Universidad Nacional de Ingeniería

(UNI/RUACS)

UNIDAD IV: ANALISIS DE PUESTO

Ing. Marianela Portillo Benavidez

1
 ANALISIS DE PUESTO.
 DEFINICIONES:
“Es el procedimiento a través del cual se determinan los
deberes y las responsabilidades de las posiciones de los tipos
de personas (en términos de capacidad y experiencia) que
deben ser contratadas para ocuparlas”.
Gary Dessler
Recolección, evaluación y organización de información sobre
un puesto determinado.
William Werther y Keith Davis.

2 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 RAZONES PARA REALIZAR UN ANALISIS DE
PUESTO:
 Para realizar un análisis de puesto se debe conocer la
organización, sus objetivos, sus características, insumos
(materiales, humanos, procedimientos existentes) y los
productos y servicios que brinda; luego se recomienda
realizar una análisis de puesto en los siguientes casos:
 Cuando se funda una organización.
 Cuando se crean nuevos puestos
 Cuando se modifican de manera significativa los puestos
como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.

3 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Razones para realizar un Análisis de Puesto.
 Cuando se va actualizar un sistema de compensación y de
salarios de una empresa.
También se hace un análisis de puesto en casos como:
 Los empleados se quejan de que no saben tareas especificas
 La competencia y la autoridad de los superiores se
superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos.
 La mano de obra no esta adecuadamente capacitada, etc…

4 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 DATOS QUE SE REUNEN PARA UN ANALISIS DE PUESTO.
 Por lo general el análisis de puesto se concentra en cuatro
tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de
puesto:
 Requisitos intelectuales
 Requisitos físicos
 Responsabilidades que adquiere
 Condiciones de trabajo.

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 REQUISITOS INTELECTUALES:
 Entre los requisitos intelectuales están los siguientes factores
de análisis.
1. Escolaridad indispensable
2. Experiencia indispensable
3. Adaptabilidad al puesto
4. Iniciativa requerida
5. Aptitudes requeridas

6 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 REQUISITOS FISICOS.
 Comprende la cantidad y continuidad de la energía y del
esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que
ocasionan, entre ellos están:
1. Esfuerzo físico requerido
2. Concentración Visual
3. Destrezas o habilidades
4. Complexión física requerida

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 RESPONSABILIDADES ADQUIRIDAS.

 Consideran las responsabilidades que , además del

desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del
puesto en relación con la supervisión directa de sus
subordinados, del material, herramientas o equipo que
utiliza. Comprenden las responsabilidades por:
1. Supervisión de personal
2. Material, herramienta o equipo
3. Dinero, títulos o documentos
4. Relaciones internas o externas
5. Información confidencial.

8 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 CONDICIONES DE TRABAJO.
 Evalúan el grado de adaptación de la persona al ambiente y al
equipo de trabajo para facilitar el desempeño. Comprende los
siguientes factores:
1. Ambiente de trabajo
2. Riegos de trabajo
• Riesgos de trabajo
• Enfermedades profesionales.

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 ALFA S.A.
Descripción Genérica: Redactar en español, mecanografiar en ingles y español, organizar reuniones,
coordinar visitas y actualizar archivos

Descripción de
Puestos:
 Recibir, Clasificar y distribuir correspondencia (enviar a destinatario), expedientes,
informen y documentos anotando su devolución y archivándolos.
 Preparar correspondencia y textos en español
 Devolver documentos y asuntos básicos recibidos, con fines de correspondencia y
compilación de informes
 Realizar a criterio de su superior otras tareas relacionadas

ANALISIS DE PUESTO:

Requisitos Intelectuales:

 Escolaridad indispensable: Secundaria, secretario o equivalente.

 Experiencia: 6 a 12 meses de experiencia en taquigrafía y conocimiento de las normas
y funciones de una empresa
 Aptitudes Adicionales: Excelente presentación y amabilidad, discreción,
responsabilidad, buena redacción, fluidez oral, memoria para asociar nombres,
hechos, fisionomías, capacidad de síntesis y desarrollo, coordinación mental excelente,
razonamiento abstracto, noción del tiempo y habilidad para prever y para adaptarse a
nuevas situaciones.

Responsabilidades:

 Relaciones: Se requiere extremada discreción en asuntos confidenciales y tacto para

obtener cooperación; trabajo cuando la frecuencia de relaciones es amplia.

Condiciones de Trabajo:

 Ambiente de trabajo: Normal de oficina, trabajo en oficinas corporativas.

10 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 METODOS PARA LA DESCRIPCION DE ANALISIS DE PUESTO.
 Método de observación directa:
El análisis se realiza con la observación directa y dinámica del
ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el
analista de puesto anota en una hoja los puntos clave de
observación.
 Característica:
 Mientras la participación que tiene el analista en la obtención
de datos es activa, la participación del ocupante es pasiva.

11 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Ventajas y desventajas de método de observación directa.
 Ventajas:
1. No requiere paralización del ocupante del puesto
2. Método ideal para puestos sencillos y repetitivos
 Desventajas:
1. Costo elevado, ya que requiere mucho tiempo para la
realización del análisis
2. Contraindicados para puestos no sencillos ni repetitivos.

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 METODO DEL CUESTIONARIO.
 Este análisis se efectúa al solicitar al personal que conteste un
cuestionario, que responda todas las indicaciones posibles
sobre el puesto, su contenido y sus características.
 Característica:
1. Mientras la participación del analista de puestos en la
obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva,
la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa.

13 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Ventajas y desventajas del método del
cuestionario.
 Ventajas:
1. Es el método mas económico para el análisis de puesto.
2. Ideal para analizar puestos de alto nivel sin afectar el
tiempo y las actividades de los ejecutivos.
 Desventajas:
1. Exige planeación y realización cuidadosa
2. Tiende a ser superficial y distorsionado.

14 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 METODO DE LA ENTREVISTA.
 Es flexible y productivo este método, si la entrevista esta bien
estructurada, se puede obtener información sobre todos los
aspectos del puestos sobre la naturaleza y la secuencia de las
actividades diversas tareas que lo componen y sobre los
porqués y cuándos.
 Característica:
La participación es activa, tanto del analista como del ocupante
en la obtención de datos.

15 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Ventajas y desventajas del método de la
entrevista.
 Ventajas:
1. La obtención de datos del puesto a través de las personas
que mejor lo conocen.
2. Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas
3. Se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.
 Desventajas:
1. Posibilidad de confusión entre opiniones o hechos.
2. Perdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara
bien para esa tarea.

16 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 METODOS MIXTOS.
 Cada uno de los métodos anteriores tienen características,
ventajas y desventajas, para neutralizar las desventajas y sacar
mejor provecho posible de las ventajas, la opción es utilizar
métodos mixtos.
 Los métodos mixtos mas utilizados son:
1. Cuestionario-Entrevista, ambos con el ocupante del puesto,
este ultimo llena el cuestionario y luego es sometido a una
entrevista.

17 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 1. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior,
para ampliar y aclaras los datos obtenidos
2. Cuestionario y entrevista ambos con el superior
3. Observación directa con el ocupante y entrevista con el
superior
4. Cuestionario y observación directa, ambos con el
ocupante.
5. Cuestionario con el superior y observación directa con el
ocupante, entre otros.

18 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Descripción de Puestos
 Es un proceso que consiste, en enumerar las tareas ó
funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás
cargos; de la empresa.
 Enumeración detallada de:
Las funciones ó tareas del cargo QUE HACE EL
OCUPANTE?
La periodicidad de la ejecución CUANDO LO
HACE?
Los métodos aplicados para la ejecución de las
funciones ó tareas COMO LO HACE?
Los objetivos del cargo PORQUE LO HACE?
 Para diseñar un cargo se requiere de:
 Conjunto de funciones ó tareas que el ocupante
deberá cumplir (contenido del cargo).
 Cómo deberá cumplir esas funciones ó tareas
(métodos y procesos de trabajo).
 A quién deberá reportar el ocupante del cargo
(responsabilidad); es decir, la relación con su jefe.
 A quién deberá supervisar o dirigir (autoridad); es
decir, la relación con los subordinados.
 Existen dos tipos de descripción de
cargos:

 Descripción general.

 Descripción especifica.
 DESCRIPCION DE PUESTOS.
 Descripción genérica
 Para redactar una descripción genérica, deben analizarse una
cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes.
 Por ejemplo: una descripción genérica de "Contador Mayor"
incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel
profesional.
 No abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y
cuentas por cobrar, especialización en el libro mayor-- o las
unidades organizacionales menores dentro del Departamento
Contable del que depende el puesto.

22 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Las descripciones de puestos
especificas
 Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y
tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos
especificas dentro de las más pequeñas unidades organizacionales.

Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro

mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto
dentro del Departamento Contable.

Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo y frecuencia

de los partes financieros que deben confeccionarse~ y los limites
de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geográficos
o de otro tipo, de la compañía.

23 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Contenido de la descripción de cargos.
1. Nombre del cargo.
Descripción Aspectos
=
del cargo intrínsecos 2. Posición del cargo a. Nivel del cargo
en el organigrama. b. Subordinación
c. Supervisión
d. Comunicaciones
colaterales.

3. Contenido del Diarias

cargo. Tareas ó Semanales
funciones Mensuales
Anuales
Esporádicas
 Ejemplo de hoja de descripción de
cargo.
DESCRIPCION DEL CARGO

Nombre del cargo: ______________ Subordinado a: ________________

Gerencia a la que pertenece: ____________ Departamento: _______________

Reporta a:__________ Supervisa a:____________

Código del cargo: _______

Descripción General:

Descripción Específica:

Fecha de elaboración: _____ Elaborado por: ________________ Revisado por: ___________

 Análisis del cargo
 Son los requisitos que el cargo exige a su ocupante.
 Determina los requisitos de calificación, las
responsabilidades implícitas y las condiciones que el
cargo exige para ser desempeñado de manera
adecuada.
 1.Requisitos a. Instrucción básica
Intelectuales necesaria.
b.Experiencia necesaria.
Análisis del = Aspectos
c.Iniciativa necesaria.
cargo extrínseco d.Aptitudes necesarias.

a. Esfuerzo físico
b.Esfuerzo mental
2.Requisitos c. Esfuerzo visual
físicos.

Factores de a. Por supervisión de

especificaciones personal.
b. Por materiales y
3.Responsabilida equipos.
des implícitas. c. Por métodos y
procesos.
d. Por dinero, título
valores ó
documentos.
e. Por información
confidencial
f. Por seguridad de
terceros.

4.Condiciones de a. Ambiente de trabajo.

trabajo. b. Riesgos inherentes.
 DISEÑO DE
CARGOS

DESCRIPCION ANALISIS DE
DE CARGO CARGO

REQUISITOS INTELECTUALES.
FUNCIONES REQUISITOS FISICOS.
RESPONSABILIDADES IMPLICITAS.
TAREAS
CONDICIONES DE TRABAJO.

FICHA OCUPACIONAL
 Ficha Ocupacional
Todas las formas de descripción y análisis de cargo,
deben de poseer un formato estándar dentro de la
empresa.
La ficha ocupacional es un documento escrito que
expresa el contenido y los requisitos; de cada cargo
existente en una institución. Sirve para definir las
responsabilidades de cada trabajador en su puesto de
trabajo, así como los requisitos o perfil del cargo para
su eficiente desempeño.
Una ficha ocupacional esta, integrada por los siguientes
elementos:
 Ficha Ocupacional
I. ASPECTOS GENERALES DEL CARGO:
 Número de la ficha: 001
 Nombre del cargo: Analista de sistemas
 Código del cargo: 8022
 Ubicación: Departamento de desarrollo de sistemas
 Jefe superior: Gerente de informática
 Jefe inmediato: Jefe de desarrollo de sistemas
 Dependientes ó subordinados: N/A

II. DESCRIPCION GENERAL:

Diseñar y analizar nuevos sistemas de información, al mismo tiempo que
darles mantenimiento. Así como la capacitación a los usuarios que vayan a
manejar los diferentes sistemas automatizados.
III. DESCRIPCION ESPECIFICA:
1. Diseñar y desarrollar nuevos sistemas automatizados.
2. Brindar apoyo a los diferentes usuarios, que manejen sistemas
automatizados.
3. Realizar levantamientos de requerimientos, para el desarrollo de nuevos
sistemas de información.
4. Documentar los sistemas diseñados, por medios de la elaboración de
manual de usuario y manual técnico.
5. Dar mantenimiento a los sistemas automatizados, en explotación
documentando las modificaciones pertinentes.
6. Instalar y configurar los sistemas.

IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO:

 REQUISITOS INTELECTUALES:
a. Instrucción académica: Ingeniero de sistemas, ingeniero en
computación, ó ingeniero informático.
b. Experiencia: 1 año de experiencia mínima en cargos similares.
c. Iniciativa: Solucionar los diferentes problemas, y dar nuevas
soluciones.
d. Aptitudes necesarias: Capacidad de planificación, organización y
control, capacidad de análisis, creatividad e innovación.
 REQUISITOS FISICOS:
a. Esfuerzo físico: Se da en menor grado, solo el que requiere para
caminar en el desplazamiento a las distintas áreas de la empresa.
b. Esfuerzo mental: Se da en mayor grado, debido a que requiere
concentración y análisis en la creación de los diferentes; sistemas de
información y la solución de los diferentes problemas.
c. Esfuerzo visual: Se da en mayor grado, debido a que la persona pasa
todo el tiempo trabajando frente a una pantalla.
 RESPONSABILIDAD:
a. Materiales, herramientas ó equipos de oficina:
o Es responsable del equipo asignado a su persona como:
computadora y sus accesorios.
o Es responsable por los muebles de oficina, asignados a su persona.
b. Información confidencial:
o Es responsable por la información financiera contable, a la que tiene
acceso; así como al resto de la misma de la empresa.
 CONDICIONES DE TRABAJO:
o Ambiente: Iluminación adecuada, ambiente agradable, oficina
cerrada con aire acondicionado, ruido normal el originado por las
personas.
o Riesgo: Es en menor grado, de forma visual y al viajar a las
administraciones portuarias del atlántico y pacífico.
 Especificaciones del puesto:

 La diferencia entre una descripción de puesto y una

especificación de puesto estriba en la perspectiva que se
adopte.
 La descripción define qué es el puesto.
 La especificación describe qué tipo de demandas se hacen
al empleado y las habilidades que debe poseer la persona que
desempeña el puesto.
No es frecuente separar enteramente la descripción de la
especificación, resulta más práctico combinar ambos
aspectos.

34 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 BIBLIOGRAFIA.
 Idalberto Chiavenato, Administración de Recursos
Humanos. El capital humano de las organizaciones, Mc
Graw Hill, Octava Edición.
 Información facilitada por Ing. Claudia Morales.

35 Ing. Marianela Portillo Benavidez

 Muchas gracias …

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