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Liste déroulante

L’utilisation des listes déroulantes dans Excel permet d’une part de


faciliter la saisie en proposant une liste de choix prédéfinis, mais
également d’éviter des erreurs de frappe et ainsi d’assurer plus de
cohérence dans un tableau.

Liste de choix avec valeurs fixes

Sélectionnez la cellule sur laquelle sera appliquée la liste déroulante.


Dans l’onglet Données, Sélectionnez le groupe Outils de données et
cliquez sur Validation des données pour ouvrir la boite de dialogue
associée.
Dans la fenêtre, sous l’onglet Options :
 choisir l’option « Liste » dans la boîte Autoriser
 cocher l’option « Liste déroulante dans la cellule »
 dans Source, écrire les valeurs voulues séparées par des points
virgules.
Assurez vous que "Liste déroulante dans la cellule" est bien cochée.
Pour autoriser une cellule vide par défaut cochez la case "Ignorer si
vide".
Cliquez sur OK pour valider
Message de saisie et Alerte d'erreur

Les options dans les onglets “Message de saisie” et “Alerte


d’erreur” ne sont pas obligatoires si on veut créer une simple liste
de choix mais utiles si on veut mieux guider l'utilisateur.

L’onglet "Message de saisie" permet d’afficher un message lorsque


l’utilisateur sélectionne la cellule. Souvent utilisé pour afficher un
conseil sur le type de données qu’il est possible d’entrer dans la
cellule.

L’onglet "Alerte d’erreur" permet d’afficher un message (Arrêt,


Avertissement, Information) lorsque l’utilisateur entre des données
non valides.
Liste de choix à partir d’une plage de cellule

Si on veut être efficace, au lieu d’écrire directement la liste des


valeurs dans la fenêtre de Validation des données, on peut
référer directement à des cellules qui contiennent les valeurs de
la liste. Cette façon permet une plus grande flexibilité dans le
cas où on veut modifier notre liste de choix par la suite.

Pour créer une liste d’entrées valides pour la liste déroulante,


tapez les valeurs dans une seule colonne ou une ligne. Choisir
ensuite la référence à cette plage dans la fenêtre « Validation
des données », dans la zone « Source ».
Si la liste de choix se trouve dans une autre feuille, il faut alors
spécifier le nom de la feuille suivi de la référence de la plage de
données, ou encore définir un nom pour cette liste.
Liste de choix à partir d’une plage nommée

Pour créer une liste de choix à partir d'une plage nommée:


 Aller dans la feuille contenant les données et les sélectionner
 Dans le champ nom (la case blanche au-dessus de A1), taper un nom
pour cette liste et appuyer sur Enter
 NOTE: Vous pouvez aussi passer par Onglet Formules ->
Gestionnaire de noms ou Définir un nom ou (CTRL + F3).
 Dans la case « Source » de la fenêtre « Validation de données »
taper F3 pour faire apparaître la liste de noms et choisir celui que
vous voulez utiliser cliquer sur OK (ou écrire directement le nom
dans la case Source). Noter que le nom doit être précédé d’un
signe égal (=).
Fonction RechercheV et
RechercheH
RechercheV et RechercheH permettent d'obtenir une
valeur contenue dans un tableau à double entrée et dont
les deux entrées sont connues.

Ces fonctions effectuent un balayage vertical (V) ou


horizontal (H) jusqu'à trouver la valeur cherchée puis
appliquent un décalage par rapport à la première ligne ou
la première colonne.
La fonction RechercheV cherche une valeur donnée dans la
colonne située à l'extrême gauche d'une matrice et renvoie une
valeur dans la même ligne d'une colonne que vous spécifiez sa
position dans la matrice.

Syntaxe :
=RECHERCHEV(valeur;table_matrice;num_colonne;valeur_proche)

valeur : Valeur à chercher (référence ou constante)

située dans la 1ere colonne de la table_matrice

Table_matrice : la plage où s’effectue la recherche

Num_colonne : le numéro de la colonne dont la valeur doit être

renvoyée
8
valeur_proche représente une valeur logique indiquant si
vous souhaitez que la fonction RECHERCHEV recherche
une valeur exacte ou approximative de celle que vous avez
spécifiée.
Si cet argument est VRAI ou omis, une donnée exacte ou
proche est renvoyée. Si aucune valeur exacte n'est
trouvée, la valeur immédiatement inférieure à la valeur
cherchée est renvoyée.
Dans ce cas, les valeurs de la première colonne de la plage
doivent être classées en ordre croissant ; sans cela, il se
peut que RECHRCHEV ne renvoie pas la bonne valeur.
9
Si cet argument est FAUX, RECHERCHEV recherche
exclusivement une correspondance exacte. Dans ce
cas, il n'est pas indispensable que les valeurs de la
première colonne de la plage soient triées.

Si plusieurs valeurs de la première colonne de la plage


correspondent à valeur cherchée, c'est la première
valeur trouvée qui est utilisée. Si aucune valeur ne
correspond, la valeur d'erreur #N/A est renvoyée.
Exemple d’utilisation

Prenons l’exemple d’un annuaire téléphonique. L'objectif est de


rechercher le numéro de téléphone en fonction du nom. L'utilisateur
doit pouvoir entrer un nom dans une cellule de la colonne H et
récupère son numéro de téléphone sur la même ligne mais dans la
colonne I :
Par exemple pour retrouver le numéro de téléphone de Karim, on
utilise la formule: =RECHERCHEV(H2;$A$2:$D$8;4;0)

On utilise la valeur cible H2.


La fonction RECHERCHEV cherche la valeur cible dans la première
colonne du tableau de recherche.
Ici le tableau dans lequel on effectue la recherche est A2:D8 Ainsi, la
formule va chercher la valeur de la cellule H2, soit Karim, dans la
colonne A.
Le numéro de téléphone à renvoyer se trouve dans la 4e colonne du
tableau de recherche.
Une fois que la formule a trouvé la valeur Karim en A4, elle va ainsi
retourner la valeur sur la même ligne, mais dans la 4e colonne du
tableau, la colonne D.
Le résultat retourné est donc D4, soit 05 37 18 21 39 .
Enfin le dernier paramètre à spécifier est 0 pour une valeur exacte
Application

On cherche à remplir notre tableau à partir des données


de la 2ème feuille

 Utiliser la fonction RechercheV pour remplir les noms ,


les codes postaux et les étages
 Utiliser la liste déroulante pour remplir la colonne ville,
Services.
Données de la feuille 2

Nommer la plage A2:B15


(ville_CP)
Données de la feuille 2 (suite)

Attribuer le nom Service_etage


à la liste des Services dans la
plage A18:A23

Attribuer un nom de
champ à la plage
A18:C23

Nommer la plage A26:B37


par: No_Salarié
Solution
B2=Recherchev(C2;ville_cp;2; faux)

=Si(C2=""; ""; Recherchev(C2;ville_cp;2; faux))

Pour éviter l’erreur si la ville n’est pas remplie

F2=RechercheV(E2;Service_etage;3; 0)

=Si(E2=""; ""; RechercheV(E2;Service_etage;3; 0))


Fonction SOMMEPROD
La fonction SOMMEPROD Multiplie les valeurs
correspondantes des matrices spécifiées et calcule la
somme de ces produits.

La syntaxe :
=SOMMEPROD(Matrice1;Matrice2;Matrice3;…)

Remarques :

Les matrices spécifiées comme arguments doivent


avoir la même dimension. Si tel n’est pas le cas,
SOMMEPROD renvoie la valeur d’erreur #VALEUR!.

SOMMEPROD affecte aux entrées de matrice non


numériques la valeur zéro.
D9=Somme(D2:D7)

D11=SOMMEPROD(B2:B7;C2:C7)
La fonction SOMMEPROD effectue donc, ligne à ligne, la somme de produits.
Cette fonction permet aussi de réaliser un NB.SI ou un
SOMME.SI avec plusieurs critères.

Pour compter on utilise la syntaxe:

=SOMMEPROD((plage1=critèr1)*(plage2=critère2)*…)

Pour sommer on utilise :

=SOMMEPROD((plage1=critèr1)*(plage2=critère2)*…*
(la plage à additionner))
Attention, cette fonction ne contient pas le signe
multiplié (*) par défaut. Il faut le saisir
manuellement.

 Le signe "*" correspond à l'opérateur logique ET

 Le signe "+" correspond à l'opérateur logique OU


Exemple
Réponse à l’exemple
Le nombre de personnel du service production à
Casablanca est calculé par:

=SOMMEPROD((B2:B9=B2)*(C2:C9=C2))

Le chiffre d'affaires du service facturation de


Casablanca est donné par:

=SOMMEPROD((B2:B9=B2)*(C2:C9=C2)*D2:D9)
Application-Facture
Dans un classeur Excel, créer les 6 feuilles suivantes:

Feuille TVA
Feuille Stock

Dans la colonne G afficher Rupture de stock si le stock minimum est


Supérieur à la quantité, et appliquer la mise en forme conditionnelle
comme sur l’image.
Feuille Clients

Dans la colonne A utiliser la fonction CONCATENER pour insérer le


nom et prénom des colonnes B et C.
Feuille Facture E1=Aujourdhui()
 Utiliser la liste de choix pour remplir la liste des références
(colonne A), et la liste des identifiants (cellule E2)
 Utiliser les fonctions Si et RechercheV pour remplir l’adresse (E3),
et le téléphone (E5) associé à chaque identifiant
 Utiliser les fonctions Si, Concatener et RechercheV pour remplir le
code postal et la ville (E4) de chaque identifiant
 Dans la colonne B afficher le vide si la référence est vide,
sinon réinitialiser à 1.
 Utiliser la fonction Si et RechercheV pour remplir la
désignation (colonne C), le code TVA (colonne D) et le prix
hors taxe (colonne E).

 Utiliser la fonction Si et RechercheV pour remplir le prix


ttc (colonne F),

Prix ht * taux TVA + Prix ht


 Si la référence est non vide, utiliser la formule Prix ttc *
Quantité pour calculer le total ttc (Dans la colonne G), sinon
afficher le vide.
 Calculer le total ttc : Somme (quantité x prix ttc) + Frais de
port
 Utiliser la fonction Sommeprod pour calculer le total ht :
Somme (quantité x prix ht)
 Calculer TVA : Somme (prix ht x code TVA)
Feuille Historique Factures

Dans ce tableau nous sauvegardons les données de chaque


facture, par ligne, d’une manière automatique, et ceci en
utilisant les macros.

Une macro est une action ou un ensemble d’actions que vous


pouvez exécuter autant de fois que vous le souhaitez. Lorsque
vous créez une macro, vous enregistrez vos clics de souris et
vos frappes de touche
Dans la feuille Facture nous allons ajouter deux boutons, un
pour réinitialiser la facture et l’autre pour enregistrer ses
données dans la feuille Historique Factures

Au bouton « Nouvelle Facture », nous affectons une macro


qui réinitialise la facture. Mais avant de créer cette macro, il
faut supprimer toutes les données (et non pas les formules)
qui existent sur la feuille « Facture », tout en gardant
l’entête (nom & adresse de l’entreprise et date de facture).

Pour ce faire, sélectionner successivement une cellule ou une


plage de cellules : E2, C7, A10:A30, B10:B30 et G33, puis
cliquer sur le bouton supprimer
Avant d’enregistrer une macro

Les macros et outils VBA sont accessibles dans l’onglet Développeur.


Celui-ci étant masqué par défaut. Pour l’ajouter:
 Cliquer sur le Bouton Office, puis Options Excel – Standard –
Meilleurs options pour travailler avec Excel activer la case
Afficher l’onglet Développeur dans le ruban.
Enregistrer une macro
1. Dans le groupe Code de l’onglet Développeur, cliquer
sur Enregistrer une macro.
2. Entrer un nom pour la macro dans la zone Nom de la macro,
entrez une touche de raccourci dans la zone Touche de
raccourci et une description dans la zone Description, puis
cliquez sur OK pour démarrer l’enregistrement.
3. Effectuez les actions que vous souhaitez automatiser. Dans
notre exemple :
a. Sélectionner la cellule E2 et cliquer sur supprimer
b. Sélectionner la cellule C7 et cliquer sur supprimer
c. Sélectionner la plage A10:A30 et cliquer sur supprimer
d. Sélectionner la plage B10:B30 et cliquer sur supprimer
e. Sélectionner la plage G33 et cliquer sur supprimer
f. Dans la cellule B10, taper la formule =SI(A10="";"";1) et
valider. Copier ensuite cette formule jusqu’à la cellule B30.
4. Sous l’onglet Développeur, Dans le groupe Code cliquer
sur Arrêter l’enregistrement.
Utilisation de macros enregistrées dans Excel

Exécute la macro sélectionnée

Permet de
tester et de
déboguer dans
VB Editor
Supprime
définitivement
une macro. Modifier le
code de la
macro dans VB
Editor
Modifie les
propriétés telles que
Touche de raccourci
et Description

VB = Visual Basic
Affecter une macro à un objet, à une forme ou à un
graphisme

1. Dans une feuille de calcul, cliquer avec le bouton droit sur l’objet,
le graphisme, la forme ou l’élément auquel vous souhaitez
associer une macro existante, puis cliquez sur Affecter une
macro.
2. Dans la zone Affecter une macro, cliquer sur la macro à
affecter.

Dans la feuille «Facture»,


insérer un rectangle (ou une
autre forme) à l’emplacement
souhaité, puis cliquer sur le
bouton droit de la souris.
Affecter une macro à un bouton (contrôle de formulaire)

1. Dans l’onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer


sur Insérer. Sous Contrôles de formulaire, cliquer sur Bouton.

2. Cliquer à l’emplacement de la feuille de calcul où vous souhaitez


placer le bouton. La boîte de dialogue Affecter une macro s’affiche.
3. Affecter une macro au bouton, puis cliquez sur OK.
4. Pour spécifier les propriétés du contrôle du bouton, cliquer avec le
bouton droit sur le bouton, puis cliquer sur Format de contrôle.
Pour le bouton « Enregistrer », nous affectons une macro qui
sauvegarde les données des factures dans la feuille Historique
Factures.
Mais avant de créer cette macro, copier d’abord les données de la
première facture comme suit:
 Copier la cellule E2 (feuille Facture), cliquer sur la cellule B2
(feuille Historique Factures) et par le bouton droit de la souris,
choisir coller les valeur.
 Copier la cellule C7 (Facture), cliquer sur la cellule A2 (Historique
Factures) et par le bouton droit de la souris, choisir coller les
valeur.
 Copier la cellule E1 (Facture), cliquer sur la cellule C2 (Historique
Factures) et par le bouton droit de la souris, choisir coller les
valeur.
 Copier la cellule G34 (Facture), cliquer sur la cellule D2 (Historique
Factures) et par le bouton droit de la souris, choisir coller les
valeur.

Ensuite, cliquer sur le bouton Nouvelle Facture pour réinitialiser


votre facture (la mettre à zéro).

Toutes les actions précédemment faites, vont être enregistrées


dans notre macro.

Pour créer la macro, cliquer sur Enregistrer une macro, nommer la


par exemple, SaveFacture.
Une fois l’enregistrement démarre, suivre les étapes suivantes:
1. Sélectionner la 2ème ligne de la feuille «Historique Factures»,
cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir Insertion.
2. Effacer ensuite la mise en forme comme montrer dans l’image.

3. Copier la cellule E2, coller les valeur dans la cellule B2.


4. Copier la cellule C7, coller les valeur dans la cellule A2.
5. Copier la cellule E1, coller les valeur dans la cellule C2.
6. Copier la cellule G34, coller les valeur dans la cellule D2.
7. Cliquer sur le bouton Nouvelle Facture.
8. Arrêter l’enregistrement.

Insérer une forme, ou un bouton (contrôle de formulaire), à


l’emplacement souhaité dans la feuille « Facture », et lui
affecter la macro.

Dans la feuille « Tableau de bord », créer le tableau ci après


Montant total mensuel
des factures

Où affecté la Macro qui


ajoute un nouveau client
dans la BD de la feuille
Clients

Liens hypertextes
Tableaux croisés dynamiques
(TCD)
TCD aide à ressortir rapidement une synthèse à partir

d’une base de données. Il est possible de comparer une

variable, une donnée, par rapport à un autre (aspect

croisé). Mais la partie la plus intéressante est l’aspect

dynamique. Le tableau croisé se recalcule rapidement

après que vous ayez apporté des changements.


Le tableau suivant sera l’exemple qui va être utilisé pour
créer et manipuler les tableaux croisés dynamique (TCD)
Vérification des données de départ (Base de données)

1. Colonnes
 Chaque colonne doit avoir un titre (choisir des
titres significatifs).
 Pas de colonnes vides.
 Les données d'une colonne doivent être de
même nature. Ne pas mélanger dans une colonne
des dates, des nombres, du texte…
2. Lignes
 Pas de
 lignes vides.
Créer un tableau croisé dynamique

Pour créer un tableau croisés dynamique, positionnez vous


sur une des cellules qui contient les données, Excel
identifiera toutes les cellules contigües comme étant la
source de données, ou sélectionnez la partie de cellules
concernées par l'analyse en incluant les titres.
 Sélectionnez l'onglet "Insertion" dans le ruban.
 Cliquez sur le bouton "Tableau croisé dynamique"
dans le groupe "Tableaux".
La fenêtre qui s'affiche, permet:
 De redéfinir la plage de données source. Vous pouvez faire
référence à une plage de cellules, une plage nommée ou à un
tableau.
 De choisir une source externe.
 De préciser l'emplacement du TCD.

Cliquez sur le
bouton OK pour
valider.
Notions de base sur le paramétrage

Une fenêtre nommée "Liste de


champs de tableau croisé Pour modifier
dynamique" s'affiche sur la droite l'ergonomie de la
boîte de dialogue.
de l'application. Elle sert à la
gestion, la création et la
modification de vos tableaux croisés
dynamiques.
Cette fenêtre peut être déplacée et
redimensionnée.
La position des sections "zones" et
"Champs" est personnalisable.
L'analyse
Vous devez choisir ce que vous désirez afficher. Débutons par un
tableau simple, le total des ventes de chaque commercial par région :

Pour les lignes


 Le commerciaux
 Le total (généré automatiquement)
Pour les colonnes
 Les régions
 Le total (généré automatiquement)
Dans le cœur du tableau (appelé les "valeurs")
 La somme des ventes
Déplacer les champs dans les bonnes zones (ligne, colonne
et valeur)
Sélectionner un par un les champs désirés en haut de la fenêtre
des paramètres et glisser les dans la zone voulue.
Pour notre exemple :
Glisser
 Le champ "Commerciaux"
dans la zone "Étiquette
de lignes".
 Le champ "Région" dans
la zone "Étiquette de
colonne".
 Le champ "Ventes" dans
la zone "Valeurs".
 Cette zone étant
une zone de valeurs,
le champ "Ventes"
est converti en
"Somme de ventes".
Modifier les titres du tableau croisé dynamique

Cliquer sur le titre, dans le tableau, et modifier le dans la


barre de formule. Si le titre se répète, il sera modifié
partout.
La boîte de dialogue, "Paramètres de champ", permet de gérer:
 Les sous-totaux dans le rapport.
 La disposition des étiquettes d'éléments.
 L'insertion de sauts de ligne après chaque étiquette d'élément.
 L'affichage des éléments sans données.
 L'insertion de sauts de page entre chaque élément, lors de
l'impression.
Filtre du rapport ou deuxième étiquette de ligne

Complexifions le rapport afin d'inclure de l'information par


date. Quel est le total des ventes de chaque commercial par
produit ?
Il y a deux techniques possibles :
 Ajouter la "Produits" comme filtre de rapport
 Ajouter la "Produits" comme deuxième étiquette de
ligne

Voici les résultats :


Filtre du rapport
Deuxième étiquette de lignes
Les données du tableau croisé dynamique sont directement liées
aux données sources. Par contre, les données ne sont pas mises à
jour automatiquement lorsqu’un changement est réalisé sur le
tableau de données. Pour permettre cette actualisation cliquez sur
"Actualiser tout":

Ou appuyez sur les touches Alt et F5.

Remarque : si la liste des champs disparaît, cliquer sur le tableau


pour la faire réapparaître…
Pour grouper des éléments numériques
1. Sélectionnez le champ numérique dans le rapport de TCD que vous
voulez regrouper .
2. Dans le groupe Groupe telgno'l ed Options rus zeuqilc ,Grouper les
champs .
3. Dans la zone Début .repuorg à tnemélé reimerp el zertne ,
4. Dans la zone Fin .repuorg à tnemélé reinred el zertne ,
5. Dans la zone Par etnesérper iuq stnemélé'd erbmon nu zepat ,
.epuorg euqahc ed ellavretni'l
Pour grouper des dates ou des heures
1. Sélectionnez la date ou l'heure dans le rapport de TCD .
2. Dans le groupe Groupe telgno'l ed Options rus zeuqilc ,Grouper les
champs .
3. Entrez la première date ou heure à grouper dans la zone Début te
enoz al snad repuorg à erueh uo etad erèinred alFin .
4. Dans la zone Par à spmet ed sétinu srueisulp uo enu rus zeuqilc ,
.sepuorg xua reuqilppa
Modifier le nom d’un groupe par défaut
Lorsque vous regroupez des éléments, Excel fournit un nom de
groupe par défaut tel que Groupe1 pour les éléments sélectionnés.
Pour modifier ce nom et choisir un nom plus explicite, procédez
comme suit:
1. Sélectionnez le nom de groupe .
2. Appuyez sur F2.
3. Entrez un nouveau nom de groupe .
Pour dissocier des éléments
1. Sélectionnez le groupe d’éléments à dissocier .
2. Dans le groupe Groupe telgno'l ed Options rus zeuqilc ,
Dissocier .
Pour un champ contenant une valeur numérique ou une date et une
heure, tous les groupes du champ sont dissociés. Pour la sélection
d’un groupe, seuls les éléments sélectionnés sont dissociés et le
champ de groupe n’est pas supprimé de la liste de champs du
tableau croisé dynamique jusqu’à ce que le champ soit supprimé.
Paramètres des champs valeur

Pour changer les paramètres de champs valeur :


 Cliquer sur le champ dans la zone des champs de valeur (1)
 Sélectionner ensuite "Paramètres des champs de valeur" (2).
 Choisir l'onglet "Synthèse par "
 Choisir le type de calcul à effectuer dans la zone des valeurs (le
cœur) du tableau croisé dynamique.
a. Somme (ex. pour la somme des salaires)
b. Nombre (ex.: le nombre de personnes dans la liste) c. Etc.
 Choisir l'onglet "Afficher les valeurs"
 Choisir le type d'affichage
a. % par ligne: la somme des valeurs des colonnes d'une
ligne donnera 100% au bout de la ligne.
b. % par colonne : la somme des valeurs des lignes d'une
colonne donnera 100% à la fin d'une colonne..
c. % du total: la somme du total des colonnes ou du total
des lignes donnera 100%.
 On peut aussi choisir le format d'affichage des nombres
(le nombre de décimal, les montants…).
Résultat (Somme en % du total avec un affichage de
deux décimales)

% par rapport à ce total


Application

À partir de la liste des employés, faites un tableau croisé


dynamique regroupant :
1. La somme des salaires des employés, par Sexe, Fumeur
et groupe d'âge (25 à 34 ans, 35-44 ans, 45-54 ans et
55-65 ans).
2. Rapport du pourcentage par age de femmes au régime
en fonction du total.

3. La somme des salaires pour les hommes et les femmes,


par secteur et groupe d'âge (25 à 44 ans et 45 à 65
ans).
Graphique croisé dynamique
Pour créer un graphique croisés dynamique, sélectionnez
une cellule dans votre tableau croisé dynamique :
 Sélectionnez ensuite l'onglet "Option" dans le ruban.
 Cliquez sur le bouton "Graphique croisé dynamique"
dans le groupe "Outils".
 Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez le type de
graphe souhaité
Graphe des ventes par région de chaque
commercial

Ventes Sud

140000 Ouest
Nord
120000
Est
100000

80000

60000

40000

20000

0
Ahmed Houda Khalid Salma
Commerciaux
Filtre de tableau croisé dynamique
(Insérer un segment)
Traitement des données d’une enquête
1. Saisie des données

Les données collectées sont saisies dans une feuille Excel. Chaque
ligne correspond à une observation (questionnaire), chaque colonne à
une variable (question ou partie de question).

La première ligne contient le numéro ou l’intitulé de la question


(utiliser des noms simples, courts et sans espace).

La première colonne contient le numéro de l’observation


(questionnaire)
2. Codage des questions

Le codage dépend de la nature des questions :


 Questions numériques (age, depense, . . .) : la valeur
est directement saisie
 Question dichotomique (sexe, oui/non, . . .) : on utilise
les valeurs 0/1 (faux/vrai) ou 1/2 (homme/femme).
 Question à réponse unique (CSP, statut prof. . .) : les
modalités de réponse sont numérotées; seul le
numéro de la modalité choisie est saisi.
 Question à réponses multiples (activité, . . .) : elles
correspondent à autant de questions dichotomiques
que de modalités de réponse. On codera donc ces
questions par autant de colonnes que de modalités de
réponse. Chaque colonne contiendra la valeur 1 ou 0
selon que l’individu a coché ou non cette modalité.
Questions avec échelle (pas du tout d’accord, tout à
fait d’accord, . . .) : les modalités sont numérotées de
1 à 5 (dans le cas d’une échelle à 5 modalités).
1 correspond à la modalité la plus négative (pas du
tout d’accord), 5 à la plus positive (tout à fait
d’accord) et 3 correspond à la modalité moyenne (ni
d’accord, ni pas d’accord).

Les réponses manquantes (questions non répondues, ou


incorrectement) doivent être codées, soit en laissant la
cellule vide, soit par des 9/99/999. Cellule vide facilite
le traitement avec les fonctions d’Excel
Pour faciliter la saisie, il est souhaitable de rajouter deux
lignes indiquant les règles de saisie. On peut aussi faire
précéder la ligne des intitulés par une ligne reprenant le
numéro des questions

Pour garder la première colonne et les règles de saisie (les


premières lignes) visibles lors de la saisie, il suffit de sélectionner
la première cellule contenant une donnée (dans l’exemple
précédent, la cellule B5) puis de choisir :
Affichage --> Fenêtre ---> Figer les volets ---> Figer les volets.

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