TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES
Las organizaciones Deben diseñar e implementar
un procedimiento de transferencias de
documentos de archivo, de acuerdo con los plazos
establecidos en la fase de valoración y en la
normativa, estableciendo un calendario de
transferencia que ayudara a gestionar y controlar
los ingresos de documentación.
Los beneficios de un proceso de transferencia :

• Un uso eficiente de los recursos

• Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración
de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos
documentos cuyo uso es poco frecuente
• Una reducción de los costos de mantenimiento y almacenamiento
• una reducción en el riesgo de pérdida de documentos dictaminados
como de conservación
• una mejora en las condiciones de almacenamiento que permitirá la
conservación de los documentos durante el tiempo estipulado en la
valoración
Pasos para la transferencia documental
1. siempre ponerse en contacto con el archivo que va a recibir la
transferencia, con el que debe existir una relación permanente, y planear
la transferencia dentro del calendario estipulado por el archivo,
realizando una propuesta de transferencia.
2. Una vez autorizada una transferencia se deben preparar los documentos
que se van a transferir por parte de la unidad remitente.
3. La relación de entrega, formulario de transferencia u hoja de entrega, es
el documento que acompañará a toda transferencia de fondos y debe
facilitar la información sobre la documentación a transferir.
4. Las transferencias realizadas en los sistemas de gestión de documentos
electrónicos implican las mismas características que las realizadas en los
sistemas de gestión de documentos en papel, aunque no se trate de un
traslado físico de la documentación.
 PLAN OPERATIVO
• Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de
una organización (ya sea una empresa, una institución o una oficina
gubernamental) establecen los objetivos que desean cumplir y
estipulan los pasos a seguir.
 CRONOGRAMA
• Los cronogramas son herramientas básicas de organización en un
proyecto, en la realización de una serie pasos para la culminación de
tarea, son ideales para eventos, son la base principal de ejecución de
una producción organizada.
Para la realización de un cronograma de actividades existen
varios modelos; veamos los más clásicos o utilizados hoy por
hoy:
Diagrama de Gantt
• El diagrama de Gantt es uno de los modelos de cronograma de actividades más
longevos y utilizados en la gestión de empresasde todo tipo.
• Su principal ventaja es que se adapta perfectamente a cualquier tipo de
proyecto, independientemente de sector o tamaño. Con el diagrama de Gantt
podremos plasmar gráficamente el cronograma de actividades con unas barras
horizontales que identifican el inicio y el final de cada fase del proyecto y las
relaciona entre sí. De este modo, podremos ver por ejemplo, de manera visual y
clara, que la fase 2 del proyecto comienza cuando la fase 1 esté al 50% y que la
fase 3 no comenzará hasta que las dos anteriores estén al 100%.
.

•
• Diagrama de PERT (Project Evaluation and Review Techniques)
• El diagrama de PERT es otra de las herramientas más utilizadas para
la dirección y gestión de proyectos. Se utiliza sobre todo para
proyectos complejos. Este diagrama permite relacionar cada una de
las tareas entre sí y calcular el tiempo que se destinará a cada una de
ellas. Es un gran complemento para otros métodos.
CPM (Critical Path Method)
• Su traducción al castellano sería Método de Camino Crítico. Se utiliza
para calcular el camino más corto para completar el proyecto. Es una
forma de simplificar la gestión y, así, de optimizar al máximo los
recursos disponibles
fases del Cronograma de actividades:

• Si bien la selección del método es importante en función del tipo de proyecto, lo más
importante son los pasos a seguir para la elaboración del cronograma de actividades. Así,
tenemos varias fases:
• Recopilación de la información fundamental. Reunir todos los detalles del proyecto,
definir las deadlines y los obstáculos e incidencias que se puedan presentar en el camino.
• Definición de tareas. Con la información en la mano, debemos establecer las actividades
a realizar para la consecución del proyecto. También deben ser tenidos en cuenta los
posibles riesgos asociados a estas actividades.
• Secuenciación de tareas. Se establece la relación entre las actividades. Las que se
pueden realizar de forma simultánea y las que no.
• Establecimiento de los tiempos y recursos. Estimar el tiempo que necesitaremos para
completar cada tarea y los recursos humanos y materiales que se necesitarán para
llevarlas a cabo.
• Distribución de tareas. Se le asignarán las tareas a los respectivos miembros del equipo,
que se responsabilizarán de ellas hasta la consecución de las mismas.