Gerenciando Projetos na prática

Eduardo Montes, PMP

 Questões iniciais

• Quem é gerente de projetos?

• Quem gerencia projetos?
• Quem orienta jovens de 18 a 21 anos?
• Esses jovens têm objetivos, sonhos que
querem concretizar?
• Como vocês ajudam esses jovem a
realizar seus objetivos e concretizar seus
sonhos?

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 Nosso objetivo

• Fornecer conhecimento (teoria e

prática) de gerenciamento de
projetos reforçando com casos
reais e práticos
• para você aplicá-los
transformando sonhos em
realidade.

“Aplicar o Conhecimento a tarefas que já

sabemos como realizar, chamamos de
Produtividade.
Quando aprendemos a utilizar o Conhecimento
em tarefas novas e diferentes, chamamos de
Inovação.”
Peter Drucker “O pai da administração moderna”

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 Como adquiri meu conhecimento e apliquei na prática

• Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

• Mestrado em Administração de Empresas pela FGV
• MBA Exchange pela University of North Carolina
• Mais de 300 projetos entregues com R$19 bilhões em
investimentos
• PMP certificado desde 2005 quando iniciei como PMO e
implantei e gerenciei vários Escritórios de Projetos
• Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br
que possui o mais completo conteúdo gratuito sobre
gestão de projetos e apoia na capacitação de 70.000
usuários
– Especialista na capacitação de Gerentes de Projetos
https://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp
eduardo@escritoriodeprojetos.com.br

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 Referência

• Um guia do conhecimento em
gerenciamento de projetos (Guia
PMBOK® Project Management Body of
Knowledge) – Quinta edição / Project
Management Institute.
– Aprenda as melhores práticas validadas pelos
melhores GPs do mercado
– 729.552 profissionais certificados PMP (11/16)
– PMBOK na 5ª Edição
– 1ª Edição em 1996 & 6ª edição ainda esse ano

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 Agenda

Fundamentos de Projetos
• O que é um projeto?
• Projeto x Operação
• O que é Gerenciamento de Projetos?
Áreas de Conhecimento em Projetos
• Gerenciamento da integração
• Gerenciamento do escopo
• Gerenciamento do tempo
• Gerenciamento dos custos
• Gerenciamento da qualidade
• Gerenciamento dos recursos humanos
• Gerenciamento das comunicações
• Gerenciamento dos riscos
• Gerenciamento das aquisições
• Gerenciamento das partes interessadas

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 O que é um projeto?

Projeto é um esforço
temporário empreendido para
Exemplos de Projetos
criar um produto, serviço ou
resultado exclusivo (PMBOK).

Viagem dos sonhos

Temporário: Início e
Término Abertura da empresa

Reforma da casa

Criação de um treinamento

Entrega(s) exclusiva(s) Loja Virtual

Projeto de Inclusão Social

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 Projeto x Operação

Projeto Operação
= • Executado por Pessoas
• Limitado aos recursos disponíveis
• Planejado, executado e controlado
para atingir objetivos da organização
Duração Temporário Contínua
Produto Exclusivo Repetitiva
Recurso Por projeto Por função
Foco Expandir o negócio Manter o negócio

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 O que é Gerenciamento de Projetos?

Aplicação de conhecimentos, habilidades,

ferramentas e técnicas às atividades do projeto
a fim de atender aos seus requisitos (PMBOK)

Por que? O que? Como? Quem? Quando? Quanto?

• Estabelecer • Definir • Definir • Adaptar às • Cronograma • Orçamento
objetivos produtos e estrutura do diferentes
claros e requisitos projeto expectativas
alcançáveis das partes
interessadas

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 Escritório de Projetos

• Área da organização que suporta, controla e/ou dirige o

Gerenciamento de Projetos
• Responsável pela operação dos projetos e pela gestão
do portfólio de projetos
• Responsável: PMO (Project Management Officer)

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 Soluções gratuitas da Escritório de Projetos

• Guia de Gerenciamento de Projetos

– Guia para orientar você repleto de exemplos práticos e modelos
• Metodologia PMO
– Passo a passo explicando como gerenciar seu projeto
• Exemplos de Projetos
– Modelos e exemplos de projetos como base para seu projeto
• Ferramentas Gratuitas de gerenciamento de projetos
– Ferramentas para agilizar seu projeto
• Comunidade
– Profissionais, Gerentes de Projetos & PMOs juntos => 1 + 1 > 2
– Fóruns para esclarecer suas dúvidas
– Grupos de interesse em projetos
– ...

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 Áreas de conhecimento de Gerenciamento de Projeto

Integração Integrar todas áreas de conhecimento

Escopo Gerenciar o que deve ser feito e Concluir no escopo aprovado

Tempo Concluir no prazo planejado

Custos Concluir conforme orçamento aprovado

Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e como alcança-los

Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe

Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as partes
Comunicações interessadas para atender os objetivos do projeto

Riscos Gerenciar os riscos do projeto

Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar contratos

Partes interessadas Identificar interesses e desenvolver estratégias p/ quebrar

resistências e garantir o engajamento

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 Integração
Metodologia otimizada baseada no Guia PMBOK®

• Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto

pré-especificado de produtos, resultados ou serviços.
• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o
escopo do projeto.
• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao
planejado para se tomar as devidas ações corretivas.
• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.
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 Por
Escopo que?
O que? Como?

• Justificativa - Passado - Negativo

– Qual problema eu quero solucionar?
• Benefícios - Futuro - Positivo
– Quais os benefícios eu quero obter
• Objetivos SMART - Metas objetivas e claras
– Quais Objetivos devo atender para obter os benefícios
esperados

Justificativa Objetivos Benefícios -

- Passado SMART Futuro

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 Por
Escopo que?
O que? Como?

• Um Objetivo SMART deve ser:

– Specific: Específico;
– Measurable: Indicador e meta;
– Assignable: Quem;
– Realistic: realístico;
– Time-related: Quando.
• Use as seguintes perguntas para ajudar a definir seus objetivos
SMART:
– Qual objetivo devo cumprir para ter sucesso?
• Se o objetivo não estiver claro, o critério deve estar mal definido.
– É possível cumprir a objetivo definida?
• Se ninguém acreditar que seja possível atendê-la, o objetivo pode desmotivar a
equipe.
– Quem é o responsável? Quem suporta? Quem aprova?
– Até quando o critério deve ser atendido?
• Ex.:
– Eu devo nadar 2.000 metros em 60 minutos até 31/12/2016
– Eu devo ser aprovado no TOEFL até 31/12/2017
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 Por
Escopo que?
O que? Como?

• Para cada objetivo SMART, defina os produtos

necessários para atende-lo
• Para cada produto, defina os requisitos necessários

Objetivo SMART
Produto 1 Produto 2 ...

Requisito Requisito Requisito

... ...
1 2 1

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 Por
Escopo que?
O que? Como?

• Identificar a melhor maneira de estruturar suas entregas

(EAP)
– Produtos a serem entregue

Fase 1 Fase 2

Produto 1 Produto 2 ... ...

Pacote de
..
trabalho 1

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 Tempo – Quando?

• Para cada entrega (produto), detalhar suas atividades

– Para cada atividade
• Suas dependências Fase 1 Fase 2
• Recursos necessários
• Duração
Produto 1 Produto 2

Pacote de Pacote de Pacote de

trabalho 1 trabalho 2 trabalho 3

Atividade Atividade Decomposição

sumária A sumária B

..

Atividade Atividade
1 2

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 Custos - Quanto?

• Identificar o valor unitário de cada recurso necessário

• Orçamento é calculado de forma automática

Nome da tarefa Custo total

Reforma dos Montes de Rocha R$ 224.566,00
Definição do Projeto R$ 8.000,00
Gerenciamento de Projetos R$ 10.286,00
Contratação dos serviços R$ 10.180,00
Reforma R$ 196.100,00
Reforma Interna R$ 122.800,00
Alvenaria R$ 22.400,00
Pisos e azulejos R$ 26.400,00
Hidráulica R$ 6.000,00
Elétrica R$ 9.600,00
Pinturas R$ 48.800,00
Outros R$ 9.600,00
Reforma Externa R$ 73.300,00
Alvenaria R$ 6.400,00
Pisos e azulejos R$ 9.300,00
Hidráulica R$ 6.400,00
Elétrica R$ 8.000,00
Pinturas R$ 27.200,00
Outros R$ 16.000,00

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 Qualidade

• Como garantir que o projeto atenda os objetivos do projeto?

• Como demonstrar a conformidade dos produtos?
• Quais checklists serão usados?
• Como os processos serão aperfeiçoados?
Questões • Como os produtos ficaram livres de defeito?

• Uso das melhores práticas (PMBOK & Escritório de Projetos)

• Melhoria Contínua & Lições aprendidas para evitar erros
Melhores futuros e tornarmos mais eficientes a cada projeto

práticas

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 Recursos Humanos

• Organizar, gerenciar e motivar a equipe do projeto

• Como formar a melhor equipe para executar as atividades

do projeto no prazo e dentro do orçamento previsto?
• Como capacitá-los de forma adequada? Como motivá-
los?
Questões • Como monitorar o desempenho da equipe?

• O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os

objetivos do projeto
• Tipos de recompensa: $$$, novos
Equipe conhecimentos/desafios, estabilidade, reconhecimento, ...
Motivada

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 Comunicações
• Informação exata no tempo certo

“60% dos problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”

Peter Drucker
Definir matriz das comunicações baseados no 5W2H descrito abaixo

Como garantir que as informações deixem todos na mesma página e conectados de modo a
atingir os objetivos do projeto?
5W2H das Informações do projeto
What-Quais informações serão necessárias?
Why-Por que? Qual é o objetivo?
Who-Quem gera, quem recebe, quem ...
When-Quando deve ser gerada? Qual a periodicidade?
Where-Onde será armazenada?
How-Como será disponibilizada? Procedimentos / Templates

SR Semanal com desvios, causas, pontos de atenção e alternativas para solução

Parte interessada não poderá alegar falta de informação
Permite que todos estejam na mesma página conectados para atingir os objetivos do projeto

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 Riscos

• Eventos que podem impactar o projeto (ameaças & oportunidades)

• “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará”
Lei de Murphy

Qual evento pode impactar meu projeto?

Quais são as ameaças ou oportunidades?
Quais a probabilidade e o impacto de cada uma delas?
O que fazer? Aceitar, Mitigar, Transferir, Criar contingências?

Pessoas resistentes ao projeto; Interesses conflitantes;

Equipamentos c/ falhas ou c/ baixo desempenho;
Catástrofes & Condições climáticas inadequadas;
Doenças; Gravidez; Desligamento ou qualquer tipo de ausência;
Greves; Roubos; Acidentes de trabalho; ...

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 Aquisições
• Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos
Planejar o gerenciamento
das aquisições
• Definir o que fazer ou adquirir
• Especificar produto/serviço
• Estabelecer critérios de avaliação
• Elaborar minuta do contrato
• Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
• Solicitar Propostas
Encerrar as aquisições
• finalizar todas as aquisições do
projeto
30/09/2019
Conduzir as aquisições
• obtenção de respostas de
fornecedores,
• seleção do fornecedor e
• assinatura do contrato.
Controlar as aquisições
• gerenciamento das relações de
aquisição,
• monitorando o desempenho do
contrato e
• realização de mudanças e
correções conforme necessário.
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 Partes interessadas

• Pessoa ou organização envolvida cujos interesses podem ser afetados

pelo projeto. Exercem influência sobre o projeto, entregas e equipe

“Porque cada um olha pro

seu próprio umbigo”
Lei dos interesses
individuais (Eduardo)

Quem são os clientes?

Quem são as pessoas
resistentes e os apoiadores?
Quais estratégias serão
desenvolvidas?
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 Recapitulando...

Integração Integrar todas áreas de conhecimento

Escopo Gerenciar o que deve ser feito e Concluir no escopo aprovado

Tempo Concluir no prazo planejado

Custos Concluir conforme orçamento aprovado

Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e como alcança-los

Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe

Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as partes
Comunicações interessadas para atender os objetivos do projeto

Riscos Gerenciar os riscos do projeto

Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar contratos

Partes interessadas Identificar interesses e desenvolver estratégias p/ quebrar

resistências e garantir o engajamento

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• Guia de Gerenciamento de Projetos

– Guia para orientar você repleto de exemplos práticos e modelos
• Metodologia PMO
– Passo a passo explicando como gerenciar seu projeto
• Exemplos de Projetos
– Modelos e exemplos de projetos como base para seu projeto
• Ferramentas Gratuitas de gerenciamento de projetos
– Ferramentas para agilizar seu projeto
• Comunidade
– Profissionais, Gerentes de Projetos & PMOs juntos => 1 + 1 > 2
– Fóruns para esclarecer suas dúvidas
– Grupos de interesse em projetos
– ...

30/09/2019 http://escritoriodeprojetos.com.br
Obrigado!
Eduardo Montes, PMP
eduardo@escritoriodeprojetos.com.br