INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.

CENTRO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL DE VISEU

SERVIÇO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL DE VISEU

9224 - Sistemas digitais e gestão

documental

Catarina Mesquita
2019
 Conteúdos
Técnicas de arquivo:
Conceito
Funções
Requisitos
Caracterização do arquivo
Critérios de classificação e arquivo
Técnicas de classificação, codificação e indexação
de documentos administrativos e contabilísticos
Principais regras do arquivo informático
• Sistema informático de gestão de arquivo
– Funcionalidades do sistema
– Regras de segurança da informação
 ARQUIVO

Técnicas de organização de arquivo e

gestão de arquivo
O Circuito da Correspondência
 O Circuito da Correspondência
• O tratamento da correspondência difere
imenso de empresa para empresa, conforme
as suas dimensões, a sua estrutura
organizativa, sem esquecer os serviços
públicos que normalmente têm regras
específicas, bastante formalizadas.
O Circuito da Correspondência
ABERTURA

REGISTO DAS ENTRADAS

DISTRIBUIÇÃO

RESPOSTA OU ARQUIVO

ASSINATURA

REGISTO DE SAÍDA

EXPEDIÇÃO E ARQUIVO
 O Circuito da Correspondência
• ABERTURA
• Ao falar-se em abertura, é importante referir não só
a forma de o fazer, mas também os cuidados a ter
para evitar a inutilização do conteúdo.
• Também é necessário, antes de se inutilizar o
sobrescrito, verificar se a carta está datada e se
contém o nome e o endereço do remetente. Caso
isso não se verifique, é importante agrafar o
sobrescrito á carta.
 O Circuito da Correspondência
• REGISTO DAS ENTRADAS
• Nas grandes empresas existe um
departamento para tratamento da
correspondência, pelo que obriga a que sejam
tiradas cópias dos originais recebido.
• A tiragem das cópias só deve ser feita após
colocação do respectivo carimbo de entrada
contendo DATA e NÚMERO DE ENTRADA.
 O Circuito da Correspondência
• Deverá existir “um livro” onde constam o
número de entrada, a data da recepção, a
entidade que enviou, o número do
documento, o assunto ou classificação que lhe
foi atribuída de acordo com um plano de
classificação da empresa e ainda o destino do
documento.
• A separação vai ser feita por destinos, tendo
vista a sua distribuição.
 O Circuito da Correspondência
• DISTRIBUIÇÃO
• Há empresas que utilizam sobrescritos específicos
para inserir a correspondência que foi separada por
destinos – um sobrescrito por destino.
• Muitas vezes é utilizada uma guia de remessa de
documentos que os descreve e agrupa por destinos,
acompanhando-os até à recepção. Aí é assinado um
duplicado que comprova a entrega.
 O Circuito da Correspondência
• RESPOSTA OU ARQUIVO
• Se ao assunto não é necessário dar sequência, a
correspondência segue de imediato para o arquivo,
com a devida indicação no canto superior esquerdo e
a assinatura do ordenante.
• Se o assunto tem sequência e é necessário uma
resposta, deve ser feita a anotação julgada
necessária para a execução devida.
– Elaborando uma minuta, ditando directa ou
indirectamente, ou o próprio destinatário.
 O Circuito da Correspondência
• ASSINATURA
• Depois de adquirir forma final, a
correspondência deve ser de novo lida e em
seguida assinada pela direcção da empresa ou
pelo responsável pelo serviço. Diz-se, então
que a correspondência vai a despacho.
 O Circuito da Correspondência
• REGISTO DE SAÍDA
• Tal como existe a entrada de correspondência,
também existe o registo das saídas.
 O Circuito da Correspondência
• EXPEDIÇÃO E ARQUIVO
• Antes da correspondência ser inserida no
sobrescrito, deve verificar-se se:
– A carta está datada e assinada
– Contém o material referido em anexo
– O endereço corresponde ao do sobrescrito.
 O Circuito da Correspondência
• A carta é elaborada em triplicado, um vai para
o destinatário, outro fica no respectivo
departamento de origem, com cópia dos
anexos enviados e o terceiro exemplar irá ficar
arquivado no copiador.
O ARQUIVO
 O ARQUIVO
• A necessidade de arquivar
• Se na empresa não for dedicado um cuidado
especial a este assunto, há:
– Informação útil que nunca é utilizada
– Perda de tempo na procura de informação
– Extravios de documentação
– Desorganização total dos serviços administrativos,
o que se vai reflectir no funcionamento de toda a
empresa
 O ARQUIVO
• NOÇÃO DE ARQUIVO
• O arquivo é o local (espaço e mobiliário) onde
é guardada toda a informação de interesse,
depois de ter sido devidamente tratada
(classificada e ordenada).
 O ARQUIVO
• CONDIÇÕES FÍSICAS:
– Solidez de estruturas ( o peso da documentação
por m2 é um aspeto a ter em conta)
– Ausência de humidades e poeiras e um
conveniente arejamento (a não se verificarem, há
possibilidade de uma rápidas destruição dos
documentos)
– Protecção em relação a insectos e animais
roedores (causadores de grandes destruições de
documentação)
 O ARQUIVO
• A RAZÃO DE SER DO ARQUIVO É A
INFORMAÇÃO A CONSERVAR QUE POR
IMPOSIÇÕES LEGAIS, QUER POR
NECESSIDADES CORRENTES DE GESTÃO. A
INFORMAÇÃO RECEBIDA / EXPEDIDA, ANTES
DE SER ARQUIVADA, VAI SOFRER
TRATAMENTO – CLASSIFICAÇÃO E
ORDENAÇÃO.
 O ARQUIVO
• SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO
• Classificar documentos consiste em agrupá-los de
acordo com as suas características, estabelecendo
uma ordem lógica que permita uma fácil localização.
• A opção deve ser feita de acordo com a situação
concreta e atendendo sempre aos seguintes aspetos:
– À definição prévia dos objetivos a atingir com o arquivo.
– Ao conhecimento do tipo de documentos a arquivar.
– Ao conhecimento das vantagens e inconvenientes dos
diferentes sistemas.
 O ARQUIVO
• SISTEMA ALFABÉTICO
• A ordenação alfabética baseia-se numa ordem
determinada pela sucessão das letras no alfabeto.
– VANTAGENS
• Aberto, pois é sempre possível intercalar novas fichas
• Familiar, visto que a ordenação do alfabeto é de todos
conhecida
• Complementar, pois permite a combinação com outros,
tornando extremamente útil a sua utilização.
 Sistema Alfabético
– INCONVENIENTES
• As arbitrariedades provocadas pela aplicação de
critérios divergentes o que, na mesma empresa,
ocasiona sérios transtornos.
• Difícil aplicação quando o número de documentos é
excessivamente grande.
• Difícil detecção do extravio de documentos (este facto
é normalmente conhecido quando se necessita do
documento).
 Sistema Alfabético
• Orientações gerais:
• Os artigos definidos e indefinidos, bem como as
partículas “de”, “da”, “dos” não devem ser tomadas
em conta para efeitos de ordenação.
• Os títulos que precedem os nomes, sejam
académicos, de nobreza, de graduação ou outros
(Dr., Eng., Capitão, General, etc.) devem ser
desprezados.
• Os apelidos compostos, ligados por hífen, devem ver
considerados como se fossem uma só palavra.
 Sistema Alfabético
• Nas denominações das empresas deve-se:
– Ordenar pela palavra que identifica a empresa e não pela
que designa o ramo de actividade
– O & não é considerado
– Quando existirem números em algarismo, para efeitos de
ordenação, são considerados como estivessem escritos por
extenso
• Coincidindo o nome da firma com o do proprietário,
a ordenação é frequentemente feita pelo apelido.
 Sistema Alfabético
• Todas as empresas com várias filiais, em virtude do
nome da empresa ou denominação social ser igual,
para efeitos de ordenação, recorre-se à ordenação
alfabética das localidades.
• Os nomes estrangeiros não são ordenados pela
tradução, mas sim pela designação de origem.
• Todas as abreviaturas – S., Stº, Stª - são consideradas
como se as palavras a que se referem estivessem
escritas por extenso, respectivamente: São, Santo,
Santa.
 Sistema Alfabético
• CRITÉRIOS DE ORDENAÇÃO
• 1ª hipótese – ordenação nome a nome ou
palavra a palavra
– Entre dois nomes, se ambos mantiverem letras
iguais até um deles acabar, o que acabar primeiro
vem em primeiro lugar.
– Todos os nomes designados por uma inicial vêm
primeiro que qualquer nome que por essa inicial
comece mas que não seja abreviado.
 Sistema Alfabético
• 2ª hipótese – ordenação letra a letra
– Os nomes são considerados como se estivessem
ligados, formando uma só palavra
• 3ª hipótese – ordenação por apelido
– A ordenação alfabética é feita considerando o
apelido a anteceder o nome; entre o apelido e o
nome é colocada uma vírgula.
 Sistema Numérico
• Há um conjunto de documentos em que a ordenação
é feita sistematicamente por este processo – notas
de encomenda, facturas, recibos, guias de remessa,
etc.
• VANTAGENS
– Os números atribuídos são de mais fácil leitura que as
letras.
– É detectado com certa facilidade o extravio de um
documento.
– A aplicação é fácil, não dando lugar a divergências.
 Sistema Numérico
• INCONVENIENTES
– A impossibilidade de intercalar no meio uma
ordenação novos documentos – sistema fechado
– Dificuldade em encontrar um documento se não
for conhecido o número de ordem que lhe foi
atribuído.
 Outros Sistemas
• SISTEMA ALFANUMÉRICO
– Os documentos são classificados alfabeticamente e
ordenados em classes por números.
• Classificação geográfica
• Classificação cronológica
• Classificação ideológica
• Sistema decimal de Dewey
– Consiste na divisão de cada assunto em dez divisões. Cada
divisão terá sempre, no máximo, dez subdivisões e assim
sucessivamente, mas sempre em grupos de dez.
– Para se concretizar a aplicação deste sistema é necessário
a existência de um plano de Arquivo.
 TIPOS DE ARQUIVO
• QUANTO À FORMA DE ARQUIVAR
• Disposição física dos documentos:
– Arquivo horizontal
– Arquivo vertical

* Seja qual for a opção, a utilização de móveis

metálicos é frequentemente a escolha mais
indicada para guardar documentos em arquivo.
 TIPOS DE ARQUIVO
• QUANTO Á FREQUÊNCIA DE CONSULTA
– Arquivo activo
– Arquivo semiactivo
– Arquivo inactivo
• QUANTO Á LOCALIZAÇÃO
– Centralizados
• sector próprio
– Descentralizados
• diversos departamentos
 OS FICHEIROS
• Quando pretendemos arquivar fichas,
recorremos aos ficheiros. O tipo de ficheiro
depende da ficha que vamos usar.
• As fichas são documentos, de forma
rectangular, onde são feitas inscrições
sintéticas.
– Fichas cegas (apenas fica visível a 1ª ficha de cada
grupo –A, B, C)
– Fichas parcialmente visíveis (leitura do título)
 O ARQUIVO

• ORGANIZAÇÃO DE UM FICHEIRO

• As empresas estão a recorrer ao uso de

computadores, utilizando programas de
aplicação adequados, de forma a criarem uma
base de dados de acesso fácil e rápido.
 O ARQUIVO
• O MICROFILME
• A microfilmagem é uma operação de
fotografia, que vai permitir uma redução
muito grande do documento, pela qual se
obtém uma micro-reprodução que não é
susceptível de ser lida sem o auxílio de
equipamento próprio.
 O MICROFILME
• CARACTERÍSTICAS
– Redução de dimensões
– Peso diminuto do microfilme
– Factor de economia (evita grandes volumes)
– Facilidade e rapidez com que se efectua o registo de
documentos
– Busca quase instantânea
– Segurança dos arquivos
– Descentralização de decisões e informações (facilmente se
efectuam cópias)
– Confidencialidade
– Impossibilidade de alterar a sequência dos documentos
– Facilidade de reprodução em papel
 O MICROFILME
• Aplicação vulgarizada • Aplicação específica
– Arquivos gerais – Bancos – divulgação de
– Ficheiro de clientes assinaturas
– Ficheiros de pessoal – Bibliotecas – envio e
– Registo de conservação de livros
correspondência – Companhias de seguros
– Registo de cheques e – apólices
letras – Escolas – processos de
– Etc. alunos
– Etc.
 DIGITALIZAÇÃO
• Vantagens
• Desmaterialização dos documentos simplifica
e acelera a consulta por vários utilizadores,
evitando o extravio
• Disponibilização de uma base de dados digital
com imagens dos documentos
• Integração de dados diretamente no ERP
 Arquivo digital
• Vantagens
• Consulta de imagens online de forma rápida,
organizada, eficiente e segura (acesso restrito a
utilizadores identificados)
• Redução de custos associados aos pedidos de consulta
• Armazenamento seguro e confidencial
• Acesso aos documentos digitais em qualquer lugar e a
qualquer hora, através de diferentes dispositivos
• Informação disponível numa única fonte de pesquisa
 WORKFLOW
• Vantagens
• Simplifica e uniformiza os processos através de
fluxos de encaminhamento e aprovação
• Classifica os documentos com controlo de
versões
• Melhora o processo de verificação e aprovação
de documentos
• Evita a dispersão e extravio de documentos
• Permite o controlo digital do fluxo de
documentos
 ARQUIVO FÍSICO
• Vantagens
• Permite a libertação do espaço utilizado para
arquivo físico de documentos
• Gestão centralizada do arquivo
• Assegura as condições adequadas para a
conservação de documentos
• Acesso aos documentos físicos sempre que
necessário.
• Novas tecnologias em arquivo
– Sistemas magnéticos, óticos e
micrográficos

– Utilidade da micro-informática na
gestão da documentação
As cinco etapas da metodologia 5S
• 1ºS SEIRI – Organização
• 2ºS SEITON - Identificação
• 3ºS SEISO - Limpeza
• 4ºS SEIKETSU - Standardização
• 5ºS SHITSUKE - Disciplina
 Senso da utilização

• No 1ºS, ou seja, na Organização, tudo é

examinado (papéis, ferramentas, máquinas),
verificando-se a sua importância para o
trabalho, de tal modo que, as que são mais
utilizadas, são aquelas que devem estar mais
próximas do local de trabalho, seguidas das que
não são tão utilizadas. O objetivo é realizar-se o
mínimo de deslocações possíveis quando nos
encontramos no local de trabalho
• Os benefícios da Organização são: uma utilização
racional do espaço, a eliminação do excesso das
ferramentas, armários e documentos de validade
limitada, a diminuição do tempo da procura das
ferramentas e dos documentos e a diminuição do
custo com o stock e espaços. Portanto, o
procedimento consiste em separar o útil do inútil,
eliminar o desnecessário, classificar e separar os
objetos e dados necessários dos inúteis.
 2 Seiton Identificação

• No 2ºS, ou seja, na Identificação, deve-se dispor a área de

trabalho de forma a identificar o que se necessita, devendo-se,
por isso, identificar todos os equipamentos. O senso da
identificação deve ser levado como a importância de se ter
todas as coisas identificadas para que possam ser encontradas
mais facilmente e serem utilizadas imediatamente. Tudo deve
estar próximo do local de utilização e cada objeto deve ter o
seu local específico e devidamente identificado. Por outro lado,
devem-se ter em conta também a segurança e a ergonomia no
acesso aos equipamentos. O objetivo é que cada equipamento
tenha um lugar próprio.
• Os benefícios da Identificação são: a melhoria dos
fluxos de pessoas e de materiais, um maior controlo do
espaço de trabalho, uma facilidade de qualquer pessoa
encontrar o material que necessita, evitar comprar
material sem ser necessário, não haver desperdício de
material, economizar o máximo tempo possível e a
padronização das nomenclaturas.
 3- LIMPEZA

• No 3ºS, ou seja, na Limpeza, cada um deve ser responsável pela

limpeza do seu posto de trabalho. Cada utilizador tem de
proceder à limpeza dos equipamentos, depois do seu uso, para
que, quando forem utilizados por outro colaborador, este os
utilize limpos. O material de limpeza deve estar devidamente
identificado e bem visível para todos. Os locais para o lixo
também devem estar bem visíveis e devem estabelecer-se
planos para que o lixo nunca fique acumulado. Ao realizar-se a
limpeza devem-se limpar todas as áreas, assim como identificar
as causas da sujidade. O objetivo da Limpeza é manter o
ambiente de trabalho limpo e agradável.
• Os benefícios da Limpeza são: uma melhor imagem
do local de trabalho, a preservação dos
equipamentos, a eliminação, sempre que possível,
das causas da sujidade e dos desperdícios.
Sobretudo, deve-se obter um ambiente de trabalho
agradável e limpo, o que resultará numa maior
qualidade de trabalho, de saúde e de segurança.
 4- Standarização

• No 4ºS, ou seja, na Standarização, definem-se e

implementam-se as melhorias práticas
resultantes dos 3S’s anteriores devendo-se, por
isso, evidenciar os métodos de trabalho através
de procedimentos, identificações e
etiquetagens. O objetivo da Standarização é a
existência de instruções e planos de trabalho,
devendo, também, ocorrer a fixação de padrões
de cores, formas, iluminação e ventilação.
• Os benefícios da Standarização são: padronizar e
difundir a forma de agir no local de trabalho, a
eliminação das condições inseguras no trabalho
(evitar acidentes), uma melhor segurança e
desempenho pessoal, a obediência às regras da
segurança no trabalho, a utilização de roupas
limpas e o aumento do nível de satisfação/
motivação dos colaboradores para o trabalho. Ou
seja, o ambiente em que se trabalha deve
propiciar a saúde e a higiene, assim como os
refeitórios e os vestiários.
 Definição do 5ºS SHITSUKE
• A fase final do programa 5S é definida pela execução das
etapas anteriores e é composta pelos padrões morais de cada
indivíduo. Esta etapa estará a ser, de facto, executada quando
os colaboradores passam a fazer o que precisa ser feito,
mesmo quando não estão a ser vigiados permanentemente
pela chefia ou quando estes conceitos são transmitidos para
a vida pessoal, demonstrando o seu total envolvimento.
• No 5ºS, ou seja, na Disciplina, reconhece-se a
importância das “disciplinas”. A finalidade é
manter o 5ºS num modo de vida, sempre com
o objetivo da melhoria contínua.
• O objetivo da Disciplina é que todos trabalhem
autonomamente e que transformem o 5S num modo
de utilizar a criatividade para fazer com que haja uma
melhor qualidade, produtividade e segurança no
trabalho, um trabalho diário agradável, uma
melhoria nas relações humanas, uma valorização do
ser humano e o cumprimento dos procedimentos
operacionais e administrativos.
 A metodologia 5S traz vários
benefícios, dos quais convém salientar
os seguintes:
• Contribui para que os colaboradores se sintam
melhor nos seus postos de trabalho;
• Facilita e melhora a manutenção dos
equipamentos;
• Melhora a produtividade;
• Aumenta a segurança e as condições de
higiene e de saúde;
• Possibilita a obtenção de mais espaço no local
de trabalho;
• É simples de implementar;
• O seu custo é baixo, pois, o seu principal
investimento é o conjunto de ações necessárias à
divulgação do projeto, de modo a criar a
sensibilização;
• Obtenção de resultados a curto prazo;
• Preparação da organização para conseguir iniciar
projetos novos, mais complexos (a organização
irá encontrar-se sempre agradável para a visita de
clientes, ajudando, assim, a promover novos
negócios).
• Por outro lado, o 5S consegue envolver
comportamentos de auto-organização como
“se abri, fecho”; “se acendi, apago”; “se ligo,
desligo”; “se desarrumo, arrumo”; “se sujo,
limpo”; “se peço emprestado, devolvo”. O 5S
é, sobretudo, um processo que deve envolver
todos os agentes produtivos, que deve mudar
hábitos e atitudes terminando com a
resistência, favorecendo a mudança e a
melhoria contínua.
• O principal objetivo de uma organização é o
aumento da produtividade e,
consequentemente, o lucro. Para isso, é
necessário a adoção de uma metodologia
para eliminar o desperdício e alcançar o
sucesso, tendo como modo de vida a
melhoria contínua.
• A qualidade de trabalho é, sem dúvida,
influenciada pelas suas condições; portanto, os
ambientes devem ser higiénicos e limpos, devem
ter boas condições de temperatura, iluminação e
ruído, ergonomia e as pessoas devem trabalhar
motivadas. Sobretudo, deve existir um trabalho
com espírito de equipa e com objetivos em
comum para se atingir o sucesso da organização
De modo a aumentar a produtividade
deve-se:
• Organizar a produção, planeando, com
antecedência, os trabalhos, para que, no
momento de os realizar, o material esteja no
local de trabalho;
• Promover a normalização dos produtos e
procedimentos de trabalho;
• Evitar paragens de funcionamento;
 Em Portugal

• • Monarquia: carteiras ou cartórios - locais

onde se guardavam as cartas, títulos, escritas,
bulas pontifícias e outros documentos de
vital importância para o reino,
posteriormente denominados pelo nome de
Tombos.
• O Arquivo Real Português, fundado por D.
Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo
por ter sido instalado numa torre nas muralhas
do forte onde vivia o referido monarca.
 O documento na empresa

• O documento é um registo que reproduz ou

representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo
servir de meio de prova ou de confirmação de um
acontecimento, situação ou ocorrência.
• A empresa apresenta através de documentos os
factos relativos à sua actividade.
• Os documentos constituem a memória da empresa.
• Habitualmente o documento é escrito, este pode
também ter outro suporte material além Do papel,
registo em DVD, CD, pen drive, microfilme, etc.
 Arquivo conceitos fundamentais

• As empresas lidam, diariamente, com uma grande quantidade

de documentos que chegam e partem da empresa. Por
imposições legais, muita desta documentação deve ser
arquivada
• É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gestão
racional e eficaz desta informação, no sentido de evitar:
• Perda de tempo na pesquisa da informação
• Que informação útil não caia no esquecimento ou que nunca
seja utilizada
• Extravios de documentação
• A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o
funcionamento de toda a empresa e, consequentemente a
produtividade
 O que é o arquivo?

• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data,

forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos
por um organismo público ou privado em função da sua
atividade e conservado para efeitos administrativos.
• Um local destinado á conservação e guarda de
documentos devidamente classificados e ordenados
• OU AINDA
• Uma unidade de serviço administrativo especializado
cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e
emprestar documentos. Neste sentido o arquivo
funciona como a memória organizada da instituição
que serve
• Sabemos também que a informação, antes
de ser arquivada, sofre um tratamento –
classificação e ordenação
• Assim sendo, por arquivo entende-se:
• “O local onde é, guardada toda a
informação de interesse, depois de ter sido
devidamente tratada, ou seja, classificada
e ordenada”
 Microfilmagem
• A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação
de informação, mediante a captação das imagens de
documentos por processo fotográfico. O microfilme
reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um
meio de armazenamento mais racional e prático,
proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro
às informações arquivadas, e a baixo custo.
• Portugal possui legislação específica, que autoriza as
actividades de microfilmagem no país, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
após a microfilmagem.
 Arquivo

• Sistema de Informação Organizacional:

• Recurso estratégico (ativo);
• Apoio à tomada de decisão (SI);
• Fator de competitividade/concorrencial;

• Qualidade dos serviços e produtos;

• Valor acrescentado/ agregador;
• Repositórios de Informação/ Conhecimento
• O Ministério da Justiça e Cidadania é
responsável pelo registro de empresas
e cartórios que realizam serviços de
microfilmagem de documentos. Todas
essas entidades, antes de microfilmar
documentos, devem solicitar ao
Departamento de Políticas de Justiça
seu requerimento de autorização.
 Tipos de Arquivo

• Tendo em conta as entidades que lhes dão origem,

os arquivos podem ser:
• Públicos: estatais, municipais;
• Institucionais: escolas, igrejas, clubes,
associações;
• Comerciais: empresas;
• Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre
outros.
 Tipos de classificação de arquivo

• Classificação alfabética
• Classificação numérica
• Classificação alfanumérica
• Classificação cronológica
• Classificação geográfica
• Classificação ideológica
• Classificação decimal universal (CDU)
• O site RTP Arquivos irá permitir ao grande público a consulta de
toda a coleção disponível de conteúdos da RTP produzidos desde
1936 e até à atualidade, de uma forma fácil e eficiente.
• A grande novidade desta nova plataforma é a digitalização e a
automatização dos processos relacionados com o licenciamento
de conteúdos e contratação de outros serviços do Arquivo de uma
forma simples, segura e totalmente online.
• Com uma seleção de conteúdos, áudios da Rádio, vídeos da
Televisão, fotografias e textos, que vão desde a ficção ao
documentário, passando pela informação, desporto e outras
temáticas, encontramos no RTP Arquivos um verdadeiro
testemunho histórico das últimas décadas.
• O Arquivo de Ciência e Tecnologia tem por missão preservar a história e
a memória da organização da ciência e da tecnologia, tratando,
organizando, divulgando e tornando acessível, presencialmente e à
distância, o património arquivístico e bibliográfico à guarda da FCT e
outros com interesse científico e histórico. Pretende-se a
disponibilização de informação à comunidade científica e ao público em
geral, promovendo e incentivando o estudo da política científica e da
gestão do financiamento da ciência em Portugal.

• Neste âmbito, foi criado o portal www.act.fct.pt, que pretende ser uma
plataforma digital de disponibilização e partilha de conhecimento,
possibilitando o acesso a informação científica, histórica, ou outra. Um
portal que visa, igualmente, potenciar e promover o diálogo com a
comunidade científica e o público em geral.
 Videoteca digital

• Na Videoteca Digital estão disponíveis, para

visionamento direto e em linha, as últimas
produções audiovisuais do Arquivo Municipal de
Lisboa – Videoteca, bem como algumas
representações digitais de obras fílmicas preservadas
em Arquivo.
• Esta plataforma é uma pequena montra do acervo
videográfico e fílmico disponível.
6 plataformas digitais essenciais para
empresas
• A rotina das empresas mudou. Mobilidade,
praticidade e agilidade são as palavras de
ordem na gestão e na rotina diária.
Dropbox, Evernote, Google Calendar,
Pocket, Slack, entre outros, são,
certamente, plataformas digitais que já
estão presentes nos smartphones de
praticamente todo gestor ou profissional
que pretende agilizar o seu dia a dia,
melhorando os negócios.
• No entanto, a enorme oferta de plataformas
digitais vai muito além destes. São diversas
ferramentas, revolucionando o mercado e
possibilitando com que equipes tenham uma
comunicação mais fluida e que
funcionalidades relativamente simples, como
uma marcação de reunião, ou o
compartilhamento de documentos alcancem
outro patamar de facilidade.
• Todas estas plataformas à disposição estão
poupando tempo, dinheiro e servindo para o
mercado se expandir de forma muito rápida.
Conheça algumas delas e saiba qual é
plataforma ideal para impulsionar o dia a dia
na sua empresa.
• Asana
• Controlar tarefas e se comunicar com sua
equipe de forma rápida? Esta é a proposta
do Asana, um app para smartphone que
permite criar projetos, incluindo a equipe
responsável que deverá acompanhar de
perto todo o desenvolvimento. Disponível
para iOS e Android.
• Mention
• Quem tem uma empresa online — e quem não
tem — se preocupa com o que está sendo dito a
respeito dela. Acompanhe as menções ao seu
negócio nas redes sociais e saiba, também, o
que dizem sobre a concorrência com o Mention.
O app baseia sua busca em frases e palavras-
chave, oferecendo um amplo panorama do que
as pessoas estão comentando sobre marcas e
empresas. Para iOS, Android e web.
• CamScanner
• Digitalize e compartilhe, rapidamente, os
mais diversos tipos de documentos,
salvando-os em formato PDF. Utilizando a
câmera do celular, o CamScanner tira uma
foto do arquivo e reconhece os limites do
papel, permitindo ajustes de tamanho. Esta
foto, posteriormente, se torna uma versão
digital do arquivo. Para Android e iOS.
• Geckoboard
• Monitore e compartilhe suas métrica de forma
fácil, através do smartphone, tablet e até da
smartTV. É possível criar quadros de métricas
distintas e específicas, medindo a eficiência das
equipes em questões como vendas, marketing,
suporte e operações. Você escolhe com quem
quer compartilhar seu dashboard e quais
informações serão liberadas. A ferramenta
possui as versões web e mobile.
• SalesCloud
• Atualmente, um dos mais conhecidos aplicativos de
CRM (Customer Relationship Management), tem sua
fama por ser muito completo. Permite acompanhar o
relacionamento dos clientes com os colaboradores,
através de históricos; também é possível adicionar
tarefas e processos para que todos saibam o que a
equipe está fazendo. O aumento da produtividade é
garantido através da possibilidade de criação de fluxos
de trabalho e aprovações — uma garantia da
continuidade do trabalho. Também para web e
smartphones.
• Perante a necessidade e a falta de tempo
(associado ao custo elevado em manter
determinados serviços), os gestores podem
optar por contratar fora algumas tarefas,
delegando a responsabilidade de processos a
empresas de confiança naquilo que é
vulgarmente conhecido como Business
Process Outsourcing (BPO).
• BPO de gestão documental
• A gestão documental, que inclui a
desmaterialização (digitalização de
documentos em papel), indexação e
conferência, bem como o arquivamento de
toda a documentação física, é umas das
tarefas que pode ser contratada a um
fornecedor de serviços BPO.
•
• Pode até parecer que digitalizar os
documentos é algo facilmente realizado
internamente mas, para uma gestão eficiente,
que inclui a indexação correta para uma fácil
consulta ou integração de dados noutros
sistemas, implica um investimento elevado em
sistemas de informação específicos.
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• A par das soluções de desmaterialização de
processos e documentos, as empresas podem
ainda optar por contratar serviços de gestão e
custódia da documentação física, libertando
espaço nas suas instalações. Apesar de terem
sempre acesso a toda a documentação
arquivada, este serviço será útil,
essencialmente, a empresas que não tenham
necessidade de consulta frequente aos
arquivos em papel.
• É preciso não esquecer que, no entanto, existe
a obrigatoriedade legal de consevação de
documentos originais por mais de 10 anos
(caso de documentação contabilística) ou
conservação perpétua (caso de alguma
documentação associada aos Recursos
Humanos).
• O modelo de negócio muitas vezes associado
a este tipo de serviço de BPO assenta numa
faturação por valor unitário (por exemplo, um
valor por documento tratado), diminuindo-se
assim o risco das organizações face
às suas oscilações de negócio, garantindo uma
fatura mensal proporcional ao consumo
efetivo.
• A velocidade de transformação digital a que o
mundo empresarial assiste é cada vez maior,
fruto das constantes inovações e do
lançamento de novas tecnologias. Embora
tenha perto de uma década, a cloud é ainda
uma inovação recente e que só agora começa
a ganhar força junto das empresas.
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