Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 64
Periodo: 25-05-2019 al 31-05-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 04-06-2019 Versión Inicial de Documento
EFREN CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores

 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Remitir a la SDH la documentación de los casos
Oscar Mauricio Parada
Cerrado que se están manejando para agilizar el proceso 23-May 28-May
(UT)
de vía de pago en HCM
Falta la firma de las partes. La
Raúl Bermúdez (SDH)
Formalizar el Control de Cambios de embargos Por UT envió estimación,
Pendiente Diana Ubaque (UT)
una vez estimado el esfuerzo por la UT Definir pendiente aprobación por
Patricia Gómez (INT)
parte del ordenador del gasto
Por Se están ajustando las
Pendiente Revisar y gestionar la incidencia con Encargos Diana Ubaque (UT)
Definir incidencias
Por Raúl Bermúdez (SDH)
Pendiente Presentar plan de choque
Definir Diana Ubaque (UT)
Convocar a reunión a las gerencias del proyecto
para revisar y gestionar las observaciones de las Por Raúl Bermúdez (SDH)
Cerrado 30-May
áreas específicamente de la Administrativa, Definir Diana Ubaque (UT)
Tesorería y Contabilidad
Validar el tiempo que está tardando la maquina en Por
Cerrado Diana Ubaque (UT) 04-Jun
contabilizar la nómina Definir
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Complementar de manera técnica la especificación
Por
Cerrado Técnica de firma digital entregada por Tesorería Oscar Ramírez (SDH) 30-May
Definir
SDH
Informar cuando finalizan las pruebas de Impuesto
Pendiente 29-May Arturo Guzmán (UT) Se informará el 05-Jun
predial y vehicular a Gerson Granados (SDH)

Promover e informar el estado de Contabilidad y Por

Pendiente Arturo Guzmán (UT) Se informará el 05-Jun
Bancos Definir

Validar Correspondencia externa con el líder Por

Cerrado Diana Díaz (INT) 31-May
funcional de la SDH Definir

Héctor Romero (SDH) Diana Ubaque validó la

Pendiente Verificar reporte y clasificación de los Incidentes 29-May Diana Ubaque (UT) información de Inversiones y
Harold Ibáñez (INT) Deuda
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para

INDICE DE DESEMPEÑO
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un SEMANAL 0,90
DE CRONOGRAMA
proyecto.

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades

INDICE DE DESEMPEÑO asociadas al plan de gestión del cambio organizacional,
MENSUAL 0,99
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
18/12/17 12/03/18 GO LIVE Y
26/01/18 19/03/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
1 3 5 27/12/19

Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17
2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18
19/06/18
FINAL
12/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización

120% Tarea
% Avance % Avance
Inicio Fin
Esperado Real
100% 100% 100% 100% 99%
100% 94% Implementación 80% 72% lun 18/12/17 vie 27/12/19
81%
80%

60% 52%
39%
40% 34%
26%
20%
6%
0% 0%
0%
Fase Preparación Fase de Diseño Lib 1 Fase Lib 1 Fase Lib 2 Fase Lib 2 Fase Go Live and
de proyecto Realización Preparación Final Realización Preparación Final Support
Avance Esperado Avance Real
UT UT/SDH SDH
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales ERP • 33 + 11 Especificaciones de Baja
• Desarrollos Prioridad Baja ERP • Pruebas Integrales CORE • Datos de Migración CORE
• Documentación y Ejecución Entrenamientos • Migración ERP
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 2.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
1.200
1.10
1.100
1.00 0.97 0,90
1.000 0.96 1.00
0.900 0.83 0.82 0.80 0.82
0.800 0.84
0.700 0.76 0.71
0.71 0.67
0.600
0.500
0.400
0.300

Últimas 4 Semanas
0.940
0.93 0.93
0.930
0.920
0.910 0.90 0.90
0.900
0.890
0.880
10 mayo 2019 17 mayo 2019 24 mayo 2019 31 mayo 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

120% % Avance % Avance

Tarea Inicio Fin
Esperado Real
99%
100% 94% Liberación 1 97% 90% lun 12/03/18 lun 02/07/19
81%
80%

60% 52% SPI

ESTADO
A LA FECHA
40%
0,93
20%

0%
Lib 1 Fase Realización Lib 1 Fase Preparación
Final
Avance Esperado Avance Real
Control Indicador Salida en Vivo

Liberación 1 – Límite Indicador (KPI)

% % Real Límite % % Real Límite
Semana Semana
Planeado Límite Indicador Planeado Límite Indicador

03 – Mayo 88% 80% 0,91 07 – Junio 98% 94% 0,96

10 – Mayo 92% 85% 0,92 14 – Junio 99% 96% 0,97

17 – Mayo 94% 87% 0,93 21 – Junio 99% 97% 0,98

24 – Mayo 96% 90% 0,94 28 – Junio 100% 99% 0,99

31 – Mayo 97% 92% 0,95

Nota: Los porcentajes relacionados en esta diapositiva corresponden a la Liberación 1, siendo estos diferentes a los del proyecto
Avances Componentes CORE
120% 100%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
97% 97% 96% 96% 97% 97% 100% 100% 99% 98% 100% 99% 98%
100% 96%
90%

80%

60%

40%

20%
0% 0%
0%
-3% -3% -4% -4% -3% -4% -3% -1% -2% -1% -2%
-20% -10%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación Validado
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 0 0 0 0 3 (-2) 21 (+2) 19

Para el Go Live 104 0 2 6 2 (-1) 3 33 58 (+1)
Después del Go Live 102 0 10 5 11 8 (-1) 36 (+1) 32
Totales 249 0 12 11 13 14 90 109

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 54 0 4 30 1 1 12 6
Para el Go Live 77 0 6 6 (-10) 16 (-2) 1 48 (+12) 0
Después del Go Live 51 0 2 10 3 1 (-6) 35 (+6) 0
Totales 182 0 12 46 20 3 95 6

Fecha de corte: 31 de Mayo de 2019

 Avances Componentes ERP (Liberación 1)
120%
99% 98% 95% 99% 96% 97% 93% 100% 98% 100% 100% 100% 100% 95% 99%
100% 88% 92% 92% 93% 87%
83% 86%
80%
60%
40%
20%
0%
0%
-3% -3% -4% -2% -7%
-20% -11% -9% -8% -9% -12%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas
125 (-1) 2* 0 2* 0 (-5) 12 (-1) 92 (+5) 17
Integrales
Para el Go Live 87 2* 2 16 (-6) 14 (-7) 15 32 (+12) 6 (+1)

Después del Go Live 193 33 (-8) + 1* 86 (-2) 32 (-17) 30 (+20) 3 (+3) 7 (+4) 1

Por Cancelar 21 11 10 0 0 0 0 0

Totales 426 49 98 50 44 30 131 24

Fecha de corte: 31 de Mayo de 2019

* Control de Cambios
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0% 0% 0%
0%
0%
100% 100% 100% 100%
71%
81%
0%
0%
0%
25% 100% 100% 32% 100% 100% 81% 100% 69%
25% 0% 33%
77%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
40%
Contratación Contabilidad Activos Fijos Planeación E Nomina - RRHH Deuda Pública Inversiones Presupuesto E Tesorería (TR) Planeación F
(MM) (FI) (AA) (PS) (HCM) (TRM) (TRM) (BCS) (TR - BCS)
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Programación al 31 de Mayo Total Script 72 100% Total Pasos 2.237 100%

Total Script 72 100% Script Definidos 69 96% Pasos Definidos 2.237 100%
Total Pasos 2.352 100% Script Ejecución 33 46% Pasos Ejecución 1.094 49%
Script Terminados 29 40% Pasos Terminados 1.042 47%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
 Avance Pruebas Integrales (ERP)
Script Script
Componente Total Script Causas Retraso Plan de Acción (27 al 31 Mayo)
Programados Ejecutados
AF – Activos Fijos 2 2 1,8 Desarrollo de codigo de barras Finalizar Junio 5
Se están realizando pruebas unitarias, en reunión de Junio
MM – Contratación 15 15 5 Entrega desarrollos expediente digital 5 se definirá el alcance para pruebas integrales.
Una vez recibida la definición de la SDH y realizar los
HCM – Nómina 16 16 6,5 Definición de vías de pago ajustes se reinician las pruebas integrales en Junio 5
Una vez recibida la definición de la SDH y realizar los
HCM – Concejales 11 11 2,5 Definición de vías de pago ajustes reinician las pruebas integrales en Junio 5
Se programaron segundo ciclo con resolución de
TRM – Inversiones 5 5 5 incidencias a partir del 10 de junio
Se programaron segundo ciclo con resolución de
TRM - Deuda Pública 4 4 4 incidencias a partir del 10 de junio
UT - Desarrollo WS
TR – Recaudos 1 1 0,4 SDH – Retroalimentación resultados líderes
funcionales PSM y FI Continuar pruebas semana actual
Tiempo que tarda el sistema en procesar los
TR – Cuenta x Pagar 1 1 0,4 pagos masivos Continuar pruebas semana actual
PAC 3 3 1,8 Pendiente entrega de desarrollos Continuar pruebas semana actual
Flujo de Caja 2 2 0 En pruebas unitarias Se definió plan de pruebas en la semana del 25 de junio
PSM – Presupuesto 8 8 1,2 Finalización pruebas unitarias Continuar pruebas semana actual
FI – Contabilidad 4 4 0 Definición del Script Definición de Cierres, otras áreas
PS – Planeación 1 1 1 Cerrado Cerrado

Total 73 73 27,8
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias ERP)

Componente Crítico Mayor Menor Sin Definir Cerrados Control C Por Aprobar
Deuda 52 11 2 6 8 0 0
Inversiones 9 5 1 6 11 0 0
Contratación 10 0 0 27 0 1 0
HCM Planta 1 0 0 9 24 1 3
HCM Concejo 12 0 0 7 9 0 0
PAC 3 0 0 0 0 0 0
TR-Recaudos 1 0 0 0 1 0 0
Flujo de Caja 0 0 0 0 0 0 0
Terceros 6 0 0 0 0 0 0
TR - CxP 9 2 0 1 0 0 0
TOTAL 103 18 3 56 53 2 3

NOTA: Información suministrada por La SDH – Pendiente de actualización

Avance Pruebas Unitarias (CORE - CRM)

100%

100%
67%

67%
100% 0%
44% 0%
67%
33%
44%
100% 33%
44% 67%
33%
E11. Correspondencia C08. Fiscalización y C07. Cobranza - Cobro C24. Tramites
Auditoría Coactivo
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 65 100% Total Pasos 198 100%

Script Definidos 45 69% Pasos Definidos 114 58%
Script Ejecución 39 60% Pasos Ejecución 114 58%
Script Terminados 39 60% Pasos Terminados 114 58%
Script Aprobados 31 48% Pasos Aprobados 72 36%
Avance Pruebas Unitarias e Integrales (CORE)
0% 0% 0% 0%

100% 100% 88% 100%

100% 100% 100% 100%

100% 100% 100% 100%

0%
11% 5%
11% 11%
3%
11%
Sobretasa a la Publicidad Exterior Delineación Urbana RETEICA ICA Vehicular3%
Automotor Predial Unificado
Gasolina
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 14 100% Total Pasos 560 100%

Script Definidos 11 79% Pasos Definidos 335 60%
Script Ejecución 11 79% Pasos Ejecución 335 60%
Script Terminados 10 71% Pasos Terminados 320 57%
Script Aprobados 0 0% Pasos Aprobados 0 0%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias)
Críticos Mayores Menores Críticos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

23

15
29
22
73
55 33
40
34 4 13
7 5 4 12
12 11 11 13 12 17 14 14 10
3 3 6 4 1 1 4
2
Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado
Sobretasa a la Publicidad Delineación RETEICA ICA Vehicular Predial Unificado E11. C08. Fiscalización C07. Cobranza - C24. Tramites Otros
Gasolina Exterior Urbana Automotor Correspondencia y Auditoría Cobro Coactivo

Severidad Total Cerrados Pendientes

Críticas 10 3% 8 80% 2 20%
Mayores 167 56% 126 75% 41 25%
Menores 122 41% 74 61% 48 39%
Total 299 100% 208 70% 91 30%
Avance Migración de Datos

Plantillas
80
70 67
60
Cantidad

50
40
30
20 15
8
10 4
0 1 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0
0
0. En 5.En
1.Elaboració 2.Entregada 3.Socializad 4. En 6.Entregada 7.Cargada- 8.Rechazada
especificaci Proceso- 9.Finalizada
n-UT -SDH a a SDH Ajustes-UT -Pruebas Pruebas -UT
ón SDH SDH
CORE 0 0 0 0 0 2 0 8 0 15
ERP 1 0 0 0 0 67 4 1 0 0
ERP (Dia-Dia) 0 2 0 0 0 1 0 0 0 0

 CORE – Ciclo 2 y 3
 ERP – Ciclo 3
Gestión de Cambio

Actividades Realizadas – 27 al 31 de Mayo

 Comité de Redacción
 Reunión de seguimiento con Interventoría
 Realizar la configuración de la matriz de curso de entrenamiento
 Envío Tips de entrenamiento entregada por los consultores
 Realizar la propuesta de las comunicaciones para los entrenamientos

Actividades Programadas – 03 al 06 de Junio

 Comité de Redacción
 Envío comunicado qué es un entrenamiento (información entregada por los consultores)
 Comunicado del día del medio ambiente
 Envío propuesta de comunicaciones para los entrenamientos
Gestión de Procesos

Actividades Realizadas – 27 al 31 de Mayo

 Reunión Seguimiento semanal con la OAP.
 Contextualización y Reunión documentos de Caracterización de Proceso "Gestión del Talento Humano".
 Contextualización y Reunión documentos PROCESOS BOGDATA: Línea de negocio planeación y medición tributaria .
 Contextualización y Reunión documentos de procesos Core inteligencia
 Contextualización y Reunión documentos de Caracterización Proceso "Direccionamiento Estratégico".
 Contextualización y Reunión documentos de PROCESOS BOGDATA - GESTIÓN DOCUMENTAL.
 Contextualización y Reunión documentos de Caracterización Proceso "Gestión de Bienes y Servicios"
 Ajustes preliminares a documento 86-P-02.

Actividades Programadas – 04 al 07 de Junio

 Reunión de seguimiento semanal con la OAP.
 Contextualización y Reunión documentos de Revisión Procedimiento 86-P-01 Registro/CORE.
 Contextualización y Reunión documentos de PROCESOS BOGDATA - Servicio al Contribuyente.
 Contextualización y Reunión documentos de Procesos Planeación Tributaria (documentación)
 Contextualización y Reunión documentos de PROCESOS BOGDATA - 78-P-02 Procedimiento de Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Gestión de Procesos

Actividades Programadas – 04 al 07 de Junio

 Reunión Retroalimentación Borrador Inteligencia Tributaria.
 Contextualización y Reunión documentos de PROCESOS BOGDATA - Línea de Negocio Administración Funcional del
Sistema CORE TRIBUTARIO
 Contextualización y Reunión documentos de PROCESOS BOGDATA - Servicio y Educación Tributaria
 Contextualización y Reunión documentos de Caracterización de Proceso "Gestión presupuesto de gasto e inversiones"
 Contextualización y Reunión documentos de PROCESOS BOGDATA – Direccionamiento Estratégico.
Notas SAP
Total Total Muy Total
Prioridad Total Baja Total Alta
Media Alta Notas
Enviada a SAP 0 0 3 0 3
Pendiente Acción UT 0 1 3 1 5
Cerrada 1 18 69 5 93
Total Notas 1 19 75 6 101

Asunto Estado Prioridad Creado Actualizado

Restrict some functionalities over AO Workbook but allowing Plan Data input Customer Action High 27.05.2019 27.05.2019

BPC [E] You cannot change the work status because you are neither the owner nor the manager of this member Sent to SAP High 27.05.2019 27.05.2019

Differences found between Invoice and payments status in FM Sent to SAP High 24.05.2019 27.05.2019

Mistake in NAVM condition type display Sent to SAP High 21.05.2019 23.05.2019
SAP Proposed
wrong characters on files after F110 Execution Medium 17.05.2019 23.05.2019
Solution
Liquidity planner assignment does not correspond in tables BSEG-LQITEM and FQM_FLOW Customer Action High 05.04.2019 20.05.2019

PCP0- the cancellation payroll accounting document Customer Action Very High 10.05.2019 15.05.2019

BPC Embedded - FOX Formula message An arithmetic exception occurred RSPLFOX191 Customer Action High 09.10.2018 15.05.2019

NOTA: Información a corte 24 de Mayo

Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1  21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2  23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión

Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500 satisfacción en ambiente de pruebas - Según
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050 Software estable en producción - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000 Estabilización de Procesos periódicos especiales

Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat.
Incumplir el cronograma general del proyecto
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la
Información a migrar que toman demasiado
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que
toman demasiado tiempo evitando la salida a
producción
Tiempo de dedicación del personal del proyecto
insuficiente
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con
las nuevas soluciones
Renuncia o Despido de los miembros
administrativos y/o funcionales claves del proyecto
Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de
atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes SDH – UT – INT
diaria.
Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
SDH
Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para SDH
funcionarios del proyecto.
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
Definir políticas de retención de personal.
Definir políticas para cambios en puestos de toma de decisiones
SDH – UT – INT
relevantes al proyecto.
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.