UNIVERSIDAD CENTRAL

DISPOSITIVOS DE CONTROL II
INFORME DE AUDITORIA
ABRIL DE 2019
 Contenido
• Objetivos de los informes de auditoría.

• Principios básicos de redacción.

• Sugerencias sobre el estilo de redacción.

• Defectos que deben evitarse en la redacción.

• Estructura de los informes.

• Otros aspectos a tener en cuenta para la confección del informe.

 1. Objetivos de los informes
 GENERALES

• Informar: Dar a conocer lo importante (positivo y negativo), con

una comprensión fácil y rápida.

• Persuadir: Convencer acerca de los hallazgos detectados y las

recomendaciones propuestas.

• Obtener resultados: Habilidad para promover acción, es decir,

obtener el compromiso de implantar las recomendaciones, para
reducir riesgos y prevenir problemas.
 ESPECÍFICOS

• Con respecto a cada hallazgo, debemos preguntarnos:

-¿Qué necesita saber mi destinatario?

-¿Por qué?, ¿para qué?, ¿cuándo?, ¿cómo?...Necesita esa

información.

-Hay algo que creo necesario comunicar y a mi

destinatario no le interesa.
 2.Principios básicos de redacción

A. Precisión.

B. Síntesis.

C. Simplicidad.

D. Corrección gramatical.
 Precisión
Motivos de imprecisión:
A.Utilización de palabras o expresiones
imprecisas.
B.Empleo de términos desconocidos para el
destinatario.
C.Uso de palabras fuera de su significado real.
D.Construcción sintáctica incorrecta o dudosa.
E. Párrafos extensos o imprecisos.
F. Uso indebido de los signos de puntuación.
 Utilización de palabras o
expresiones imprecisas
• Ejemplo:

“El control interno vigente es deficiente por la carencia

de verificaciones cruzadas”.

-¿Cuáles verificaciones?

-¿Qué importancia tienen?

 Empleo de términos desconocidos
para el destinatario

• Ejemplo:

“La renuncia del empleado responsable de la

tarea y la inexistencia de un back-up adecuado,
dificulta seriamente el Know-how del sistema”
 Uso de palabras fuera de su
significado
real
• Ejemplo:

“Dicho funcionario demostró ser muy meticuloso en su gestión”.

 Párrafos extensos o imprecisos
• Ejemplo:

“Un incremento en los precios, originado en una

mejora en la calidad de los artículos, determinará
una reacción del mercado consumidor”.

-¿Reacción favorable o negativa?

 Uso indebido de los signos de
puntuación
• “Todo hombre que te busca va a pedirte
algo: el rico aburrido, la amenidad de tu
conversación; el pobre, tu dinero”.
• “Todo hombre que te busca va a pedirte:
algo, el rico aburrido; la amenidad de tu
conversación, el pobre; tu dinero”.
 Simplicidad
• Significa escribir en forma fácil y llana, no
rebuscada, sin recurrir a palabras o
expresiones complicadas o simplemente
llamativas.
• El estilo más apropiado es el conocido como
coloquial, es decir, el utilizado en una
conversación formal ante superiores
jerárquicos, funcionarios desconocidos o en
una exposición pública.
 2 d. Corrección gramatical
• Significa utilizar las palabras y formas gramaticales correctas.
Esta habilidad se adquiere a través de la educación formal
recibida así como los estudios o esfuerzos personales.

Más allá de eso, ante la duda están los recursos del diccionario
o la posibilidad de repasar las estructuras gramaticales.
 3. Sugerencias sobre el estilo
de redacción
A. Ordenamiento

B. Las palabras

C. Las oraciones

D. Nexos gramaticales

E. Los párrafos
 Ordenamiento
• Elegir un esquema o diseño adecuado y mantenerlo.

• Organizar los párrafos, manteniendo una debida secuencia

en las ideas expresadas.
 Las palabras
• Asegurarse de su significado.

• Omitir palabras innecesarias.

• Elegir términos claros y sencillos.

• Evitar la jerga técnica innecesaria.

• No utilizar frases de tipo “clisé”.

• Evitar las frases rebuscadas.

 Las oraciones
Premisas:

• Preferir las proposiciones cortas.

• Evitar las frases incidentales, es decir, aquellas que se intercalan para

aclarar. De emplearlas, ubicarlas preferentemente entre comas, antes
que entre paréntesis o guiones.

• Emplear los adjetivos con cuidado.

• Controlar la correcta ubicación de lo signos de puntuación.

 Las oraciones
Premisas:
• Colocar el énfasis en la primera o última parte de la oración.

• Descartar el uso de signos de exclamación o interrogación.

• Agrupar las expresiones de igual sentido.

• Evitar el empleo de oraciones negativas innecesarias, de expresiones

ambiguas y de frases vacilantes o sin vigor.
 Nexos gramaticales o conectores

• Son las palabras que sirven para conectar

dos oraciones o párrafos, indicando la
relación entre los mismos y permitiendo
una organización coherente y una cohesión
sintáctica del texto.
 Nexos gramaticales: causa
• Por esta razón

• Porque

• Por lo antedicho

• Por lo que antecede

• Como

• Puesto que

• Debido a
 Nexos gramaticales: consecuencias
• Por lo tanto
• Por lo antes dicho
• Por consiguiente
• Consecuentemente
• Por lo expuesto
• En atención a lo expuesto
• En consecuencia
• Dado que
• De acuerdo con
 Los párrafos
Pautas:
• Construir párrafos utilizando oraciones
separadas por “punto y seguido”.
• Incluir en la primera oración la idea
principal.
• Utilizar nexos gramaticales a partir de la
segunda oración de un párrafo y del
segundo párrafo de un texto.
 Defectos que deben evitarse
en la redacción
• Exageración.

• Uso de palabras emocionales.

• Indefinición.
 Exageración
Ejemplo:

• Cualquier aumento en los lapsos de entrega de nuestros

productos provocaría un irreparable y alarmante perjuicio
al organismo, con el consiguiente deterioro de la imagen
local, regional y nacional del ente.

• Cualquier aumento en los lapsos de entrega de nuestros

productos provocaría un perjuicio al organismo, con el
consiguiente, deterioro de su imagen.
 Uso de palabras emocionales
• En vista de los repetidos actos de deslealtad
comercial en que ha incurrido maliciosamente
el mencionado agente, que hasta el presente
había recibido todo tipo de consideración y
atento servicio por parte nuestro organismo,
el suscrito considera ineludible proceder a
imponer una sanción correctiva al causante,
eliminándolo de nuestro registro de
proveedores y procediendo a dar a conocer a
la cámara respectiva la decisión tomada.
 Indefinición
• De todo lo expuesto, el suscripto se permite
informar a esa superioridad que, en caso de
considerarlo conveniente y económico, podría
procederse a contratar los servicios del citado
proveedor o de quien se resuelva en definitiva
(Texto indefinido).

• De lo expuesto, el suscrito informa que

pueden contratarse los servicios del citado
proveedor (Texto definido).
 Estándares de calidad del informe
• Directo
• Sucinto
• Apropiado
• Persuasivo
• Constructivo
• Orientado a resultados
• Atractivo
• Oportuno
 Estándares
• Directo: Incluir
-Las conclusiones al principio.
-Los puntos principales en primer lugar.
-La idea principal al comienzo.
• Sucinto:
-Detalle limitado.
-Seleccionar los ítems de mayor importancia.
-Incluir los datos de respaldo en forma sumaria.
-Utilizar un estilo conciso.
 Estándares
• Apropiado:
-Considerar los intereses de los destinatarios.

-Seleccionar el tono de escritura adecuado.

• Persuasivo:
-Respaldar las conclusiones en forma terminante.

-Incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las observaciones.

-Cuantificar el impacto.
 Estándares
• Constructivo:
-Balancear lo positivo y lo negativo.
-Incluir las causas de los problemas (No solamente los
“síntomas”).
-De corresponder, destacar las acciones gerenciales
encaradas.
• Orientado a resultados:
-Incluir recomendaciones específicas y mensurables.
-Proponer soluciones prácticas y orientadas a la acción.
 Estándares
• Atractivo:
-Incluir un informe ejecutivo para la dirección.
-Utilizar un formato profesional.
-Emplear secciones breves y claramente identificables.
• Oportuno:
-Presentación inmediata.
-De ser aplicable, anticipar un informe parcial.
-Definir estándares de tiempo y respetarlos
estrictamente.
 ¿Cómo atraer la atención del
destinatario?
• Considerar el rol del destinatario.

• Fijar la conclusión directamente.

• Diseñar aperturas para guiar al lector.

• Escribir concretamente y en forma descriptiva.

• Elegir la información de mayor interés para el lector.

 Considerar el rol del destinatario
• Muchas veces, el auditor redacta su informe sin pensar que
no será leído por otro auditor. Para obtener un producto de
calidad, debemos “ponernos en los zapatos del lector”,
considerando el interés el destinatario.

• La lógica investigativa del auditor es distinta de la lógica

informativa que necesita el lector.

• Menor énfasis en el alcance y mayor en el

efecto y la recomendación.
 Considerar el rol del
destinatario
• ¿Quién leerá el informe?

• ¿Cuál es su responsabilidad respecto de la materia examinada?

• ¿Qué autoridad tiene para tomar decisiones acerca de los temas

informados?

• ¿Cuál es su conocimiento respecto de la materia examinada?

• ¿Necesita información detallada o resumida?

• ¿En qué aspectos se debe poner énfasis y cuáles pueden soslayarse?

Fijar la conclusión directamente
• “El informe más eficiente es aquel que contesta el objetivo
de la auditoría en su primer párrafo”.
-Evitar las introducciones innecesarias.
-Limitar la cantidad de información de soporte y la descripción
de procedimientos.

• Para ellos, deberíamos preguntarnos:

-¿El lector entenderá los términos utilizados?
-¿Qué explicación necesita el lector?
-¿Cuánta información quiere?
 Diseñar aperturas para guiar al lector
• Es posible guiar al lector utilizando subtítulos,
diferentes tipos de letras y otros recursos para
destacar lo más importante.

• Las oraciones de apertura, tanto en la

conclusión como en cada observación,
pueden guiar al lector expresando los puntos
más importantes.
Escribir concretamente y en forma
descriptiva
• Evitar frases que no aportan información:
-Durante nuestra revisión de los registros de solicitudes, se comprobó que
los procedimientos utilizados necesitan mejorarse.

-Los registros de asistencia no son controlados adecuadamente.

-Existe alguna debilidad en la documentación de préstamos.

-La documentación de las operaciones necesita mejoras.
 Elegir la información de mayor
interés para el lector
• Para definir el tipo de información a incluir en el informe, es conveniente
responder a las siguientes preguntas:

-¿Cuán significativo es el hallazgo?

-¿Cómo es la reacción del lector? (Receptivo o reticente)

-¿A quién se quiere lograr atención? (Nivel político o nivel gerencial)

-¿Cómo describiría al lector a quién se quiere influir? (Sensitivo o duro)

 Pautas para aumentar el
potencial del informe
• Describir y cuantificar las observaciones.

• Mostrar el efecto desde el punto de vista de la

autoridad superior.

• Utilizar un estilo que reduzca las objeciones.

 Describir y cuantificar las
observaciones
• Incluir evidencia objetiva.

• Evitar la exageración o indefinición de los hechos.

• Incluir las causas, independientemente de los

síntomas.

• Cuantificar la magnitud del problema.

 Ejemplos de cuantificación
• Número o porcentaje de ítems con excepciones
-Basados en muestras.
-Basados en el total del universo.

• Valor monetario de los ítems con excepciones

-Valor en pesos
-Porcentaje sobre el total del universo ($/$)
• Comparación de los resultados con un estándar
 Mostrar Efectos (reales o
potenciales) y Beneficios
• Problema: Falta de base en una contratación.
-Efecto real o potencial: Sobreprecio.
-Beneficios: Ahorro de dinero.

• Problema: Falta de especificaciones técnicas o pedidos de

cotización.
-Efecto real o potencial: Sobreprecio, colusión de intereses, baja
de calidad de los bienes.
-Beneficios: Precio más bajo (A igual calidad) o mejor calidad (Por
igual precio).
 Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones
• Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que
existen otros puntos de vista o atenuantes.
Ejemplo:
1. Mientras algunas solicitudes requerirán más de 60
días para su procesamiento, un 75% se pueden resolver
en 15 días.
2. Se necesitará un incremento temporal del personal
para superar el atraso, pero luego la dotación puede
volver a la cantidad actual.
 Pautas para redactar una
•
conclusión
Contestar el objetivo de la auditoria.
efectiva
• Elegir la información de soporte más concreta.

• Utilizar un tono apropiado y consistente.

• Balancear lo positivo y lo negativo.

• Ofrecer perspectiva.

• Incluir la respuesta de la Dirección.

 Contestar el objetivo de la
auditoría
• La conclusión debe responder el objetivo de la auditoría en
forma directa.

• Una buena conclusión es la que contesta el objetivo de la

auditoría en su primer párrafo.

• Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos, la conclusión

debe referirse a cada uno de ellos. En estos casos, la
conclusión puede ser dividida en secciones. Por ejemplo, se
puede escribir un párrafo para cada uno de los objetivos de la
auditoría.
 Elegir la información de soporte más
concreta
• De la opinión general sobre el objetivo de la auditoría, se debe
pasar a la información de soporte que la sustenta.

• La opinión debe estar respaldada en hechos, ejemplos o

comparaciones que la sustenten.

• En la información de soporte se debe:

-Utilizar un lenguaje claro.
-Evitar los términos ambiguos o generalistas.
-Evitar el exceso de calificativos.
 Utilizar un tono apropiado y
consistente
• Los resultados de nuestra revisión indican que la
condición en que se desarrollan las operaciones son
buenas. No obstante, detectamos que algunas áreas
necesitan atención. Es necesario intensificar el
esfuerzo para reconciliar algunas cuentas. En el
proceso de pagos se debe implantar un control
automatizado y el control de supervisión debe
mejorarse. Además, las cuentas en suspenso
necesitan atención.
 Balancear lo positiva y lo negativo
• Si para responder al objetivo de la auditoría se obtienen
algunos resultados positivos y otros negativos, se debe
distribuir su incidencia en forma balanceada al escribir la
conclusión. Muchas veces, se sobrecarga un lado de la
conclusión, dándole poco espacio al otro.

• Las ideas más importantes deben ocupar lugares

destacados dentro del informe. En la conclusión, la idea a
enfatizar debe colocarse en el primer párrafo.
 Ofrecer perspectiva
• Los resultados de la auditoría serán difíciles de interpretar,
si no están contextualizados y sólo consisten en una lista de
problemas.

• Se puede brindar perspectiva describiendo el efecto global

de los principales hallazgos, incluyendo comparaciones
significativas o identificando posibles causas.

• Puede compararse la gestión respecto de la última

auditoría, comentar las acciones tomadas sobre las
recomendaciones anteriores, etc.
 Incluir la respuesta de la
Dirección
• Además de la “opinión del auditado”, incluida en cada uno
de los hallazgos, es conveniente exponer dentro de un
párrafo final de la conclusión, la opinión que la Dirección
tiene sobre la misma y su propuesta al respecto.

• La convicción y acción correctiva a la Dirección brindarán

beneficio a la organización. Por ello, el cierre para la
conclusión de un informe de auditoría que “mira hacia
adelante” debería incluir dicha información.
 Elementos para “ganar tiempo” en
la emisión del informe
• Sin aumentar la carga de los “papeles” de trabajo, se puede utilizar un
modelo de formulario donde se vayan registrando cada una de las
informaciones necesarias para la redacción del informe:

-Debilidad observada.

-Causa.

-Efecto (Perjuicio real o potencia->Riesgo)

-Recomendación o sugerencia.
 Uso de tablas, gráficos y anexos
Se requieren dos reglas de carácter general:

• El texto escrito debe poder leerse

independientemente de las tablas, gráficos y
anexos.

• Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con

el objeto de permitir una rápida y clara
comprensión de su contenido e importancia.
 Revisión final
• En la medida que los tiempos de emisión
lo permitan, se aconseja dejar pasar “un
tiempo” después de haber terminado la
redacción del informe, para revisarlo. Al
releerlo, se lo confrontará una vez más
aproximada al punto de vista del
destinatario. Con esta revisión, se tendrá
una visión más objetiva de la redacción
que permitirá efectuar los “retoques”
necesarios.
Gracias