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¿Qué requisitos debe cumplir la petición de conciliación extrajudicial en

asuntos contencioso administrativos?

La solicitud de conciliación extrajudicial corresponde, se reitera, al ejercicio del


Derecho de Petición, mediante el cual se pueden formular solicitudes
respetuosas a la administración con la certeza de obtener una respuesta
pronta y de fondo. No se trata, en consecuencia, de una mera solicitud, sino
que comporta el ejercicio de un Derecho Constitucional Fundamental, lo que
otorga una especial y reforzada protección por parte de ordenamiento jurídico,
que le permite a la persona que considere vulnerado su derecho, por
infracción a cualquiera de los elementos que constituyen su núcleo esencial,
acudir al ejercicio de la acción de tutela con el propósito de hacerlo efectivo o
poner fin a su vulneración.

Sin embargo, no se trata del ejercicio arbitrario o caprichoso del Derecho de


Petición, lo que comporta su abuso; por el contrario, la solicitud de conciliación
requiere del cumplimiento de algunas pautas establecidas en las normas
vigentes las cuales, por lo demás, han sido previstas para el adecuado
funcionamiento de la figura, entre las cuales encontramos las siguientes:
• La petición de conciliación extrajudicial debe
hacerse por escrito. Esto con el fin de que se
plasmen en un documento los requisitos
exigidos para dicha solicitud y, de esta forma,
se dote de certeza y seriedad al mecanismo.
• En cuanto a la presentación de la solicitud,
está debe hacerse mediante apoderado,
quien deberá ser abogado inscrito y al cual
se le debe otorgar la facultad expresa de
conciliar. Esta exigencia resulta acorde con el
mandato contenido en el parágrafo 3º del
artículo 1º de la Ley 640 de 2001, norma en
virtud de la cual se establece que “en
materia de lo contencioso administrativo el
trámite conciliatorio, desde la misma
presentación de la solicitud deberá hacerse
por medio de abogado titulado…”.

• Lo que se pretende, es que las partes


intervengan en la conciliación representados
por profesionales del Derecho, conocedores
de la importancia y las consecuencias de la
respectivas actuaciones, de suerte que se
pueda desarrollar el trámite sin dilaciones y
con la total tranquilidad de que los intereses
de las partes van a salvaguardarse por una
persona que conoce las implicaciones
jurídicas del conflicto y de la conciliación.
• Debe tratarse además, de una petición clara y
precisa. Dado que con el ejercicio del Derecho
de Petición se busca de la
Administración profiera una repuesta que
atienda a dichas características, desde luego
la solicitud debe presentarse del mismo modo,
en forma tal que permita a la entidad
convocada avocar su estudio y tomar la
decisión que en Derecho corresponda.
• La petición de conciliación tiene dos
destinatarios: por un lado, debe formularse
ante el Agente del Ministerio Público
competente para conocer del asunto que se
pretende conciliar; por el otro, con antelación
debe haberse enviado copia de la solicitud al
convocado, con el fin de que este se entere de
la existencia de la controversia y adopte una
posición frente a la conciliación.
• La petición de conciliación se puede formular
de manera individual

• conjuntamente por los interesados


• La designación del funcionario a quien se dirige.

• Lo que se pretende con este requisito es evitar un desgaste


innecesario y prolongar en el tiempo la tarea de identificar cuál
Agente del Ministerio Público competente para conocer del
respectivo asunto.

(Fernando Carrillo Florez)

Precisamente, este es uno de los motivos para exigir, desde la


presentación misma de la solicitud de conciliación, la actuación de las
partes mediante apoderado, pues éste, por su formación jurídica se
encuentra en capacidad de analizar, una carga mínima de diligencia,
los diferentes factores que permitan identificar el funcionario
competente para tramitar la conciliación.
• La individualización de las partes y de sus representantes.

Esta exigencia obedece a la necesidad evidente de identificar


tanto a los convocantes como a los convocados, pues son sus
intereses los que se encuentran en conflicto. Del mismo
modo, resulta necesario conocer la identidad de las personas
que actuarán como representantes de las partes, ya que
tratándose de entidades públicas, las cuales usualmente
obran en calidad de convocadas, ha de determinarse su
representación, de conformidad con lo previsto en el artículo
149 del C.C.A.
• Los aspectos que se quieren conciliar y los hechos en que se
fundamentan.

• Se refiere este requisito a la identificación precisa de los asuntos que


han generado la discordia entre las partes, tema con respecto al cual el
convocante tiene la carga de ser lo más claro y preciso posible, para
que de esta forma, tanto el convocado como el conciliador, puedan
tener la certeza suficiente acerca de las especificidades del conflicto y
así poder intentar llevar a feliz término la conciliación. Las afirmaciones
vagas, etéreas e imprecisas sobre este crucial aspecto tornan inocuo el
tramite conciliatorio y pueden conducir a que no se tenga por
debidamente agotado el requisito de procedibilidad.

• Por otra parte, respecto de los hechos de los que emana el conflicto, se
debe procurar en la solicitud, igualmente, que estos sean precisos,
significativos, comprensibles, pertinentes y completos, ya que siempre
ha de tenerse presente que lo que realmente se busca al instituir la
conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad, es evitar
que se llegue al litigio, permitiendo que los interesados puedan poner
fin a su controversia a través de este mecanismo alternativo de
solución de conflictos.
• En la causa petendi, es decir, “aquel grupo de hechos
jurídicamente calificados de los cuales se busca extraer una
concreta consecuencia jurídica”, deberán coincidir, en gran
medida, con los que se esgriman luego en una eventual
demanda, en caso que no se llegue a ningún acuerdo. Esto
precisamente para evitar que en la conciliación se señalen
unos hechos y un determinado contexto normativo y que
luego en el proceso judicial se aleguen deslealmente otros,
pues esto hace que el conflicto sobre el cual se planteó la
posibilidad de conciliación extrajudicial sea
significativamente distinto. De este modo, el mecanismo
alternativo de solución de conflictos estaría siendo burlado
y carecería totalmente de sentido, pues el hecho de que el
contexto del conflicto con respecto al cual se procura la
conciliación no ofrezca un panorama integro, se traduciría
en la imposibilidad llegar a una solución al conflicto a través
de este mecanismo.
• Las pretensiones que formula el convocante.

• Este aspecto pese a obedecer, en principio, a una valoración


subjetiva, no puede llegar al punto de ser caprichoso y arbitrario, ya
que la conciliación busca que sean las partes las que logren por sí
mismas la fórmula de arreglo, lo que sería imposible en el evento
en el que el convocante tenga aspiraciones totalmente
desproporcionadas y a las que una persona sensata, por más
interés que tenga en conciliar, jamás accedería. Por lo tanto, la
facultad que tiene el convocante de señalar sus pretensiones
comporta, a su vez, una carga de proporcionalidad y ponderación,
por lo que sus peticiones deben apuntar como tal a reparar el daño
efectivamente causado, a destrabar el conflicto, pero sin perder de
vista que no se puede perseguir el enriquecimiento propio ni la
ruina de la contraparte. Sobre este aspecto, por tanto, ha de
acudirse, en forma razonada, a los parámetros que la jurisprudencia
ha señalado para casos semejantes.

• Por otra parte, pese a que la forma de señalar lo que se quiere por
parte del convocante en sede de conciliación difiere de la forma en
que se expresan las pretensiones en la demanda, para que se
entienda agotado el requisito de procedibilidad es menester que
el petitum de la conciliación como el de la demanda, guarden un
alto grado de identidad.
• La indicación de la acción
Contencioso Administrativa que se
ejercería.

• Este requisito resulta ser de la


mayor relevancia, teniendo en
consideración que permite
establecer la viabilidad de la
conciliación, el término de
caducidad respecto de la acción que
eventualmente se ejercería, la
competencia del agente del
Ministerio Público y la necesidad de
agotar otros requisitos de
procedibilidad, asuntos que se
abordarán en respuesta posterior
• La relación de las pruebas que se acompañan y de las que
se harían valer en el proceso.

• Se persigue con este requisito que se alleguen los


elementos que sustentan los supuestos fácticos expresados
en la solicitud y así se pueda tener certeza acerca de la
situación que genero el conflicto. Pese a tratarse de un
escenario extrajudicial, se encuentran en juego los
intereses de las partes, los cuales no pueden ser objeto de
disposición con base en una situación que no ocurrió o que
en algunos de sus aspectos falta a la verdad, ya que el
acuerdo conciliatorio junto con el auto aprobatorio tienen
efectos de cosa juzgada y presta mérito ejecutivo.

• En cuanto a la forma de allegar las pruebas a la


conciliación, se deberán atender los requisitos previstos en
los artículos 253 y 254 del C. P. C.

• Igualmente se solicita que se enuncien las pruebas que se


harían valer en un eventual proceso judicial y que no
pueden ser aportadas con la solicitud, tales como
declaraciones de parte, dictámenes periciales, testimonios,
entre otras, con el fin de que se dote de eficacia y seriedad
a la conciliación prejudicial.
• La demostración del agotamiento de la vía
gubernativa, cuando ello fuere necesario.

• Tal como se expresó en el numeral anterior, en


aquellos eventos respecto de los cuales la ley
establece el agotamiento de la vía gubernativa
como requisito de procedibilidad, el
cumplimiento de éste requisito debe
acreditarse al momento de hacerse la solicitud
de conciliación extrajudicial, toda vez que por
expresa disposición legal no puede conciliarse
cuando no se agotó la vía gubernativa.
• La estimación razonada de la cuantía.

• La finalidad de esta exigencia apunta a que el


convocante haga un análisis concienzudo del monto de
las pretensiones, de su contenido dinerario y solicite
en forma razonada lo que corresponda en razón de la
gravedad y clase de daño o conflicto suscitado.

• De otro lado, este requisito resulta relevante para


establecer si el agente del Ministerio Público
competente para adelantar el trámite conciliatorio es
el destacado ante juez administrativo (procurador
judicial I) o el que interviene ante el correspondiente
Tribunal Administrativo (procurador judicial II).
• La manifestación, bajo gravedad de juramento, de no
haber presentado demandas o solicitudes de conciliación
con base en los mismos hechos.

• De esta forma se busca que se haga un uso razonable y


serio de la conciliación extrajudicial, evitándose así poner
en conocimiento del Agente del Ministerio Público asuntos
que ya se encuentran en sede judicial o ante otro Agente
del Ministerio Público, es decir, evitando el abuso en la
utilización de tan importante mecanismo.
• La indicación del lugar para que se surtan las
notificaciones, los números telefónicos, de fax y las
direcciones de correo electrónico.

• Se trata de que se conozca la información necesaria para


que las comunicaciones relacionadas con el trámite de la
conciliación, especialmente la correspondiente citación a
audiencia, lleguen efectivamente a su destinatario,
empleando el medio más idóneo para ello.
• La copia de la petición de conciliación previamente enviada al convocado.

• Informa este requisito la necesidad de que, efectivamente, el convocado


tenga conocimiento de las razones aducidas con antelación de la solicitud
de conciliación extrajudicial y por ende del conflicto suscitado entre él y el
convocante. Sin embargo se debe hacer una precisión en cuanto al hecho
de que la copia de la solicitud deba ser recibida por el representante legal
en el caso de las personas jurídicas, toda vez que esta exigencia apunta, se
insiste, a que el convocado realmente sea informado de la conciliación
extrajudicial, por lo que se debe dar una interpretación teleológica, en
cuya virtud, el requisito ha de entenderse cumplido con el simple hecho de
que la copia de la solicitud haya sido radicada ante la entidad pública
convocada.
• La firma del apoderado del solicitante o
solicitantes.

• Lo que se busca con este requisito es tener


certeza acerca de quién presenta la solicitud,
dadas las implicaciones jurídicas que ello
comporta y el juramento contenido en la
petición.
CONCLUSION
• De lo anteriormente expuesto se concluye que, además de que la
petición de conciliación debe atender a exigencias tales como:

• 1. La de realizarse por escrito,


• 2. mediante apoderado,
• 3. en forma clara y precisa y
• 4. dirigirse tanto al Agente del Ministerio Público competente, como
al convocado debe cumplir.

• Además:

rigurosamente los requisitos consagrados para el efecto en el artículo 6º


del Decreto 1716 de 2009, los cuales han sido previstos para que, en
cumplimiento del principio de eficacia establecido en el artículo 209
de la Carta Política y 3º del C.C.A., el trámite conciliatorio pueda lograr
su finalidad.

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