PRE EVENTO

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN
“Un evento es el término genérico que designa a cualquier tipo de
reunión profesional de corte científico, deportivo, cultural, técnico,
político, educativo, social, económico, comercial, religioso,
promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas,
conocimientos y/o experiencias entre los participantes.”
(Maure, G., 2007)
PRE EVENTO
◦ QUE: Naturaleza del evento- contenidos.
◦ CUÁNDO: Fecha de comienzo, duración, días de la semana.
◦ DÓNDE: Sede de celebración, medios de transporte, parqueaderos,
salas, capacidad, servicios, acceso para minusválidos, facilidades para
evacuación.
◦ QUIÉN: participantes, congresistas, expositores, ponentes,
personalidades.
◦ CÓMO: Desarrollo, programa, recursos propios y ajenos.
PRE EVENTO: Planificación.
◦ Contenido del evento: naturaleza.
◦ Dónde se quiere ir y por qué: objetivos.
◦ A quien se quiere llegar: participantes ( mercado objetivo)
◦ Lugar donde se va a celebrar: sede
◦ Momento mas apropiado: fechas y duración.
◦ Identificación que se pretende conseguir: imagen.
◦ Financiación necesaria: patrocinio y recursos económicos.
◦ Herramientas necesarias para su organización: medios humanos y logísticos.
◦ Respaldo de autoridades competentes: Autoridades ( comité de honor)
CLASIFICACIÓN.
1.- DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL EVENTO.-
Culturales, sociales, comerciales, deportivos, educativos, tecnológicos, políticos,
científicos, recreativos
2.- DE ACUERDO CON EL GRADO DE EXCLUSIVIDAD.-
Públicos o privados
3.- DE ACUERDO CON EL ALCANCE Y MAGNITUD DEL EVENTO.-
Mundial, regional, internacional, local, nacional
ETAPAS DE PRE EVENTO
◦ Es el proceso durante el cual se plantean los objetivos del evento,
estrategias, metas, así como los resultados esperados, el cronograma y
el presupuesto disponible.
◦ En esta etapa estableceremos los objetivos, planes, metas y tareas, que
se deben realizar durante todo el proceso ( pre evento, evento y post
evento).
◦ También estableceremos las expectativas y necesidades de los
asistentes.
ETAPAS DE PRE EVENTO
◦ Se realiza el cronograma de actividades con los responsables y tiempo
de ejecución de las mismas.
◦ Luego se decidirán los recursos necesarios para su ejecución.
◦ Esta fase comprende 7 tareas:
Tareas de pre evento: comité
organizador.
1.- Elección del Comité organizador: se determina la estructura de acciones
1. Funciones.
2.Jerarquía.
3. Puestos de trabajo.
Realizar un organigrama, definir y asignar cargos y funciones.
Las personas que conformarán este grupo deben reunir ciertas competencias como:
talento organizativo, comunicativo, directivo, humanístico; una actitud creativa y
pro-activa, tanto desde un enfoque ejecutivo como ejecutor, con una
amplia autoridad, habilidades para negociar, etc.
Tareas de pre evento: comité
organizador.
◦ El comité organizador junto a su responsable principal es el encargado
de llevar a cabo la planificación, la organización, la dirección y el
control de cada acción relacionada al evento.
◦ Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener
el mejor resultado de cada uno de ellos.
◦ Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento
y programas que lo integran se determinará el tamaño del comité
organizador.
Tareas de pre evento.
◦ Cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en
coordinarse con los otros comités.
◦ Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar
todos los objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será
fundamental. Para este fin se deben programar en fechas
predeterminadas las reuniones generales a las cuales deberán asistir los
responsables de cada comité para llevar a cabo una orden del día
elaborando minutas e informes de progreso.
Tareas de pre evento: fechas de realización de
cada fase y su duración.
2.- Elección de las fechas de realización de cada fase y su duración.
Para esto es necesario realizar una calendarización, sumamente
importante es revisar de acuerdo a la magnitud del evento, que no
existan eventos similares, fechas de fiestas cívicas (feriados) u otros
acontecimientos similares, en las fechas que hemos elegido para la
realización del evento.
Tareas de pre evento: fechas de realización de
cada fase y su duración.
Cronograma de Actividades. Se utiliza para la planificación, organización y
como herramienta de control para las fechas y actividades, su duración y
tiempos (inicio, en proceso, final)
◦ Es un calendario de trabajo o actividades. Puede ser un documento
impreso o digital.
◦ Incluye una lista de actividades y tareas con las fechas previstas desde su
comienzo y final.
◦ Su importancia es útil para los organizadores como para el público.
Tareas de pre evento: fechas de realización de
cada fase y su duración.
VENTAJAS DEL CRONOGRAMA:
◦ Permite mantener un buen ritmo de trabajo.
◦ Constatar por escrito lo que cada paso involucra.
◦ Los organizadores pueden programar sus revisiones.
DESVENTAJAS:
◦ Maneja procesos medibles y no atiende imprevistos.
◦ Lleva un control sobre el tiempo de las actividades, en caso de producirse
un desajuste por cualquier circunstancia, es muy difícil reajustarse al tiempo
previsto.
Pasos a seguir para elaborar un cronograma
◦ Elegir el tema para realizar el cronograma. Un evento que hay que
organizar
◦ Determinar con precisión cuales son las actividades y adjudicarle un
tiempo de ejecución para cada una.
◦ Escribir en la columna de la izquierda todas las actividades a realizar.
◦ Escribir en la fila superior, la extensión de tiempo que se va a requerir
para realizar el trabajo. ( minutos, horas, semanas, meses)
◦ Se rellena con colores, la relación entre actividad y tiempo, que se le va
a dedicar a cada una.
Tareas de pre evento.
◦ Para seleccionar la fecha del evento, se debe considerar:
1.- Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
2.- Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al
mismo tipo de público.
3.- Horario.
4.- Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales
de esta.
Tareas de pre evento: Elección de la sede.
◦ CIUDAD SEDE.
◦ LOCACIÓN EN PARTICULAR
INSTALACIONES ESPECÍFICAS DONDE SE REALIZARÁ EL EVENTO:
Consideramos las siguientes variables de acuerdo a la naturaleza, magnitud y el
grado de exclusividad:
- Capacidad
- Comodidad
- Iluminación
- Equipos
- Acceso
Tareas de pre evento: Elección de la sede
◦ La sede puede ser cualquier tipo de establecimiento dependiendo del
tipo de evento, por ejemplo:
a.- Congresos: hotel, casa de eventos, auditorios de universidades, etc.
b.- Ferias: Recintos abiertos o cerrados con gran espacio.
c.- Eventos sociales: restaurantes, bares, discotecas, salones de eventos.
Tareas de pre evento: Imagen
◦ Se refleja la imagen en el logotipo y el eslogan. Estos deben identificar
el evento con sus objetivos y el sector.
◦ El logotipo debe poder ser ampliado o reducido sin que pierda
identidad, diseño y atractivo.
◦ Debe ser diseñado y presentado de forma que pueda ser reproducido
en distintos medios y materiales: papelería, folletos, carteles, carpetas,
hojas, paginas web, etc.
◦ El eslogan y el logotipo deben aparecer en la primera documentación
que se relacione con el evento.
Tareas de pre evento: Programa
El contenido: Incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a
desarrollar la reunión. Qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de
oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.
◦ El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada
temática, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan
experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los
potenciales asistentes.
Tareas de pre evento: Programa
◦ Dependiendo de la temática y del público esperado en el evento, el
programa final se entrega en mano a cada uno. Esto se puede
hacer junto a la acreditación de los asistentes, en formato papel o en
otros soportes.
◦ Si vamos a mandar a imprimir previamente el programa, debemos
definir un tiempo de cierre para el diseño, edición e impresión. El
tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de
cuánto falta hasta el día del evento.
◦ Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos años y tres meses,
por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer fechas
límite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.
Tareas de pre evento: Programa.- Pasos
◦ Se arma un listado de los temas y de posibles oradores
◦ Se define él o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de
países con distinto lenguaje
◦ Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos,
talleres, conferencias, mesas redondas, etc)
◦ Se definen la cantidad de salones y actividades paralelas que tendrá el
evento
◦ Se vuelcan los bloques con los temas en los salones y se hace un
primer cronograma estimativo con la distribución de las salas y horas.
Tareas de pre evento: Programa
◦ Se ponen los nombres de cada sesión, tratando de generar interés a la
audiencia, ya sea por lo actual, por lo polémico u otro motivo.
◦ Si existiera, se establece la fecha límite para postulantes voluntarios para
ser oradores, muchas veces solicitando el envío de un resumen de lo que
presentarán.
◦ Se establece un reglamento con instrucciones a seguir para el envío de los
resúmenes y una forma de recibirlos.
◦ El comité organizador comienzan a invitar de forma oral (en actividades
que se encuentran previamente, telefónicamente o por correos electrónicos
personales) a potenciales participantes (para ir apalabrándolos).
Tareas de pre evento: Programa
◦ Se envían las invitaciones por escrito a todos los participantes activos
del evento (invitados especiales, oradores, moderadores, etc.
◦ Se hace un seguimiento de las respuestas.
◦ Se arma un Pre-programa
◦ Se cierra el Programa Final (para editarlo y enviarlo a imprenta o
procesarlo en el formato que se entregará a los asistentes.
Tareas pre evento: Información del programa
◦ Índice
◦ Plano de ubicación
◦ Información General (de la ciudad y horarios generales del evento)
◦ Cronograma con las actividades
◦ Actividades sociales (dónde y cuándo)
◦ Otros servicios que se brindan en el evento (wifi, diario, servicio de
cafetería, etc)
Tareas pre evento: Información del programa
◦ Nombre de los integrantes del Comité Organizador
◦ Mensaje de Bienvenida
◦ Eventos anteriores
◦ Auspicios
◦ Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicación de las charlas
◦ Organización administrativa
◦ Sponsors
◦ Información Turística (si hubiera asistentes de otras ciudades o países)
◦ Listado alfabético de oradores
◦ Fuente:/www.eventbrite.com.ar/
Tareas pre evento: presupuesto
◦ El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a
obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales,
humanos y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el
evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y
organizadamente.
◦ El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al
elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del
evento.
 Tareas pre evento: presupuesto
◦ Para lograr que nuestro evento se exitoso, más allá de los aspectos organizativos y de la
convocatoria, mínimamente tenemos que alcanzar el Punto de Equilibro, que es el de
poder recuperar con los ingresos, todo el capital invertido o los costos que hay que cubrir.
◦ El presupuesto es la columna vertebral del evento. Es el documento que va a marcar y
determinar decisiones desde el Pre hasta el Post evento.
◦ El presupuesto tiene que ser:
◦ Real: Es importante estar al tanto de los resultados obtenidos, si existen, en ediciones
anteriores del evento que estamos realizando. Esto nos va a ayudar a elaborar nuestro
presupuesto.
◦ Flexible: Porque mientras vamos planificando y ejecutando, nos vamos a encontrar con
muchas contingencias y por esos motivos vamos a tener que ir adaptando el presupuesto a
lo que vaya surgiendo.
Tareas pre evento: presupuesto
Cuando el presupuesto se adapta al evento
◦ Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se
proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades
específicas, y a objetivos pre establecidos.
Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de
esos costos, o eventuales ganancias que reporte el evento.
Cuando el evento se adapta al presupuesto
◦ Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos,
jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de
dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y
servicios, de acuerdo al mismo.
Tareas pre evento: presupuesto
EGRESOS
Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el
total de gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su
presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o egresos:
1 Costos fijos: son los que vamos a tener que cubrir independientemente
de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
◦ Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
◦ Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
◦ Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
Tareas pre evento: presupuesto
◦ Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante
porcentaje de los costos totales del evento.
◦ Área y servicio de estacionamiento.
◦ Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y
video.
◦ Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
◦ Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
◦ Traductores si fuera necesario.
◦ Sistema de inscripción y acreditación.
Tareas pre evento: presupuesto
◦ Contratación de show o actividades, extra al evento.
◦ Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
◦ Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados,
arquitectos, etc.
◦ Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.
Tareas pre evento: presupuesto
2 Costos Variables: Los costos variables están determinados por la
cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
◦ Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o
souvenirs, diplomas, etc.
◦ Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas
◦ Personal temporario.
◦ Estacionamiento.
◦ Computadoras y mobiliario.
◦ Gastos bancarios.
◦ Personal de seguridad y limpieza
Tareas pre evento: presupuesto

3 Imprevistos:
Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o
contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno
contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 5% y 15% de los posibles egresos

totales. Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar
al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.
Tareas pre evento: presupuesto
Proveedores:
Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar
un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
◦ Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación,
haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un
mes en la congelación de las cotizaciones.
◦ Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios
de tiempo más prolongados.
Carpeta de cotizaciones:
Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes
las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor
fallara, tener las demás opciones a mano.
También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia.
Tareas pre evento: presupuesto
Presentación del presupuesto final a los organizadores

◦ Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el

encabezado el nombre y año del evento, fecha y hora, número de
personas y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el
precio unitario y el precio total.
◦ Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el
mismo tipo de evento en años anteriores, es buena opción colocar un
comparativo para visualizar las variaciones en los costos.