pendant la
cadrage de la Cahiers des passation des
réalisation
mission charges marchés

Phase 1 : Elaboration des cahiers des charges

Phase 1A :

Production d’un Avant-Projet Sommaire (APS) permettant d’actualiser les conclusions du Schéma
Directeur Informatique de 2014 et d’aider la E2C à effectuer les arbitrages nécessaires entre différentes
solutions

Phase 1B :

Elaboration des cahiers des charges pour les marchés retenus


Phases de réalisation (2/2)

Phase 2 : Assistance à la passation des marchés :

• Elaboration des dossiers d’appels d’offres


• Assistance de E2C dans l’analyse des offres reçues
• Assistance de E2C pour la sélection du ou des entreprises pour chacune des composantes
• Assistance à la contractualisation.

Phase 3 : Assistance à Maîtrise d’Ouvrage pendant la réalisation :

• Supervision et contrôle de l’exécution des marchés


• Pilotage du projet et conduite du changement
• Suivi de la formation du personnel de la DSI et des utilisateurs des directions métier
• Assistance à la structuration du support
Organisation
Organisation détaillée

Comité de Pilotage Comité de suivi

Constitution : Membres :
Président :
Directeur Général E2C • Directeur Général E2C
Membres : • Attributaire du marché « Appui à la mise en œuvre du
• Directeur Général Adjoint projet et à la transformation de E2C (DP014) »
• Chef du département des Systèmes Informatiques
Rôle :
• Représentant de la maitrise d’ouvrage (MEH)
• Représentant de l’AFD • Harmonisation avec les autres projets en cours du
• Représentant de la Banque Mondiale programme d’investissement dédié à E2C
• Représentant du Projet PEEDU
Rôle : Fréquence des réunions :
• Suivre et contrôler l’avancement de la mission • Une fois tous les deux mois
• Approuver les livrables contractuels
• Arbitrer les priorités et maîtriser les risques
Fréquence des réunions :
• Une fois tous les deux mois
Organisation détaillée (suite)

Comité Technique Comité de Projet

Membres : Membres :
• Différents Responsables de E2C • Chef de Projet E2C
• Représentant de la maitrise d’ouvrage (MEH) • Représentants SIMAC
• Représentant AFD • Responsables Bureau de Projet (E2C et SIMAC)
• Représentant Banque Mondiale • Toute personne de l’équipe de Projet concernée par
• Représentant PEEDU l’ordre du jour.
• Représentants SIMAC Rôle :
• Toute autre partie prenante pertinente.
Assurer la coordination et le suivi opérationnel de la mission en
Rôle : termes de planning, activités, livrables et risques :
• Veiller à la bonne exécution du programme • Suivre l’avancement du projet
d’investissement informatique. • Traiter les points fonctionnels et techniques
Fréquence de réunion : • Gérer l’affectation des ressources
• Identifier les points d’arbitrage et préparer les fiches de
• Une fois par semaine (mercredi 15h)
décisions pour les comités de pilotage et de suivi.
Fréquence de réunion :
• Une fois par semaine (mardi 09H)
Organisation détaillée (suite)

Autres intervenants Directions Métier et Support

Département des Systèmes Informatiques (DSI)


• Assistance et soutien nécessaires pour les choix La réussite de la mission passe par l’implication entière des
techniques et l’organisation de la fonction informatique Directions métiers à travers les contributions suivantes :
• Implication dans les différentes phases de la mission.
Responsable Qualité • Associer des ressources métiers qualifiées et motivées
• Définir et mettre en œuvre les standards (méthodes, • Participer à l’analyse de l’existant
techniques et outils) destinés à améliorer la conformité • Piloter et valider les évolutions majeures des domaines
des prestations et des livrables aux normes qualité fonctionnels de leur métier
• Veiller à l’application de ces standards. • Valider les axes d’amélioration et les plans d’actions
Responsable Communication associés
• Participer à la finalisation et valider le plan de • Exprimer les nouveaux besoins.
communication proposé par SIMAC
• Mettre en œuvre le plan de communication Les représentants des Directions sont donc des acteurs
• Assurer la promotion du Projet. majeurs pour le projet : ce sont des forces indispensables
Bureau du Projet de réflexion, de proposition et de validation.
• Assurer la gestion des plannings, le suivi du Plan
d’Actions et l’application des décisions
• Assurer le secrétariat et la logistique du Projet
Equipe de Projet E2C

Nom et Prénom Fonction


Philippe ELLAH DIRAT Chef de Projet
Madame MAYINGA Responsable Métiers Techniques
Richard AKAMABI Responsable Support ERP
Firmin MOSSONI Responsable SI Fonctionnel
Urbain MBANI Responsable SI Technique
Guy Nicaise BIYOUDI Responsable Gouvernance SI
Acère MAMPOUYA Responsable Communication
Pierre BOBOTI Responsable Qualité
Roméo MBONGO Bureau de Projet
Organigramme de la Mission

ORGANIGRAMME DE LA MISSION

Comités de Pilotage et de Suivi

Direction de Projet
Denis ROJOT et David FAURE
Philippe ELLAH DIRAT

Responsables Communication
Bureau Projet David FAURE
Fadhel SAADI et Mohamed GRAYAA Acère MAMPOUYA
Roméo MBONGO
Responsables Qualité
Mohamed GRAYAA
Pierre BOBOTI

Organisation, sécurité et Infrastructure Informatiques Infrastructure FO et Réseaux Gestion Clientèle Système Support Directions Métier Middleware
SIMAC

Gouvernance SI Fadhel SAADI Mohamed BONGUI Fayçal KAROUI Gonel LOCKO-BITSINDOU Mohamed GRAYAA Makram MASMOUDI
Mohamed BASTI Najib JANHANI Makram MASMOUDI Mohamed BASTI
Najib JANHANI Ali MAATIG
Mohamed GRAYAA
Makram MASMOUDI
Fadhel SAADI

Guy Nicaise BIYOUDI Urbain MBANI Urbain MBANI Liliane KOKOLO Richard AKAMABI Madame MAYINGA Firmin MOSSONI
E 2C

Kongo NGOMA
Livrables de la mission (1/2)

Phase Livrables
Phase 0 : Lancement et cadrage de  Rapports de cadrage :
la mission
 Rapport de Présentation de la mission
 Plan Assurance Qualité Projet (PAQP)
 Plan Management Projet (PMP)
 Plan de Communication
 Plan Management des Risques (PMR)
Phase 1 : Élaboration des cahiers des charge
Phase 1A : Avant-Projet Sommaire Rapport « Avant-projet sommaire »

Phase 1B : Élaboration d’un ou  Acquisition et la mise en œuvre des applicatifs.


plusieurs cahiers des charges pour :  Fourniture d’équipements et logiciels informatiques (serveurs, postes de
travail, imprimantes, logiciels de base).
 Mise en place de réseaux étendus et locaux
 Aménagement du Datacenter à Brazzaville et du centre de secours à Oyo.
 Travaux d’extension du réseau de fibre optique.
Livrables de la mission (2/2)

Phase Livrables
Phase 2 : Assistance à la passation des  Dossiers d’Appels d’Offres (DAO).
marchés

Phase 3 : Assistance à la maîtrise  Rapports trimestriels et annuels d’avancement.


d’ouvrage pendant la réalisation
 Procédures et plans de tests.
 Comptes rendus et procès-verbaux.

Clôture de la mission  Rapport de clôture de la mission.


Objectifs des livrables de la phase de démarrage

Le Plan Assurance Qualité Projet (PAQP)


Il décrit les dispositions à prendre par toutes les parties prenantes pour garantir la qualité de la mission. Il définit
ainsi les méthodes, l'organisation et les activités d'assurance et de contrôle de la qualité spécifique à la mission. Il
constitue notamment le référentiel technique entre toutes les parties prenantes et les mesures à prendre en cas
d’événement lors du déroulement de la mission.

Le Plan Management Projet (PMP)


Il constitue une référence commune aux contractants de la mission et permet ainsi d'assurer une bonne cohérence
et une homogénéité dans les méthodes de conduite et management de la mission.

Le Plan Management des Risques (PMR)


Ce document décrit les procédures associées à la gestion des risques relatifs à la mission.

Le Plan de Communication
Il a un double objectif : informer, sensibiliser, expliquer et vulgariser, d’une part et impliquer, faire participer pour
obtenir l’adhésion de tous, d’autre part.
Planning de la mission

La durée globale du projet prévue est de 40 mois calendaires dont 12 mois de garantie et inclut les délais de
validation des livrables produits :
Phase 1A : Avant- Projet Sommaire

Il s’agit de réaliser un diagnostic de la pertinence des solutions proposées en 2014 par le Schéma Directeur
Informatique,
Démarche
• Etude de l’ensemble de la documentation disponible et mise à disposition de SIMAC par E2C
• Animation d’ateliers
• Entretiens
• Collecte de questionnaires adaptés impliquant les collaborateurs clés

Semaine
Module
29/04 06/05 13/05 20/05 27/05 03/06 10/06 17/06 24/06 01/07 08/07 15/07 22/07

Expert gestion clientèle


Expert support métiers
Architecte fonctionnel
Expert Télécom et FO
Expert Architecture technique informatique
Préparation de la phase 1A

Pour la réussite de cette phase, il y a lieu de :

• Disposer de la documentation nécessaire


• Arrêter suffisamment à l’avance, pour chaque domaine, un agenda des entretiens et des
ateliers avant l’arrivée des experts
Contraintes de réussite à considérer

Il est impératif de s’entourer de conditions de réussite nécessaires dont notamment :

• Soutien et support de la Direction Générale de E2C


• Affectation à plein temps au Projet, de compétences internes (métier et SI) motivées et
disponibles
• Adhésion et implication au projet, à tous les niveaux, de tous les acteurs et de toutes les
structures liées au périmètre du projet
• Mobilisation et réactivité requises des acteurs pour respecter les délais de réalisation et de
validation des travaux et des livrables
• Communication et conduite du changement les plus larges, au Projet
• Bonne organisation pour respecter les délais contractuels (Validations intermédiaires, etc.)
• Estimation selon l’état de l’art, des charges liées aux travaux du Projet
• Préparation de la documentation nécessaire sur l’existant, pour l'accomplissement de la
mission
• Disponibilité des ressources informatiques (réseaux, serveurs, postes de travail, etc.)
Merci pour votre attention

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