Dirección de Incorporación

Gestión Documental
2013
DINCO - SEPRI DINCO - SEPRI
No.2
Integrantes del Grupo de Gestión
Documental
APA – 09 MYRIAM ROSA CADENA NUMPAQUE
ENCARGADA DE ARCHIVO CENTRAL

ADS - 06 KATIUSCA JAMAIMA

AUXILIAR DE ARCHIVO CENTRAL

ADS - 03 DIANA ALAPE SOTO

RESPOSABLE DE LA VENTANILLA UNICA DE RADICACION

TE: EDWIN MAYORAL RAMIREZ

SECRETARIO PRIVADO

CR:. JORGE LUIS RAMIREZ ARAGON

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Cartilla del
Programa de
Gestión
Documental
2012.
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 ¿Qué es el Archivo General de
la Nación?
 Ente rector de la política
archivística colombiana.

 Órgano de dirección y
coordinación del sistema
nacional de archivos.

 Conservador, organizador
y difusor del patrimonio
documental la nación.
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La adecuada Gestión Documental de la Dirección de
incorporación al igual que en el desempeño
profesional, es determinante para la conservación
de la memoria documental personal o institucional
en la cual nos encontremos laborando; máxime
cuando se trata de una Entidad del sector Público,
ya que existe un marco jurídico riguroso y de
obligatorio cumplimiento que rige la actividad
archivística desde la producción del documento
hasta su destinación final de nuestro proceso que
es seleccionar el talento humano para la policía
nacional
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 Si quiero aprender, debo leer la ley 594 de 14 de julio 2000 del Archivo
General de la Nación, para saber que es que es gestión documental, Cuantos
pasos tiene la organización de archivos?, qué es archivo?, cómo debo
archivar?, qué es un documento? su procedimiento y sus registros, cuáles son
los archivos que debo conocer para identificarlos en las tablas de

DOCUMENTAL
retención documental, que son las series y subseries?, cuantos principios
archivísticos existen...?, que es archivo central…? que es el ciclo vital..?

GESTIÓN
Cuales son características de los documentos..?, que es documento de
archivo…?que es el acuerdo 042..?, que es el acuerdo 060..? Cuál es guía de
gestión documental, es guía de conservación preventiva, cuáles son los nuevos
formatos de la suite visión empresarial?

hay mucho pero

mucho amiguito que
Aprender …… vamos a
empezar.

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1 Gestión
Documental

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DINCO - SEPRI No.2
DINCO - SEPRI No.2
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Conjunto de actividades
Administrativas y Técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.

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 Programa de Gestión
Documental:
“Conjunto de instrucciones
en las que se detallan las
operaciones para el
desarrollo de los procesos
de la gestión documental al
interior de cada entidad,
tales como Producción,
Recepción, Distribución,
Trámite, Organización,
Consulta, Conservación y
Disposición Final de los
documentos”.

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 Producción contempla el inicio del documento, desde su definición
conceptual hasta el momento de transcripción de la información.

Me aprenderé Recepción está enmarcada en el envío y recuperación de la documentación

que bien puede ser procesada por un mismo departamento, por otros
los 8 procesos ,para departamentos o por organizaciones externas.

entender que es Distribución contempla el reparto de la documentación dentro del mismo

departamento, a los demás departamentos o a organización externas
gestión documental.
Organización la documentación debe ser estructurada según criterios
lógicos dentro de un espacio físico o electrónico adecuado.

Consulta puede ser realizada tanto por unidades internas como externas al
departamento. Dependiendo del grado de confidencialidad de la
información.

Conservación dependiendo del tipo de material de soporte (papel, CD,

otros) de la documentación, tiene diferentes medidas de conservación.

Disposición existen tres tipologías de archivos: archivo de gestión, archivo

central y archivo histórico. Dependiendo del grado de relevancia de la
información y de las políticas de la organización el documento debe
encontrarse en uno de estos tres archivos.

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Para la Administración:
- Testimonio de Gestión
- Control
- Administración de Justicia
-Toma de Decisiones

Para la Ciencia y la Cultura:

Investigación, científica, histórica
y cultural.

Para el Ciudadano
Identidad Cultural
Control
Garantía de Derechos y de
participación

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Finalidad de los Importancia de Responsabilidad
Archivo los Archivos

disponer de la Administración son

Los servidores
documentación soporte fundamental
públicos son
organizada en la toma de
responsables de la
decisiones y cumplida
con miras a la organización,
su vigencia
recuperación para su conservación, uso y
administrativa su
uso administrativo manejo de los
valor es patrimonial y
documentos.
Cultural.

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2
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Por medio de la cual se dicta la
ley general de archivos y se dictan
otras disposiciones

La presente Ley tiene por objeto

establecer las reglas y principios
generales que regulan la función
archivística del Estado.

El Estado está obligado a la

creación, organización,
preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad
archivística

DINCO - SEPRI No.2

Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por
objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del
Estado.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente

Ley comprende a la Administración Pública en
OBJETO, AMBITO DE
sus diferentes niveles, las entidades privadas APLICACIÓN,
que cumplen funciones públicas y los demás DEFINICIONES
organismos regulados por la presente Ley. FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de
esta Ley se definen los siguientes conceptos,
así:

Obligatoriedad de la conformación de los

archivos públicos. El Estado está obligado a la
creación, organización, preservación y control
de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística
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 Establecer Reglas y Principios Generales que regulan la
Función Archivística del Estado.

 Obligatoriedad de conformar archivos.

 La Documentación de la Administración Pública es producto y

propiedad del Estado.

 Servidores Públicos, al desvincularse, entregarán documentos y

archivos.

 Propiedad Manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

 Instalaciones de Archivos.

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  Establecer PGD - usar nuevas tecnologías.

 Obligatoriedad TRD.

 Inventario Documental..

 Sistema Integrado de Conservación (Ciclo Vital))

 Obligaciones Funcionarios

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Art. 21, Programas de Gestión Documental: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos.

Art. 22, Procesos Archivísticos: La gestión de documentos dentro del

concepto de Archivo Total comprende procesos tales como producción o
recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición
final de los documentos.

Art. 23, Formación de Archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, los archivos se clasifican en Archivo de Gestión, Central e
Histórico

Art. 24, Obligatoriedad de las TRD: “Será Obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención
Documental”

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 Constitución Política de
Colombia
Conservación y Salvaguarda del
patrimonio cultural

Derecho a la información

DERECHOS Acceso a la cultura

Búsqueda del conocimiento y

expresión artística.

Derecho a la intimidad y al
buen nombre
Constitución Política
de Colombia
Derecho de petición
Artículos
8,15,20,23,27,63,70,7
1,72,74,94,95,112,313 Acceso a documentos público

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 Mayor importancia
por su impacto
para la Institución

Impactan de
manera especifica
las actividades

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 Funciones del
3 Archivo

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FUNCIONES DEL ARCHIVO

 Unificar criterios sobre:

 Métodos de organización de los fondos

documentales
 Sistemas de codificación y clasificación
usados dentro de la Dirección de incorporación
 La creación de mecanismos de acción que
propenden a la conservación documental
 El mantenimiento y seguridad de los fondos
documentales.

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 Realizar el análisis de documentos,
procedencia, contenidos y custodia.
 Definir las unidades y el sistema de
almacenamiento.
 Creación y prestación de los servicios del
Archivo.
 Establecer la normatividad y procesos de
uso de la documentación en custodia.
 Capacitación al personal de DINCO, en
cuanto al manejo, organización y control
de la documentación que a diario manejan.

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 Rediseño de Servicios de información.
 Creación de nuevos servicios.
 Realizar el control de la producción
documental en lo relacionado a:

 La Elaboración de nuevos formatos

de usos dentro de la Dirección
Incorporación.
 La selección de los tipos de papeles
a usar según la conservación
documental.
 La definición de la Información
contenida en los formatos y su uso.
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 Realizar el control de la producción
documental en lo relacionado a:
 La definición de la Información
contenida en los nuevos formatos y su
uso.
 La disposición final del documento.
 La definición de uso, manejo y cantidad
de copias generadas por documento.
 El establecimiento de vigencias
administrativas y valores documentales.

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 RESPONSABLE DE
ARCHIVAR
DISPOSICIÓN Persona asignada para IDENTIFICACIÓN
Qué hacer con el archivar . (Quién los Por tipo de registro /
documento después del archiva?) área / proyecto / servicio
período de conservación. (Cómo los archivo?)

TIEMPO DE
RETENCIÓN RECUPERACIÓN
Archivo activo: Quiénes tienen
PARÁMETROS acceso. Cuáles no
período/año / eventos tienen acceso (Quién
(Cuánto los archivo?) los consulta?)
Por tablas de retención
documental

TIPO DE REGISTRO ALMACENAMIENTO Alfabético / cronológico /

Escrito, magnético, código / consecutivo
Sitio específico donde se va
óptico, etc. (Cómo los (Cómo los consulto?)
a guardar (Dónde los
registro?) archivo?)
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Documento que presenta resultados
obtenidos o proporcionan evidencia
de actividades desempeñadas en caso
de investigación.

El conjunto de todos los documentos,

conforman el manual de procesos y
procedimientos.
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DEBO SABER CUALES SON MIS DERECHOS Y MIS
DEBERES, PARA RESPETAR LAS LEYES QUE RIGEN MI
PAÍS, LAS NORMAS Y LA ÉTICA DE GOBIERNO.

OHM!! MIAU! MIAU!! EXISTE UN CÓDIGO ÚNICO

DISCIPLINARIO PARA EL PERSONAL CIVIL NO
UNIFORMADO, LA LEY 734.

LA LEY 1015 DEL PERSONAL UNIFORMADO DE LA

POLICÍA NACIONAL.

DONDE EXPLICAN LAS FALTAS LEVES, GRAVES O

GRAVÍSIMAS, POR NO CUSTODIAR LOS
DOCUMENTOS.

HUM HUM PARA NO COMETER ESTAS FALTAS,

DEBO COMPROMETERME CON LA RESERVA Y
SEGURIDAD DOCUMENTAL DE MI DIRECCIÓN
INCORPORACIÓN.

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 LEY 734 DE 2002
CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO
Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,

cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido.

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su
conocimiento.

13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o

documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no

autorizadas.
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LEY 1015 DE 2006 REGIMEN DISCIPLINARIO
PARA LA POLICIA NACIONAL
ARTICULO 34 FALTAS GRAVISIMAS

14. Apropiarse, ocultar, desaparecer o destruir bienes, elementos, documentos o

pertenencias de la Institución, de los superiores, subalternos, compañeros o
particulares, con intención de causar daño u obtener beneficio propio o de un
tercero.

21. Respecto de los bienes (Archivo Público) y equipos de la Policía Nacional, o de

otros puestos bajo su responsabilidad, violar la ley, reglamentos o instrucciones
superiores mediante las siguientes conductas:

a) Retenerlos, ocultarlos o apropiárselos;

b) Usarlos en beneficio propio o de terceros;
c) Darles aplicación o uso diferente;
d) Extraviarlos, permitir que se pierdan, dañarlos, cambiarlos o desguazarlos;
e) Entregarlos a personas distintas de su verdadero dueño;
f) Malversarlos o permitir que otros lo hagan.

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LEY 1015 DE 2006 REGIMEN DISCIPLINARIO
PARA LA POLICIA NACIONAL

ARTÍCULO 39. CLASES DE SANCIONES Y SUS LÍMITES.

Para el personal uniformado escalafonado, se aplicarán las

siguientes sanciones:

1. Para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima

Destitución e Inhabilidad General por un término entre diez (10)
y veinte (20) años.

2. Para las faltas gravísimas realizadas con culpa grave o graves

dolosas, Suspensión e Inhabilidad Especial entre seis (6) y doce
(12) meses, sin derecho a remuneración.

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Artículo No. 1, Responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos. el
servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo
de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

Artículo No. 2, Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su

cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente
inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.

Artículo No. 3, la entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere

el artículo anterior, se hará de conformidad con la tabla de retención documental.
Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario

Ley 39 de 1981 - Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 527 de 1999 - por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones

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 Ley 734 de 2002:
Código
Ley 1015.”Régimen
Disciplinario Único. Disciplinario para
la Policía Nacional”
Art.34, Num.30 Lit. Acuerdo 007 de
a –e 1994 “Reglamento
General de
Archivos”. Archivo
General de la Acuerdo 049 DE
Nación. 2000 “Condiciones
de edificios y
locales destinados
a archivos”.

Y CUALES
SERAN LAS
LEYES MIAS?

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 CON EL CUAL SE COMUNICACIONES POR EL CUAL SE REGULA EL
ORGANIZACIÓN DE OFICIALES ENVIADAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGARON LAS TRD DE
ARCHIVOS E INVENTARIO RECIBIDAS DE UNIDAD DE ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE
LA POLICÍA LAS TRD ,DE LA LEY 594 DE 2000
DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA

TANTAS COSAS QUE HAY QUE

LEER HUM………..MEJOR YO
SIGO COMIENDO HUM…..? ESO
SI NO LO TENGO QUE
APRENDER YA LO SE.
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• Decreto 2527 de 1950 -
autoriza el uso del
microfilme en los archivos
y les da valor probatorio

• Decreto 3354 de 1954 –

prohíbe adulteración
recorte y doblez de
microfilmes y prohíbe la
incineración de
documentos microfilmados

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Resolución Ministerial 5919 del 28/12/07 - por el
cual se aprueba la actualización y unificación del
Listado de Series y Subseries para las TRD del
Ministerio de Defensa Nacional .
Nuevo Listado de Series y Subseries de las TRD
del Ministerio de Defensa Nacional para la
Dirección de Incorporación año 2012.

Resolución Ministerial 5920 del

28/12/07 - por el cual se
aprueba y adopta el
Reglamento de Archivo del
Ministerio de Defensa Nacional.
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Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de
gestión documental (PGD) con todas las funciones
administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con los aplicativos y demás herramientas
informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las
siguientes consideraciones:

La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa

estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

Tener definido el sistema de administración de archivos de la

entidad (centralizado, o descentralizado).

Contar con la participación de las diferentes áreas de la

entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas
áreas relacionadas con control interno, compras y
suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el
presupuesto.
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Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad
contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se
refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el
término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los
mismos.

La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal

prescribirá en veinte (20) años.

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  La normatividad y legislación nos la impone cada vez más:
Agenda de Conectividad, Ley del Comercio Electrónico (Ley
527 de 1999), etc.,

 Somos consientes de para qué usamos nuestra seguridad hoy?

 Estaremos “seguros” en el mañana con la seguridad del hoy?

 De la seguridad podría derivarse la inseguridad?

 Podemos detener el proceso de “informatización” del papel?

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 Qué es una Firma Digital ?
“Firma digital.

Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a

un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento
matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y
al texto del mensaje permite determinar que este valor
se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador
y que el mensaje inicial no ha sido modificado después
de efectuada la transformación”

Ley 527 art. 2 literal c

DINCO - SEPRI No.2

 Atributos de la firma
digital

 Es única
 Es verificable
 Está bajo control exclusivo del iniciador
 Está ligada a la información del mensaje
 Está de acuerdo con la reglamentación

Art. 28 Ley
527 1999

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Atributos de la firma digital
A todo tipo de información
en forma de
Mensaje de datos, salvo:

Obligaciones del Estado por

Convenios o tratados
internacionales

Advertencias escritas que por disposición

Legal deban ir impresas, por el riesgo que
Implica su comercialización o uso.

DINCO - SEPRI No.2

La información generada, enviada, recibida,
Almacenada, comunicada por medios electrónicos
Ópticos o similares, como pudieran ser, el
Intercambio electrónico de datos, (Polired),
internet, Correo electrónico, telegrama, télex,
telefax Exchange, Aplicativo Radicar son
nuestras únicas evidencias de un cumplimiento.

DINCO - SEPRI No.2

La finalidad de la ley 527 1999 es la de dotar de validez legal a la
información electrónica, la cual es poco aplicada en ámbitos
privados y públicos, quienes a su vez invierten cada día mas
recursos en tecnologías de información y comunicación para
apoyar su gestión.

Esta es una normatividad proactiva para asegurar y proteger

jurídicamente la información digital.

En las compañías no se aplica en forma eficaz simplemente porque

no la conocen uno, ve como un riesgo potencial el hecho de que su
información no sea reconocida como valida con merito probatorio
en instancia administrativas o judiciales.

DINCO - SEPRI No.2

 El gran interrogante: Qué hacer?
- Seguridad +
Modelos obsoletos Tiempo Problemas de
y quedados con disponibilidad de
respecto a los información en el
nuevos formatos tiempo por no
o modificaciones averiguar si han
en las cambiado las
comunicaciones versiones cada
oficiales, y las vez que se vaya
actas, están usan hacer a utilizar
documentos no o producir un
controlados esto nuevo documento
es un hallazgo por verificar en la
el control interno. SVE.

DINCO - SEPRI No.2

4
Contextualización
Archivística

DINCO - SEPRI No.2

 Conjunto de Documentos
Organizados sea cual
fuere su fecha, su forma y
soporte material,
acumulados en un proceso
natural por personas
naturales o jurídicas, por
instituciones públicas o
privadas, en el transcurso
de su gestión y que
prestan servicio de
información como fuente
de historia.

DINCO - SEPRI No.2

 Comprende toda la
documentación que es sometida
a continua utilización, consulta
administrativa por las oficinas
productoras u otras que la
soliciten, su circulación o
tramite se realiza para dar
respuesta o solución a los
asuntos iniciados.

DINCO - SEPRI No.2

por favor miremos
el proceso
lentamente y
aprenderemos.

DINCO - SEPRI No.2

 Es aquel donde se agrupan
los documentos transferidos
por los distintos archivos de
gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no
es tan frecuente pero
siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por
las propias oficinas y
particulares en general.

DINCO - SEPRI No.2

Formato único de
Inventario RECIBIR TRANSFERENCIA
Documental PRIMARIA

SI
¿ESTA COMPLETA?

NO

DEVOLVER LOS DOCUMENTOS DE LA

TRANSFERENCIA

APLICAR LA GUIA DE CONSERVACION

PREVENTIVA

UBICAR FISICAMENTE LAS CARPETAS Y LAS

CAJAS
Formato único de
Inventario
ACTUALIZAR INVENTARIO DOCUMENTAL Documental

CLASIFICAR LAS SERIES Y SUBSERIES

EJECUTAR PROCEDIMIENTO
DISPOSICION FINAL

SE DA POR TERMINADO EL
PROCEDIMIENTO

DINCO - SEPRI No.2

 Es aquel a donde se
transfieren desde el archivo
central los documentos 100%
institucionales, con valores
investigativos, científicos y
culturales de conservación y
consulta permanente.

DINCO - SEPRI No.2

PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

ORDENACIÓN
CONSERVACION DOCUMENTAL
TOTAL
MICROFILMACION
DISPOSICIÓN
ELIMINACION DE FINAL
DOCUMENTOS
SELECCIÓN DOCUMENTAL

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DINCO - SEPRI No.2
 Organización

5 de
Archivos

DINCO - SEPRI No.2

 comprende toda la
documentación que es
sometida a continua
utilización y consulta
administrativa por las
oficinas productoras u otras
que la soliciten. su
circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos
iniciados, verificando el
acuerdo 042 donde se
encuentra todo el
procedimiento.

DINCO - SEPRI No.2

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservation de los documentos
dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen.
ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo
documental debe mantener la
secuencia original que dieron los
trámites durante el servicio
activo.
DINCO - SEPRI No.2
 No olvidemos por
Octubre 25 4 favor que el
documento mas
Junio 02 3
antiguo va de
Febrero 15 2 primeras y el del día
a día es el reciente
Enero 22 1
Bogotá, enero22 de 20

Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0

Informes de gestión
documental

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principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que los documentos producidos por
una institución y sus dependencias No deben
mezclarse con los de otras.

DINCO - SEPRI No.2

Es el registro de información producida o
recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones,
adquiriendo valor de tipo administrativo,
fiscal o legal,
Científico, económico, histórico o cultural
y debe ser objeto de conservación

DINCO - SEPRI No.2

 • Tipo de material
 Según las (papel, medio
características magnético, etc.)
físicas • Tamaño (formato,
extensión etc.)

• Manuales
 Según la forma de • Impresos
Producción • Fotográficos
• Magnéticos, Electrónico
s, Digitales

DINCO - SEPRI No.2

Documentación informativa auxiliar que recibe o elabora
una dependencia para facilitar la gestión de sus asuntos
administrativos, y se debe tener organizada
archivísticamente.

Copias de condiciones
específicas de contratación
(CEC)
Copias de Contratos
Copias de informes

DINCO - SEPRI No.2

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando
el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia
permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en

función de:
1.- El valor de los documentos; y
2.- La frecuencia de uso.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las
técnicas que aplica para que los documentos reciban el
tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 4
fases, tradicionales:
1.- Archivo de oficina.
2.- Archivo central.
3.- Archivo intermedio.
4.- Archivo histórico
DINCO - SEPRI No.2
66
Proceso por el cual se
determina los valores
primarios y
secundarios de los
documentos con el fin
de establecer su
permanencia en las
diferentes fases del
archivo.

DINCO - SEPRI No.2

 VALOR
VALOR PRIMARIO SECUNDARIO
Es el que tienen los documentos Es el que interesa a los
mientras sirven a la institución investigadores de la información
productora y al iniciador, retrospectiva. Surge una vez agotado
destinatario o beneficiario del el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se
documento. Es decir a los
conservan permanentemente.
involucrados en el tema o en el
asunto.
DINCO - SEPRI No.2
Productores Archivistas

Administración, Jurídica
Contable
Historiadores
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6 Clasificación
 CLASIFICACIÓN

¡ IDENTIFICACIÓN DE
CAJAS Y CARPETAS SIN CRITERIO DE
ORGANIZACIÓN ¡
 CLASIFICACIÓN

procedencia

identificar

estructura
orgánica

manuales de funciones,
manuales de
procedimientos,
clasificar
reglamentos internos,
estatutos, actos
administrativos….
DINCO - SEPRI No.2
 •Qué son las TRD?
•Cómo se elaboran?
•Aplicación de las TRD
•Organización Permanente del Archivo de
Gestión
•Regulación de las Trasferencias Documentales
anuales.

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 Facilitan el manejo de la  Garantizan la selección y
información.
conservación de los documentos
 Contribuyen a la racionalización de que tienen carácter
Los procesos administrativos y la permanente.
producción documental.
 Regulan las transferencias
 Permiten a la administración
documentales en las diferentes
brindar un servicio eficaz y
fases de archivo.
eficiente.

 Permiten el manejo integral de

 Facilitan el control y acceso a los
los documentos.
documentos a través de los
tiempos de retención en ella
estipulados.  Ayudan a controlar la
producción y trámite
 Facilitan la organización de los
documentos. documental.

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 Tablas de

7 Retención
Documental

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 Es una herramienta archivística
que permite agrupar la
documentación de acuerdo con las
funciones propias de cada
dependencia y establecer un
tiempo de permanencia en cada
fase de formación del archivo.

DINCO - SEPRI No.2

 LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES CON SUS
CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES
SE ASIGNA EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

DINCO - SEPRI No.2

DINCO - SEPRI No.2
78
DINCO - SEPRI No.2
 Permite definir las
transferencias de
documentos

Toma en cuenta en principio de Apoya el análisis de la

procedencia y las funciones. disposición final de los
documentos

DINCO - SEPRI No.2

80
Permite establecer los Permite establecer los tiempos de
tiempos de retención observación de eliminación o
microfilmación

Permite definir la disposición

final de los documentos

DINCO - SEPRI No.2

81
DINCO - SEPRI No.2
 DEBE PERMITIR APRECIAR..

• Quién lo ha producido
• En qué circunstancias
• En el esquema de qué
procedimiento
• Con qué objeto
• A quién se destina
• Cuándo y cómo ha
sido recibido
• Por qué vías ha
llegado

DINCO - SEPRI No.2

SE DEBE COLOCAR
SOLO LA SERIE Y
LA SUBSERIE TRD DE LA :DIRECCIÓN DE
SEGÚN LA INCORPORACIÓN
COMUNICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SON LAS QUE
OFICIAL Y EL SE COLOCAN EN LAS
ASUNTO
COMUNICACIONES OFICIALES,

EJEMPLOS

ORDEN DE CUMPLIMIENTO 38.10

ORDEN DE TRABAJO 38.12

ORDEN DEL DÍA 38.14

DERECHOS DE PETICIÓN 22

PLAN DE DEFENSA INSTALACIONES

. 52
29..27

INFORMES DE GESTIÓN

DINCO - SEPRI No.2

84
INSTRUCTIVO No. 049 / SUDIR – SEGEN – 70, PAUTAS GENERALES PARA LA
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES EN LA POLICÍA NACIONAL

De acuerdo con las normas vigentes y en aras de fortalecer y mejorar todos los aspectos y
trámites asociados a la gestión documental, se señalan a continuación unos lineamientos para
estandarizar y facilitar la producción documental en la Policía Nacional, además de contribuir con
la disminución del tiempo y costos. Teniendo en cuenta la aplicando del estilo y presentación que
demandan los protocolos organizacionales establecidos en la Guía Técnica Colombiana (GTC-185).
Para la producción de documentos y el Reglamento de identidad, imagen y comunicación de la
Policía Nacional.

Desde esta perspectiva y con el propósito de dar continuidad a los principios de coordinación,
eficacia, economía y celeridad frente al mejoramiento de los trámites documentales, es
importante que los directores, comandantes y jefes de oficinas asesoras, establezcan los
espacios para la difusión y las medidas de control para que las pautas señaladas en el anexo al
presente instructivo, sean observadas por los funcionarios encargados de la producción
documental, de acuerdo a los criterios técnicos definidos para las organizaciones y
particularmente los de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas

DINCO - SEPRI No.2

85
No hacer anotaciones en los documentos, anexar nota interna, no rayarlos, no usar
corrector, no usar hojas de reciclaje para dar cumplimientos, cuando se saca copia se
deja el original para evitar hallazgos.

Realizar el trámite interno de los documentos rápidamente para evitar llamados de

atención dar cumplimiento a las fechas de las solitudes de los diferentes planes que
se produzcan.

Toda la documentación debe ser radicada con dos comunicaciones originales y

tramitada a través del aplicativo radicar para que sea oficial y poder llevarle el control
del documento y el registro.

Manejo adecuado del correo electrónico: entregar información para ser radicada, en
el aplicativo Radicar, verificar la ley 527.

Vo. Bo. a la correspondencia que se envía a otras entidades.

Uso adecuado de la nota interna, como trazabilidad documental

DINCO - SEPRI No.2
 es un conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido similares, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas (actividades adelantadas en la
resolución de un asunto). ejemplo: actas, acuerdos,
resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos,
informes, órdenes de pago, proyectos, entre otros.

son unidades documentales que se

derivan de las series y que reúnen
documentos de estructura y contenido
similares conformando los expedientes.
DINCO - SEPRI No.2
87
Ejemplos el código es el numero de la
dependencia ósea 14.1
según la estructura orgánica

De la serie Informes de
Puede
Informes desprenderse la Gestión
Subserie 29.27
29

De la serie Puede Actas de

Actas desprenderse la Capacitación
2 Subserie 2.92

DINCO - SEPRI No.2

88
 RECUERDEN AMIGUITOS ,
SIEMPRE QUE VAYAN A
ARCHIVAR POR FAVOR
VERIFICAR LAS TRD DE CADA
OFICINA Y SABER QUE ES
UN CÓDIGO ,UNA SERIE,
SUBSERIE , OBSERVE LOS
EJEMPLOS.

DINCO - SEPRI No.2

89
 CONTRATOS DE BIENES
Y SERVICIOS 17 .2

CONTRATOS DE
ARRIENDO 17.1

CONTRATOS 17

DINCO - SEPRI No.2

90
PLANES DE
ACCION 40.2

PLANES 40

DINCO - SEPRI No.2

91
ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN NUMÉRICO
UBICADAS LAS UNIDADES
ARCHIVÍSTICAS (CARPETAS) EN EL
ARCHIVO FÍSICO.

ALFABETICO CRONÓLOGICO

DINCO - SEPRI No.2

92
DINCO - SEPRI No.2
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen
del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente.

Si la comunicación oficial que ingresa es competencia de la entidad y está completa, se

procederá a la radicación de la misma.

Artículo 10 parágrafo único (Acuerdo 060/2001) "Cuando una comunicación no esté firmada ni
presente el nombre del responsable(s) de su contenido, se considerará
anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde
se determinarán las acciones a seguir".

Se realiza la devolución por no ser competencia de la entidad o no poseer los anexos enunciados
(no estar completa), indicando al peticionario que debe realizar nuevamente el trámite.

Se radica la comunicación Oficial, asignando un número consecutivo, dejando constancia de la

fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su recepción.
Cuando el peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato
su copia debidamente radicada.

DINCO - SEPRI No.2

 Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona
o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Recuerden es
original y una
copia…….la otra se
la escanean en el
aplicativo radicar..

DINCO - SEPRI No.2

8 Ordenación

DINCO - SEPRI No.2

Recordemos que los archivos de gestión son los que están en constante
movimiento, en el día a día en cuanto a la información al proceso de
cada oficina y en la creación de comunicaciones oficiales.

EN LAS OFICINAS SOLO DEBE

REPOSAR LA DOCUMENTACIÓN
DEL 2008 HASTA EL 2012, CON
BASE EN LAS TRD APROBADAS.

CON LA COMUNICACIÓN OFICIAL NO. 388 DE

SEGEN – ARGEN DEL 18 DE AGOSTO DEL 2010,
CONFORME A LA RESOLUCIÓN NO. 03307
DEL 22 DE OCTUBRE 2009, Y SE ENTREGARON
CON LA COMUNICACIÓN OFICIAL EN LA
DIRECCIÓN DE INCORPORACIÓN NO. 9706 DEL
24 SEPTIEMBRE 2010.

LA CONSULTA DE DOCUMENTOS POR

PARTE DE OTRAS DEPENDENCIAS,
DEBERÁ EFECTUARSE PERMITIENDO EL
ACCESO A LOS DOCUMENTOS
CUALQUIERA QUE SEA SU SOPORTE

DINCO - SEPRI No.2

97
Ubicar al interior de cada
carpeta o expediente, solo
los tipos documentales que
corresponden y ordénelos en
forma cronológica
descendente.
Ubicar al comienzo de cada
carpeta o expediente la
hoja de control que es
“Control de ingreso de
documentos a expedientes
para su cotejo final.

DINCO - SEPRI No.2

98
“ Por la cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de
gestión en las Entidades públicas y
privadas

DINCO - SEPRI No.2

 Organización de Archivos

2 2.92
Conjunto de acciones Actas Actas de
orientadas a la clasificación, Instrucción
ordenación y descripción de
los documentos de una
institución, como parte
integral de los procesos
archivísticos

AG AC AH
 Organización de Archivos
Primer Paso : Clasificación Documental
Tome la tabla de retención empiece a clasificar y agrupar
la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por
ejemplo, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos,
Procesos Disciplinarios) e identifique cada uno de los
grupos encontrados sin olvidar el nombre al que
corresponda.

SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (Actas de Comité)

 Organización de Archivos
Segundo Paso: Identificación de “Documentos de
Apoyo”
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en
cada serie documental (tema) y son generados por otras
dependencias, son considerados documentos de apoyo y
no se deben transferir al archivo central (por ejemplo,
normas, informes de otras dependencias.),
identifíquelos déjelos en un sitio aparte, donde pueda
consultarla, si aún los necesita.
 Organización de Archivos
CONFORMACION DE EXPEDIENTES
200 folios (máximo)

Documento
mas antiguo

Documento
mas nuevo

Documento
mas antiguo

Documento
mas nuevo
 Organización de Archivos
Tercer paso: Ordenación Documental
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas,
en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse
el primer documento que generó el trámite y al final de la
carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se
evidencie el desarrollo de los trámites.
 Organización de Archivos
Cuarto paso : Selección Documental.
 Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos
documentos que no son de archivo como por ejemplo:
documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel
químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de
prensa, entre otros.
La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos,
folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de
gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente
depuración.
Organización de Archivos
Quinto Paso : Foliación
•La foliación se realizara en el momento en que se prepare
la documentación para ser transferida de tal manera que
se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

•La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su

cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.
•Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la
hoja, con bolígrafo de tinta negra insoluble, en forma
legible y sin enmendaduras.
4
3
2
1
 Organización de Archivos
Sexto Paso: Diligenciamiento de la hoja de control.

Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos

documentales que componen un expediente o carpeta,
identificando la cantidad folios que componen el
expediente.
 NOTA: La documentación deberá estar libre de
material metálico, como: ganchos de cosedora, clips,
entre otros.

ejemplo: acta 001, folios 1-5

acta 002, folios 6-15
Ubicación de Tipos Documentales
al interior de las Carpetas, en atención
al principio de orden original

DINCO - SEPRI No.2

108
 amiguito siempre se le debe
colocar al expediente la hoja
de control, para saber que
documentos estoy controlando
…humm pero tengo una pereza
…la …la…… pero debemos de
hacerlo, para evitarnos
hallazgos, la la la la.

DINCO - SEPRI No.2

9 Foliación
ORDENACIÓN Y UBICACIÓN DE
EXPEDIENTES
Contrato 003 de 2002

Contrato 002 de 2002

Contrato 001 de 2002

01

Contrato 002 de 2003

Foliación para consulta
y control Contrato 001- 2003

02

DINCO - SEPRI No.2

 FOLIACIÓN

Acto de enumerar los folios solo por

su cara recta

Operación incluida en los trabajos de

ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de
cada unidad documental
 FOLIACIÓN
Folio Recto 9

Primera cara de un folio, cuya

numeración se aplica solo a esta.

RECTO
 FOLIACIÓN

Folio Vuelto
Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe número

No se
escribe
número en el VUELTO
folio vuelto
RECTO
FOLIACIÓN

DIFERENCIAS
 FOLIACIÓN
FOLIO:
Hoja
4
3
2
1
FOLIAR:
Acción de numerar hojas

PAGINA:
6
4
2 5
3
1 Cara de una hoja.
lo escrito o impreso
en una cara
PAGINAR:
Acción de numerar páginas
 FOLIACIÓN

Permite ubicar y localizar de manera puntual un

documento
Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de
control (inventarios, formatos de control de préstamos,
TRD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

Es requisito ineludible para las transferencias tanto

primarias (archivo de gestión al archivo central) como
secundarias (archivo central al archivo histórico).
 FOLIACIÓN

Controlar la cantidad de folios de una unidad de

conservación dada (carpeta, legajo, etc.) .
Controlar la calidad, entendida esta última como
respeto al principio de orden original y la conservación
de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la
foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste,
proceso de descripción o proceso técnico de reprografía
(microfilmación o digitalización).
 FOLIACIÓN

Documentación
previamente
Clasificada

Documentación Documentación
previamente Ordenada previamente Depurada
 FOLIACIÓN
No se debe
MATERIALES foliar con
lápiz de mina
roja

Otra alternativa el
uso de bolígrafo
(esfero) de tinta
negra insoluble, pero
B este elemento
dificulta corregir una
Lápiz de mina negra foliación mal
y blanda, tipo HB o ejecutada.
B
 FOLIACIÓN
PROCEDIMIENTO
5
5

Se debe numerar de En la Cara RECTA, escribir el

manera consecutiva, es número en la esquina superior
decir, sin omitir ni repetir derecha, en el mismo sentido del
números. texto.
 FOLIACIÓN

Cuando se encuentren varios PROCEDIMIENTO

documentos de formato pequeño
adheridos a una hoja, a ésta se le 13
escribirá su respectivo número
de folio, dejando en el área de
NOTAS del instrumento de
control o de consulta las
características del documento
foliado: cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha
de los mismos Para adherir
documentos o fotografías a una
hoja, debe utilizarse pegante
libre de ácido.
FOLIACIÓN
PROCEDIMIENTO

En caso de unidades de
conservación (copiadores de
correspondencia, legajos,
tomos, libros de contabilidad,
etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de
fábrica, puede aceptarse como
mecanismo de control sin
necesidad de refoliar a mano.
De todos modos debe
registrarse en el área de notas
del instrumento de control o de
consulta, la cantidad de folios o
páginas que contiene.
 FOLIACIÓN

9 8 PROCEDIMIENTO
8
8
7

7
6

En unidades documentales
que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en
Si existen errores en la una unidad de conservación
foliación, ésta se no haya mas de una, en caso
anulará con una línea contrario, cuando haya más
oblicua, evitando de una, deberá refoliarse
tachones toda la unidad de
conservación
 FOLIACIÓN
PROCEDIMIENTO

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes,

discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de
su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada
 5

Foliar con trazo fuerte

5A

Foliar con numerador

No se debe foliar utilizando números

9
con el suplemento A, B, C, ó bis.
Foliar sobre texto 9
8
7
5

No se deben foliar las Omitir números

pastas ni las hojas-guarda
en blanco
 9
8
9
7 9
5 7
8
6
7
6
8

Varias foliaciones

Foliar cara recta en fotografías 4

22

8
Repetir números
Numerar folios en blanco

6 7
5

Foliar Documentos en otros soportes

 En las carpetas nuevas e identificadas no
conserve originales y copias solo archive los
originales.

DINCO - SEPRI No.2

DINCO - SEPRI No.2
 Transferencias
10 Documentales

DINCO - SEPRI No.2


La transferencia
documental es el traslado
de los documentos del
archivo de gestión al central
y de este al histórico de
conformidad de las Tablas
de Retención Documental.
g
Transferencias Primarias: Son
las remisiones de documentos de
Archivo de Gestión, al Archivo
Central para su conservación
precautélatela y se relaciona con
documentos cuya frecuencia de
uso ha disminuido.
Transferencias Secundarias: Es
el traslado de documentos del
Archivo Central al Archivo
Histórico para su conservación
permanente dado su valor
científico, cultural e histórico.
DINCO - SEPRI No.2
 Archivo de Formato Único
Gestión de Inventario
Documental
TRD

2001
2 200 2002
4 2003
9

Archivo de Gestión
 Requisitos para efectuar las transferencias
 Plan y cronograma de transferencias
 Tiempos de retención estipulados en TRD
 Preparación física de la documentación:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación del material metálico
 Identificación del material afectado por biodeterioro
 Revisión y foliación
 Unidades de conservación y realmacenamiento
 Diligenciamiento del Formato Único de Inventario
Documental
 Que es el Inventario
Documental
Instrumento de recuperación de
información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de
un fondo documental.
Es el registro de la documentación
producida.
En las unidades de gestión se utiliza
para la transferencia al archivo central
y eliminación de series o tipos
documentales según las TRD.
 Reglamento de Archivo
Ministerio de Defensa

Resolución 5316 del 05/12/08

Catálogo de procesos y
Procedimientos del Sistema
Gestión Integral

DINCO - SEPRI No.2

Normatividad Policía
Nacional

Instructivo No. 009 De

12/02/09: Condiciones técnicas
Mínimas dependencias
Destinadas a archivo

Instructivo No. 005 de 03/02/09:

Seguimiento y control Estabilidad
personal que labora en archivos

DINCO - SEPRI No.2

Instructivo No. 010 De 13/02/09:
Recomendaciones generales sobre
la elaboración de documentos de
archivo

Con la resolución 03307 del

29/ 10/2009 por el cual se
define la estructura orgánica
interna de la Dirección de
Incorporación
DINCO - SEPRI No.2
 Contenido de la Norma ISO
9001:2000
Requerimientos

4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).

4.1 Requerimientos generales.

4.2 Requerimientos de la documentación.
4.2.1 Generalidades.
4.2.2 Manual de calidad.
4.2.3 Control de documentos.
4.2.4 Control de registros.
DINCO - SEPRI No.2
 EL PAPEL Y LA TINTA

! Me has arruinado para

siempre.¡

¡No al contrario, ahora

eres un Documento!

NTC 4436. Información y documentación. Papel para

documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y durabilidad.

DINCO - SEPRI No.2

Todos los documentos que forman parte
del SGC tienen que controlarse de acuerdo
con los numerales 4.2.3 “Control de
documentos y 4.2.4 Control de registros”.

DINCO - SEPRI No.2

 Documentos Externos Documentos Internos

producir, revisar,
aprobar, distribuir,
modificar, retirar,
archivar, destruir

Distribuir, mantener, Modificaciones revisadas,

actualizar dar a conocer

Identificación, versión, numeración página, aprobación

DINCO - SEPRI No.2

 Identificación de la Documentación:
 Obsoletos, controlados
 Versión, fecha, emitido por,
código único, página
 Texto modificado

 Procedimiento para el control de

documentos internos, externos,
software y otros:
 Listado de documentos
 Distribuidos a quien los necesite
 Revisión por la misma función que
generó la versión original

DINCO - SEPRI No.2

Documentos que tienen una forma
definida, apta para registrar datos
e información relacionada con las
actividades realizadas y sus
resultados.
Los registros constituyen la
evidencia de la ejecución del
sistema de calidad.
Registros prediseñados
Libro de notas
Hojas de datos
Informes de Calibración

DINCO - SEPRI No.2

 Manual de Calidad
 Política de Calidad
 Procedimientos del sistema de
calidad
 Procedimientos técnicos
 Instructivos de trabajo

DINCO - SEPRI No.2

 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
DE INCORPORACIÓN

CLIENTES CLIENTES

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
GESTIÓN DE LOS MEJORA
REQUISITOS SATISFACCIÓN
RECURSOS

EXPEDIENTES DE LOS ASPIRANTES

REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO

PRODUCTO

FLUJO DE INFORMACIÓN
ENTRADAS
ACTIVIDADES QUE AGREGAN VALOR SALIDAS

DINCO - SEPRI No.2

 Se establecen los lineamientos básicos para la Organización de Historias Laborales:
verificar la Resolución Número 00247 del 29 ene de 2010

POLICÍA NACIONAL FORMATO DE

FOTOGRAFIAS Página 1 de 1
Código: 2PP-FR-
Se establecen los lineamientos
0001 básicos para la Organización de
HISTORIAS LABORALES Fecha: Historias Laborales: verificar la
08/03/2010
Versión: 0
Resolución Número 00247 del
29 ene de 2010.

FOTOGRAFÍA ______________________________________
GRADO Y NOMBRE__________________________________
N° CEDULA Nº HISTORIA LABORAL: DD / MM / AA

APROBÒ:
BG. JORGE
ELABORÒ: REVISÒ: TE. JOHN JAIRO HERNANDO
PT. WILSON PINZON SOLER ROMERO GOMEZ NIETO ROJAS
FECHA:
FECHA: 08/03/2010 FECHA: 08/03/2010 08/03/2010

DINCO - SEPRI No.2

Historia Laboral
Roberto Rojas

Historia Laboral
Carlos Soto

DINCO - SEPRI No.2

Es la que esta conformada por unos
tipos documentales determinados
comunes a todas las demás, representa
a la serie Historias Laborales (procesos
administrativos)

• Para la selección: elementos de juicio :

cargos y niveles, funcionarios
destacados en la vida pública o que
hayan hecho aportes significativos
(cualidades específicas ).

DINCO - SEPRI No.2

RESOLUCION 00247 DEL INSTRUCTIVO NO 009 SUDIR-SEGEN DEL 120209
29/01/2010 HISTORIAS CONDICIONES TÉCNICAS MINIMAS QUE DEBEN
LABORALES POSEER LAS DEPENDENCIAS DESTINADAS PARA
ARCHIVOS

INSTRUCTIVO NO 010 SUDIR-SEGEN DEL 130209

RECOMENDACIONES GENERALES SOBRE
FOLIACION EN DOCUMENTOS

INSTRUCTIVO 032- 2009 SUDIR DITAH

ADMINISTRACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES

INSTRUCTIVO NO 048 SUDIR-DITAH DEL 260609

PARÁMETROS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO EN LA POLICÍA NACIONAL

DINCO - SEPRI No.2

 FORMATOS

 Planilla de control de comunicaciones

recibidas
 Nota interna
 Formato único de inventario documental
 Rotulo identificación caja
 Rotulo identificación carpeta
 Comunicación oficial
 Formato de consulta
COMUNICACIÓN OFICIAL.
ROTULO DE CARPETA.

Pagina 1 de 1
FORMATO MODELO
Código: 1GD-FR-
Fecha: 07-09-2009
ROTULO IDENTIFICACION CARPETA
POLICIA NACIONAL
Versión: 0

AREA:
GRUPO:
CODIGO SERIE/SUBSERIE:
NOMBRE SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA:
FECHA INICIAL: DD MM AA
FECHA FINAL: DD MM AA
N° DE FOLIOS VOLUMEN DE
N° DE CARPETA

Aprobó: DR. ALFONSO QUINTERO

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Reviso: MY. JOSE MEDINA BERNAL
GARCIA
Fecha: 27-08-2009 Fecha: 04-09-2009 Fecha: 07-09-2009
 ROTULO DE CAJA.
Pagina 1 de 1
FORMATO MODELO
Codigo: 1GD-FR-
Fecha: 07-09-2009
ROTULO IDENTIFICACION CAJA
POLICÍA NACIONAL Version: 0

(DEPENDENCIA)

ÁREA:
GRUPO:

CODIGO
SERIE/SUBSERIE:

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:

Nro. DE CAJA:

Nro. CARPETAS

FECHAS EXTREMAS:
INICIAL: DD MM AA
FINAL: DD MM AA

Elaboró: SI. GUSTAVO Revisó: MY. JOSE H. MEDINA Aprobó DR. ALFONSO
GRANADOS GONZALEZ BERNAL QUINTERO GARCIA
Fecha: 27 -08-2009 Fecha: 04-09-2009 Fecha: 07-09-2009
 INVENTARIO DOCUMENTAL.
Pagina 1 de 1
FORMATO MODELO
Código: 1GD-FR-
Fecha: 07-09-2009
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
POLICIA NACIONAL Versión: 0

UNIDAD PRODUCTORA: OBJETO DEL INVENTARIO (X) REGISTRO DE ENTRADA

Transferencia Primaria Organización DIA MES AÑO N.T.
AREA:
GRUPO: Transferencia Secundaria Traslado
OFICINA PRODUCTORA: N.T. = Número de Transferencia
Valoración Fondos Acumulados Fusión y/o supresión
CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

FRECUENCIA DE
No. DE NOMBRE DE LAS SERIES, FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN No. CAJA No.
CÓDIGO TITULO DE LA CARPETA SOPORTE CONSULTA OBSERVACIONES
ORDEN SUBSERIES, O ASUNTOS FOLIOS
Inicial (D-M-A) Final (D-M-A) Carpeta Libro Otro AG AC A M B

Elaborado por:_________________________
Cargo:_________________Grado_________
Firma:_______________________________
Grupo:________________Fecha__________
CONVENCIONES:
V°B° DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA AG Archivo de
Entregado por:________________________ Recibido por:__________________________ Gestión
Cargo:________________Grado__________ Gargo:________________Grado__________
AC Archivo
Firma:________________________________
Central
Firma:_______________________________ Firma:_______________________________ A Alta
Grupo:_______________Fecha___________ M Media
Grupo:_______________Fecha___________ Grupo:______________Fecha____________
B Baja

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Reviso: MY. JOSE MEDINA BERNAL Aprobó: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA
Fecha: 27-08-2009 Fecha: 04-09-2009 Fecha: 07-09-2009
 HOJA DE CONTROL.
Página 1 de 1
FORMATO MODELO
Código: 1GD-FR-0007
POLICÍA NACIONAL Fecha:
HOJA DE CONTROL Versión: 0
Nombre Funcionario:
______________________________________________________
FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)

Fecha Elaboración: _________________________

_______________________________________________
Firma Funcionario Responsable
Revisó: CT. EDGAR F. LOPEZ
Elaboró: SI. GUSTAVO GRANADOS G. Aprobó: DR. ALFONSO QUINTERO G.
GONZALEZ
Fecha: 27-08-2009 Fecha: 04-09-2009 Fecha:07-09-2009
 NOTA INTERNA.
PROCEDIMIENTO: Página 1 de 1
RECEPCIONAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES Código: 1GD-FR-0006

Fecha: 04-10-2009
POLICIA NACIONAL NOTA INTERNA
Versión: 0

Nro. Nro.

FECHA:__________________________________________________________________________ FECHA:__________________________________________________________________________

PARA:
_____________________________________________________________________________ PARA: _____________________________________________________________________________

DE: DE:

URGENTE ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA URGENTE ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA

PARA SU INFORMACIÓN DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA PARA SU INFORMACIÓN DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA
FAVOR DAR CONCEPTO FAVOR TRAMITAR FAVOR DAR CONCEPTO FAVOR TRAMITAR
INFORMAR POR ESCRITO ARCHIVAR INFORMAR POR ESCRITO ARCHIVAR

ENCARGARSE DEL ASUNTO ENTERARSE Y DEVOLVER ENCARGARSE DEL ASUNTO ENTERARSE Y DEVOLVER
OTRO: DILIGENCIAR Y DEVOLVER OTRO: DILIGENCIAR Y DEVOLVER

OBSERVACIONES: OBSERVACIONES:

FIRMA: RECIBIDO: FIRMA: RECIBIDO:

FECHA: FECHA:

HORA: HORA:
 PLANILLA COMUNICACIONES
OFICIALES INTERNAS.
POLICÍA NACIONAL Pagina 1 de 1
MODELO FORMATO
CODIGO: 1GD-FR-0005
FECHA: 04-10-2009
PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
VERSIÓN: 0

RECIBIDO

CONSECUTIVO NUMERO DE OFICIO UNIDAD DE ORIGEN UNIDAD DE DESTINO NOMBRE QUIEN RECIBE FIRMA

FECHA HORA

TOTAL

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL Aprobó: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 27-08-2009 Fecha: 04-09-2009 Fecha: 07-09-2009

 Contraloría General De La
República

Los hallazgos mas reiterativos al

proceso de gestión documental son
los siguientes: el acta y comunicación
oficial por producción de
dependencias sin verificar los
formatos establecidos en la SVE.

 Falta de instalaciones adecuadas

para los archivos de gestión de las
Regionales y Grupos.
 Control Interno
Los hallazgos mas reiterativos al proceso de
gestión documental son los siguientes:

 Falta de instalaciones adecuadas para los

archivos intermedios de las Regionales y Grupos.

 Desconocimientode la ley general de archivos y

acuerdo 042 criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
 Control Interno
Desconocimiento
de la ley general de archivos (ley
594 del 2000), organización de los archivos de
gestión.

 No se aplica el procedimiento en las

comunicaciones oficiales, que se encuentran en el
Instructivo 006 –SUDIR-OFPLA 70 del 30 de enero
2012, lineamientos para el uso y empleo de los logo
símbolos premio nacional a la excelencia y la
innovación en la gestión prosperidad para todos
premio nacional iberoamericano de la calidad
fundibeq y los logo símbolos de las certificaciones
de calidad.
 Control Interno
Falta de unidades de conservación (cajas, carpetas y ganchos).
Falta de inventarios documentales, hojas de control, foliación y
organización en archivos de gestión en marcación de rótulos
y cajas.
Desconocimiento de la guía de conservación preventiva
para los archivos de la Policía Nacional.
No se han realizado las transferencias de las tipologías
documentales según las tablas de Retención Documental, se
da inicio al cronograma por fechas de las transferencias del
año 2012, firmadas por la señora coronel Directora de
Dinco
 Control Interno
 Falta de aplicación de los formatos establecidos dentro
del proceso de gestión documental ( rotulo de las
cajas, carpetas, hoja de control, planilla de
comunicaciones oficiales, inventarios documentales,
formato de eliminación).

 Desconocimiento en la aplicación de las TRD de los

años 2008.
 Desconocimiento en la aplicación de las TRD de los
años 2010.

 Falta de elementos de bioseguridad como Gafas

protección antiempañante , Guantes de nitrilo, Jabón
antibacterial tapabocas batas de uso archivístico.
DINCO - SEPRI No.2
DINCO - SEPRI No.2
DINCO - SEPRI No.2