ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS
CONCEPTO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

 Es el proceso de Diseñar, Planificar y Producir los diferentes tipos de evento.

TIPOS DE EVENTO

 FORMAL

 INFORMAL
CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
EVENTOS SOCIALES
 Bodas
 Cumpleaños
 Nacimiento
 Aniversarios
 Despedidas
 Desfiles
 Fiestas privadas
 Cocteles
EVENTOS CULTURALES

 Actos culturales
 Conmemoraciones
 Festivales
 Espectáculos artísticos
 Muestras de arte (exposiciones)
 Inauguración de centros culturales
 Presentación o lanzamiento de un libro (eventos literarios)
 Presentación o estreno de una obra
 Ferias
 Conciertos
EVENTOS EDUCATIVOS

 Inicio de ciclo
 Cierre de ciclo
 Fiestas patrias
 Torneos y encuentros deportivos y culturales
 Ferias
 Certámenes
 Fiestas, actividades para recaudar fondos
 Aniversarios
 Grados
 Reuniones estudiantes, docentes y exalumnos
EVENTOS POLÍTICOS
 Lanzamiento y cierre de campaña
 Nombramiento de funcionarios
 Debates
 Congresos
 Reuniones gubernamentales o de estado
 Desayunos, almuerzo y cenas
 Inauguraciones
 Firmas de acuerdo
 Actos conmemorativos
 Viajes políticos
 Recepciones diplomáticas
 Distinciones
 Entrega de premios
 Homenaje o reconocimiento
 Conferencias de prensa
EVENTOS EMPRESARIALES
 Ferias

 Cumbres

 Congresos, seminarios y convenciones

 Exposiciones y showrooms

 Lanzamiento de productos

 Lanzamientos de marca

 Conferencia de prensa

 Workshops

 Inauguraciones

 Aniversarios de empresa

 Despedidas y cenas fin de año

 Desayunos, almuerzo y cena de trabajo

 Encuentro de negocios

 Eventos de integración

 Eventos recreativos

 Jornadas de capacitación
EVENTOS DEPORTIVOS
 Mundiales
 Juegos Olímpicos
 Juegos panamericanos
 Torneos
 Campeonatos
 Clases abiertas
EVENTOS RELIGIOSOS

 Bautismo
 Comunión
 Casamiento
 Navidad
 Pascuas
 Semana santa
 Retiros religioso
 Convivencias
 Cursillos religiosos
 Elección del Papa, cardinales, sacerdote
 Semanarios, congresos, conciertos
PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN
DE UN EVENTO
Producción
 El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como
objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el
evento.
Montaje
 Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en
el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución

 Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo

lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas.
Desmontaje
 Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
Evaluación de resultados

 Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos

establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados
es una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
 • Definir el responsable del evento
 • Determinar el objetivo del evento
 . Determinar fecha, hora y lugar del evento
 • Determinar la audiencia meta
 • Realizar el presupuesto
 • Definir opciones de sede
 • Definir opciones de recintos
 • Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
 • Investigar la capacidad hotelera
 • Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
 • Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
 • Realizar primera revisión de avances
 • Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose en cámaras y
asociaciones)
 • Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas,
 Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje,
 transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas,
 conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad
 • Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
 • Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
 • Elección de sede y recinto
 • Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
 • Revisar basa de datos
 • Diseñar el Manual del Expositor
 • Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
 • Diseñar la Publicidad masiva: revistas especializadas, radio, televisión, prensa,
productos promocionales, etc.)
 • Definir plan de medios de promoción (calendarización)
 • Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
 • Revisión de presupuesto
 • Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones
 públicas, ruedas de prensa, etc.)
 • Presentación del evento en medios y a clientes potenciales
 • Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados
 • Definir cómo se hará el pre-registro (invitaciones y/o tele-marketing)
 • Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones,
 Fotografía, filmación, grabación de videos y memorias del evento, iluminación,
escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, traducción, módulos de recepción e
 Información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos,
 mensajería, mobiliario
 Enviar correspondencia de promoción
 • Impresión de programas definitivos
 • Diseñar el programa turístico para acompañantes
 • Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
 • Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
 • Ajustar necesidades de hotelería y transportación
 • Entregar Manual del Expositor
 Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
 • Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
 • Verificar avance de materiales impresos
 • Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores
 Prueba y confirmación del menú/montajes/colores del mantel, cristalería
 • Confirmar transporte del montaje
 • Revisar equipo de apoyo
 • Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
 • Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo
 Junta final para revisión de la logística con el recinto: horario de montaje,
desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios varios
 apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro,
 requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores
oficiales.
II. Equipo

 • Equipo audiovisual
 • Iluminación, sonido y micorofonos
 • Decoración
 • Tarimas
 • Escenografía
 • Mobiliario especial
 • Sonido
 • Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia
 • Circuito cerrado
 • Traducción simultánea
III. Instalaciones

 • Área de registro: gafetes de pre-registro, material a entregar.

 • Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado
 • Sala VIP de conferencistas: servicio de café
 • Sala de prensa
IV. Promoción/Memorias

 • Impresos/publicidad
 • Atenciones a visitantes
 • Gafetes de VIP organizadores y prensa
 • Grabación de videos y memorias del evento
V. Personal

 • Anfitriones de conferencistas e invitados especiales

 • Programa del maestro de ceremonia o presentador del evento
 • Traducción simultánea
 • Programa de traducción simultánea
 • Fotografía y video
 • Operadores de equipo
 • Variedad musical
 • Vigilancia
 • Limpieza