Curso Internacional:

“Políticas Presupuestarias y gestión pública por

resultados”

Planificación Estratégica en organizaciones

públicas

INDETEC
ILPES-CEPAL

Mazatlan- México
23- 27 de Octubre de 2006

Marianela Armijo
1
Algunas reflexiones sobre la utilidad
de la Planificación Estratégica
 Alicia: ¿Qué camino debo tomar?

 Gato: ¡Eso depende del lugar donde vayas¡

 Alicia:No sé para donde voy

 Gato: Entonces no importa cual camino debes

tomar

Lewis Carrol: Alicia en el País de las Maravillas

2
 La medición del desempeño es
parte de un largo proceso de planeamiento
Misión
Indicadores de Objetivos
Desempeño
Quienes somos,que
hacemos y para
quienes
Como sabemos
que llegamos Donde
queremos ir
Cómo podemos
llegar

Estrategias

3
 PLANIFICACION ESTRATEGICA

“Proceso que se sigue para determinar las metas

de una organización y las estrategias que
permitirán alcanzarlas”
(*)

La Planificación estratégica fija los límites dentro

de los cuales tiene lugar el control y evaluación de
gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno
Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
4
 ESTRATEGIAS
“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas
para
alcanzar las metas de la organización”

Proporcionan una base para la toma de decisiones

respecto de los cursos de acción propuestos

OBJETIVOS
Constituyen un medio
para establecer el PROGRAMAS DE ACCION
PROPÓSITO
PRIORIDADES EN LA ASIGNACION
ORGANIZACIONAL en
DE RECURSOS
términos de:

5
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO
PROCESO PREVIO PARA LA EXISTENCIA DEL
CONTROL DE GESTION

Un proceso de formulación
de estrategias
Puede ser:
Un proceso de revisión de
estrategias

En este contexto la Planificación Estratégica es un

proceso de toma de decisiones sobre modificaciones que
deben ser incorporadas en las estrategias existentes 6
PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE
GESTION

Planificación
Estratégica

Control de Gestión

Control de actividades

7
 CICLO DEL CONTROL DE GESTION

PLANIFICION METAS / PROGRAMACION

ESTRATEGIA

Revisión de
presupuestos y

PRESUPUESTO
EVALUACION programas

Consideración de
nuevos productos y
objetivos estratégicos

Medidas
correctivas

EJECUCION

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión.

Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998
8
PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE
METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION
QUE SE HARA EN UN FUTURO
PLANIFICACION CERCANO PARA LOGRAR LOS
ESTRATEGICA RESULTADOS CON EL MAXIMO
DE EFICIENCIA, EFICACIA,
CALIDAD

PRODUCTOS
MISION USUARIOS

OBJETIVOS PARA QUE EXISTE LA

ESTRATEGICOS ORGANIZACION
METAS PROPOSITO FUNDAMENTAL
INDICADORES PARA QUIEN
COMO
ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES
ESTRATÉGICOS
Principal bien o servicio que la institución proporciona
directamente a un usuario externo”

Tangibilidad o intangibilidad

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades

de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones

Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto

destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de
funcionarios afectados a la provisión del servicio).

10
ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES
ESTRATÉGICOS
Principal bien o servicio que la institución proporciona
directamente a un usuario externo”

•Servicios “pagados”: tarifas por certificados

•Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones

•Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto

nacional)

11
ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios

internos/externos de la institución:

• Relación con los usuarios externos de la institución

• Importancia en el proceso productivo general

• Recursos consumidos para la provisión del servicio (financieros,

recursos humanos, etc)

• Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organización:

rapidez, oportunidad, precisión

• Quién más provee el servicio/ producto en la institución

12
Análisis de Usuarios/Clientes Principal

RECEPTOR DIRECTO DE LOS

SERVICIOS/PRODUCTOS

QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A

TRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOS
PROVEEDORES DE ESTOS

A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL

SERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA
SU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL
SERVICIO

13
Análisis de Usuarios/Clientes Interno

AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJO

REALIZADO POR EL OTRO

SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTION

ORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO

NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMO

FACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS
SERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS

14
 PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er

decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de allegados
o arrendatarios

Discapacitados

Adulto mayor

Organizaciones Comunitarias.
Subsidios Habitacionales •Corporaciones.
1 •Fundaciones que representan poblaciones de
escasos recursos.

Familias de ciudades que viven en condiciones de

allegados o arrendatarios.

Fundaciones que representen poblaciones de escasos

recursos

Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º

al 6º decil) que no poseen viviendas

Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios

(7º al 8º decil) que no poseen viviendas
15
 PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Familias y/o pobladores de escasos recursos

(1er al 3er decil) que no poseen viviendas
•Familias que viven en condiciones de
allegados o arrendatarios

Discapacitados
Viviendas Adulto mayor
2

Familias de ciudades que viven en condiciones

de allegados o arrendatarios.

Familias y/o pobladores de sectores pobres y

medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas

Familias y/o pobladores de sectores emergentes

medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas

16
 PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-
USUARIOS-BENFICIARIOS
Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Habitantes de Condominios de Vivienda

Sociales que postulan a programas de
condominios

Organizaciones Comunitarias.
•Corporaciones.
Obras Urbanas y Programas Concursables •Fundaciones que representan
3
poblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de la región

Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos

Provinciales y Municipalidades

17
 Esquema del Proceso de Planificación Estratégica

VISION
MISION
Amenazas /Oportunidades

ANALISIS

Fortalezas y debilidades
EXTERNO ANALISIS
OBJETIVOS
INTERNO:
ESTRATEGICOS
Factores Estructura
Institucionales
Procesos
Económicos AREAS CLAVES DE Funciones
DESEMPEÑO

Tecnológicos Recursos

Marco
Presupuestario METAS

PROGRAMAS, PLANES,
PROYECTOS

INDICADORES
18
 VISION

Valores y principios de la organización que

orienta y dar el marco para el accionar de su
propósito, imagen objetivo.

“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL

ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA
EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA
PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD”
Instituto de Normalización Previsional

19
MISION
Declaración fundamental que le da el carácter
constitutivo
a la organización y a su acción

Fija los los propósitos, fines y límites de la

organización

20
 PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA
DEFINICION DE LA MISION
 ¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

 ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE

GENERA?

 ¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E

INTERNOS?

 ¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS

PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

 ¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/

PROGRAMA? 21
PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA
DEFINICION DE LA MISION

 ¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA

COBERTURA ACTUAL?

 ¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO

Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA
INSTITUCION/PROGRAMA?

22
Elvalor de una organización no se limita al valor
operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias
estas funciones y
estos productos?

23
Aspectos a considerar en la
declaración de la Misión
 Nivel de concreción o abstracción:

Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”

Departamento Juvenil de Massachusetts. USA

“Reducción de la contaminación”
Departamento Medio Ambiental. USA
.
 Riesgo implícito en los compromisos
asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los
resultados comprometidos?
24
Utilidad de una “buena” declaración
de Misión
 Establecen el marco que justifica la intervención
pública en el ámbito de responsabilidad

 Capacidad de mantener el foco directivo en lo

importante

 Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades

administrativas de la institución

 Mostrar a los grupos de interés la creación de valor

público esperado

25
Misión Institucional
SERVIU XI
 El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión
contribuir a mejorar la calidad de vida de la
población regional, a través de la materialización
de Planes y Programas propuestos por la
Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo,
generando igualdad de oportunidades que permitan
acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad
climática local y ciudades más seguras y equitativas
para la comunidad de nuestra región, focalizando
nuestro trabajo en el sector más carente y de
escasos recursos.

26
 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos

deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas
ministeriales

La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades

prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar
las ventajas.

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener
un accionar coherente con la misión?

27
 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Su definición debe permitir identificar acciones en

ámbitos de:
programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar,

generar, adecuar”

28
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y

mejorando los procesos constructivos”

“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de

espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”

“Promover el desarrollo personal y profesional de los

funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

29
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención

y promoción de salud”

“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectores

de población indigentes y de escasos recursos”

“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones

de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización
operativa”

Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.

30
 Objetivos Estratégicos
Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de
entrega del servicio, a través de la informatización del registro de
solicitudes de asistencia

Ampliar instrumentos de Asistencia Técnica y uso efectivo de éstos

Servicio de Cooperación Técnica. Chile

31
 Objetivos Estratégicos
SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Descripción

Priorizar la focalización de nuestros productos y servicios, en la

población regional de escasos recursos, sin desatender otros
grupos demandantes del sector.
Avanzar en la superación del déficit habitacional, a través de la
ejecución y administración de Planes y Programas Habitacionales,
orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros
beneficiarios.
Avanzar en la superación del déficit urbano, mediante la
materialización de proyectos urbanos integrales y la recuperación
del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios públicos
32
y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.
33
Qué capacidad tienen los directivos
públicos para establecer Objetivos
Estratégicos
Facultades, flexibilidad
Recursos presupuestarios
Apoyo político
Comprensión del Ministro, Usuarios,
Ciudadanía
ETC,,,,,

34
METAS

 CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE

LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U
OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y
PRODUCTO IDENTIFICADO

 CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE

ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN
HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

 TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO

35
 REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS

 DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE

PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS
Y FINANCIEROS.

36
 REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS
 IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR
LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS
ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

37
 REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE
METAS
 ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA
GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD,
ECONOMIA

38
Ejemplos de Metas ambiguas
y adecuadas
 Metas ambiguas
 Mejoremos el sistema de tramitación de Quejas
 Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas
 Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la región
 Lograremos que nuestros usuarios estén completamente satisfechos
con nuestros servicios

 Metas adecuadas
 Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud
para todos
 Mejorar el tiempo promedio de atención a los usuarios, reduciendo a 30
minutos el trámite de iniciación de actividades comerciales
 Aumentaremos el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20%
antes del 31 de Diciembre de 2006

39
INDICADORES
 INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS
VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

 MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA

INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS
OBJETIVOS Y METAS

40
EJEMPLOS PLANIFICACION
ESTRATEGICA COMO PARTE DEL
PRESUPUESTO NACIONAL

41
42
43
 CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN E INTEGRACIÓN AL CICLO
PRESUPUESTARIO
PROCESO PRESUPUESTARIO
BALANCE GESTION INTEGRAL

EVALUACIO FORMULACION LEY DE PRESUPUESTOS EJECUCION

INDICADORES DE N INTERNA
DESEMPEÑO DIPRES Presentación Aprobación
Proyecto Ley

EVALUACION DE
PROGRAMAS
DEFINICIONES ESTRATEGICAS Misión: Productos, usuarios
Objetivos Estratégicos

PROGRAMA DE
Metas, Indicadores
MEJORAMIENTO DE
GESTION FONDO CONCURSABLE

BALANCE GESTION INTEGRAL

44
 LECCIONES APRENDIDAS
 CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA
PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES PUBLICAS

 COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA UTIL

EN UNA INSTITUCION PUBLICA

 QUIENES DEBEN PARTICIPAR

 CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE

 CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS

 ¿OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE

DECISIONES ESTRATEGICAS ?
45
 FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Compromiso y liderazgo de directivos : Más que

hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

• Regularidad y continuidad en la aplicación

• Internalización de la PE en los procesos de la

institución

• Capacidad de desagregar los objetivos estratégicos

en metas concretas monitoreadas
46
FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Existencia de una unidad responsable por el

control de gestión y con directa interacción con la
jefatura máxima de la institución.

• Profesionales capacitados en las técnicas de

gestión (planificación, indicadores, evaluación)

• Tecnologías de información (simples y accesibles)

para asociar la planificación estratégica al control
de gestión.
47
FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE
PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

• Capacidad de retroalimentar a los niveles

directivos (centros de responsabilidad) el nivel de
logros de compromisos alcanzados y generar
acciones correctivas.

• Alinear la planificación estratégica al ciclo

presupuestario y considerarlo como insumo para
su formulación

• Comunicación de los resultados de la planificación

estratégica
48